5 типов инструментов для совместной работы, повышающих продуктивность

Как инструменты для совместной работы повышают продуктивность

Любой бизнес выигрывает от отличной работы в команде. Совместная работа между участниками команды имеет решающее значение, независимо от того, продаете ли вы цветочные композиции или создаете новое приложение для смартфона. Но отличная совместная работа требует отличного общения. И качество этой коммуникации, как показывают исследования, гораздо ценнее количества.

В этой статье вы узнаете, как инструменты помогают удаленным командам совместно работать и повышать продуктивность. Также узнайте, как новейшие инструменты ИИ помогают командам ускорить общение, оптимизировать задачи, повысить творческий потенциал и многое другое.

Совместная работа на рабочем месте постоянно развивается

Взаимодействие — это совместная работа над общим проектом или целью, и сейчас оно важно как никогда. Но создание рабочего места, где совместная работа процветает, не всегда проходит так гладко, как планировалось. Иногда у команд нет общего видения или участники команды не понимают своих обязанностей, что приводит к путанице и неэффективности.

Поэтому выбор правильных инструментов для совместной работы очень важен. К счастью, совместная работа на рабочем месте прошла путь развития, и больше не состоит из бесконечных цепочек писем и циклов собраний. Современные инструменты используют преимущества всегда подключенной сети с доступом к файлам в режиме реального времени и совместной работой, подходящей для распределенных команд и гибридной работы.

Средства совместной работы, такие как видеоконференции, программное обеспечение облачных вычислений, а теперь и ИИ, появились для повышения эффективности, производительности и совместной работы команды.

Важность и необходимость инструментов для совместной работы вышли на первый план в разгар COVID-19, когда многие сотрудники были вынуждены работать удаленно в течение длительных периодов времени. По данным компании Gartner Inc. и ее исследования, в 2021 году около 80 % сотрудников будут использовать инструменты для совместной работы, в то время как в 2019 году таких работников было чуть больше половины.

Хотя существует множество видов средств совместной работы в сети для эффективного общения и координации команд, подходящие средства в нужный момент способны поддерживать более эффективную работу команд.

Выбор правильных инструментов для совместной работы

Совместная работа на рабочем месте выглядит по-разному в каждой компании и каждой команде. В зависимости от размера, структуры и расположения все организации сталкиваются с уникальными трудностями при совместной работе. При внедрении новых инструментов для совместной работы рассмотрите следующие вопросы:

Есть ли у вас внедренный процесс управления изменениями? Внедрение нового средства требует планирования и подготовки. Подумайте, есть ли у вас организационная поддержка изменений, общее видение результата, материально-техническая поддержка и поддержка сотрудников, а также способ отслеживания влияния изменений.

Обучение работе с этим происходит быстро? Одно из важнейших соображений при выборе новой службы — простота использования. Запросите демонстрацию интересующих вас инструментов и обратите внимание на такие аспекты, как интуитивно понятный интерфейс и простая навигация.

Как лучше всего общаются ваши команды? Предпочитают ли они использовать исключительно чат и многоканальные средства обмена сообщениями или также общаются с помощью электронной почты и инструментов для управления проектами?

Над какими проектами работают ваши группы? Разным отраслям требуются разные средства совместной работы. Например, маркетинговой компании нужны иные инструменты, чем производственной. Убедитесь, что вы понимаете, над какими проектами в разных отраслях будут работать ваши команды.

Сколько людей нужно для совместной работы? Небольшие команды общаются, делятся сведениями и сообщают об обновлениях хода работы иначе, чем крупные команды. Выбирайте правильные инструменты для совместной работы в зависимости от размера команды и организации.

Вы хотите использовать несколько инструментов или платформу "все в одном"? Выполните аудит текущих средств. После определения всех уже имеющихся технологий совместной работы, решите, нужно ли добавить новые инструменты или заменить старые, чтобы максимально использовать преимущества совместной работы в масштабах всей компании.

Важны ли интеграция и совместимость? При обнаружении средства, идеально подходящего для одной задачи, стоит проверить его беспрепятственную интеграцию с другими приложениями и программным обеспечением. Также убедитесь, что инструмент совместим со всеми типами файлов, которые использует ваша команда.

Является ли безопасность главным приоритетом? Инструменты для совместной работы сильно различаются, когда дело касается возможностей безопасности. Рассмотрите те, у которых есть политики, который управляют авторизацией доступа к собраниям, обменом файлов, чатом и внешним доступом. Кроме того, некоторые инструменты предлагают сквозное шифрование, а другие — ключи, хранящиеся у клиента.

Сколько вы готовы потратить? При выборе средства совместной работы стоимость — ключевой фактор. Некоторые из них бесплатны, в то время как другие имеют тарифные планы на месяц, год или количество пользователей. Кроме того, если требуется настройка инструмента, это может потребовать дополнительных затрат.

Есть ли у вас время и средства на обучение? Обучение вашей команды работе с инструментами для совместной работы очень важно. Помните, чтобы инструменты для совместной работы работали, они должны быть легко освоены всеми членами команды. Как только вы определитесь с решением, уделите время обучению команды и начните постепенный переход на новое программное обеспечение или инструмент.

Некоторые другие ключевые особенности, которые следует учитывать при выборе инструментов для совместной работы:

Обмен сообщениями в чате и в каналах
Гибкость (асинхронная, интерактивная и совместная работа с использованием доски)
Масштабируемость
Интеграция ИИ

Шесть типов инструментов для совместной работы, повышающих продуктивность

Инструменты для управления проектами позволяют держать все под контролем

Руки печатают на клавиатуре со значком замка.

Microsoft 365 Copilot

Экономьте время и уделяйте внимание самому важному с помощью ИИ в Microsoft 365 для бизнеса.

Подробнее

Планируете ли вы свадьбы или создаете веб-сайты, скорее всего, вы работали над крупными проектами, требующими участия большого количества людей. К счастью, существуют средства управления проектами для эффективного управления всеми составляющими.

2. Видеоконференции укрепляют отношения

Представьте, что вам нужно провести важное собрание, но половина вашей команды путешествует или работает удаленно. Видеоконференции — это способ получить все те преимущества личных собраний, которые подтверждены исследованиями, без затрат и сложностей, связанных с планированием личных собраний.

3. Чат позволяет быстрее решать задачи

Иногда достаточно просто задать вопрос и получить быстрый ответ. Благодаря инструментам обмена мгновенными сообщениями, созданным для вашего офиса, члены команды могут быстро обмениваться информацией и решать проблемы.

4. Проверка документов в режиме реального времени сокращает задержки

Забудьте о цепочках писем, заполненных вложениями, и запутанных правках, которые не отражаются в документе или презентации. При совместной работе с документами в реальном времени команды способны работать над одним проектом одновременно, будь то текстовый документ, электронная таблица или презентация PowerPoint.

5. Управление версиями в облаке позволяет упорядочить работу

Хранение проектов в облаке обеспечивает простое управление версиями, что позволяет любому человеку, имеющему доступ, в любое время выйти в Интернет, найти нужную версию и при необходимости сохранить ее копию перед добавлением отзыва. Кроме того, использование приложений для совместной работы, таких как Microsoft Teams, позволяет легко находить и безопасно обмениваться файлами с другими.

6. Повысьте уровень взаимодействия, продуктивности, а также творческий потенциал с помощью искусственного интеллекта

Опережать конкурентов всегда непросто, но вы можете дать своим командам преимущество с помощью инструментов искусственного интеллекта. Ускорьте коммуникацию, оптимизируйте задачи сотрудников и ускорьте предоставление услуг с помощью решений на основе искусственного интеллекта, таких как Microsoft 365 Copilot. Прогнозируйте потребности своей команды и избегайте простоев с помощью возможностей прогнозирования, а также ускоряйте операции с помощью автоматизации.

Некоторые задачи, в решении которых могут помочь инструменты ИИ:

Копание в архивах электронной почты и чатов
Подведение итогов собраний
Создание презентаций
Создание новых продуктов и служб
Персонализация возможностей
Улучшение процесса принятия решений

Работайте умнее с ИИ: новый партнер в продуктивности для команды

В этой электронной книге узнайте, как средства наподобие Microsoft 365 Copilot способны создавать среду, в которой процветают креативность и продуктивность.

СКАЧАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ КНИГУ

Преимущества и проблемы инструментов для совместной работы

Преимущество инструментов для совместной работы заключается в повышении эффективности и продуктивности. Большинство инструментов призваны снять часть нагрузки по управлению проектами с руководителей и членов команды.

Одной из основных проблем использования инструментов для совместной работы является преодоление трудностей при освоении новых инструментов, таких как ИИ. Когда к команде присоединяются новые участники, обучение их работе с инструментами может занять некоторое время. Краткие руководства и каналы YouTube ускоряют обучение сотрудников.

Обычно работа в сети обеспечивает эффективность и возможности управления проектами, чтобы все участники команды были организованы и выполняли поставленные задачи. Кроме того, облачные вычисления сокращают время задержки, поэтому все остаются в курсе событий.

Не забывайте, что, когда речь идет об искусственном интеллекте, любые результаты работы этих мощных инструментов автоматизации должны быть проверены и подтверждены людьми перед использованием.

Обеспечьте командам более эффективную работу и бесперебойную совместную работу

Правильно подобранные инструменты для совместной работы помогут вашим командам добиться большего и позволят им работать из любого места и в любое время. Чтобы узнать больше об инструментах для совместной работы Майкрософт, посетите эти ресурсы:

Инструменты для совместной работы

Управление проектами

Инструменты ИИ

Сведения об авторе

Коллектив разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать свой бизнес.

Команда разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать бизнес.

СВЯЗАННЫЕ ПРОДУКТЫ
Microsoft Teams

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.

Купить сейчас

^{Раздел "Бизнес-инсайты и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.}