Coloana vertebrală a organizațiilor reziliente: Demistificarea continuității activității
Facilitați un loc de muncă inteligent cu Microsoft Teams
Descoperiți modul inteligent de a vă întâlni, apela, discuta și colabora.
Ce este continuitatea activității?
Indiferent în ce domeniu activați, pot apărea întreruperi neașteptate. Întreruperile de serviciu, dezastrele naturale, erorile lanțului de aprovizionare, incidentele de securitate cibernetică, defecțiunile de echipamente și alte probleme fizice și tehnice vă pot perturba capacitatea de a funcționa și de a prospera.
Pentru a vă asigura că firma dvs. este pregătită pentru evenimente neașteptate, trebuie să știți ce să faceți când lucrurile merg prost – iar aici intervine continuitatea activității. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre continuitatea activității, inclusiv recuperarea în caz de dezastru, și despre ce trebuie inclus în planul dvs. de continuitate a activității. De asemenea, aflați mai multe despre gestionarea continuității activității și despre soluțiile de continuitate activității.
Ce este continuitatea activității și de ce este importantă?
Continuitatea activității este capacitatea unei organizații de a continua să funcționeze în perioade de întrerupere. Continuitatea activității este importantă deoarece reduce impactul potențial al unei întreruperi asupra clienților, angajaților și partenerilor.
Deținerea unui plan de continuitate a activității (BCP) – care include analiza, tehnologia, documentația, instruirea, membrii principali ai echipei și procedurile implicate în rezolvarea situațiilor de criză potențiale – este esențială pentru asigurarea continuității activității. Un BCP include obiective axate pe minimizarea impactului potențial al unei crize asupra situației financiare și reputației unei companii – și pe menținerea standardelor și reglementărilor de conformitate la nivel de sector, regional și global.
Care este diferența dintre continuitatea activității și recuperarea în caz de dezastru?
Deși continuitatea activității și recuperarea în caz de dezastru sunt adesea utilizate ca sinonime, ele nu sunt același lucru.
Recuperarea în caz de dezastru este o parte esențială a unui plan de continuitate a activității și se concentrează în mod specific pe sisteme, date și infrastructuri IT. Aceasta include tehnologii, strategii și procese pentru salvarea, restaurarea și recuperarea datelor, precum și pentru protecția împotriva amenințărilor cibernetice.
Pentru ca un BCP să aibă succes în reducerea timpilor de nefuncționare, atenuarea riscurilor și remedierea problemelor precum pierderea și deteriorarea datelor, măsurile de recuperare în caz de dezastru sunt esențiale. Deși ambele implică procese, persoane și tehnologie, continuitatea activității oferă un domeniu de aplicare mult mai amplu, pentru a cuprinde pașii necesari menținerii operațiunilor în fiecare parte a unei afaceri.
Ce ar trebui să fie inclus într-un plan de continuitate a activității?
Există trei componente ale unui plan de continuitate a activității pe care trebuie să le luați în considerare:
- Reziliență – dezvoltarea funcțiilor și infrastructurilor firmelor, pentru a fi pregătite pentru o situație neașteptată.
- Recuperare – configurarea soluțiilor de backup și recuperare pentru aplicațiile, sistemele și rețelele dvs.; stabilirea sistemelor care trebuie prioritizate în caz de dezastru; și alegerea unui furnizor terț pentru ajutor și resurse suplimentare, dacă este necesar.
- Plan de contingență – crearea de pași pentru ce trebuie făcut dacă apare o întrerupere. Aceasta include stabilirea unei ierarhii de decizie cu persoane cheie și definirea responsabilităților acestora în ceea ce privește comunicarea, tehnologia, încheierea de contracte cu terți și coordonarea spațiilor temporare.
Țineți cont de acestea la fiecare pas al procesului de planificare pentru a vă asigura că BCP-ul dvs. acoperă întregul domeniu aplicare al firmei dvs.
Având în vedere aceste trei componente esențiale, urmați pașii de mai jos pentru a începe elaborarea planului de continuitate a activității:
- Rulați o analiză a impactului asupra activității (BIA), care examinează funcțiile, procesele și tehnologia actuale ale companiei. O analiză va identifica vulnerabilitățile, riscurile și amenințările potențiale pe care le-ați putea întâmpina. Astfel, puteți identifica zonele care trebuie îmbunătățite și ce trebuie prioritizat. După o analiză, puteți lua în considerare și efectuarea unor investiții suplimentare în tehnologie.
- Definiți și atribuiți responsabilități pentru persoanele care vor delega, vor acționa și vor oferi suport în cazul unei crize. Aceste persoane vor executa pașii necesari, vor fi puncte de contact, vor aduna resurse și vor coordona eforturile pentru a minimiza timpul de nefuncționare al funcțiilor de afaceri afectate.
- Stabiliți forme alternative de comunicare în cazul în care mijloacele de comunicare standard sunt afectate de o întrerupere de serviciu sau de timp de nefuncționare.
- Pregătiți echipamente de rezervă în caz de avarie sau întrerupere a serviciului, pentru a preveni oprirea funcțiilor esențiale ale firmei.
- Înțelegeți și respectați standardele de continuitate a activității, care sunt cerințe legale și de reglementare stabilite pentru un sector. Acestea sunt utile atunci când stabiliți ce pași trebuie să urmați în scenarii precum o breșă de securitate sau pierderea datelor.
Crearea unui plan nu este ultimul pas – pentru a face din continuitatea activității o parte importantă a organizației dvs., aveți nevoie și de gestionarea continuității activității.
Ce este gestionarea continuității activității?
Gestionarea continuității activității include procesele pe care le-ați introdus pentru a configura și a menține planul de continuitate a firmei. Ar trebui să includă următoarele:
- Crearea de politici care definesc domeniul de aplicare, obiectivele și principiile continuității activității. Acestea ar trebui să țină întotdeauna cont de client, pentru a vă asigura că ați documentat ce funcții esențiale pentru firmă pot afecta clienții și cine este implicat în comunicarea cu serviciul pentru clienți în cazul unei întreruperi de serviciu sau al unei întreruperi.
- Constituirea de echipe de continuitate a activității în întreaga organizație, care pot comunica și pot pune în aplicare politicile și procedurile implementate. Acești angajați vor participa la verificări și teste continue pentru a se asigura că totul și toată lumea este pregătită în mod corespunzător în cazul unui incident.
- Susținerea unei culturi a continuității activității prin informarea întregii organizații despre riscuri, politici și documentația disponibilă. Oferirea de instruire continuă este o modalitate importantă de a crește gradul de conștientizare și de a colecta date pentru a vedea dacă există lacune sau zone care trebuie îmbunătățite.
- Menținerea standardelor de conformitate și a celor mai bune practici actualizate, pentru a vă asigura că procesele, fluxurile de lucru și angajații dvs. respectă standardele corecte din sector, în ceea ce privește datele. Dacă o companie nu ține pasul și apare o întrerupere neașteptată, există riscul unor daune financiare, costuri juridice și amenzi mai mari.
Urmărirea tuturor componentelor în continuă evoluție ale unui plan de continuitate a activității poate fi descurajantă pentru o organizație în creștere. Pentru a reduce timpul și efortul implicate, multe companii investesc în soluții pentru continuitatea activității.
Ce tip de soluții de continuitate a activității ar trebui să iau în considerare?
Soluțiile de continuitate a activității pe care le alegeți ar trebui să se bazeze pe nevoile organizației dvs. În funcție de domeniul în care activați, de dimensiunea companiei și de funcțiile esențiale pentru activitatea dvs., veți găsi o gamă de software și resurse disponibile. Printre aceste opțiuni se numără:
- Soluțiile de stocare în cloud oferă o locație sigură, la distanță, pentru a face backup și a rula fluxuri de lucru și aplicații, precum și pentru a stoca date. Dacă apare o încălcare a securității sau o eroare care provoacă pierderi de date, puteți accesa din cloud ceea ce aveți nevoie.
- Instrumente de backup și recuperare pentru crearea de copii ale datelor, aplicațiilor și sistemelor din infrastructura dvs. IT. Dacă, în urma unei întreruperi, se șterge, se deteriorează sau se oprește ceva, puteți restaura aceste elemente și reduce la minimum timpul de nefuncționare. Aceste soluții oferă diferite opțiuni pentru executarea backupurilor, inclusiv automat, conform unui program, instantaneu sau la nevoie.
- Instrumente de virtualizare care replică medii și spații de lucru. Dacă apare o întrerupere sau dacă există probleme cu dispozitivele, angajații pot accesa în continuare aplicațiile și pot rula procesele ca de obicei, reducând timpul de nefuncționare care poate afecta serviciile.
- Contracte cu furnizori terți, precum disaster-recovery-as-a-service (DRaaS) și backup-as-a-service. În funcție de acordul dvs., un furnizor poate rula backupuri de date, poate găzdui infrastructura IT și poate oferi asistență în cazul unui dezastru. Aceste servicii sunt oferite de obicei cu un abonament sau cu un model de plată pe parcurs și includ asistență de la experți IT și de securitate cibernetică.
- Instrumente de comunicații unificate pentru a sprijini colaborarea în întreaga organizație. Cu o singură platformă pentru conectarea angajaților din prima linie, a agenților din serviciul pentru clienți și a altor membri cheie ai echipelor dvs. de continuitate, este mai ușor să îi mențineți pe toți la curent cu întreruperile și să gestionați turele și programele, pentru a vă asigura că sunt disponibile persoanele potrivite.
Continuitatea activității ar trebui să fie o prioritate pentru orice afacere în creștere care dorește să asigure siguranța și securitatea angajaților, tehnologiei și datelor sale. Pentru a sprijini procesul de planificare, există mai multe soluții disponibile care fac planificarea continuității activității mai ușoară. Deși nu puteți anticipa sau preveni fiecare întrerupere, cu instrumentele potrivite, un plan solid și o echipă bine pregătită, continuitatea activității vă poate economisi timp, bani și resurse în întreaga organizație.
Aflați mai multe
• Dezvoltarea planului pentru continuitatea activității
• Continuitatea activității și recuperarea în caz de dezastru
Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.
Introducere în Microsoft 365
Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.
Detalii și idei de afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.
Urmăriți Microsoft 365