Ghidul începătorului pentru a utiliza MNPA în business
Ce este MNPA?
Doar când vezi, crezi cu adevărat. O imagine face cât o mie de cuvinte. Arată-mi, nu-mi spune. Aceste idiomuri au făcut ca Business Process Modeling Notation (MNPA) să fie extrem de popular în multe tipuri diferite de firme, sectoare de activitate și profesii. Dar ce este exact MNPA și cum funcționează?
Pe scurt, MNPA este o metodă standardizată de schemă logică care vă permite să creați și să partajați diagrame ușor de înțeles. Aceste diagrame pot modela vizual pașii unui proces de business de la un capăt la altul.
Exemplu de diagramă de proces de schimbare a adresei MNPA (mai sus)
Deși există mai multe metode de modelare a proceselor, MNPA a devenit rapid standardul de facto pentru modelarea proceselor și, din motive întemeiate.
Care sunt capacitățile sale?
Unul dintre cele mai semnificative beneficii ale MNPA constă în capacitatea sa de a produce scheme logice care sunt la fel de simple sau de complexe pe cât este necesar. Acest lucru le face ușor de înțeles pentru participanții direcți interesați la toate nivelurile (tehnici sau non-tehnici).
Această calitate explică probabil popularitatea MNPA. Un sondaj din 2016 a constatat că 64% dintre firme sunt interesate să adopte MNPA pentru a-și simplifica procesele de business. Scopul este simplu pentru majoritatea companiilor: economisiți bani reducând costurile și îmbunătățind productivitatea.
De ce este necesar?
Miza este mare. Luați în considerare aceste statistici dintr-un sondaj din 2018 privind firmele:
- 37% dintre respondenți au raportat că organizațiile lor au multiple proiecte de procese de business de nivel înalt în curs de desfășurare
- 93% dintre organizațiile din sondaj sunt implicate în numeroase proiecte de îmbunătățire a proceselor
- 79% au declarat că utilizau instrumente software de proces pentru a modela procesele pe care le analizau și intenționau să le modifice
- În plus, 65% dintre cei chestionați au fost de acord sau au fost puternic de acord că procesele și tehnologiile MNPA au ajutat organizațiile lor să îmbunătățească eficiența, versatilitatea și satisfacția clienților
- Cu toate acestea, majoritatea (52%) dintre respondenți au declarat că își modelează sau documentează procesele firmei doar ocazional
Pe lângă creșterea eficienței, alte motivații relevante pentru sprijinirea activității de procese de business includ:
- Creșterea satisfacției clienților
- Îmbunătățirea capacității de reacție a organizației
- Îmbunătățirea coordonării și controlului afacerii
- Introducerea unui produs nou sau a unei linii de business noi
- Conformarea cu noile reglementări
- Reacția la evenimente unice precum o fuziune sau o achiziționare
De la IT, servicii financiare, asigurări și fabricație, la educație, telecomunicații, comerț cu amănuntul, computere și software, fiecare firmă poate beneficia de procese de business sau organizaționale îmbunătățite.
Cum se utilizează MNPA?
Scopul MNPA este de a oferi tuturor o vedere clară asupra unui proces de la început până la sfârșit. Ajută la furnizarea unei căi vizuale care va acoperi lacunele, arătând secvența activităților de firmă necesare pentru a ajunge de la un capăt al unui proces la celălalt.
Iată câteva dintre beneficiile pe care firmele le pot obține utilizând MNPA:
- Comunicare și colaborare mai ușoare pentru a atinge un scop
- Reprezentare vizuală simplă a pașilor
- Capacitatea de a particulariza în funcție de rolurile participanților direcți interesați (de exemplu, analiști, participanți la proces, manageri, dezvoltatori, echipe externe și consultanți)
- Identificarea problemelor din procese care pot necesita o soluție
- Detalii despre potențialele zone de îmbunătățire
- Încurajarea rezultatelor de calitate superioară
Exemple de modelare a proceselor
Orientat spre afaceri
Mulți profesioniști și organizații doresc să modeleze un proces de nivel foarte înalt, centrat pe oameni. În acest caz, limitarea la câteva simboluri necesită mai puține cunoștințe aprofundate despre MNPA, astfel încât notația este simplă. În schimb, aceste modele pot fi, de asemenea, ajustate pentru a fi extrem de detaliate pentru IT și alți participanți direcți interesați tehnici.
Iată doar câteva exemple de tipuri de procese pe care aceste scheme logice le pot descrie vizual:
- Gestionarea reclamațiilor clienților prin apeluri
- Vânzarea produselor online
- Flux de lucru de producție
- Procesarea cererilor de despăgubire
- Scheme logice pentru angajare
- Metode de înrolare
Exemplu de proces MNPA cu diagramă gateway
Încercați Visio gratuit timp de o lună
După versiunea de încercare gratuită de o lună, vi se va percepe taxa de abonament aplicabilă. Este necesar un card de credit. Anulați oricând pentru a preveni taxele viitoare.
Orientat spre tehnic
După cum s-a menționat anterior, puteți realiza diagrame atât de detaliate cât este necesar. De exemplu, descriind fluxuri de proces centrate pe IT, codificare și multe altele:
- Servicii web B2B
- Vizualizarea executării codului într-un program
- Ilustrarea structurii unui site sau a unei aplicații
- Vedeți cum navighează vizitatorii pe un site
- Afișarea fluxului de date în sisteme precum introducerea datelor, procesoare și rețele de comunicare
În versiuni mai complexe, veți putea modela evenimente de afaceri complexe, cum ar fi mesaje, temporizatoare, reguli de business și condiții de eroare. Să explorăm mai multe dintre aceste versiuni complexe ale MNPA.
Elemente și simboluri în MNPA 2.0
Notația MNPA are cinci categorii de bază de elemente și, în cadrul acestora, multe forme și simboluri diferite. Iată o prezentare generală rapidă:
Obiecte de flux
Acestea arată comportamentul într-un proces de business și includ:
- Activități: Lucrul efectuat sau activitățile unei persoane sau unui sistem (afișate ca un dreptunghi cu colțuri rotunjite).
- Evenimente: Ce se întâmplă în timpul unui proces: Început, Intermediar și Sfârșit (afișate ca cercuri).
- Gateway-uri: Descriu calea fluxului secvenței într-un proces (afișate ca diamante). Detaliile suplimentare pot include puncte de decizie.
Obiecte de date
Acestea oferă informații despre datele dintr-un proces. Datele sunt reprezentate în patru moduri:
- Intrările de date (afișate ca o pagină cu un colț îndoit și o săgeată spre dreapta) sunt activități care depind de date. Nu pot înainta până când nu sunt colectate date specifice.
- Ieșirile de date (afișate ca o pagină cu un colț îndoit și o săgeată plină spre dreapta) sunt utilizate pentru a arăta când procesul generează date.
- Colectarea datelor (afișată ca o pagină cu un colț îndoit cu trei linii pline în centrul de jos) este orice act de colectare a datelor necesar în proces (de exemplu, un sondaj).
- Depozitele de date (afișate ca un container) sunt utilizate ca loc pentru a colecta orice date obținute din proces.
Conectarea obiectelor
Acestea conectează obiectele de flux între ele sau cu alte informații și arată fluxul unui proces:
- Fluxurile secvenței (afișate ca o săgeată plină spre dreapta) descriu ordinea activităților efectuate.
- Fluxurile de mesaje (afișate ca o săgeată întreruptă spre dreapta cu un cerc pe partea stângă) descriu mesajele și ordinea fluxului între participanți.
- Asocierile (afișate ca o linie punctată) leagă textul și artefactele de un eveniment.
Culoare
Acest termen reprezintă grupuri și culoare.
- Grup: „Containerul” pentru un singur proces.
- Culoare: Acestea clasifică activitatea din interiorul grupului. Afișate orizontal sau vertical, acestea împart grupul în secțiuni pentru a arăta responsabilitatea și locația evenimentelor.
Artefacte
Acestea oferă detalii suplimentare despre proces. Există două tipuri de artefacte:
- Grupuri: Afișate ca casete crestate, acestea înconjoară un grup de elemente pentru a arăta că sunt corelate.
- Adnotări text: Acestea sunt pur și simplu note (precedate de o singură paranteză stângă) pe care cititorii le pot vedea cu ușurință fără a aprofunda. Cunoscute și sub numele de comentarii.
Simplificați MNPA cu software
Când vine vorba de crearea schemei dvs. logice, nu este nevoie să reinventați roata, mai ales dacă abia începeți cu MNPA.
Utilizarea unui instrument software vă va permite să vă creați diagramele mai rapid și să vă faceți modelul de proces de business mai eficient. Asigurați-vă că alegeți software care vă permite să:
- Începeți rapid crearea diagramelor creând cu ușurință scheme logice MNPA profesionale. cu șabloane și mostre gata făcute.
- Oferiți diagramelor dvs. un aspect profesional și atrăgător cu teme și efecte predefinite.
- Valorificați capacități intuitive precum glisare și fixare, aliniere și poziționare și conectare automată pentru a crea diagrame mai eficient.
- Lucrați într-un ecosistem de conținut care oferă setul de bază de forme MNPA 2.0 și nu numai, care constituie sute de simboluri diferite grafic.
- Aveți un nivel de asistență care permite crearea atât a diagramelor MNPA de bază, cât și a diagramelor mai detaliate cu logică de excepție, informații despre resurse și roluri, informații de bază despre fluxul de date și informații de comunicare între participanți.
- Verificați erorile validând diagrama dvs. pe baza a 76 de reguli logice legate de corectitudinea vizuală conform standardului MNPA 2.0 și prezintă o listă de probleme pe care să le examinați.
- Încărcați propriul set particularizat de reguli logistice legate de corectitudinea vizuală.
- Partajați-vă munca ușor, ca link securizat bazat pe web, ca atașare, imagine sau PDF și răspundeți la comentarii online.
- Colaborați cu alte persoane utilizând elaborarea în comun, comentarea și adnotarea.
- Co-editați diagrame cu echipa dvs. pentru a menține o singură versiune a adevărului și a minimiza conflictele de versiuni.
- Vedeți cine lucrează la părți specifice ale diagramei, primiți notificări despre modificări și alegeți când să îmbinați acele modificări într-un fișier master.
- Integrați diagrame cu date conectate în tabloul de bord Power BI. Această integrare poate ajuta la stimularea informațiilor operaționale și de business intelligence, astfel încât să puteți înțelege mai bine imaginea de ansamblu.
- Automatizați singur fluxurile de lucru ale proceselor de business, accelerând procesul de creare și oferind IT-ului mai mult timp pentru a se concentra pe inițiative strategice
- Accesați diagrame de aproape oriunde într-un browser sau aplicația iPad®.
Sfaturi pentru început
De la proprietarii de procese ai firmelor consacrate la analiști, există un beneficiu în simplificarea proceselor dvs. de business, indiferent cât de simple sau complexe ar fi acestea. Dacă informațiile par puțin copleșitoare, rețineți acest lucru: puteți crea o schemă logică MNPA simplă și apoi puteți construi pe baza ei.
Dacă doriți să îl vedeți în acțiune, există o mulțime de șabloane și clipuri video demonstrative care vă vor ajuta să creați o diagramă de bază, iar apoi puteți adăuga detalii pe măsură ce vă simțiți mai confortabil. Puteți afla mai multe despre utilizarea proceselor conforme MNPA și a software-ului cu acest ghid pas cu pas.
Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.
Începeți să folosiți Visio
Vizualizați și comunicați idei, informații și procese practic de oriunde, pe orice dispozitiv, cu ajutor de la Visio.
Conținut asociat
Productivitate
Cum să alegeți cea mai eficientă schemă logică
Productivitate
Sfaturi pentru maparea diagramei de rețea
Productivitate
Cum să stimulați productivitatea cu ajutorul mapării și automatizării proceselor
Detalii și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.
Urmăriți Microsoft 365