Creați o reprezentare vizuală a unui proces de business sau a unei diagrame de flux de proces care definește evenimentele viitoare ale fluxului de lucru.
Modul în care maparea proceselor vă poate ajuta afacerea să aibă succes
Ce este maparea proceselor?
Maparea proceselor poate ajuta la crearea unui proces de business sau a unei diagrame de flux de proces care definește o secvență de evenimente din fluxul de lucru viitor și este adesea o reprezentare vizuală. Ulterior, hărțile de proces permit conducătorilor și managerilor de proiect să unească echipele, să ajute oamenii să înțeleagă unde se încadrează într-un proiect și cum le afectează activitatea pe ceilalți, conducând în cele din urmă spre un rezultat de succes.
Hărțile de proces definesc de obicei un proces nou sau îmbunătățesc unul existent. Cu software-ul de mapare a proceselor, oricine poate crea o reprezentare vizuală a unui proiect.
Beneficiile mapării proceselor
Cu capacitatea de a vedea și de a înțelege vizual un proces de la început până la sfârșit, zonele de îmbunătățire a eficienței vor apărea rapid. Această transparență este crucială, mai ales într-o atmosferă post-pandemică în care agilitatea este o necesitate. În plus, o schemă logică a fluxului de proces vă poate ajuta să:
- Furnizați documentație de proces, conformitate și auditare.
- Vizualizați un proiect vizual de la început până la sfârșit.
- Partajați vizual detalii care pot fi înțelese imediat și al căror conținut poate fi transmis cu ușurință conducerii.
- Evidențiați complexitățile și redundanțele, precum și problemele și soluțiile potențiale.
- Reorganizați procesele în pași folosind un sistem ușor de înțeles.
- Vedeți cum sunt conectați membrii echipei, ajutând la facilitarea unor interacțiuni mai semnificative.
- Oferiți echipei dvs. un cadru de referință pentru a adresa și a răspunde la întrebări mai strategice și pentru a lua decizii documentate.
- Creați o bibliotecă de scheme logice pe care le puteți utiliza, reutiliza și reorienta pe măsură ce apar proiecte noi.
- Furnizați clienților produse și servicii mai bune.
Modalități de utilizare a mapării proceselor
Indiferent dacă lucrați într-un mediu industrial, într-un birou, într-un depozit sau într-o unitate de asistență medicală, maparea proceselor ajută echipa dvs. să înțeleagă mai bine modul în care activitatea lor se conectează cu alte proiecte. Pentru orice firmă mică, implementarea mapării proceselor poate ajuta la identificarea instantanee a zonelor care necesită îmbunătățiri, precum și a momentului în care trebuie abordate problemele legate de clienți, fabricație sau inventar. Pandemia a determinat tot mai multe persoane să treacă la lucrul hibrid și la distanță, astfel încât echipele trebuie să poată vedea modul în care proiectele se conectează ușor, rapid și eficient.
Există două modalități de utilizare a mapării proceselor: flux de proces și flux de business. Aruncați o privire la ambele pentru a putea decide care este potrivit pentru proiectul dvs.
Flux de proces
O diagramă de flux de proces ajută la detalierea relațiilor dintre componentele unui proiect sau sector de activitate. Vă ajută să stabiliți standarde și proceduri sau poate fi utilizată ca ghid pentru activități. Mai mult, ajută la asigurarea faptului că echipele urmează fiecare pas al fluxului de lucru în ordinea prescrisă.
Diagramele de flux de proces documentează sau îmbunătățesc un proces sau pur și simplu modelează unul nou. Atunci când diagramele de flux de proces sunt create cu software de mapare a proceselor, puteți construi simboluri pe care se poate da clic și care se extind pentru a furniza detalii suplimentare pentru fiecare fază a procesului. Deci, înainte de a configura un flux de lucru sau o schemă logică de flux de business cu activități, luați în considerare conturarea procesului general într-o diagramă de flux.
Proces de afaceri
Exemplu de imagine a unui flux de proces
Proces de afaceri
Microsoft 365 Copilot
Economisiți timp și concentrați-vă asupra lucrurilor care contează cel mai mult cu ajutorul inteligenței artificiale în Microsoft 365 pentru firme.
Maparea procesului de business detaliază procesul dvs. De la început până la sfârșit, arată ce trebuie să se întâmple pentru a atinge obiectivul final. Procedura include participanții necesari, activitățile acestora și datele lor de finalizare. Le oferă membrilor echipei dvs. un motiv, o rațiune de a crede și o concluzie despre obiectivele mai mari. Arată domeniul de aplicare al rolului lor, de ce sunt esențiali pentru proces și cum vor colabora toți membrii echipei dvs. pentru a finaliza proiectul.
La fel ca toate diagramele de mapare a proceselor, maparea proceselor de business utilizează simboluri care se pot extinde pentru a afișa mai multe informații și pentru a indica punctele de contact de pe parcurs.
Exemplu de diagramă de flux de business
Tipuri de mapare a proceselor
Deoarece diferite firme și proiecte au nevoi unice proprii, utilizarea aceluiași stil de schemă logică a fluxului de proces pentru toate proiectele nu ar fi cea mai bună utilizare a instrumentului. Astfel, există mai multe tipuri de mapare a proceselor pentru nevoi mai specializate. Aruncați o privire pentru a decide care este potrivit pentru proiectul dvs.
- Maparea detaliată a proceselor. Oferind detaliile minuțioase ale unui proiect sub forma unei hărți de proces, maparea detaliată a proceselor oferă o perspectivă tehnică asupra pașilor exacți, inclusiv intrările, ieșirile, indicatorii și persoanele necesare pentru finalizarea procesului. Reduceți confuzia, arătați dependențele și pregătiți-vă echipa să înceapă proiectul și să rămână concentrată. Hărțile detaliate de proces se conectează de obicei la harta de proces de nivel înalt, principală sau primară.
- Maparea procesului documentat. Definirea intrărilor și ieșirilor unui proiect. Conturând informațiile necesare în fiecare etapă, precum și ieșirile (sau elementele tangibile sau serviciile) conectate la proiect, veți înțelege mai bine de ce are nevoie echipa dvs. și vă veți face o idee despre rezultatele finale. Adăugarea unei hărți de proces document la o hartă de proces detaliată oferă transparență cu privire la variabilele și deciziile care pot afecta activitatea dvs.
- Maparea proceselor de nivel înalt. Oferind o prezentare generală a proceselor și obiectivelor unei organizații. Pentru proiecte, puteți specifica departamentele și rolurile ulterioare din care veți avea nevoie de reprezentare. Prin software-ul de mapare a proceselor, fiecărui departament sau rol i se poate asocia un element pe care se poate da clic pentru o vizualizare mai detaliată a nevoilor proiectului.
- Maparea proceselor redate. Conturând procesele dvs. actuale și viitoare, puteți obține o vedere de ansamblu asupra modului în care organizația sau proiectul dvs. Această prezentare generală vă poate ajuta să găsiți modalități noi de a simplifica activitatea, de a identifica participanții direcți interesați și punctele de conexiune critice, de a îmbunătăți relațiile de lucru și de a crea un proces care utilizează timpul și talentele echipei dvs.
- Maparea proceselor pe culoare / transversală. Identificarea departamentelor implicate într-un proiect, împărțirea procesului în pași și atribuirea resurselor persoanelor potrivite. Este o modalitate excelentă de a vedea procesul într-un mod nou, de a găsi zone de îmbunătățire și de a identifica cu precizie lacunele sau suprapunerile reale ori potențiale din proces, astfel încât să puteți planifica din timp.
- Maparea proceselor lanțului valoric. Oferind membrilor echipei o vedere de ansamblu asupra proiectului dvs. Este o hartă simplă de casete neconectate care vă permite să vizualizați un proces dintr-o privire. Făcând acest lucru, veți vedea ce participanți direcți interesați să includeți într-un proiect pentru a înțelege cum va decurge un proiect.
- Maparea proceselor fluxului valoric (VSM). Ilustrarea, analizarea și îmbunătățirea pașilor necesari pentru a livra un produs sau un serviciu, găsind și eliminând în același timp risipa. O parte esențială a metodologiei lean, VSM analizează fluxul pașilor de proces și al informațiilor de la origine până la livrarea către client. Este de obicei utilizat de firmele care produc bunuri tangibile pentru consumatori.
- Maparea proceselor de activitate. Afișarea activităților cu valoare adăugată și fără valoare adăugată dintr-un proces. Acest instrument de mapare a fluxului valoric ajută la identificarea cu precizie a momentului și locului în care apar aceste activități, ajutând la identificarea sinergiilor dintre participanții direcți interesați acolo unde există posibilitatea de a adăuga valoare care nu exista înainte.
Maparea proceselor de flux de lucru
Atunci când creați o diagramă de proces în format „flux”, aceasta nu va include simboluri Unified Modeling Language (UML). În schimb, va utiliza notații sau cuvinte informaționale. Este o soluție excelentă atunci când comunicați cu persoane care nu înțeleg simbolurile UML sau preferă cuvintele în locul simbolurilor.
Maparea fluxului de business necesită timp, dar merită. Oferind tuturor membrilor echipei dvs. o viziune, un proces și sarcinile acestuia sau doar o înțelegere mai profundă a modului în care funcționează afacerea dvs., puteți stabili limite clare, contura rolurile și responsabilitățile și informa pe toată lumea cu privire la ceea ce trebuie să știe și când. Și dacă credeți că maparea proceselor este potrivită doar pentru o afacere care produce livrabile tangibile, gândiți-vă din nou.
În 2018, Biblioteca Națională de Medicină și Institutele Naționale de Sănătate din SUA au publicat un articol despre importanța mapării proceselor în asistența medicală. Potrivit raportului, maparea proceselor a adus beneficii profesioniștilor din domeniul asistenței medicale, ajutându-i să:
- Învețe și dobândească o înțelegere comună
- Identifice oportunități de îmbunătățire
- Implicați participanții direcți interesați ai proiectului
- Definească obiectivele unui proiect
- Monitorizeze progresul proiectului
- Dobândească o metodă simplă de planificare
Creeze diagrame de mapare a proceselor care ocupă centrul atenției
Deci, indiferent de tipul de afacere pe care îl gestionați, fie că este dezvoltare de software, asistență medicală, construcții sau marketing, maparea proceselor vă poate ajuta să lucrați mai inteligent și să rămâneți pe drumul cel bun. Pentru proprietarii de firme mici care se adaptează la lucrul într-o lume post-pandemică, maparea proceselor ajută la optimizarea fiecărui proces, strategie și activități, rezultând o eficiență mai mare, costuri reduse, luarea mai bună a deciziilor de business și creștere. În plus, poate ajuta echipa dvs. să colaboreze sub o viziune comună, astfel încât toată lumea să își dea tot ce are mai bun pentru firmă și clienții dvs.
Microsoft Visio creează vizualizări ușor de personalizat pentru a organiza datele, a furniza detalii, a prezenta diagrame ușor de înțeles și a da viață mapării proceselor dvs. Pentru a afla mai multe, consultați acest ghid pas cu pas pentru crearea diagramelor cu software de mapare a proceselor.
Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.
Începeți să folosiți Visio
Vizualizați și comunicați idei, informații și procese practic de oriunde, pe orice dispozitiv, cu ajutor de la Visio.
Conținut asociat
Tehnologie pentru afaceri
Șase beneficii ale inteligenței artificiale generative pentru firmele mici
Productivitatea afacerii
Cum să utilizați inteligența artificială pentru a fi mai productiv și mai eficient la locul de muncă
Tehnologie pentru afaceri
Inteligența artificială și productivitatea: cum să utilizați instrumentele de inteligență artificială pentru a îmbunătăți experiența angajaților
Productivitatea afacerii
Un ghid pentru DevOps Agile pentru IMM-uri
Detalii și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.
Urmăriți Microsoft 365