Assistente de e-mail com IA para o Outlook

Um assistente de e-mail de IA é uma ferramenta que ajuda as pessoas a gerir as respetivas caixas de entrada. Também conhecido como gerador de e-mails de IA e software de automatização de e-mails, este pode organizar mensagens, sugerir respostas, priorizar e-mails importantes, redigir e-mails e até automatizar determinadas tarefas, como o agendamento de reuniões.

Tanto as empresas como os indivíduos utilizam o software para simplificar a comunicação, minimizar a desorganização da caixa de entrada e passar menos tempo em tarefas de e-mail repetitivas.

No Outlook, existem muitas ferramentas assistidas por IA, incluindo o Microsoft Copilot.

Os assistentes de e-mail com IA ajudam a tornar a gestão do e-mail e das reuniões menos morosa, acelerando diferentes tarefas. Veja algumas das principais formas através das quais o software de automatização de e-mail o consegue fazer.

Em vez de ter de selecionar dezenas de novos e-mails, deixe que a IA faça o trabalho pesado por si:

 

• Ordenação inteligente. Analise os novos e-mails e organize-os em categorias, como trabalho, pessoal, promoções e viagens, para que possa encontrar rapidamente o que precisa.
• Pastas personalizadas. Crie automaticamente pastas para e-mails com base nos seus hábitos.
• Identificação de e-mails. Coloque etiquetas nos e-mails, como "Urgente" ou "Seguimento", com base no conteúdo ou no remetente, para que seja mais fácil priorizar as tarefas.
• Filtragem de e-mail de lixo. Filtre o spam ou as mensagens de baixa prioridade, para passar menos tempo a eliminar as distrações.

Por exemplo, sinalize os e-mails de determinadas pessoas como sendo de alta prioridade, como o seu gestor ou o professor do seu filho.

Elimine o incómodo da gestão do calendário com a IA que ajuda a agendar, organizar e a controlar as reuniões e tarefas. Eis o que pode fazer:

 

• Agendamento inteligente. Analise o seu calendário e obtenha sugestões sobre as melhores horas para todos se encontrarem, evitando conflitos e tendo em conta os diferentes fusos horários.
• Refrescar a sua memória. Em vez de procurar manualmente no seu calendário a reunião futura que sabe estar agendada para um dia destes, peça à IA que a encontre por si.
• Lembretes. Mantenha-se a par dos acontecimentos, ao receber lembretes para os próximos eventos e tarefas antes que estes passem despercebidos.

Por exemplo, organize uma reunião mensal periódica com um assistente de e-mail com IA. Peça-lhe para enviar os convites, escolha uma hora que funcione para todas as pessoas e sugira uma agenda.

Os assistentes de e-mail com IA facilitam a escrita e a resposta a e-mails. Podem criar os primeiros rascunhos por si e ajudar a manter os seus e-mails claros e profissionais. Todos sabemos que escrever uma mensagem de e-mail pode ser complicado e até desconfortável, pelo que uma pequena ajuda é muito útil. Eis como funcionam para simplificar a comunicação quotidiana:

 

• Respostas automáticas. Para perguntas comuns, como "Podemos reagendar?", a IA sugere respostas rápidas e lógicas que pode enviar com apenas um clique.
• Rascunhos gerados por IA. Peça a um assistente de e-mail com IA para escrever um e-mail para si com base no contexto de uma conversa, quer se trate de um simples seguimento ou de algo mais detalhado, poupando-lhe o tempo de ter de começar do zero.
• Escrita polida. A IA tem em conta a gramática e o fluxo para que as suas mensagens de e-mail sejam claras. Vá um pouco mais longe e diga à IA o tom que gostaria de utilizar para transmitir a expressão mais adequada.

Por exemplo, deixe a IA sugerir respostas atenciosas a mensagens de agradecimento e convites para eventos.

Os assistentes de e-mail com IA não só ajudam a controlar a sua caixa de entrada, como também a trabalhar de forma mais inteligente. Ao lidar com tarefas repetitivas e melhorar a forma como gere e dá prioridade aos e-mails, terá mais tempo para se concentrar em coisas mais importantes. Eis como proporcionam valor:

 

• Produtividade aumentada. Em vez de passar horas a organizar e-mails, a responder a perguntas de rotina e a agendar reuniões, deixe a IA tratar destas tarefas automaticamente.
• Priorização mais inteligente. A IA pode destacar os e-mails que precisam primeiro da sua atenção, como pedidos urgentes ou atualizações importantes, para que não perca informações cruciais.
• Gestão de e-mail integrada: quer se trate de mover e-mails para as pastas corretas ou de redigir mensagens, a IA garante que a sua caixa de entrada funciona sem problemas.

À medida que a IA continua a ganhar popularidade, aumentam também as preocupações com a segurança da IA e a privacidade dos dados. Felizmente, a Microsoft incorporou medidas robustas de privacidade e segurança no Copilot.

Controlo e privacidade dos dados. O Copilot apenas utiliza as informações fornecidas pelo utilizador para gerar respostas e não utiliza os seus dados para educar os seus modelos de IA fundamentais. Isto significa que o seu conteúdo de e-mail, detalhes de calendário e ficheiros permanecem privados e não são reutilizados para melhorar a IA.

Processamento seguro dos dados. O Copilot encripta todos os dados enquanto estão a ser enviados e quando são armazenados. Como parte das medidas de segurança, os dados das pessoas e das organizações são conservados separadamente. A Microsoft também segue as normas globais de segurança de dados, como o Regulamento Geral Sobre a Proteção de Dados e as diretrizes da International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission para a privacidade na nuvem.

Transparência e supervisão. Os indivíduos e os administradores decidem como o Copilot pode aceder e processar os dados. Por exemplo, aplique etiquetas de confidencialidade para restringir o acesso do Copilot e veja os registos de auditoria para controlar as interações com o Copilot para fins de transparência e conformidade.

Para obter mais detalhes sobre a privacidade do Copilot para organizações, visite Dados, Privacidade e Segurança para o Microsoft 365 Copilot. Ou para obter mais detalhes sobre a privacidade do Copilot para indivíduos, visite Copilot nas Microsoft 365 Apps para casa: os seus dados e a sua privacidade. 

O Copilot no Outlook responde a pedidos em linguagem natural para ajudar com e-mails, agendamento e produtividade. Aqui está uma lista de algumas coisas que pode pedir ao Copilot para fazer. (As funcionalidades disponíveis variam entre as subscrições do Microsoft 365 para Pequenas e Médias Empresas e do Microsoft 365 Pessoal ou Familiar.)

• "Escreve um e-mail a agradecer à equipa pela sua apresentação."
• "Obtém dicas para escrever um pedido de proposta por e-mail."
• "Elabora um rascunho para uma resposta a este e-mail, concordando com a linha cronológica proposta."

• "Move todos os e-mails de [nome] para a pasta "Faturas"."
• "Encontra o último e-mail de [nome] sobre o relatório do orçamento."

• "Resume esta conversação de e-mail em pontos-chave."
• "Quais são as últimas novidades sobre o [nome do projeto]?"

• "Agenda uma reunião de 30 minutos com [nome] na próxima semana e encontra a melhor hora disponível."
• "Configura uma reunião mensal periódica para a equipa de projeto."
• "Quando é a minha próxima reunião com [nome]?"

• "Mostra mensagens de e-mail e mensagens do Teams onde fui @mencionado esta semana."
• "Encontra o ficheiro que [nome] me enviou por e-mail na semana passada sobre [tópico]."

• "Define a minha resposta automática para a minha viagem planeada de [intervalo de datas]."
• "Tenho itens de ação nos meus e-mails não lidos hoje?"

• "Reescreve este e-mail para parecer mais profissional."
• "Simplificar este e-mail para um público mais vasto."