O guia para principiantes sobre como utilizar o BPMN nas empresas
O que é o BPMN?
Ver para crer. Uma imagem vale mais do que mil palavras. Mostre-me, não me diga. São expressões idiomáticas como estas que tornaram a Business Process Modeling Notation (BPMN) extremamente popular entre muitos tipos diferentes de empresas, setores e profissões. Mas o que é exatamente o BPMN e como funciona?
Em poucas palavras, o BPMN é um método normalizado de fluxograma que lhe permite criar e partilhar diagramas fáceis de compreender. Estes diagramas podem modelar visualmente os passos de um processo de negócio ponto a ponto.
Exemplo de diagrama de processos BPMN de alteração de endereço (acima)
Embora existam vários métodos de modelação de processos, o BPMN tornou-se rapidamente o padrão de facto para a modelação de processos, e por uma boa razão.
Quais são as suas capacidades?
Um dos benefícios mais significativos do BPMN reside na sua capacidade de criar fluxogramas tão simples ou complexos quanto necessário. Desta forma, os intervenientes empresariais de todos os níveis (técnicos ou não técnicos) conseguem compreendê-los facilmente.
É provavelmente esta qualidade que explica a popularidade do BPMN. Um inquérito de 2016 concluiu que 64% das empresas estão interessadas em adotar o BPMN para simplificar os seus processos de negócio. O objetivo é simples para a maioria das empresas: poupar dinheiro ao reduzir os custos e melhorar a produtividade.
Porque é necessário?
Os riscos são elevados. Considere estas estatísticas de um inquérito de 2018 a empresas:
- 37% dos inquiridos comunicaram que as suas organizações têm em curso vários projetos de processos de negócio de nível elevado
- 93% das organizações abrangidas pelo inquérito estão envolvidas em inúmeros projetos de melhoria de processos
- 79% afirmaram que estavam a utilizar ferramentas de software de processos para modelar os processos que estavam a analisar e planeavam alterar
- Além disso, 65% dos inquiridos concordaram ou concordaram plenamente que os processos e as tecnologias BPMN ajudaram as suas organizações a melhorar a eficiência, a versatilidade e a satisfação do cliente
- No entanto, a maioria (52%) dos inquiridos afirmou que apenas ocasionalmente modela ou documenta os processos da respetiva empresa
Além de aumentar a eficiência, outras motivações relevantes para apoiar o trabalho relacionado com processos de negócio incluem:
- Aumente a satisfação do cliente
- Melhore a capacidade de resposta organizacional
- Melhore a coordenação e o controlo empresariais
- Introduza um novo produto ou linha de negócio
- Cumpra os novos regulamentos
- Responda a eventos exclusivos, como uma fusão ou aquisição
Desde as TI, serviços financeiros, seguros e manufatura até à educação, telecomunicações, retalho, computadores e software, todas as empresas podem beneficiar de processos empresariais ou organizacionais melhorados.
Como se utiliza o BPMN?
O objetivo do BPMN é proporcionar a todos uma visão clara de um processo do início ao fim. Ajuda a fornecer um caminho visual que colmata as lacunas, ao mostrar a sequência de atividades de negócio necessária para passar de uma extremidade de um processo à outra.
Eis alguns dos benefícios que as empresas podem obter ao utilizar o BPMN:
- Comunicação e colaboração mais fáceis para alcançar um objetivo
- Representação visual simples dos passos
- Capacidade de personalizar com base nas funções dos intervenientes (por exemplo, analistas, participantes no processo, gestores, programadores, equipas externas e consultores)
- Identificar problemas nos processos que possam necessitar de uma solução
- Informação sobre potenciais áreas de melhoria
- Incentive resultados de maior qualidade
Exemplos de modelação de processos
Orientado para o negócio
Muitos profissionais e organizações pretendem modelar um processo de nível muito elevado, centrado nas pessoas. Neste caso, limitar-se a um pequeno conjunto de símbolos exige um conhecimento menos aprofundado do BPMN, pelo que a notação é simples. Por outro lado, estes modelos também podem ser ajustados para serem extremamente detalhados para as TI e outros intervenientes técnicos.
Eis apenas alguns exemplos dos tipos de processos que estes fluxogramas podem representar visualmente:
- Processamento de reclamações de clientes por telefone
- Vender produtos online
- Fluxo de trabalho de manufatura
- Processar pedidos de indemnização de seguros
- Fluxogramas de contratação
- Métodos de integração
Exemplo de processo BPMN com diagrama de gateway
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Orientado para aspetos técnicos
Conforme referido anteriormente, pode criar diagramas com o nível de detalhe necessário. Por exemplo, representar fluxos de processos centrados em TI, programação e muito mais:
- Serviços Web B2B
- Visualizar a execução de código num programa
- Ilustrar a estrutura de um site ou aplicação
- Ver como os visitantes navegam num site
- Mostrar o fluxo de dados em sistemas, como a introdução de dados, processadores e redes de comunicação
Em versões mais complexas, poderá modelar eventos de negócio complexos, como mensagens, temporizadores, regras de negócio e condições de erro. Exploremos mais algumas destas versões complexas do BPMN.
Elementos e símbolos no BPMN 2.0
A notação BPMN tem cinco categorias básicas de elementos e, dentro destas, muitas formas e símbolos diferentes. Eis uma breve descrição geral:
Objetos de fluxo
Estes mostram o comportamento num processo de negócio e incluem:
- Atividades: trabalho realizado ou tarefas de uma pessoa ou sistema (mostradas como um retângulo com cantos arredondados).
- Eventos: o que acontece durante um processo: Início, Intermédio e Fim (mostrados como círculos).
- Gateways: representam o caminho do fluxo de sequência num processo (mostrados como losangos). Os detalhes adicionais podem incluir pontos de decisão.
Objetos de dados
Estes fornecem informações sobre os dados de um processo. Os dados são representados de quatro formas:
- As entradas de dados (mostradas como uma página com um canto dobrado e uma seta para a direita) são tarefas dependentes de dados. Não podem avançar até serem recolhidos dados específicos.
- Os resultados de dados (mostrados como uma página com um canto dobrado e uma seta sólida para a direita) são utilizados para mostrar quando o processo gera dados.
- A recolha de dados (mostrada como uma página com um canto dobrado e três linhas sólidas na parte inferior central) é qualquer ato de recolha de dados exigido no processo (por exemplo, um inquérito).
- Os arquivos de dados (mostrados como um contentor) são utilizados como local para recolher quaisquer dados obtidos a partir do processo.
Ligar objetos
Estes ligam os objetos de fluxo entre si ou a outras informações e mostram o fluxo de um processo:
- Os fluxos de sequência (mostrados como uma seta sólida para a direita) representam a ordem das atividades realizadas.
- Os fluxos de mensagens (mostrados como uma seta tracejada para a direita com um círculo no lado esquerdo) representam as mensagens e a ordem do fluxo entre os participantes.
- As associações (mostradas como uma linha pontilhada) ligam texto e artefactos a um evento.
Pistas de diagrama
Este termo representa conjuntos e pistas.
- Conjunto: o “contentor” de um único processo.
- Pistas: estas classificam a atividade dentro do conjunto. Mostradas horizontal ou verticalmente, dividem o conjunto em secções para mostrar a responsabilidade e a localização dos eventos.
Artefactos
Estes fornecem detalhes adicionais sobre o processo. Existem dois tipos de artefactos:
- Grupos: mostrados como caixas com entalhes, rodeiam um grupo de elementos para mostrar que estão relacionados.
- Anotações de texto: são apenas notas (precedidas por um único parêntese reto esquerdo) que os leitores podem ver facilmente sem desagregar. Também conhecidas como comentários.
Simplificar o BPMN com software
Ao criar o seu fluxograma, não precisa de reinventar a roda, especialmente se estiver agora a começar com o BPMN.
Ao utilizar uma ferramenta de software, poderá criar os seus diagramas mais rapidamente e tornar o seu modelo de processo de negócio mais eficiente. Certifique-se de que escolhe software que lhe permita:
- Comece a criar diagramas profissionais de forma rápida e fácil. Fluxogramas BPMN com modelos e exemplos pré-criados.
- Dê aos seus diagramas um aspeto profissional e apelativo com temas e efeitos pré-criados.
- Tire partido de capacidades intuitivas, como arrastar e largar, alinhar e posicionar, e ligar automaticamente, para criar diagramas com maior eficiência.
- Trabalhe num ecossistema de conteúdos que disponibilize o conjunto principal de formas do BPMN 2.0 e muito mais, o que corresponde a centenas de símbolos graficamente diferentes.
- Disponha de um nível de suporte que permita criar diagramas BPMN básicos e diagramas mais detalhados com lógica de exceção, informações sobre recursos e funções, informações básicas sobre o fluxo de dados e informações sobre a comunicação entre participantes.
- Verifique se existem erros ao validar o seu diagrama segundo 76 regras lógicas de correção visual baseadas na norma BPMN 2.0, com apresentação de uma lista de problemas para rever.
- Carregue o seu próprio conjunto personalizado de regras logísticas relacionadas com a correção visual.
- Partilhe livremente o seu trabalho como uma ligação segura baseada na Web, anexo, imagem ou PDF e responda a comentários online.
- Colabore com outras pessoas ao utilizar cocriação, comentários e anotações.
- Coedite diagramas com a sua equipa para manter uma única versão da verdade e minimizar conflitos de versões.
- Veja quem está a trabalhar em partes específicas do diagrama, receba notificações sobre alterações e escolha quando intercalar essas alterações num ficheiro principal.
- Integre diagramas ligados a dados no dashboard do Power BI. Esta integração pode ajudar a impulsionar a inteligência operacional e a business intelligence, para que possa compreender melhor a visão global.
- Automatize por si os fluxos de trabalho de processos de negócio, o que acelera o processo de criação e dá às TI mais tempo para se concentrarem em iniciativas estratégicas
- Aceda a diagramas praticamente a partir de qualquer lugar num browser ou numa aplicação para iPad®.
Sugestões para começar
Desde proprietários de processos de empresas estabelecidas a analistas, há um benefício em simplificar os seus processos de negócio, por mais simples ou complexos que sejam. Se as informações parecerem um pouco difíceis de assimilar, tenha presente o seguinte: pode criar um fluxograma BPMN simples e, em seguida, continuar a criar a partir dele.
Se quiser vê-lo em ação, existem muitos modelos e vídeos de procedimentos que ajudarão a criar um diagrama básico e, em seguida, poderá acrescentar alguns detalhes à medida que se sentir mais à vontade. Pode saber mais sobre como utilizar um processo conforme com o BPMN e software com este guia passo a passo.
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