Crie uma representação visual de um processo de negócio ou um diagrama de fluxo de processos que defina eventos futuros do fluxo de trabalho.
Como o mapeamento de processos ajudará a sua empresa a ter êxito
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos pode ajudar a criar um processo de negócio ou um diagrama de fluxo de processos que define uma sequência de eventos no fluxo de trabalho futuro e que, muitas vezes, constitui uma representação visual. Posteriormente, os mapas de processos permitem aos líderes e gestores de projeto reunir equipas, ajudar as pessoas a compreender onde se inserem num projeto e como o seu trabalho afeta outras pessoas, o que, em última análise, conduz a um resultado com êxito.
Normalmente, os mapas de processos definem um novo processo ou melhoram um existente. Com software de mapeamento de processos, qualquer pessoa pode criar uma representação visual de um projeto.
Benefícios do mapeamento de processos
A possibilidade de visualizar e compreender um processo do início ao fim permite identificar rapidamente áreas onde é possível melhorar a eficiência. Esta transparência é crucial, sobretudo num contexto pós-pandemia em que a agilidade é uma necessidade. Além disso, um fluxograma de processos pode ajudar a:
- Forneça documentação do processo, conformidade e auditoria.
- Visualize um projeto do início ao fim.
- Partilhe visualmente detalhes que possam ser compreendidos de imediato e cujo conteúdo possa ser transmitido facilmente à equipa de liderança.
- Destaque complexidades e redundâncias, bem como potenciais problemas e soluções.
- Reorganize os processos em passos ao utilizar um sistema fácil de compreender.
- Veja como os membros da equipa estão ligados, o que facilita interações mais significativas.
- Dê à sua equipa uma referência para colocar e responder a perguntas mais estratégicas e tomar decisões mais informadas.
- Crie uma biblioteca de fluxogramas que possa utilizar, reutilizar e adaptar à medida que surgem novos projetos.
- Forneça melhores produtos e serviços aos clientes.
Formas de utilizar o mapeamento de processos
Quer trabalhe num ambiente industrial, num escritório, num armazém ou em instalações de cuidados de saúde, o mapeamento de processos ajuda a sua equipa a compreender melhor como o respetivo trabalho se relaciona com outros projetos. Para qualquer pequena empresa, implementar o mapeamento de processos pode ajudar a identificar de imediato as áreas que precisam de melhorias, bem como o momento de resolver problemas relacionados com clientes, manufatura ou inventário. A pandemia levou cada vez mais pessoas a adotar o trabalho híbrido e o teletrabalho, pelo que as equipas precisam de conseguir ver, de forma fácil, rápida e eficiente, como os projetos se relacionam.
Existem duas formas de utilizar o mapeamento de processos: fluxo de processos e processo de negócio. Analise ambas para decidir qual é a mais adequada ao seu projeto.
Fluxo de processos
Um diagrama de fluxo de processos ajuda a detalhar as relações entre os componentes de um projeto ou setor. Ajuda a estabelecer normas e procedimentos ou pode ser utilizado como guia para tarefas. Além disso, ajuda a garantir que as equipas seguem cada passo do seu fluxo de trabalho pela ordem definida.
Os diagramas de fluxo de processos documentam ou melhoram um processo, ou basta que modelem um novo. Quando os diagramas de fluxo de processos são criados com software de mapeamento de processos, pode criar símbolos clicáveis que se expandem para fornecer detalhes adicionais sobre cada fase do processo. Por isso, antes de configurar um fluxo de trabalho ou um fluxograma de negócio com tarefas, considere descrever o seu processo geral num diagrama de fluxo.
Processo de negócio
Exemplo de Imagem de Fluxo de Processos
Processo de negócio
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O mapeamento de processos de negócio detalha o seu processo. Do início ao fim, mostra o que tem de acontecer para atingir o objetivo final. O procedimento inclui os participantes necessários, as respetivas tarefas e as respetivas datas de conclusão. Dá aos membros da sua equipa um propósito, uma razão para acreditar e informação sobre os objetivos mais abrangentes. Mostra o âmbito da função de cada membro, por que razão é essencial para o processo e como todos os membros da sua equipa trabalharão em conjunto para concluir o projeto.
Tal como todos os diagramas de mapeamento de processos, o mapeamento de processos de negócio utiliza símbolos que podem ser expandidos para apresentar mais informações e indicar pontos de contacto ao longo do processo.
Exemplo de Gráfico de Processo de Negócio
Tipos de mapeamento de processos
Uma vez que diferentes empresas e projetos têm as suas próprias necessidades exclusivas, utilizar o mesmo estilo de fluxograma de processos em todos os projetos não seria a melhor utilização da ferramenta. Assim, existem vários tipos de mapeamento de processos para necessidades mais especializadas. Analise e decida o que é mais adequado ao seu projeto.
- Mapeamento detalhado de processos. Ao apresentar os pormenores de um projeto sob a forma de um mapa de processos, o mapeamento detalhado de processos proporciona uma visão técnica dos passos exatos, incluindo as entradas, os resultados, as métricas e as pessoas necessárias para concluir o processo. Reduza a confusão, mostre as dependências e prepare a sua equipa para iniciar o projeto e manter o foco. Normalmente, os mapas de processos detalhados estão ligados ao mapa de processos de nível elevado, principal ou primário.
- Mapeamento de processos de documentos. Definição das entradas e dos resultados de um projeto. Ao descrever as informações necessárias em cada fase, bem como os resultados (ou itens ou serviços tangíveis) associados ao projeto, compreenderá melhor as necessidades da sua equipa e terá uma ideia dos resultados finais. Adicionar um mapa de processos de documentos a um mapa de processos detalhado proporciona transparência sobre as variáveis e decisões que podem afetar o seu trabalho.
- Mapeamento de processos de nível elevado. Apresentação de uma descrição geral dos processos e objetivos de uma organização. Nos projetos, pode especificar os departamentos e as funções subsequentes que terão de estar representados. Através de software de mapeamento de processos, cada departamento ou função pode tornar-se clicável para permitir uma análise mais detalhada das necessidades do projeto.
- Mapeamento de processos representado. Ao descrever os seus processos atuais e futuros, pode obter uma visão panorâmica da sua organização ou projeto. Esta descrição geral pode ajudar a encontrar novas formas de simplificar o trabalho, identificar intervenientes críticos e pontos de ligação, melhorar as relações de trabalho e criar um processo que tire partido do tempo e dos talentos da sua equipa.
- Mapeamento de processos por pistas de diagrama / multifuncional. Identificação dos departamentos envolvidos num projeto, divisão do processo em passos e atribuição de recursos às pessoas certas. É uma excelente forma de ver o processo de uma forma diferente, encontrar áreas a melhorar e identificar lacunas ou sobreposições reais ou potenciais no processo, para poder planear antecipadamente.
- Mapeamento de processos da cadeia de valor acrescentado. Apresentação de uma visão global do seu projeto aos membros da equipa. É um mapa simples de caixas não ligadas que lhe proporciona uma visão geral de um processo. Ao fazê-lo, verá quais os intervenientes que deve incluir num projeto para compreender como o projeto irá decorrer.
- Mapeamento de processos de fluxo de valor (VSM). Ilustração, análise e melhoria dos passos necessários para fornecer um produto ou serviço, com a identificação e eliminação de desperdícios. Parte essencial da metodologia sem desperdícios, o VSM revê o fluxo dos passos do processo e das informações desde a origem até à entrega ao cliente. É normalmente utilizado por empresas que produzem bens tangíveis para consumidores.
- Mapeamento de processos de atividades. Apresentação das atividades com valor acrescentado e sem valor acrescentado num processo. Esta ferramenta de mapeamento do fluxo de valor ajuda a determinar quando e onde ocorrem estas atividades e a identificar sinergias entre intervenientes com potencial para acrescentar valor onde antes não existia.
Mapeamento de processo de fluxo de trabalho
Quando criar um diagrama de processos em formato de "fluxo", este não incluirá símbolos da Linguagem de Modelagem Unificada (UML). Em vez disso, utilizará notações informativas ou palavras. É uma excelente solução ao comunicar com pessoas que não compreendem os símbolos UML ou que preferem palavras a símbolos.
O mapeamento de processos de negócio leva tempo, mas vale a pena. Ao proporcionar a todos os membros da sua equipa uma visão, um processo e as respetivas tarefas, ou apenas uma compreensão mais aprofundada de como a sua empresa funciona, pode estabelecer limites claros, definir funções e responsabilidades e informar todos sobre o que precisam de saber e quando. E, se pensa que o mapeamento de processos só é adequado para uma empresa que produz materiais tangíveis a entregar, pense novamente.
Em 2018, a Biblioteca Nacional de Medicina dos EUA e os Institutos Nacionais de Saúde publicaram um artigo sobre a importância do mapeamento de processos nos cuidados de saúde. Segundo o relatório, o mapeamento de processos beneficiou os profissionais de saúde ao ajudá-los a:
- Aprenda e adquira uma compreensão partilhada
- Identifique oportunidades de melhoria
- Envolva os intervenientes do projeto
- Defina os objetivos de um projeto
- Monitorize o progresso do projeto
- Obtenha um método simples de planeamento
Crie diagramas de mapeamento de processos que assumam um papel central
Assim, independentemente do tipo de empresa que gerir, quer se trate de desenvolvimento de software, cuidados de saúde, construção ou marketing, o mapeamento de processos pode ajudar a trabalhar de forma mais inteligente e a manter tudo bem encaminhado. Para os proprietários de pequenas empresas que se adaptam ao trabalho num mundo pós-pandemia, o mapeamento de processos ajuda a otimizar todos os processos, estratégias e tarefas, o que resulta em maior eficiência, custos reduzidos, melhores decisões empresariais e crescimento. Além disso, pode ajudar a sua equipa a trabalhar em conjunto com uma visão partilhada, para que todos possam dar o seu melhor pela empresa e pelos seus clientes.
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