Como enviar ficheiros grandes

É frustrante ver um e-mail devolvido ou bloqueado devido a um anexo grande, e a razão é simples. Os fornecedores de serviços de Internet e de e-mail limitam o tamanho dos ficheiros que pode carregar ou enviar, o que impede que grandes volumes de dados tornem os respetivos serviços mais lentos.

Os limites são inferiores ao que a maioria das pessoas espera. O Outlook e o iCloud têm um limite de 20 MB. O Gmail, o Yahoo, o ProtonMail e o AOL têm um limite de 25 MB. Dois pormenores tornam o limite real ainda mais baixo. Os anexos de e-mail são codificados para transmissão, o que aumenta o respetivo tamanho, pelo que o maior ficheiro que pode ser efetivamente enviado corresponde a cerca de 75 por cento do limite indicado, e um limite de 25 MB permite enviar um ficheiro de cerca de 18 MB. O fornecedor do destinatário também aplica o seu próprio limite, pelo que é o menor dos dois limites que determina se a sua mensagem chega ao destino.

Antes de escolher um método, é útil saber qual é o tamanho do seu ficheiro. Algumas referências aproximadas para os ficheiros que as pequenas empresas enviam com maior frequência: uma fotografia da câmara de um telemóvel ocupa alguns megabytes e pode ser enviada como anexo; um conjunto de diapositivos com imagens tem frequentemente entre 10 e 30 MB, mesmo no limite; um vídeo breve ultrapassa o limite no primeiro minuto de gravação; um ficheiro de design, CAD ou de imagem não processada costuma atingir centenas de megabytes; e uma pasta de faturas ou contratos digitalizados aumenta rapidamente de tamanho quando ultrapassa algumas dezenas de páginas.

A regra prática: tudo o que ultrapasse cerca de 18 MB precisa de uma ligação em vez de um anexo, e tudo o que ultrapasse algumas centenas de megabytes precisa especificamente de armazenamento na nuvem.

Carregue o ficheiro e, em seguida, partilhe uma ligação para o ficheiro. Este é o limite mais elevado dos quatro, até 250 GB por ficheiro, e funciona tanto para um único documento como para uma pasta inteira. Os destinatários não precisam de ter uma conta junto do fornecedor de armazenamento para abrir a ligação. O único aspeto a ter em atenção são as permissões quando partilha fora da sua própria organização, pelo que é importante definir o acesso de forma criteriosa. Se o armazenamento na nuvem ainda não lhe é familiar, armazenamento na nuvem para pequenas empresas explica como funciona o serviço subjacente.

As ferramentas de colaboração reúnem chat, reuniões por vídeo e armazenamento de ficheiros num só local e, normalmente, estão integradas com o armazenamento na nuvem, pelo que enviar um ficheiro numa conversa requer apenas um passo. Esta é a opção mais rápida para as pessoas com quem já trabalha. A contrapartida é que os ficheiros ficam dispersos por vários tópicos e são mais difíceis de encontrar mais tarde.

Estas permitem-lhe carregar um ficheiro e enviar uma ligação para o transferir, algumas gratuitamente e outras mediante subscrição. São úteis quando o destinatário não utiliza as suas ferramentas habituais. Verifique os protocolos de segurança antes de utilizar um destes sites, porque estes muitas vezes não oferecem proteções robustas de segurança ou privacidade. Para qualquer conteúdo confidencial, utilize antes o seu fornecedor de armazenamento na cloud.

Zipar uma pasta ou dividir um arquivo grande em partes pode fazer com que um ficheiro fique abaixo do limite. No entanto, só ajuda de forma limitada. Os vídeos, as fotografias e os PDFs já estão comprimidos, pelo que quase não diminuem de tamanho. Para a maioria das pequenas empresas, uma ligação de armazenamento na nuvem resolve praticamente todas as situações, e as restantes opções aplicam-se apenas a situações específicas.

O método da ligação na cloud demora cerca de um minuto. Primeiro, guarde o ficheiro no seu armazenamento na nuvem ou arraste-o para a pasta a que pertence. Em segundo lugar, aguarde até que o carregamento termine, uma vez que a ligação não funcionará enquanto o ficheiro não estiver totalmente carregado. Em terceiro lugar, selecione a opção de partilha, quer através do botão de partilha no documento, quer ao clicar com o botão direito do rato no ficheiro dentro da respetiva pasta. Em quarto lugar, defina as permissões antes de enviar: quem pode abri-lo, se pode editá-lo ou apenas visualizá-lo e se a ligação deve expirar. Em quinto lugar, envie a ligação por e-mail, chat ou mensagem de texto.

Algumas aplicações de e-mail encurtam ainda mais este processo. Anexe um ficheiro demasiado grande no Outlook e o Outlook oferece a opção de o carregar para o OneDrive e de substituir o anexo por uma ligação de partilha, o que produz o mesmo resultado sem sair da sua caixa de entrada. Verifique as permissões dessa ligação se o destinatário não pertencer à sua organização.

Vale a pena considerar o armazenamento na nuvem como a predefinição e não como opção de contingência, e as razões vão muito além do tamanho do ficheiro. Facilidade de utilização: envie um convite por e-mail ou uma ligação direta, e o destinatário clica para abrir sem precisar de uma conta. Segurança: a encriptação de ficheiros, a monitorização de inícios de sessão suspeitos, a deteção de ransomware, a análise de vírus, a autenticação de dois fatores e as ligações protegidas por palavra-passe estão incluídas. Permissões: restrinja quem pode visualizar, comentar, editar ou voltar a partilhar, desde uma pessoa a um grupo ou a qualquer pessoa com a ligação. Recuperação: se um destinatário eliminar o ficheiro, pode obtê-lo a partir da reciclagem e, se o alterar, pode restaurar uma versão anterior.

Cópia de segurança: os ficheiros permanecem seguros se um computador for perdido, roubado ou falhar. Colaboração: partilhe uma vez e trabalhe em conjunto no mesmo ficheiro, com as edições visíveis à medida que são feitas. Menos armazenamento: o ficheiro ocupa menos espaço no seu dispositivo e não ocupa qualquer espaço da sua quota de e-mail. Custo: a maioria dos serviços inclui um escalão gratuito, pelo que não há razão para pagar por um limite de e-mail superior ou por uma subscrição de um serviço de transferência. Em conjunto, estes elementos transformam uma entrega unidirecional numa cópia de trabalho partilhada, que é normalmente aquilo que pretendia desde o início.

Partilhar uma ligação alarga o acesso, pelo que vale a pena criar alguns hábitos. O nosso guia sobre partilha segura de ficheiros para pequenas empresas aborda mais detalhadamente as proteções subjacentes.

Partilhe com pessoas identificadas, em vez de com qualquer pessoa que tenha a ligação, sempre que o ficheiro for confidencial. Defina permissões de apenas visualização, a menos que o destinatário precise realmente de editar. Adicione uma data de expiração para que a ligação deixe de funcionar quando o projeto terminar, e uma palavra-passe para registos financeiros, jurídicos ou de clientes. Antes de carregar qualquer conteúdo confidencial para um site de transferência gratuito, leia o que este indica sobre encriptação e retenção, uma vez que muitos mantêm os ficheiros durante mais tempo do que seria de esperar.

Um ficheiro partilhado é geralmente um ficheiro de trabalho, e o trabalho começa no momento em que a ligação é enviada. É aí que a assistência de IA demonstra o seu valor: pode resumir um contrato ou relatório longo para que um colega não tenha de ler quarenta páginas para encontrar a alteração, redigir a mensagem que acompanha a ligação e dar-lhe informação sobre o que os colaboradores editaram enquanto esteve ausente. O ficheiro deixa de ser algo que enviou e passa a ser algo em que a equipa trabalha em conjunto.

Enviar ficheiros grandes deixa de ser um problema assim que deixa de os anexar. Mova o ficheiro para o armazenamento na nuvem, defina as permissões de modo a corresponderem a quem deve vê-lo e envie a ligação. O OneDrive oferece às pequenas empresas essa ligação, juntamente com a encriptação, o histórico de versões e o acesso com data de expiração que tornam a partilha segura por predefinição. Comece a utilizar o OneDrive.