Asystent poczty e-mail AI dla programu Outlook

Asystent poczty e-mail AI to narzędzie pomagające użytkownikom w zarządzaniu skrzynkami odbiorczymi. To narzędzie jest też znane jako oprogramowanie do automatyzacji poczty e-mail i generator poczty e-mail AI. Może ono organizować wiadomości, sugerować odpowiedzi, priorytetowo obsługiwać ważne wiadomości e-mail, tworzyć wersje robocze wiadomości e-mail, a nawet automatyzować określone zadania, takie jak planowanie spotkań.

Zarówno firmy, jak i osoby prywatne używają tego oprogramowania do usprawniania komunikacji, minimalizowania mało istotnych pozycji w skrzynce odbiorczej i ograniczania czasu poświęcanego na powtarzające się zadania związane z pocztą e-mail.

W programie Outlook dostępnych jest wiele narzędzi wspomaganych przez sztuczną inteligencję, w tym funkcja Microsoft Copilot.

Asystenci poczty e-mail AI skracają czas potrzebny na zarządzanie pocztą e-mail i spotkaniami, przyspieszając różne zadania. Przyjrzyjmy się głównym sposobom, w jakie oprogramowanie do automatyzacji poczty e-mail realizuje te cele.

Zamiast samodzielnie sortować dziesiątki nowych wiadomości e-mail, zleć to sztucznej inteligencji, czyli AI:

 

• Inteligentne sortowanie. Skanuj nowe wiadomości e-mail i organizuj je w kategorie, takie jak wiadomości osobiste, promocje czy związane z pracą i podróżami, dzięki czemu szybko znajdziesz to, czego potrzebujesz.
• Foldery niestandardowe. Automatycznie twórz foldery dla wiadomości e-mail na podstawie Twoich nawyków.
• Tagowanie wiadomości e-mail. Oznaczaj wiadomości e-mail tagami, takimi jak „Pilne” lub „Kolejne czynności”, na podstawie treści lub nadawcy, aby ułatwić ustalanie priorytetów zadań.
• Filtrowanie wiadomości-śmieci. Filtruj wiadomości-śmieci i wiadomości o niskim priorytecie, aby poświęcać mniej czasu na przedzieranie się przez elementy rozpraszające uwagę.

Na przykład flaguj jako priorytetowe wiadomości e-mail od określonych osób, takich jak Twój przełożony czy nauczyciel Twojego dziecka.

Usprawnij zarządzanie kalendarzem dzięki sztucznej inteligencji, która pomaga automatycznie planować, organizować i śledzić spotkania oraz zadania. Oto co może robić sztuczna inteligencja:

 

• Inteligentne planowanie. Analizuj kalendarz i otrzymuj sugestie dotyczące najlepszych godzin spotkań dla wszystkich w celu uniknięcia konfliktów i z uwzględnieniem różnych stref czasowych.
• Odświeżanie pamięci. Zamiast ręcznie przeglądać kalendarz, aby znaleźć nadchodzące zaplanowane spotkanie, którego dokładnej daty lub godziny nie pamiętasz, poproś o jego znalezienie AI.
• Przypomnienia. Bądź na bieżąco — dzięki przypomnieniom o nadchodzących wydarzeniach i zadaniach już ich nie przegapisz.

Na przykład skonfiguruj comiesięczne spotkanie cykliczne za pomocą asystenta poczty e-mail AI — poproś go o wysłanie zaproszeń, wybranie czasu pasującego wszystkim uczestnikom i zaproponowanie planu spotkania.

Asystenci poczty e-mail AI ułatwiają pisanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie. Mogą tworzyć wstępne wersje robocze i pomagać w zadbaniu o przejrzystość i profesjonalny charakter wiadomości e-mail. Wszyscy wiemy, że pisanie wiadomości e-mail może być uciążliwe, a czasem nawet niekomfortowe, więc odrobina pomocy w tym zakresie może okazać się naprawdę cenna. Oto jak asystenci tego typu usprawniają codzienną komunikację:

 

• Automatyczne odpowiedzi. W przypadku typowych pytań, takich jak „Czy możemy zmienić termin?”, AI sugeruje szybkie logiczne odpowiedzi, które możesz wysłać jednym kliknięciem.
• Wersje robocze generowane przez AI. Poproś asystenta poczty e-mail AI o napisanie wiadomości e-mail na podstawie kontekstu konwersacji — niezależnie od tego, czy chodzi o prostą kontynuację komunikacji, czy o coś bardziej szczegółowego — pozwoli Ci to zaoszczędzić czas poświęcany na rozpoczęcie od zera.
• Dopracowane teksty. AI uwzględnia poprawność gramatyczną i dba o płynność, aby tworzone wiadomości e-mail były naprawdę zgrabne. Pójdź o krok dalej i poinformuj AI, jakiego tonu chcesz użyć, aby nadać komunikacji najodpowiedniejszy wydźwięk.

Na przykład poleć AI zasugerowanie przemyślanych odpowiedzi na wiadomości z podziękowaniami i zaproszenia na wydarzenia.

Asystenci poczty e-mail AI pomagają nie tylko panować nad skrzynką odbiorczą, ale też pracować inteligentniej. Dzięki obsłudze powtarzających się zadań i ulepszeniu zarządzania wiadomościami e-mail oraz ustalania ich priorytetów będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na ważniejszych rzeczach. Oto zalety tego typu asystentów:

 

• Zwiększona produktywność. Zamiast spędzać godziny na organizowaniu wiadomości e-mail, odpowiadaniu na rutynowe pytania i planowaniu spotkań, poleć AI automatyczną obsługę tych zadań.
• Inteligentniejsze ustalanie priorytetów. AI może wyróżniać wiadomości e-mail wymagające Twojej uwagi w pierwszej kolejności, takie jak pilne prośby lub ważne aktualności, dzięki czemu nie przegapisz kluczowych informacji.
• Sprawne zarządzanie wiadomościami e-mail: Niezależnie od tego, czy chodzi o przenoszenie wiadomości e-mail do odpowiednich folderów, czy o tworzenie wersji roboczych wiadomości — AI dba o płynną obsługę Twojej skrzynki odbiorczej.

Wraz ze wzrostem popularności AI rosną też obawy dotyczące bezpieczeństwa AI i ochrony prywatności danych. Na szczęście firma Microsoft wbudowała w funkcję Copilot niezawodne mechanizmy ochrony prywatności i zabezpieczające.

Kontrola danych i ochrona ich prywatności. Funkcja Copilot wykorzystuje podane przez Ciebie informacje wyłącznie do generowania odpowiedzi — nie wykorzystuje Twoich danych do trenowania swoich podstawowych modeli AI. Oznacza to, że treść Twoich wiadomości e-mail, szczegóły kalendarza i pliki pozostają prywatne i nie są wykorzystywane do ulepszania AI.

Bezpieczna obsługa danych. Funkcja Copilot szyfruje wszystkie dane podczas ich wysyłania i przechowywania. W ramach mechanizmów bezpieczeństwa dane osób i organizacji są przechowywane oddzielnie. Ponadto firma Microsoft przestrzega globalnych standardów bezpieczeństwa danych, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych i wytyczne Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej/Międzynarodowej Komisji Elektrotechnicznej w zakresie ochrony prywatności w chmurze.

Przejrzystość i nadzór. Użytkownicy indywidualni i administratorzy decydują o tym, jak funkcja Copilot uzyskuje dostęp do danych i je przetwarza. Na przykład stosuj etykiety poufności, aby ograniczać zakres tego, do czego funkcja Copilot może uzyskać dostęp, i przeglądaj dzienniki inspekcji, aby śledzić interakcje z funkcją Copilot w celu zapewniania przejrzystości i zgodności.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony prywatności w funkcji Copilot dla organizacji, przejdź na stronę Dane, ochrona prywatności i zabezpieczenia dla funkcji Microsoft 365 Copilot. Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony prywatności w funkcji Copilot dla użytkowników indywidualnych, przejdź na stronę Funkcja Copilot w aplikacjach Microsoft 365 dla użytkowników domowych: Twoje dane i ochrona prywatności. 

Funkcja Copilot w programie Outlook reaguje na polecenia w naturalnym języku, aby pomagać w obsłudze wiadomości e-mail, planowaniu i zwiększaniu produktywności. Oto lista przykładowych zadań, o wykonanie których możesz poprosić funkcję Copilot. (Dostępne funkcje różnią się w zależności od subskrypcji platformy Microsoft 365 dla Firm i Microsoft 365 dla użytkowników indywidualnych lub rodzin).

• „Napisz wiadomość e-mail z podziękowaniem dla zespołu za prezentację”.
• „Podaj wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail z prośbą o propozycję”.
• „Napisz odpowiedź na tę wiadomość e-mail, zgadzając się na proponowany harmonogram”.

• „Przenieś wszystkie wiadomości e-mail z [nazwa] do folderu Faktury”.
• „Znajdź ostatnią wiadomość e-mail od [nazwa] na temat raportu z budżetu”.

• „Podsumuj ten wątek wiadomości e-mail do postaci kluczowych punktów”.
• „Co nowego w [nazwa projektu]?”

• „Zaplanuj 30-minutowe spotkanie z [imię i nazwisko] w przyszłym tygodniu i znajdź najlepszy dostępny termin”.
• „Skonfiguruj comiesięczne spotkanie cykliczne dla zespołu projektowego”.
• „Kiedy mam następne spotkanie z [imię i nazwisko]?”

• „Pokaż wiadomości e-mail i wiadomości usługi Teams, w których @wzmiankowano o mnie w tym tygodniu”.
• „Znajdź wysłany mi w zeszłym tygodniu pocztą e-mail plik od [imię i nazwisko] na temat [temat]”.

• „Ustaw komunikat Poza biurem na podróż zaplanowaną na [zakres dat].”
• „Czy mam dziś jakieś czynności do wykonania w nieprzeczytanych wiadomościach e-mail?”

• „Przeredaguj tę wiadomość e-mail, aby brzmiała bardziej profesjonalnie.”
• „Uprość tę wiadomość e-mail, aby była odpowiednia dla szerszej grupy odbiorców.”