Fundament odpornych organizacji: wyjaśnienie istoty ciągłości działania biznesu
Zapewnij inteligentne miejsce pracy przy użyciu aplikacji Microsoft Teams
Odkryj inteligentny sposób na spotkania, rozmowy, czat i współpracę.
Czym jest ciągłość działania biznesu?
Niezależnie od tego, w jakiej branży działasz, mogą pojawić się nieoczekiwane zakłócenia. Przerwy w działaniu, klęski żywiołowe, problemy w łańcuchu dostaw, zdarzenia cybernetyczne, awarie sprzętu i inne problemy fizyczne oraz techniczne mogą zakłócić Twoją zdolność do działania i rozwoju.
Aby mieć pewność, że Twoja firma jest przygotowana na nieoczekiwane zdarzenia, musisz wiedzieć, co robić, gdy coś pójdzie nie tak — i właśnie tu wkracza ciągłość działania biznesu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o ciągłości działania biznesu, w tym o odzyskiwaniu po awarii, i o tym, co uwzględnić w planie ciągłości działania biznesu. Sprawdź też, czym jest zarządzanie ciągłością działania biznesu oraz rozwiązania z tego obszaru.
Czym jest ciągłość działania biznesu i dlaczego jest ważna?
Ciągłość działania biznesu to gotowość organizacji do dalszego funkcjonowania w czasie zakłóceń. Ciągłość działania biznesu jest ważna, ponieważ zmniejsza możliwy wpływ zakłóceń na klientów, pracowników i partnerów.
Posiadanie planu ciągłości działania biznesu (plan BCP) — obejmującego analizę, technologię, dokumentację, szkolenia, kluczowych członków zespołu i procedury związane z rozwiązywaniem potencjalnych sytuacji kryzysowych — ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania biznesu. Plan BCP zawiera cele nastawione na ograniczenie możliwego wpływu kryzysu na finanse i reputację firmy oraz na utrzymanie zgodności z branżowymi, regionalnymi i globalnymi standardami oraz przepisami.
Jaka jest różnica między ciągłością działania biznesu a odzyskiwaniem po awarii?
Chociaż ciągłość działania biznesu i odzyskiwanie po awarii są często używane zamiennie, nie oznaczają tego samego.
Odzyskiwanie po awarii to ważna część planu ciągłości działania biznesu i koncentruje się konkretnie na systemach, danych i infrastrukturze IT. Obejmuje technologię, strategie i procesy służące do zapisywania, przywracania i odzyskiwania danych oraz ochrony przed cyberzagrożeniami.
Aby plan BCP skutecznie ograniczał przestoje, zmniejszał ryzyko i naprawiał problemy, takie jak utrata i uszkodzenie danych, działania związane z odzyskiwaniem po awarii są kluczowe. Choć oba podejścia obejmują procesy, ludzi i technologię, ciągłość działania biznesu ma znacznie szerszy zakres i obejmuje kroki potrzebne do utrzymania działania we wszystkich obszarach firmy.
Co powinno znaleźć się w planie ciągłości działania biznesu?
W planie ciągłości działania biznesu warto uwzględnić trzy elementy:
- Odporność — rozwijanie funkcji biznesowych i infrastruktury tak, aby były gotowe na nieoczekiwaną sytuację.
- Odzyskiwanie — konfigurowanie rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania dla aplikacji, systemów i sieci; określanie, które systemy należy traktować priorytetowo w razie awarii; oraz wybór zewnętrznego dostawcy, który w razie potrzeby zapewni dodatkową pomoc i zasoby.
- Plan awaryjny — tworzenie kroków określających, co zrobić, jeśli dojdzie do zakłóceń. Obejmuje to ustalenie łańcucha decyzyjnego z kluczowymi osobami i określenie ich odpowiedzialności w zakresie komunikacji, technologii, umów z podmiotami zewnętrznymi oraz organizację tymczasowych przestrzeni.
Miej to na uwadze na każdym etapie planowania, aby Twój plan BCP obejmował cały zakres działalności firmy.
Mając na uwadze te trzy kluczowe elementy, wykonaj poniższe kroki, aby zacząć tworzyć plan ciągłości działania biznesu:
- Przeprowadź analizę wpływu na biznes (BIA), która bada obecne funkcje biznesowe, procesy i technologię. Analiza pomoże wykryć potencjalne luki, ryzyka i zagrożenia, z którymi możesz się spotkać. Dzięki temu łatwiej określisz obszary do poprawy i to, co trzeba potraktować priorytetowo. Po analizie możesz też rozważyć dodatkowe inwestycje w technologię.
- Określ i przypisz odpowiedzialność za to, kto będzie podejmować decyzje, działać i wspierać działania w razie kryzysu. Te osoby wykonają niezbędne kroki, będą punktami kontaktu, zbiorą zasoby i pokierują działaniami, aby ograniczyć przestoje w dotkniętych funkcjach biznesowych.
- Określ alternatywne sposoby komunikacji na wypadek, gdyby standardowe kanały komunikacji zostały zakłócone przez awarię lub przestój.
- Przygotuj zapasowy sprzęt na wypadek uszkodzeń lub awarii, aby zapobiec zatrzymaniu krytycznych funkcji biznesowych.
- Poznaj i stosuj standardy ciągłości działania biznesu, czyli wymagania prawne i regulacyjne ustalone dla danej branży. Mogą być pomocne przy określaniu kroków, które trzeba podjąć w sytuacjach takich jak naruszenie zabezpieczeń lub utrata danych.
Stworzenie planu to nie ostatni krok — aby ciągłość działania biznesu stała się ważną częścią Twojej organizacji, potrzebujesz też zarządzania ciągłością działania biznesu.
Czym jest zarządzanie ciągłością działania biznesu?
Zarządzanie ciągłością działania biznesu obejmuje procesy, które wdrażasz, aby utworzyć i utrzymywać plan ciągłości działania biznesu. Powinno zawierać następujące elementy:
- Tworzenie zasad określających zakres, cele i zasady ciągłości działania biznesu. Zawsze trzeba mieć na uwadze klienta, aby dobrze udokumentować, które funkcje krytyczne dla biznesu mogą wpływać na klientów i kto odpowiada za komunikację z obsługą klienta w razie awarii lub zakłóceń.
- Tworzenie zespołów ds. ciągłości działania biznesu w całej organizacji, które mogą komunikować i egzekwować wdrożone zasady oraz procedury. Te osoby będą brać udział w bieżących przeglądach i testach, aby upewnić się, że wszystko i wszyscy są odpowiednio przygotowani na wystąpienie zdarzenia.
- Wspieranie kultury ciągłości działania biznesu poprzez edukowanie całej organizacji na temat zagrożeń, zasad i dostępnej dokumentacji. Zapewnianie ciągłych szkoleń to ważny sposób na zwiększanie świadomości i zbieranie danych, które pozwalają wykryć luki lub obszary wymagające poprawy.
- Utrzymywanie aktualnych standardów zgodności i dobrych rozwiązań, aby procesy, przepływy pracy i pracownicy działali zgodnie z właściwymi standardami branżowymi dotyczącymi danych. Jeśli firma nie nadąża za zmianami i dojdzie do nieoczekiwanego zakłócenia, rośnie ryzyko większych strat finansowych, kosztów prawnych i kar.
Śledzenie wszystkich stale rozwijających się elementów planu ciągłości działania biznesu może być trudne dla rozwijającej się organizacji. Aby zmniejszyć potrzebny czas i wysiłek, wiele firm inwestuje w rozwiązania z zakresu ciągłości działania biznesu.
Jakie rozwiązania z zakresu ciągłości działania biznesu warto rozważyć?
Rozwiązania z zakresu ciągłości działania biznesu, które wybierzesz, powinny odpowiadać potrzebom Twojej organizacji. W zależności od branży, w której działasz, wielkości firmy i kluczowych funkcji biznesowych znajdziesz wiele dostępnych narzędzi i zasobów. Opcje te obejmują:
- Rozwiązania do przechowywania w chmurze zapewniają bezpieczne, zdalne miejsce do tworzenia kopii zapasowych, uruchamiania przepływów pracy i aplikacji oraz przechowywania danych. Jeśli dojdzie do naruszeń lub błędów powodujących utratę danych, możesz uzyskać z chmury wszystko, czego potrzebujesz.
- Narzędzia do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych służą do kopiowania danych, aplikacji i systemów w infrastrukturze IT. Jeśli w trakcie awarii coś zostanie usunięte, uszkodzone lub wyłączone, możesz to przywrócić i zminimalizować przestoje. Te rozwiązania oferują różne opcje tworzenia kopii zapasowych, w tym automatycznie według harmonogramu, natychmiast lub w razie potrzeby.
- Narzędzia do wirtualizacji, które replikują środowiska i obszary robocze. Jeśli dojdzie do awarii lub problemów z urządzeniami, pracownicy nadal mogą uzyskiwać dostęp do swoich aplikacji i wykonywać procesy jak zwykle, co zmniejsza przestoje, które mogą wpływać na usługi.
- Umowy z dostawcami zewnętrznymi, takimi jak odzyskiwanie po awarii jako usługa (DRaaS) i tworzenie kopii zapasowych jako usługa. Zgodnie z umową dostawca może tworzyć kopie zapasowe danych, hostować Twoją infrastrukturę IT i oferować wsparcie w razie awarii. Te usługi są zazwyczaj oferowane w modelu subskrypcji lub płatności za użycie i obejmują wsparcie ze strony ekspertów ds. IT i cyberbezpieczeństwa.
- Narzędzia do ujednoliconej komunikacji wspierające współpracę w całej organizacji. Dzięki jednej platformie do łączenia pracowników pierwszego kontaktu, konsultantów obsługi klienta i innych kluczowych członków zespołów odpowiedzialnych za ciągłość działania łatwiej jest informować wszystkich na bieżąco o zakłóceniach oraz zarządzać zmianami i harmonogramami, aby mieć pewność, że dostępne są odpowiednie osoby.
Ciągłość działania biznesu powinna być priorytetem dla każdej rozwijającej się firmy, która chce zadbać o bezpieczeństwo swoich pracowników, technologii i danych. Aby wesprzeć proces planowania, dostępnych jest kilka rozwiązań, które ułatwiają planowanie ciągłości działania biznesu. Chociaż nie da się przewidzieć ani zapobiec każdej awarii, dzięki odpowiednim narzędziom, solidnemu planowi i dobrze przygotowanemu zespołowi strategia ciągłości działania biznesu może oszczędzić czas, pieniądze i zasoby w całej organizacji.
Dowiedz się więcej
• Tworzenie planu ciągłości działania biznesu
• Ciągłość działania biznesu i odzyskiwanie po awarii
Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie działalności biznesowej, jej prowadzenie i dalszy rozwój.
Zacznij pracę z platformą Microsoft 365
To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365