De ruggengraat van veerkrachtige organisaties: bedrijfscontinuïteit ontrafeld
Een slimme werkplek inschakelen met Microsoft Teams
Ontdek de slimme manier om te vergaderen, bellen, chatten en samen te werken.
Wat is bedrijfscontinuïteit?
Het maakt niet uit in welk type bedrijf je werkt, onverwachte verstoringen kunnen altijd optreden. Storingen, natuurrampen, problemen in de toeleveringsketen, cyberincidenten, defecte apparatuur en andere fysieke en technische problemen kunnen je vermogen om te functioneren en te groeien allemaal verstoren.
Om ervoor te zorgen dat je bedrijf klaar is voor onverwachte gebeurtenissen, moet je weten wat je moet doen als het misgaat, en daar komt bedrijfscontinuïteit om de hoek kijken. Lees verder voor meer informatie over bedrijfscontinuïteit, inclusief herstel bij noodgevallen, en wat je in je bedrijfscontinuïteitsplan moet opnemen. Kom ook meer te weten over bedrijfscontinuïteitsbeheer en bedrijfscontinuïteitsoplossingen.
Wat is bedrijfscontinuïteit en waarom is het belangrijk?
Bedrijfscontinuïteit is de mate waarin een organisatie voorbereid is om tijdens verstoringen te blijven functioneren. Bedrijfscontinuïteit is belangrijk omdat het de mogelijke impact van een verstoring op klanten, medewerkers en partners verkleint.
Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) hebben - met daarin de analyse, technologie, documentatie, training, belangrijke teamleden en procedures voor het oplossen van mogelijke crisissituaties - is essentieel om bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Een BCP bevat doelen die zijn gericht op het minimaliseren van de mogelijke impact van een crisis op de financiën en reputatie van een bedrijf, en op het naleven van industriële, regionale en wereldwijde nalevingsstandaarden en regelgeving.
Wat is het verschil tussen bedrijfscontinuïteit en herstel bij noodgevallen?
Hoewel bedrijfscontinuïteit en herstel bij noodgevallen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn het niet hetzelfde.
Herstel bij noodgevallen is een belangrijk onderdeel van een bedrijfscontinuïteitsplan en richt zich specifiek op systemen, gegevens en IT-infrastructuren. Het omvat technologie, strategieën en processen voor het opslaan, herstellen en terugzetten van gegevens en het beschermen tegen cyberdreigingen.
Om ervoor te zorgen dat een BCP helpt om downtime te verminderen, risico's te beperken en problemen zoals gegevensverlies en -beschadiging op te lossen, zijn maatregelen voor herstel bij noodgevallen cruciaal. Hoewel beide processen, mensen en technologie omvatten, biedt bedrijfscontinuïteit een veel bredere scope om alle stappen te omvatten die nodig zijn om de bedrijfsvoering in elk onderdeel van een bedrijf te behouden.
Wat moet er in een bedrijfscontinuïteitsplan staan?
Er zijn drie onderdelen van een bedrijfscontinuïteitsplan om rekening mee te houden:
- Veerkracht - bedrijfsfuncties en infrastructuren ontwikkelen zodat ze voorbereid zijn op een onverwachte situatie.
- Herstel: back-up- en hersteloplossingen instellen voor je apps, systemen en netwerken; bepalen welke systemen voorrang moeten krijgen in het geval van een ramp; en een externe leverancier kiezen voor extra hulp en resources als dat nodig is.
- Noodscenario's - stappen maken voor wat je moet doen als er een verstoring optreedt. Hierbij hoort ook het opzetten van een hiërarchische structuur met belangrijke mensen en het definiëren van hun verantwoordelijkheden op het gebied van communicatie, technologie, contracten met derden en het coördineren van tijdelijke werkplekken.
Houd dit bij elke stap in het planningsproces in gedachten om ervoor te zorgen dat je BCP het volledige bereik van je bedrijf dekt.
Met deze drie belangrijke onderdelen in gedachten kun je de volgende stappen nemen om te beginnen met het opstellen van je bedrijfscontinuïteitsplan:
- Voer een business impact-analyse (BIA) uit, waarmee je je huidige bedrijfsfuncties, processen en technologie onderzoekt. Een analyse brengt mogelijke kwetsbaarheden, risico's en bedreigingen aan het licht die je kunt tegenkomen. Dit helpt bij het identificeren van gebieden van verbetering en wat prioriteit moet krijgen. Na een analyse kun je ook overwegen om extra te investeren in technologie.
- Breng in kaart wie welke verantwoordelijkheden heeft en wijs die toe voor delegeren, optreden en ondersteunen in geval van een crisis. Deze personen voeren de nodige stappen uit, zijn aanspreekpunt, verzamelen resources en begeleiden de inspanningen om downtime voor getroffen bedrijfsfuncties te minimaliseren.
- Bepaal alternatieve vormen van communicatie voor het geval je standaard communicatiemiddelen worden getroffen door een storing of downtime.
- Zorg voor reserveapparatuur voor het geval er schade optreedt of er storingen zijn, zodat bedrijfskritieke functies niet stil komen te liggen.
- Begrijp en volg bedrijfscontinuïteitsnormen, die wettelijke en regelgevende vereisten zijn die voor een branche zijn vastgesteld. Deze zijn handig bij het bepalen welke stappen je moet nemen in scenario's zoals een beveiligingslek of gegevensverlies.
Een plan maken is niet de laatste stap - om bedrijfscontinuïteit een belangrijk onderdeel van je organisatie te maken, heb je ook bedrijfscontinuïteitsbeheer nodig.
Wat is beheer van bedrijfscontinuïteit?
Bedrijfscontinuïteitsbeheer omvat de processen die je hebt ingesteld om je bedrijfscontinuïteitsplan in te stellen en te onderhouden. Het moet het volgende bevatten:
- Het maken van beleid waarin het bereik, doelstellingen en uitgangspunten van bedrijfscontinuïteit worden vastgelegd. Hierbij moet je altijd de klant in gedachten houden, zodat je hebt vastgelegd welke bedrijfskritieke functies van invloed kunnen zijn op klanten en wie betrokken is bij de communicatie met klantenservice in geval van een storing of verstoring.
- Bedrijfscontinuïteitsteams samenstellen in je hele organisatie die het beleid en de procedures die zijn ingevoerd kunnen communiceren en handhaven. Deze werknemers nemen deel aan doorlopende beoordelingen en tests om ervoor te zorgen dat alles en iedereen goed is voorbereid op een incident.
- Ondersteuning van een cultuur van bedrijfscontinuïteit door je hele organisatie te informeren over risico's, beleid en documentatie die beschikbaar is. Het aanbieden van doorlopende training is een belangrijke manier om het bewustzijn te vergroten en gegevens te verzamelen om te zien of er hiaten of gebieden zijn die moeten worden verbeterd.
- Het onderhouden van up-to-date nalevingsstandaarden en aanbevolen procedures om ervoor te zorgen dat je processen, werkstromen en werknemers allemaal binnen de juiste industrienormen werken als ze betrekking hebben op gegevens. Als een bedrijf niet bijblijft en er een onverwachte verstoring optreedt, bestaat het risico op hogere financiële schade, juridische kosten en boetes.
Het bijhouden van alle voortdurend veranderende onderdelen van een bedrijfscontinuïteitsplan kan een uitdaging zijn voor een groeiende organisatie. Om de benodigde tijd en inspanning te verminderen, investeren veel bedrijven in bedrijfscontinuïteitsoplossingen.
Welke oplossingen voor bedrijfscontinuïteit moet ik overwegen?
De oplossingen voor bedrijfscontinuïteit die je kiest, moeten passen bij de behoeften van je organisatie. Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, de grootte van je bedrijf en je bedrijfskritische functies, vind je een breed scala aan software en resources beschikbaar. Deze opties omvatten:
- Cloudopslagoplossingen, waarmee je een veilige externe locatie hebt om back-ups te maken van workflows en toepassingen en om ze uit te voeren, en om gegevens op te slaan. Als er een inbreuk of fout is die gegevensverlies veroorzaakt, kun je in de cloud toegang krijgen tot wat je nodig hebt.
- Back-up- en herstelhulpprogramma's voor het maken van kopieën van de gegevens, toepassingen en systemen binnen je IT-infrastructuur. Als iets wordt verwijderd, beschadigd of afgesloten tijdens een verstoring, kun je het herstellen en de downtime beperken. Deze oplossingen bieden verschillende opties voor het uitvoeren van back-ups, waaronder automatisch volgens een schema, direct of wanneer dat nodig is.
- Virtualisatiehulpprogramma's die omgevingen en werkplekken repliceren. Als er een storing of problemen met een apparaat zijn, kunnen medewerkers nog steeds toegang krijgen tot hun toepassingen en processen normaal uitvoeren, waardoor downtime wordt beperkt die van invloed kan zijn op services.
- Contracten met externe leveranciers, zoals disaster-recovery-as-a-service (DRaaS) en back-up-as-a-service. Op basis van je overeenkomst kan een leverancier gegevensback-ups uitvoeren, je IT-infrastructuur hosten en ondersteuning bieden in het geval van een ramp. Deze services worden meestal aangeboden met een abonnement of een model voor betalen per gebruik en bevatten ondersteuning van IT- en cybersecurity-experts.
- Uniforme communicatiehulpprogramma's ter ondersteuning van samenwerking binnen je hele organisatie. Met één platform om eerstelijnsmedewerkers, klantenservicemedewerkers en andere belangrijke leden van je continuïteitsteam met elkaar te verbinden, is het makkelijker om iedereen op de hoogte te houden van verstoringen en diensten en roosters te beheren, zodat de juiste mensen beschikbaar zijn.
Bedrijfscontinuïteit moet een prioriteit zijn voor elk groeiend bedrijf dat de veiligheid en beveiliging van medewerkers, technologie en gegevens wil waarborgen. Ter ondersteuning van het planningsproces zijn er verschillende oplossingen beschikbaar om bedrijfscontinuïteitsplanning makkelijker te maken. Hoewel je niet elke verstoring kunt voorspellen of voorkomen, kan bedrijfscontinuïteit met de juiste hulpprogramma's, een solide plan en een goed geïnformeerd team je tijd, geld en resources besparen binnen je hele organisatie.
Meer informatie
• Je bedrijfscontinuïteitsplan ontwikkelen
• Bedrijfscontinuïteit en herstel na noodgevallen
Het Microsoft 365-team is gericht op het delen van resources om je te helpen je bedrijf te starten, te runnen en te laten groeien.
Aan de slag met Microsoft 365
Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo krijg je overal en altijd meer gedaan.
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen