De beginnershandleiding voor het zakelijk gebruik van BPMN
Wat is BPMN?
Zien is geloven. Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Vertel het me niet, laat het me zien. Het zijn idiomen zoals deze die BPMN (Business Process Modeling Notation) enorm populair hebben gemaakt in veel verschillende soorten bedrijven, branches en bedrijfstakken. Maar wat is BPMN precies en hoe werkt het?
Kortom, BPMN is een gestandaardiseerde stroomdiagrammethode waarmee je eenvoudig te begrijpen diagrammen kunt maken en delen. Deze diagrammen kunnen de stappen van een bedrijfsproces visueel modelleren van begin tot eind.
Voorbeeld van BPMN-diagram voor een adreswijzigingsproces (hierboven)
Hoewel er verschillende methoden zijn voor het modelleren van processen, is BPMN snel de feitelijke standaard geworden voor procesmodellering en niet zonder reden.
Wat zijn de mogelijkheden?
Een van de grootste voordelen van BPMN is dat je er stroomdiagrammen mee kunt maken die zo simpel of zo complex zijn als nodig is. Dit maakt het voor zakelijke belanghebbenden op alle niveaus (technisch of niet-technisch) gemakkelijk om ze te begrijpen.
Die eigenschap verklaart waarschijnlijk waarom BPMN zo populair is. Uit een enquête uit 2016 bleek dat 64% van de bedrijven geïnteresseerd is in het invoeren van BPMN om hun bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. Voor de meeste bedrijven is het doel simpel: geld besparen door kosten te verlagen en de productiviteit te verbeteren.
Waarom is dit nodig?
De inzet is hoog. Kijk eens naar deze cijfers uit een enquête onder bedrijven uit 2018:
- 37% van de respondenten gaf aan dat hun organisatie meerdere bedrijfsprocesprojecten op hoog niveau heeft lopen
- 93% van de organisaties in de enquête houdt zich bezig met talloze procesverbeteringsprojecten
- 79% zei dat ze processoftwareprogramma's gebruikten om de processen te modelleren die ze analyseerden en van plan waren om te wijzigen
- Daarnaast was 65% van de ondervraagden het ermee eens of helemaal eens dat BPMN-processen en -technologieën hun organisatie hebben geholpen om de efficiëntie, veelzijdigheid en klanttevredenheid te verbeteren
- Maar de meerderheid (52%) van de respondenten zei dat ze hun bedrijfsprocessen maar af en toe modelleren of documenteren
Naast het verbeteren van de efficiëntie zijn er nog andere relevante redenen om het werk aan bedrijfsprocessen te ondersteunen, zoals:
- Toename van de klanttevredenheid
- Verbetering van de reactiesnelheid van de organisatie
- Verbetering van de coördinatie en aansturing binnen het bedrijf
- Introductie van een nieuw product of een nieuwe bedrijfslijn
- Voldoen aan nieuwe regelgeving
- Reageren op unieke gebeurtenissen zoals een fusie of overname
Van IT, financiële dienstverlening, verzekeringen en productie tot onderwijs, telecommunicatie, retail, computers en software, elk bedrijf kan profiteren van verbeterde bedrijfs- of organisatorische processen.
Hoe wordt BPMN gebruikt?
Het doel van BPMN is om iedereen een duidelijk beeld te geven van een proces van begin tot eind. Het biedt een visueel pad waarmee de hiaten worden overbrugd, met de reeks bedrijfsactiviteiten die nodig zijn om van het ene uiteinde van een proces naar het andere te komen.
Hier zijn enkele voordelen die bedrijven kunnen benutten met behulp van BPMN:
- Eenvoudigere communicatie en samenwerking om een doel te bereiken
- Eenvoudige visuele weergave van de stappen
- Mogelijkheid om aan te passen op basis van de rollen van belanghebbenden (bijvoorbeeld analisten, procesdeelnemers, managers, ontwikkelaars, externe teams en consultants)
- Problemen identificeren in de processen die mogelijk een oplossing nodig hebben
- Inzicht in mogelijke verbeterpunten
- Resultaten van hogere kwaliteit stimuleren
Voorbeelden van procesmodellering
Bedrijfsgericht
Veel professionals en organisaties willen een zeer hoog niveau, op mensen gericht proces modelleren. In dat geval is het gebruik van een handvol symbolen voldoende en is er minder diepgaande kennis van BPMN nodig, dus is de notatie eenvoudig. Omgekeerd kunnen deze modellen ook worden aangepast om zeer gedetailleerd te zijn voor IT en andere technische belanghebbenden.
Hier volgen slechts enkele voorbeelden van de typen processen die deze stroomdiagrammen visueel kunnen weergeven:
- Het afhandelen van klachten via de klantenservice
- Producten online verkopen
- Productiewerkstroom
- Verzekeringsclaims verwerken
- Stroomdiagrammen voor het aannemen van personeel
- Onboardingmethoden
Voorbeeld van de Diagram van de BPMN-procesgateway
Probeer Visio 1 maand gratis uit
Na je gratis proefperiode van één maand worden de toepasselijke abonnementskosten in rekening gebracht. Creditcard vereist. Je kunt op elk gewenst moment opzeggen om toekomstige kosten te voorkomen.
Technisch georiënteerd
Zoals eerder vermeld, kun je de diagrammen zo gedetailleerd maken als nodig is. Bijvoorbeeld: het weergeven van IT-gerichte processtromen, coderen en meer:
- B2B-webservices
- De uitvoering van code binnen een programma visualiseren
- De structuur van een website of toepassing illustreren
- Zien hoe bezoekers door een website navigeren
- De gegevensstroom weergeven in systemen zoals gegevensinvoer, processors en communicatienetwerken
In complexere versies kun je complexe zakelijke gebeurtenissen modelleren, zoals berichten, timers, bedrijfsregels en foutvoorwaarden. Laten we eens kijken naar meer van deze complexe versies van BPMN.
Elementen en symbolen in BPMN 2.0
BPMN-notatie heeft vijf basiscategorieën van elementen en daarbinnen veel verschillende vormen en symbolen. Hier is een kort overzicht:
Stroomobjecten
Deze tonen gedrag in een bedrijfsproces en omvatten:
- Activiteiten: werk dat wordt uitgevoerd of taken van een persoon of systeem (weergegeven als een rechthoek met afgeronde hoeken).
- Gebeurtenissen: wat er tijdens een proces gebeurt: start, tussendoor en einde (weergegeven als cirkels).
- Gateways: geef het pad naar de volgordestroom in een proces weer (weergegeven als ruiten). Extra details kunnen beslispunten omvatten.
Gegevensobjecten
Deze bieden informatie over de gegevens in een proces. Gegevens worden op vier manieren weergegeven:
- Gegevensinvoer (weergegeven als een pagina met één hoek omgevouwen en pijl-rechts) zijn taken die afhankelijk zijn van gegevens. Ze kunnen pas verdergaan nadat specifieke gegevens zijn verzameld.
- Gegevensuitvoer (weergegeven als een pagina met één hoek omgevouwen en effen pijl-rechts) worden gebruikt om weer te geven wanneer het proces gegevens genereert.
- Gegevensverzameling (weergegeven als een pagina met één hoek omgevouwen met drie ononderbroken lijnen in het midden onderaan) is elke handeling van het verzamelen van gegevens die vereist is in het proces (bijvoorbeeld een enquête).
- Gegevensarchieven (weergegeven als een container) worden gebruikt als een plaats voor het verzamelen van gegevens die zijn opgehaald uit het proces.
Objecten verbinden
Deze verbinden de stroomobjecten met elkaar of andere informatie en geven de stroom van een proces weer:
- Volgordestromen (met een pijl-rechts) geven de volgorde weer van de uitgevoerde activiteiten.
- Berichtstromen (weergegeven als een onderbroken pijl-rechts met een cirkel aan de linkerkant) geven berichten en de volgorde van de stroom tussen deelnemers weer.
- Koppelingen (weergegeven als een stippellijn) koppelen tekst en artefacten aan een gebeurtenis.
Zwembanen
Deze term vertegenwoordigt pools en banen.
- Pool: de 'container' voor één proces.
- Banen: hiermee worden activiteiten in de groep geclassificeerd. Ze worden horizontaal of verticaal weergegeven en verdelen de pool in secties om de verantwoordelijkheid en de locatie van gebeurtenissen weer te geven.
Artefacten
Deze geven extra details over het proces. Er zijn twee soorten artefacten:
- Groups: deze worden weergegeven als vakken met inkepingen en omringen een groep elementen om aan te geven dat ze aan elkaar gerelateerd zijn.
- Tekstaantekeningen: dit zijn gewoon notities (voorafgegaan door één vierkante haak links) die lezers gemakkelijk kunnen zien zonder te analyseren. Ook wel opmerkingen genoemd.
Vereenvoudig BPMN met software
Als het gaat om het maken van je stroomdiagram, hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden, vooral niet als je net begint met BPMN.
Met een softwarehulpprogramma kun je de diagrammen sneller maken en je bedrijfsprocesmodel effectiever maken. Zorg ervoor dat je software kiest waarmee je:
- Snel kunt beginnen met diagrammen maken door eenvoudig professionele diagrammen te maken. BPMN-stroomdiagrammen met kant-en-klare sjablonen en voorbeelden.
- Geef je diagrammen een professionele, aantrekkelijke uitstraling met vooraf gemaakte thema's en effecten.
- Maak gebruik van intuïtieve mogelijkheden zoals slepen en neerzetten, uitlijnen en positioneren, en automatisch verbinden om diagrammen efficiënter te maken.
- Werk in een inhoudsecosysteem dat de kernset BPMN 2.0-vormen en meer biedt, met honderden grafisch verschillende symbolen.
- Beschik over een ondersteuningsniveau waarmee zowel basis-BPMN-diagrammen als gedetailleerdere diagrammen met uitzonderingslogica, informatie over resources en rollen, basisgegevensstroominformatie en communicatie-informatie tussen deelnemers kunnen worden gemaakt.
- Controleer op fouten door je diagram te valideren aan de hand van 76 logische regels voor visuele correctheid op basis van de BPMN 2.0-standaard. Er wordt een lijst met problemen weergegeven die je kunt bekijken.
- Laad je eigen aangepaste set logistieke regels voor visuele correctheid.
- Deel je werk eenvoudig als een beveiligde webkoppeling, bijlage, afbeelding of PDF, en beantwoord opmerkingen online.
- Samenwerken met anderen door middel van cocreatie, opmerkingen en aantekeningen.
- Werk samen met je team aan diagrammen om één versie van de waarheid te behouden en versieconflicten te minimaliseren.
- Bekijk wie aan specifieke onderdelen van het diagram werkt, ontvang meldingen over wijzigingen en kies wanneer je deze wijzigingen wilt samenvoegen in een hoofdbestand.
- Integreer diagrammen met gekoppelde gegevens in Power BI-dashboard. Deze integratie kan helpen om operationele en business intelligence te ondersteunen, zodat je het totaalbeeld beter begrijpt.
- Automatiseer werkstromen voor bedrijfsprocessen zelf, versnel het maakproces en geef IT meer tijd om zich te richten op strategische initiatieven
- Open diagrammen vanaf vrijwel elke locatie in een browser of iPad-app®.
Tips om aan de slag te gaan
Van bestaande proceseigenaren van bedrijven tot analisten, het is een voordeel om je bedrijfsprocessen te vereenvoudigen, ongeacht hoe eenvoudig of complex ze zijn. Als de informatie wat overweldigend lijkt, houd dan dit in gedachten: je kunt een eenvoudig BPMN-stroomdiagram maken en daar vervolgens op voortbouwen.
Als je het in actie wilt zien, zijn er genoeg sjablonen en instructievideo's die je helpen een eenvoudig diagram te maken. Daarna kun je wat details toevoegen naarmate je er meer vertrouwd mee raakt. Je vind meer informatie over het gebruik van BPMN-conforme processen en software met deze stapsgewijze handleiding.
Het Microsoft 365-team is gericht op het delen van resources om je te helpen je bedrijf te starten, te runnen en te laten groeien.
Aan de slag met Visio
Visualiseer en communiceer ideeën, informatie en processen vrijwel overal, op elk apparaat, met behulp van Visio.
Verwante inhoud
Productiviteit
Het meest effectieve stroomdiagram kiezen
Productiviteit
Tips voor het in kaart brengen van je netwerkdiagram
Productiviteit
De productiviteit een boost geven met toewijzing en automatisering van processen
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen