Maak een visuele weergave van een bedrijfsproces of processtroomschema dat toekomstige workflowgebeurtenissen definieert.
Hoe het in kaart brengen van processen kan bijdragen aan het succes van je bedrijf
Wat is procestoewijzing?
Procestoewijzing kan helpen om een bedrijfsproces of een processtroomschema te maken dat een reeks gebeurtenissen in de toekomstige workflow definieert en vaak een visuele weergave is. Daarna stellen proceskaarten leiders en projectmanagers in staat om teams samen te brengen, mensen te helpen begrijpen waar ze passen in een project en hoe hun werk anderen beïnvloedt, wat uiteindelijk toewerkt naar een succesvol resultaat.
Proceskaarten definiëren meestal een nieuw proces of verbeteren een bestaand proces. Met procestoewijzingssoftware kan iedereen een visuele weergave van een project maken.
Voordelen van procestoewijzing
Met de kracht om een proces van begin tot eind visueel te zien en te begrijpen, komen verbeterpunten voor efficiëntie al snel in beeld. Deze transparantie is van cruciaal belang, met name in een post-pandemie-omgeving waar flexibiliteit een noodzaak is. Daarnaast kan een processtroomdiagram je helpen bij het:
- Zorg voor procesdocumentatie, naleving en controle.
- Een visueel project van begin tot eind bekijken.
- Deel details op een visuele manier die meteen duidelijk zijn, zodat de inhoud eenvoudig aan het management kan worden overgebracht.
- Breng complexiteit en redundantie in kaart, evenals mogelijke problemen en oplossingen.
- Herstructureer processen in stappen met behulp van een eenvoudig te begrijpen systeem.
- Zie hoe teamleden met elkaar verbonden zijn, zodat zinvollere interacties makkelijker worden bevorderd.
- Geef je team een referentiekader om strategischere vragen te stellen en te beantwoorden en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
- Maak een bibliotheek met stroomdiagrammen die je kunt gebruiken, hergebruiken en opnieuw kunt inzetten zodra er nieuwe projecten ontstaan.
- Betere producten en services leveren aan klanten.
Manieren om procestoewijzing te gebruiken
Of je nu werkt in een industriële omgeving, op kantoor, in een magazijn of in een zorginstelling, procestoewijzing helpt je team beter te begrijpen hoe het werk aansluit op andere projecten. Voor elk klein bedrijf kan procestoewijzing helpen om direct verbeterpunten te identificeren, en ook wanneer je klant-, productie- of voorraadproblemen moet aanpakken. De pandemie heeft ervoor gezorgd dat steeds meer mensen hybride en op afstand zijn gaan werken, dus teams moeten snel en efficiënt kunnen zien hoe projecten met elkaar verbonden zijn.
Er zijn twee manieren om procestoewijzing te gebruiken: processtroom en bedrijfsproces. Bekijk beide, zodat je kunt bepalen wat het beste is voor jouw project.
Processtroom
Een processtroomdiagram helpt de relaties tussen de onderdelen van een project of een sector in kaart te brengen. Het helpt je standaarden en procedures vast te leggen of kan worden gebruikt als leidraad voor taken. Daarnaast helpt het ervoor te zorgen dat teams elke stap van je workflow in de voorgeschreven volgorde volgen.
Processtroomdiagrammen documenteren of verbeteren een proces, of modelleren gewoon een nieuw proces. Wanneer processtroomdiagrammen worden gemaakt met procestoewijzingssoftware, kun je klikbare symbolen maken die uitvouwen voor extra details per fase van het proces. Dus voordat je een workflow of een bedrijfsstroomschema met taken opstelt, kun je het beste je totale proces uitwerken in een stroomdiagram.
Bedrijfsproces
Voorbeeld van een afbeelding van een processtroom
Bedrijfsproces
Microsoft 365 Copilot
Bespaar tijd en focus je op de belangrijkste zaken met AI in Microsoft 365 voor bedrijven.
Bedrijfsprocestoewijzing brengt je proces in kaart. Van begin tot eind laat het zien wat er moet gebeuren om het einddoel te bereiken. De procedure omvat de benodigde deelnemers, hun taken en hun voltooiingsdatums. Het geeft je teamleden een waarom, een reden om te geloven en inzicht in de grotere doelen. Het laat de reikwijdte van hun rol zien, waarom ze essentieel zijn voor het proces en hoe al je teamleden samenwerken om het project af te ronden.
Net als alle procestoewijzingsdiagrammen gebruikt bedrijfsprocestoewijzing symbolen die kunnen worden uitgebreid voor meer informatie om contactmomenten onderweg aan te geven.
Voorbeeld van bedrijfsprocesdiagram
Typen procestoewijzing
Omdat verschillende bedrijven en projecten hun eigen unieke behoeften hebben, zou het niet de beste inzet van het hulpprogramma zijn om voor alle projecten dezelfde stijl processtroomschema te gebruiken. Er zijn dus verschillende typen procestoewijzingen voor meer gespecialiseerde behoeften. Neem een kijkje om te bepalen wat geschikt is voor je project.
- Gedetailleerde procestoewijzing. Gedetailleerde procestoewijzing legt de kleinste details van een project vast in de vorm van een proceskaart en biedt een technisch beeld van de exacte stappen, inclusief de invoer, uitvoer, metrische gegevens en mensen die nodig zijn om het proces te voltooien. Verminder verwarring, maak afhankelijkheden zichtbaar en bereid je team voor om te beginnen en gefocust te blijven. Gedetailleerde proceskaarten zijn meestal gekoppeld aan de proceskaart op hoofdniveau, de hoofdkaart of de primaire proceskaart.
- Documentprocestoewijzing. De invoer en uitvoer van een project definiëren. Door de informatie in kaart te brengen die in elke fase nodig is, evenals de uitvoer (of tastbare items of diensten) die aan het project zijn gekoppeld, krijg je beter inzicht in wat je team nodig heeft en in de uiteindelijke resultaten. Door een documentproceskaart toe te voegen aan een gedetailleerde proceskaart krijg je inzicht in de variabelen en beslissingen die invloed kunnen hebben op je werk.
- Procestoewijzing op hoog niveau. Een overzicht bieden van de processen en doelstellingen van een organisatie. Voor projecten kun je aangeven van welke afdelingen en bijbehorende rollen je vertegenwoordiging nodig hebt. Door middel van procestoewijzingssoftware kan elke afdeling of rol klikbaar worden gemaakt voor een gedetailleerdere weergave van de behoeften van het project.
- Gerenderde procestoewijzing. Door je huidige en toekomstige processen in kaart te brengen, krijg je een overzicht van vogelvluchtperspectief van je organisatie of project. Met dit overzicht kun je nieuwe manieren vinden om werk te stroomlijnen, kritieke belanghebbenden en verbindingspunten te identificeren, werkrelaties te verbeteren en een proces te maken dat de tijd en talenten van je team optimaal benut.
- Swimlane-/crossfunctionele procestoewijzing. Afdelingen identificeren die bij een project betrokken zijn, het proces in stappen opdelen en resources toewijzen aan de juiste personen. Het is een geweldige manier om het proces op een nieuwe manier te bekijken, verbeterpunten te vinden en echte of mogelijke hiaten of overlappingen in het proces te signaleren, zodat je met vooruitziende blik kunt plannen.
- Procestoewijzing van een waardeketen. Teamleden een overkoepelend beeld geven van je project. Het is een eenvoudige kaart met niet-gekoppelde vakken waarmee je in één oogopslag een proces kunt visualiseren. Daardoor zie je welke belanghebbenden je moet opnemen in een project om te begrijpen hoe een project zal verlopen.
- VSM-toewijzing(Value Stream Process). De stappen illustreren, analyseren en verbeteren die nodig zijn om een product of service te leveren, terwijl ook verspilling wordt opgespoord en geëlimineerd. Een belangrijk onderdeel van lean-methodologie: VSM bekijkt de stroom van processtappen en informatie van bron tot levering aan de klant. Het wordt meestal gebruikt door bedrijven die tastbare goederen voor consumenten produceren.
- Toewijzing van activiteitsproces. Hiermee laat je de activiteiten met en zonder toegevoegde waarde binnen een proces zien. Het VSM-hulpprogramma helpt je vast te stellen wanneer en waar deze activiteiten plaatsvinden, zodat je de synergie tussen belanghebbenden kunt identificeren, waar mogelijk is om waarde toe te voegen die er eerder niet was.
Toewijzing van werkstroomproces
Wanneer je een procesdiagram maakt in de 'flow'-indeling, bevat het geen Unified Modeling Language (UML)-symbolen. In plaats daarvan gebruikt het informatieve notaties of woorden. Het is een geweldige oplossing als je communiceert met mensen die de UML-symbolen niet begrijpen of liever woorden dan symbolen gebruiken.
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kost tijd, maar het is de moeite waard. Door iedereen in je team inzicht te geven in een visie, een proces en de bijbehorende taken, of gewoon in hoe je bedrijf werkt, kun je duidelijke kaders scheppen, rollen en verantwoordelijkheden afbakenen en iedereen laten weten wat ze moeten weten en wanneer. En als je denkt dat procestoewijzing alleen geschikt is voor een bedrijf dat tastbare resultaten oplevert, denk dan nog eens na.
In 2018 publiceerden de U.S. National Library of Medicine en de National Institutes of Health een artikel over het belang van procestoewijzing in de Gezondheidszorg. Volgens het rapport hielp procestoewijzing zorgprofessionals door hen te helpen:
- Leren en een gedeeld begrip te krijgen
- Verbeteringsmogelijkheden te identificeren
- Belanghebbenden bij het project te betrekken
- Doelstellingen van een project te definiëren
- Projectvoortgang te bewaken
- Een eenvoudige planningsmethode te verkrijgen
Procestoewijzingsdiagrammen te maken die centraal staan
Dus, ongeacht wat voor soort bedrijf je runt, of het nu softwareontwikkeling, Gezondheidszorg, bouw of marketing is, procestoewijzing kan je helpen slimmer te werken en op koers te blijven. Voor eigenaren van kleine bedrijven die zich aanpassen aan werken in een wereld na de pandemie, helpt procestoewijzing om elk proces, elke strategie en elke taak te optimaliseren, wat zorgt voor meer efficiëntie, lagere kosten, betere zakelijke besluitvorming en groei. Bovendien kan het je team helpen om samen te werken vanuit een gedeelde visie, zodat iedereen het beste voor het bedrijf en je klanten kan doen.
Microsoft Visio maakt eenvoudig gepersonaliseerde visualisaties om gegevens te ordenen, inzichten te delen, eenvoudig te begrijpen diagrammen te presenteren en je procestoewijzing tot leven te brengen. Lees meer in deze stapsgewijze handleiding voor het maken van diagrammen met procestoewijzingssoftware.
Het Microsoft 365-team is gericht op het delen van resources om je te helpen je bedrijf te starten, te runnen en te laten groeien.
Aan de slag met Visio
Visualiseer en communiceer ideeën, informatie en processen vrijwel overal, op elk apparaat, met behulp van Visio.
Verwante inhoud
Technologie voor bedrijven
Zes voordelen van generatieve AI voor kleine bedrijven
Bedrijfsproductiviteit
AI gebruiken om productiever en efficiënter te werken
Technologie voor bedrijven
AI en productiviteit: AI-hulpprogramma's gebruiken om de werknemerservaring te verbeteren
Bedrijfsproductiviteit
Een handleiding voor Agile DevOps voor het MKB
Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je belasting- of financieel adviseur om je persoonlijke situatie door te nemen.
Microsoft 365 volgen