Alle vijf fasen van de levenscyclus van een project beheren met visuele hulpmiddelen

Een geslaagde uitvoeringsfase is afhankelijk van een geslaagde planningsfase. Daarom is een van de beste visuele hulpprogramma's voor het uitvoeren van complexe projecten ook zeer geschikt voor plannen: een stroomdiagram.  

Functiestroomdiagrammen helpen projectmanagers bijvoorbeeld om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het bereiken van bepaalde mijlpalen en wat de taakafhankelijkheden zijn. Bij sommige projecten werken mogelijk verschillende teams ook aan andere aspecten van het project. Dit soort diagrammen helpen om dit, en meer, te definiëren.   

Met zwembanen worden bijvoorbeeld de personen gedefinieerd die bij elke taak zijn betrokken, terwijl fasevakken de tijdlijn of mijlpaal vertegenwoordigen. 

Zodra het project is gestart en wordt uitgevoerd, is het nuttig om een deelbaar stroomdiagram te gebruiken om iedereen op de hoogte te houden. Teamleden kunnen ook opmerkingen plaatsen bij het diagram. Op deze manier kunnen, indien nodig, context of updates worden toegevoegd. De klikbare shapes kunnen worden uitgevouwen om extra informatie weer te geven, maar ze kunnen ook worden gekoppeld aan externe gegevens, zoals een database of spreadsheet.  

In dit stadium krijg je al veel voor elkaar, maar het blijft cruciaal om elke taak te blijven bewaken zodat zich geen onverwachte situaties voordoen. Een van de voordelen van online visuals en aan gegevens gekoppelde diagrammen is dat de projectvoortgang heel gemakkelijk kan worden gedeeld met anderen, zelfs met mensen die niet direct betrokken zijn bij het project. 

Software voor het maken van diagrammen biedt eenvoudige sjablonen voor statusrapporten. Met deze rapporten kunnen projectmanagers bepalen wat de essentiële punten zijn om deze vervolgens te delen met managers en externe klanten of belanghebbenden. 

Het bijhouden van meerdere documenten tijdens het proces, van een SWOT-analyse tot een stroomdiagram, kan helpen om het project op koers te houden. Je kunt scope creep helpen voorkomen door de oorspronkelijke doelen en producten van het project goed in de gaten te houden. 

Sommige software voor het maken van diagrammen werkt ook goed met automatiseringssoftware, zodat je de werkstroom van je project kunt ontwerpen en vervolgens automatische triggers kunt instellen, zoals een melding wanneer een taak is voltooid. 

Je bent klaar. Zodra je team alle producten heeft voltooid, is het project klaar. In deze laatste fase is het echter belangrijk om even de tijd te nemen voor een evaluatie. Als je gedurende het hele proces duidelijke en gedetailleerde visuals hebt gemaakt, kun je veel eenvoudiger terugkijken en zien wat heeft gewerkt en wat niet. 

Plan een evaluatiebijeenkomst met teamleden en belanghebbenden. Bespreek zowel de successen als de uitdagingen. Ook hier kun je gebruikmaken van een extra hulpmiddel voor het maken van diagrammen: gebruik een van de passende projectsjablonen om te helpen feedback en ideeën uit je vergadering vast te leggen.  

Sla alle documentatie op een centrale locatie op, zodat deze later weer beschikbaar is als resource. 

Al die nauwgezette planning en documentatie lijkt misschien wat overdreven, maar het helpt wel. Het gebruik van visuele hulpprogramma's voor plannen, communiceren en bijhouden, is een van de betrouwbaarste manieren om je project in het gareel, binnen het budget en op tijd te houden.