Ryggraden i motstandsdyktige organisasjoner: Avmystifisering av forretningskontinuitet
Gjør en smart arbeidsplass mulig med Microsoft Teams
Oppdag den smarte måten å holde møter, ringe, chatte og samarbeide på.
Hva er forretningskontinuitet?
Uansett hvilken bransje du er i, kan uventede avbrudd skje. Avbrudd, naturkatastrofer, svikt i forsyningskjeden, cyberhendelser, utstyrsfeil og andre fysiske og tekniske problemer kan alle forstyrre evnen din til å fungere og vokse.
For å sikre at bedriften din er forberedt på uventede hendelser, må du vite hva du skal gjøre når ting går galt – og det er her forretningskontinuiteten kommer inn i bildet. Les videre for å finne ut mer om forretningskontinuitet, inkludert nødgjenoppretting, og hva du bør inkludere i forretningskontinuitetsplanen. Finn også ut mer om ledelse av forretningskontinuitet og løsninger for forretningskontinuitet.
Hva er forretningskontinuitet og hvorfor er det viktig?
Forretningskontinuitet er en organisasjons beredskap til å fortsette å fungere i tider med avbrudd. Forretningskontinuitet er viktig fordi den reduserer den potensielle virkningen av et avbrudd på kunder, ansatte og partnere.
Å ha en forretningskontinuitetsplan (BCP) – som inkluderer analyse, teknologi, dokumentasjon, opplæring, nøkkelteammedlemmer og prosedyrer for å løse potensielle krisesituasjoner – er avgjørende for å sikre forretningskontinuitet. En BCP inkluderer mål som fokuserer på å minimere den potensielle innvirkningen av en krise på selskapets økonomi og omdømme – og opprettholde bransje-, regionale og globale standarder og forskrifter for forskriftssamsvar.
Hva er forskjellen på forretningskontinuitet og katastrofeberedskap?
Selv om forretningskontinuitet og katastrofeberedskap ofte brukes om hverandre, er de ikke det samme.
Nødgjenoppretting er en viktig del av en forretningskontinuitetsplan og fokuserer spesielt på systemer, data og IT-infrastrukturer. Det omfatter teknologi, strategier og prosesser for sikring, gjenoppretting og gjenvinning av data og beskyttelse mot cybertrusler.
For at en BCP skal lykkes med å redusere nedetid, begrense risikoer og utbedre problemer som datatap og korrupsjon, er nødgjenopprettingstiltak avgjørende. Selv om begge involverer prosesser, personer og teknologi, har forretningskontinuitet et mye bredere omfang som omfatter trinnene som er nødvendige for å opprettholde driften på tvers av alle deler av en bedrift.
Hva bør inkluderes i en forretningskontinuitetsplan?
Det er tre komponenter i en forretningskontinuitetsplan du bør vurdere:
- Motstandsdyktighet – utvikling av forretningsfunksjoner og infrastrukturer for å være forberedt på en uventet situasjon.
- Gjenoppretting – konfigurere løsninger for sikkerhetskopiering og gjenoppretting for programmer, systemer og nettverk; bestemme hvilke systemer som skal prioriteres i tilfelle en katastrofe; og velge en tredjepartsleverandør for ytterligere hjelp og ressurser om nødvendig.
- Beredskap – opprette trinn for hva du skal gjøre hvis det oppstår et avbrudd. Dette inkluderer å sette opp en kommandokjede med nøkkelpersoner og definere ansvarsområdene deres når det gjelder kommunikasjon, teknologi, tredjepartskontrakter og koordinering av midlertidige lokaler.
Husk på disse i hvert trinn i planleggingsprosessen for å sikre at forretningskontinuitetsplanen din dekker hele omfanget av virksomheten din.
Med disse tre nøkkelkomponentene i tankene, følg følgende trinn for å begynne å utarbeide forretningskontinuitetsplanen din:
- Kjør en forretningsinnvirkningsanalyse (BIA), som undersøker dine nåværende forretningsfunksjoner, prosesser og teknologi. En analyse avdekker potensielle sårbarheter, risikoer og trusler du kan støte på. Dette bidrar til å identifisere forbedringsområder og hva du skal rangere. Etter en analyse kan du også vurdere å gjøre ytterligere teknologiinvesteringer.
- Skisser og tilordne ansvar for hvem som skal delegere, handle og støtte i tilfelle en krise oppstår. Disse personene skal utføre alle nødvendige trinn, være kontaktpersoner, samle ressurser og veilede innsatsen for å minimere nedetid for berørte forretningsfunksjoner.
- Fastsett alternative kommunikasjonsformer i tilfelle dine standard kommunikasjonskanaler påvirkes av avbrudd eller nedetid.
- Forbered sikkerhetskopieringsutstyr i tilfelle skade eller driftsstans for å hindre at forretningskritiske funksjoner stopper.
- Forstå og følg standarder for forretningskontinuitet, som er juridiske og forskriftsmessige krav som fastsettes for en bransje. Disse er nyttige når du skal fastslå hvilke trinn du må utføre i scenarioer som sikkerhetsbrudd eller tap av data.
Opprettelse av en forretningskontinuitetsplan er ikke det siste trinnet – for å gjøre forretningskontinuitet til en viktig del av organisasjonen, trenger du også administrasjon av forretningskontinuitet.
Hva er administrasjon av forretningskontinuitet?
Administrasjon av forretningskontinuitet omfatter prosessene du innfører for å konfigurere og vedlikeholde forretningskontinuitetsplanen. Den bør inkludere følgende:
- Opprettelse av policyer som definerer omfanget, målsettingene og prinsippene for forretningskontinuitet. Disse bør alltid ta hensyn til kunden for å sikre at du har dokumentert hvilke forretningskritiske funksjoner som kan påvirke kunder, og hvem som er involvert i kundeservicekommunikasjon ved utfall eller driftsforstyrrelser.
- Sammensetning av forretningskontinuitetsteam i hele organisasjonen som kan kommunisere og håndheve policyer og prosedyrer som er på plass. Disse ansatte tar del i løpende gjennomganger og tester for å sikre at alt og alle er riktig forberedt på en hendelse.
- Støtte en kultur for forretningskontinuitet ved å gi hele organisasjonen opplæring i risikoer, policyer og tilgjengelig dokumentasjon. Å tilby kontinuerlig opplæring er en viktig måte å øke bevisstheten og samle inn data på for å se om det er noen mangler eller områder som trenger forbedring.
- Vedlikehold av oppdaterte standarder for forskriftssamsvar og anbefalte fremgangsmåter for å sikre at prosesser, arbeidsflyter og ansatte fungerer innenfor de riktige bransjestandardene som gjelder data. Hvis en bedrift ikke holder seg oppdatert og det oppstår et uventet avbrudd, er det en risiko for økte økonomiske tap, saksomkostninger og bøter.
Å holde oversikt over alle delene av en forretningskontinuitetsplan som er i stadig utvikling kan være overveldende for en voksende organisasjon. For å redusere tiden og innsatsen det krever, investerer mange bedrifter i løsninger for forretningskontinuitet.
Hva slags løsninger for forretningskontinuitet bør jeg vurdere?
Løsningene for forretningskontinuitet du velger bør være basert på organisasjonens behov. Avhengig av bransjen du befinner deg i, størrelsen på bedriften din og de forretningskritiske funksjonene dine, finner du et utvalg av tilgjengelig programvare og ressurser. Disse alternativene inkluderer:
- Skybaserte lagringsløsninger, som gir en sikker, ekstern plassering for sikkerhetskopiering og kjøring av arbeidsflyter og programmer, i tillegg til å lagre data. Hvis det oppstår et sikkerhetsbrudd eller en feil som forårsaker tap av data, kan du få tilgang til det du trenger fra skyen.
- Verktøy for sikkerhetskopiering og gjenoppretting for å lage kopier av dataene, programmene og systemene i IT-infrastrukturen din. Hvis noe slettes, skades eller avsluttes under et avbrudd, kan du gjenopprette det og minimere nedetid. Disse løsningene tilbyr ulike alternativer for å kjøre sikkerhetskopiering, inkludert automatisk etter en tidsplan, umiddelbart eller etter behov.
- Virtualiseringsverktøy som replikerer miljøer og arbeidsområder. Hvis det oppstår driftsstans eller enhetsproblemer, kan ansatte fortsatt få tilgang til programmene sine og kjøre prosesser som normalt, noe som reduserer nedetid som kan påvirke tjenestene.
- Kontrakter med tredjepartsleverandører, for eksempel nødgjenoppretting som en tjeneste (DRaaS) og sikkerhetskopiering som en tjeneste. Basert på avtalen din kan en leverandør kjøre sikkerhetskopiering av data, være vert for IT-infrastrukturen din og tilby støtte i tilfelle en katastrofe. Disse tjenestene tilbys vanligvis med et abonnement eller en forbruksbetalt modell og inkluderer støtte fra IT- og cybersikkerhetseksperter.
- Samordnede kommunikasjonsverktøy for å støtte samarbeid på tvers av hele organisasjonen. Med én plattform for å koble Frontlinjearbeidere, kundeserviceagenter og andre nøkkelmedlemmer i kontinuitetsteamene dine, er det enklere å holde alle oppdatert på forstyrrelser og administrere skift og tidsplaner for å sikre at de riktige personene er tilgjengelige.
Forretningskontinuitet bør prioriteres for alle voksende bedrifter som ønsker å ivareta sikkerheten for ansatte, teknologi og data. For å støtte planleggingsprosessen finnes det flere tilgjengelige løsninger for å gjøre planlegging av forretningskontinuitet enklere. Selv om du ikke kan forutse eller forhindre alle forstyrrelser, kan forretningskontinuitet spare deg for tid, penger og ressurser på tvers av organisasjonen din med de riktige verktøyene, en solid plan og et opplært team.
Mer informasjon
• Utvikle forretningskontinuitetsplanen din
• Forretningskontinuitet og katastrofeberedskap
Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.
Kom i gang med Microsoft 365
Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.
Forretningsinnsikt og ideer utgjør ikke profesjonell rådgivning om skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365