Veiledning for nybegynnere om bruk av modelleringsnotasjon for forretningsprosesser i bedriften
Hva er BPMN?
Å se er å tro. Et bilde sier mer enn tusen ord. Vis meg, ikke fortell meg. Det er slike idiomer som har gjort Business Process Modeling Notation (BPMN) svært populær på tvers av mange ulike typer bedrifter, bransjer og yrker. Men hva er egentlig BPMN, og hvordan fungerer det?
I et nøtteskall er BPMN en standardisert flytskjema-metode som lar deg opprette og dele diagrammer som er enkle å forstå. Disse diagrammene kan visuelt modellere trinnene i en forretningsprosess fra ende til ende.
Eksempel på BPMN-prosessdiagram for adresseendring (ovenfor)
Selv om det finnes flere metoder for å modellere prosesser der ute, har BPMN raskt blitt de facto-standarden for prosessmodellering, og det med god grunn.
Hva er mulighetene?
En av de viktigste fordelene med BPMN ligger i evnen til å produsere flytskjemaer som er så enkle eller så komplekse som nødvendig. Dette gjør det enkelt for interessenter i bedriften på alle nivåer (tekniske eller ikke-tekniske) å forstå dem.
Det er denne kvaliteten som sannsynligvis forklarer populariteten til BPMN. En undersøkelse fra 2016 viste at 64 % av bedriftene er interessert i å ta i bruk BPMN for å forenkle forretningsprosessene sine. Målet er enkelt for de fleste bedrifter: spare penger ved å redusere kostnader og forbedre produktiviteten.
Hvorfor er det nødvendig?
Det står mye på spill. Se på disse tallene fra en 2018-undersøkelse av bedrifter:
- 37 % av respondentene rapporterte at organisasjonene deres har flere forretningsprosessprosjekter på høyt nivå i gang
- 93 % av organisasjonene i undersøkelsen er engasjert i en rekke prosessforbedringsprosjekter
- 79 % sa at de brukte prosess-programvareverktøy til å modellere prosessene de analyserte og planlegger å endre
- I tillegg er 65 % av de som ble undersøkt enige eller sterkt enige om at BPMN-prosesser og -teknologier har hjulpet organisasjonene med å forbedre effektiviteten, allsidigheten og kundetilfredsheten
- De fleste (52 %) av respondentene sa imidlertid at de bare av og til modellerer eller dokumenterer forretningsprosessene sine
I tillegg til å øke effektiviteten, kan andre relevante motivasjoner for å støtte arbeid med forretningsprosesser inkludere:
- Øke kundetilfredsheten
- Forbedre organisasjonens reaksjonsevne
- Forbedre forretningskoordinering og -kontroll
- Introdusere et nytt produkt eller en ny forretningslinje
- Overholde nye forskrifter
- Håndtere unike hendelser som en fusjon eller et erverv
Fra IT, bank og finans, forsikring og produksjon, til utdanning, telekommunikasjon, detaljhandel, datamaskiner og programvare, kan alle bedrifter dra nytte av forbedrede forretnings- eller organisasjonsprosesser.
Hvordan brukes BPMN?
Målet med BPMN er å gi alle en klar oversikt over en prosess fra start til slutt. Den bidrar til å gi en visuell bane som bygger bro over gapene og viser sekvensen av forretningsaktiviteter som kreves for å komme fra den ene enden av en prosess til den andre.
Her er noen av fordelene bedrifter kan dra nytte av ved å bruke BPMN:
- Enklere kommunikasjon og samarbeid for å nå et mål
- Enkel visuell fremstilling av trinnene
- Mulighet til å tilpasse basert på interessentenes roller (f.eks. analytikere, prosessdeltakere, ledere, utviklere, eksterne team og konsulenter)
- Identifisere problemer i prosessene som kan trenge en løsning
- Innsikt i potensielle områder for forbedring
- Bidra til resultater av høyere kvalitet
Eksempler på prosessmodellering
Forretningsorientert
Mange fagpersoner og organisasjoner ønsker å modellere en svært overordnet og personsentrert prosess. I dette tilfellet krever det mindre dyptgående kunnskap om BPMN å holde seg til en håndfull symboler, så notasjonen er enkel. Derimot kan disse modellene også justeres slik at de blir svært detaljerte for IT- og andre tekniske interessenter.
Her er bare en håndfull eksempler på hvilke typer prosesser disse flytskjemaene kan vise visuelt:
- Håndtering av kundeklager via anrop
- Selge produkter på nettet
- Produksjonsarbeidsflyt
- Behandling av forsikringskrav
- Flytskjemaer for rekruttering
- Pålastingsmetoder
Eksempel på BPMN-prosess med gatewaydiagram
Prøv Visio gratis i én måned
Når den kostnadsfrie prøveperioden på én måned utløper, belastes du for det gjeldende abonnementsgebyret. Kredittkort er nødvendig. Avbryt når som helst for å stoppe fremtidige belastninger.
Teknisk orientert
Som nevnt tidligere, kan du lage diagrammer så detaljerte som nødvendig. For eksempel vise IT-sentriske prosessflyter, koding og mer:
- B2B-nettjenester
- Visualisere kjøringen av kode i et program
- Illustrere strukturen i et nettsted eller program
- Se hvordan besøkende navigerer på et nettsted
- Vise flyten av data i systemer som dataregistrering, prosessorer og kommunikasjonsnettverk
I mer kompliserte versjoner kan du modellere komplekse forretningshendelser, for eksempel meldinger, tidtakere, forretningsregler og feilbetingelser. La oss utforske flere av disse kompliserte versjonene av BPMN.
Elementer og symboler i BPMN 2.0
BPMN-notasjon har fem grunnleggende kategorier av elementer, og i disse er det mange forskjellige figurer og symboler. Her er en rask oversikt:
Flytobjekter
Disse viser virkemåte i en forretningsprosess og inkluderer:
- Aktiviteter: Arbeid utført eller oppgaver for en person eller et system (vises som et rektangel med avrundede hjørner).
- Hendelser: Hva skjer under en prosess: Start, Mellomliggende og Slutt (vises som sirkler).
- Gateways: Viser sekvensflytbanen i en prosess (vist som diamanter). Ytterligere detaljer kan inkludere avgjørelsespunkter.
Dataobjekter
Disse tilbyr informasjon om dataene i en prosess. Data representeres på fire måter:
- Inndata (vist som en side med ett hjørne bøyd og en høyrepil) er oppgaver som er dataavhengige. De kan ikke komme videre før bestemte data er samlet inn.
- Utdata (vist som en side med ett hjørne bøyd og en heltrukken høyrepil) brukes til å vise når prosessen genererer data.
- Datainnsamling (vist som en side med ett hjørne bøyd og tre heltrukne linjer nederst i midten) er enhver form for datainnsamling som kreves i prosessen (f.eks. en undersøkelse).
- Datalagere (vist som en beholder) brukes som et sted for å samle inn data som hentes fra prosessen.
Koblingsobjekter
Disse kobler flytobjektene til hverandre eller annen informasjon, og viser flyten i en prosess:
- Sekvensflyter (vist som en heltrukken høyrepil) viser rekkefølgen på aktivitetene som utføres.
- Meldingsflyter (vist som en stiplet pil til høyre med en sirkel på venstre side) viser meldinger og flytrekkefølgen mellom deltakerne.
- Tilknytninger (vist som en prikket linje) kobler tekst og artefakter til en hendelse.
Svømmebaner
Denne termen representerer puljer og baner.
- Pulje: «beholderen» for én enkelt prosess.
- Baner: Disse klassifiserer aktivitet i puljen. De vises vannrett eller loddrett, og deler opp puljen i inndelinger for å vise ansvar og plasseringen av hendelser.
Artefakter
Disse gir ekstra detaljer om prosessen. Det finnes to typer artefakter:
- Grupper: Disse vises som hakkede bokser og omslutter en gruppe elementer for å vise at de er relatert.
- Tekstmerknader: Dette er bare notater (forutgått av en enkelt venstre hakeparentes) som leserne enkelt kan se uten å gå i dybden. Også kjent som kommentarer.
Forenkle BPMN med programvare
Når det gjelder å lage et flytskjema, er det ikke nødvendig å oppfinne hjulet på nytt, spesielt hvis du akkurat har kommet i gang med BPMN.
Ved hjelp av et programvareverktøy kan du opprette diagrammer raskere og gjøre forretningsprosessmodellen mer effektiv. Pass på at du velger programvare som gjør det mulig å:
- Kom raskt i gang med å lage diagrammer ved å enkelt opprette profesjonelle diagrammer. BPMN-flytskjemaer med ferdiglagde maler og eksempler.
- Gi diagrammene et profesjonelt, tiltalende utseende med ferdiglagde temaer og effekter.
- Dra nytte av intuitive funksjoner som dra og slipp, justering og plassering og automatisk tilkobling for å bygge diagrammer mer effektivt.
- Arbeid i et innholdsøkosystem som leverer kjernesettet med BPMN 2.0-figurer og mer, som utgjør hundrevis av grafisk forskjellige symboler.
- Ha et nivå av støtte som gjør det mulig å opprette både grunnleggende BPMN-diagrammer og mer detaljerte diagrammer med unntakslogikk, ressurs- og rolleinformasjon, grunnleggende informasjon om dataflyt og kommunikasjonsinformasjon mellom deltakerne.
- Sjekk for feil ved å validere diagrammet mot 76 logiske regler for visuell korrekthet basert på BPMN 2.0-standarden, og få en liste over problemer som du kan se gjennom.
- Last inn ditt eget egendefinerte sett med logiske regler relatert til visuell korrekthet.
- Del arbeidet ditt fritt som en sikker nettbasert kobling, et vedlegg, et bilde eller en PDF-fil og svar på kommentarer på nett.
- Samarbeid med andre ved hjelp av samtidig redigering, kommentering og merknader.
- Rediger diagrammer samtidig med teamet ditt for å opprettholde én enkelt versjon av sannheten og minimere versjonskonflikter.
- Se hvem som arbeider med bestemte deler av diagrammet, få varsler om endringer og velg når du vil flette disse endringene inn i en hovedfil.
- Integrer datakoblede diagrammer i et Power BI-instrumentbord. Denne integrasjonen kan bidra til å fremme operasjonell intelligens og forretningsanalyse, slik at du kan forstå helhetsbildet bedre.
- Automatiser arbeidsflyter for forretningsprosesser selv, få fart på opprettingsprosessen og gi IT mer tid til å fokusere på strategiske initiativer
- Få tilgang til diagrammer fra nesten hvor som helst i en nettleser eller iPad®-app.
Tips for å komme i gang
Fra prosessansvarlige i etablerte virksomheter til analytikere er det en fordel å forenkle forretningsprosessene dine, uansett hvor enkle eller komplekse de måtte være. Hvis informasjonen virker litt overveldende, husk på dette: du kan opprette et enkelt BPMN-flytskjema og deretter bygge videre på det derfra.
Hvis du vil se det i praksis, finnes det mange maler og veiledningsvideoer som hjelper deg med å opprette et grunnleggende diagram, og deretter kan du legge til noen detaljer etter hvert som du blir mer vant til det. Du kan lære mer om hvordan du bruker BPMN-kompatibel prosess og programvare i denne trinnvise veiledningen.
Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniser ideer, informasjon og prosesser fra så godt som overalt, på hvilken som helst enhet, med hjelp fra Visio.
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365