Lag en visuell fremstilling av en forretningsprosess eller et prosessflytdiagram som definerer fremtidige arbeidsflythendelser.
Hvordan prosesskartlegging kan hjelpe bedriften din med å lykkes
Hva er prosesskartlegging?
Prosesskartlegging kan hjelpe med å lage en forretningsprosess eller et prosessflytdiagram som definerer en rekkefølge av hendelser i den kommende arbeidsflyten og ofte er en visuell fremstilling. Deretter gjør prosesskart det mulig for ledere og prosjektledere å samle team, hjelpe folk med å forstå hvor de passer inn i et prosjekt, og hvordan arbeidet deres påvirker andre – og til slutt styre mot et vellykket resultat.
Prosesskart definerer vanligvis en ny prosess eller forbedrer en eksisterende. Med programvare for prosesskartlegging kan hvem som helst lage en visuell fremstilling av et prosjekt.
Fordeler med prosesskartlegging
Med muligheten til å se og forstå en prosess fra start til slutt vil områder med bedre effektivitet raskt bli synlige. Denne åpenheten er viktig, særlig i en tid etter pandemien der smidighet er en nødvendighet. I tillegg kan et prosessflytskjema hjelpe deg med å:
- Gi prosessdokumentasjon, samsvar og revisjon.
- Se et visuelt prosjekt fra start til slutt.
- Dele detaljer visuelt som kan forstås med en gang, og formidle innhold til ledelsen på en enkel måte.
- Fremheve kompleksitet og dobbeltarbeid, samt mulige problemer og løsninger.
- Omorganisere prosesser i trinn ved hjelp av et lettfattelig system.
- Se hvordan teammedlemmer er koblet sammen, noe som bidrar til mer meningsfulle samspill.
- Gi teamet et referansepunkt for å stille og svare på mer strategiske spørsmål og ta mer informerte beslutninger.
- Lage et bibliotek med flytskjemaer som kan brukes, gjenbrukes og tilpasses etter hvert som nye prosjekter oppstår.
- Levere bedre produkter og tjenester til kunder.
Måter å bruke prosesskartlegging på
Enten du jobber i et industrimiljø, på et kontor, på et lager eller i en helseinstitusjon, prosesskartlegging hjelper teamet med å forstå bedre hvordan arbeidet henger sammen med andre prosjekter. For enhver liten bedrift kan innføring av prosesskartlegging bidra til å identifisere områder som trenger forbedring umiddelbart, samt når kundesaker, produksjonsproblemer eller lagerutfordringer bør tas tak i. Pandemien har fått stadig flere til å gå over til hybrid- og fjernarbeid, så team må kunne se hvordan prosjekter henger sammen på en enkel, rask og effektiv måte.
Det finnes to måter å bruke prosesskartlegging på: prosessflyt og forretningsprosess. Ta en titt på begge, så du kan finne ut hvilken som passer for prosjektet.
Prosessflyt
Et prosessflytdiagram hjelper med å beskrive forholdene mellom komponentene i et prosjekt eller en bransje. Det hjelper deg med å etablere standarder og prosedyrer, eller kan brukes som en veiledning for oppgaver. I tillegg hjelper det med å sikre at team følger hvert trinn i arbeidsflyten i den rekkefølgen som er fastsatt.
Prosessflytdiagrammer dokumenterer eller forbedrer en prosess – eller modellerer ganske enkelt en ny prosess. Når prosessflytdiagrammer lages med programvare for prosesskartlegging, kan du bygge klikkbare symboler som utvides for å gi flere detaljer om hver fase i prosessen. Før du setter opp en arbeidsflyt eller et flytskjema for en forretningsflyt med oppgaver, bør du vurdere å skissere den overordnede prosessen i et flytdiagram.
Forretningsprosess
Eksempel på prosessflyt for bilde
Forretningsprosess
Microsoft 365 Copilot
Spar tid, og fokuser på tingene som betyr mest, med kunstig intelligens i Microsoft 365 for bedrifter.
Forretningsprosesskartlegging beskriver prosessen din. Fra start til slutt viser det hva som må skje for å nå sluttmålet. Prosedyren inkluderer nødvendige deltakere, oppgavene deres og datoene de skal være ferdige. Det gir teammedlemmene en hvorfor-følelse, en grunn til å tro på det, og innsikt i de større målene. Det viser omfanget av rollen deres, hvorfor de er viktige for prosessen, og hvordan alle teammedlemmene skal jobbe sammen for å fullføre prosjektet.
Som alle prosesskartleggingsdiagrammer bruker forretningsprosesskartlegging symboler med mulighet til å utvide for mer informasjon for å markere kontaktpunkter underveis.
Eksempel på forretningsprosesskart
Typer prosesskartlegging
Siden ulike virksomheter og prosjekter har egne, unike behov, ville det ikke vært den beste bruken av verktøyet å bruke samme type prosessflytskjema for alle prosjekter. Derfor finnes det flere typer prosesskartlegging for mer spesialiserte behov. Ta en titt for å finne ut hvilken som passer for prosjektet.
- Detaljert prosesskartlegging. Ved å formidle detaljene i et prosjekt i form av et prosesskart gir detaljert prosesskartlegging et teknisk blikk på de nøyaktige trinnene, inkludert inn- og utdata, måleverdier og personer som trengs for å fullføre prosessen. Reduser forvirring, vis avhengigheter, og forbered teamet på å starte prosjektet og holde fokus. Detaljerte prosesskart er vanligvis koblet til det overordnede, viktigste eller primære prosesskartet.
- Dokumentprosesskartlegging. Definere inn- og utdataene for et prosjekt. Ved å skissere informasjonen som trengs i hvert trinn, samt resultatene (eller konkrete gjenstander eller tjenester) knyttet til prosjektet, får du bedre forståelse av hva teamet trenger, og en idé om sluttresultatene. Å legge til et dokumentprosesskart i et detaljert prosesskart gir åpenhet om variablene og beslutningene som kan påvirke arbeidet ditt.
- Prosesskartlegging på høyt nivå. Gir en oversikt over en organisasjons prosesser og mål. For prosjekter kan du angi hvilke avdelinger og påfølgende roller du trenger representasjon fra. Gjennom programvare for prosesskartlegging kan hver avdeling eller rolle gjøres klikkbar for et mer detaljert blikk på prosjektets behov.
- Gjengitt prosesskartlegging. Ved å skissere nåværende og fremtidige prosesser kan du få et fugleperspektiv på hvordan organisasjonen eller prosjektet ditt fungerer. Denne oversikten kan hjelpe deg med å finne nye måter å effektivisere arbeidet på, identifisere kritiske interessenter og kontaktpunkter, forbedre samarbeidsforhold og skape en prosess som utnytter teamets tid og talenter.
- Svømmebane- / tverrfunksjonell prosesskartlegging. Å identifisere avdelinger som er involvert i et prosjekt, bryte prosessen ned i trinn og tildele ressurser til de rette personene. Det er en flott måte å se prosessen på en ny måte, finne forbedringsområder og peke ut reelle eller mulige hull eller overlapp i prosessen, slik at du får innsikt nok til å planlegge.
- Verdiskapende kjede-prosesskartlegging. Å gi teammedlemmer en overordnet oversikt over prosjektet ditt. Det er et enkelt kart med uforbundne bokser som lar deg visualisere en prosess med et øyekast. Ved å gjøre det vil du se hvilke interessenter som bør inkluderes i et prosjekt for å forstå hvordan prosjektet vil flyte.
- Verdistrømskartlegging (VSM). Illustrere, analysere og forbedre trinnene som kreves for å levere et produkt eller en tjeneste, samtidig som du finner og fjerner sløsing. En sentral del av lean-metodikk er at VSM ser på flyten av prosess-steg og informasjon fra opphav til levering til kunden. Det brukes som regel av selskaper som produserer fysiske varer for forbrukere.
- Aktivitetsprosesskartlegging. Viser aktiviteter med og uten verdiøkning i en prosess. Dette verktøyet for verdistrømskartlegging hjelper deg med å finne ut når og hvor disse aktivitetene skjer, og bidrar til å identifisere synergiene mellom interessenter der det er mulighet til å skape verdi som ikke fantes før.
Arbeidsflytprosesskartlegging
Når du oppretter et prosessdiagram i «flyt»-format, bruker du ikke symboler fra Unified Modeling Language (UML). I stedet brukes informasjonsnotasjoner eller ord. Det er en god løsning når du skal kommunisere med personer som ikke forstår UML-symbolene eller foretrekker ord framfor symboler.
Kartlegging av forretningsprosesser tar tid, men det er verdt det. Ved å gi alle på teamet en visjon, en prosess og oppgavene i den, eller bare en dypere forståelse av hvordan virksomheten fungerer, kan du etablere tydelige grenser, skissere roller og ansvar og gi alle beskjed om hva de trenger å vite, og når. Og hvis du tror prosesskartlegging bare passer for en virksomhet som leverer fysiske produkter, tro om igjen.
I 2018 publiserte U.S. National Library of Medicine og National Institutes of Health en artikkel om hvor viktig prosesskartlegging er i helsevesenet. Ifølge rapporten kom prosesskartlegging helsepersonell til gode ved å hjelpe dem med å:
- Lær og få en felles forståelse
- Identifiser forbedringsmuligheter
- Engasjer prosjektinteressenter
- Definer mål for et prosjekt
- Følg med på prosjektfremdriften
- Få en enkel metode for planlegging
Lag prosesskartleggingsdiagrammer som står i sentrum
Så uansett hvilken type virksomhet du leder, enten det er programvareutvikling, helsevesen, bygg og anlegg eller markedsføring, kan prosesskartlegging hjelpe deg med å jobbe smartere og holde deg på sporet. For småbedriftseiere som tilpasser seg til å jobbe i en verden etter pandemien, hjelper prosesskartlegging med å optimalisere alle prosesser, strategier og oppgaver, noe som gir mer effektivitet, lavere kostnader, bedre forretningsbeslutninger og vekst. I tillegg kan det hjelpe teamet ditt med å jobbe sammen mot en felles visjon, slik at alle kan gjøre sitt beste for virksomheten og kundene dine.
Microsoft Visio lager lett tilpassbare visualiseringer som organiserer data, formidler innsikt, presenterer diagrammer som er enkle å forstå, og gir prosesskartleggingen liv. Finn ut mer ved å se denne trinnvise veiledningen for å lage diagrammer med programvare for prosesskartlegging.
Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.
Kom i gang med Visio
Visualiser og kommuniser ideer, informasjon og prosesser fra så godt som overalt, på hvilken som helst enhet, med hjelp fra Visio.
Relatert innhold
Bedriftsteknologi
Seks fordeler med generativ kunstig intelligens for små bedrifter
Bedriftsproduktivitet
Slik bruker du kunstig intelligens til å bli mer produktiv og effektiv på jobb
Bedriftsteknologi
Kunstig intelligens og produktivitet: Slik bruker du KI-verktøy for å forbedre ansattopplevelsen
Bedriftsproduktivitet
En veiledning til Agile DevOps for små og mellomstore bedrifter
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.
Følg Microsoft 365