Kā nosūtīt lielus failus

Saņemt atpakaļ atgrieztu vai bloķētu e-pasta ziņojumu lielā pielikuma dēļ ir nepatīkami, un iemesls ir vienkāršs. Interneta pakalpojumu sniedzēji un e-pasta pakalpojumu sniedzēji ierobežo to failu lielumu, ko var augšupielādēt vai nosūtīt, lai milzīgi datu apjomi nesamazinātu viņu pakalpojumu ātrumu.

Ierobežojumi ir mazāki, nekā vairums cilvēku gaida. Outlook un iCloud apstājas pie 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail un AOL apstājas pie 25 MB. Divas detaļas faktisko ierobežojumu vēl vairāk samazina. E-pasta pielikumi pārsūtīšanas laikā tiek kodēti, kas tos palielina, tāpēc lielākais fails, kas faktiski ietilpst, ir aptuveni 75 procenti no norādītā ierobežojuma, un 25 MB ierobežojums ļauj nosūtīt aptuveni 18 MB lielu failu. Saņēmēja pakalpojumu sniedzējs arī piemēro savu ierobežojumu, tāpēc no tā, kurš no abiem ierobežojumiem ir mazāks, atkarīgs, vai jūsu ziņojums tiks piegādāts.

Pirms izvēlēties metodi, ir noderīgi zināt, kurā vietā atrodas jūsu fails. Daži aptuveni orientieri par failiem, ko mazajiem uzņēmumiem visbiežāk sūta: fotoattēls no tālruņa kameras aizņem dažus megabaitus un ir piemērots kā pielikums; prezentācija ar attēliem bieži ir 10 līdz 30 MB liela, tātad tieši, ņemot vērā ierobežojumu; īss video pārsniedz ierobežojumu jau pirmajā uzņemšanas minūtē; dizaina, CAD vai neapstrādāta attēla fails parasti aizņem simtiem megabaitu; savukārt mape ar skenētiem rēķiniem vai līgumiem ātri pieaug, tiklīdz pārsniedzat dažus desmitus lapu.

Praktiskais noteikums: visam, kas pārsniedz aptuveni 18 MB, vajadzīga saite, nevis pielikums, bet visam, kas pārsniedz dažus simtus megabaitu, konkrēti nepieciešama mākoņkrātuve.

Augšupielādējiet failu un pēc tam kopīgojiet saiti uz to. Šis ir augstākais no četriem ierobežojumiem — līdz 250 GB vienam failam — un tas darbojas gan vienam dokumentam, gan visai mapei. Saņēmējiem nav nepieciešams konts krātuves pakalpojumu sniedzējā, lai atvērtu saiti. Vienīgais, kam jāpievērš uzmanība, ir atļaujas, kopīgojot ārpus savas organizācijas, tāpēc svarīgi ir apzināti iestatīt piekļuvi. Ja esat jauns lietotājs, mākoņkrātuve mazajiem uzņēmumiem attiecas uz to, kā darbojas pamata pakalpojums.

Sadarbības rīki vienā vietā apvieno tērzēšanu, video sapulces un failu glabāšanu, un tie parasti ir integrēti ar mākoņkrātuvi, tāpēc faila nosūtīšana sarunas ietvaros prasa tikai vienu darbību. Šī ir ātrākā iespēja cilvēkiem, ar kuriem jau strādājat. Mīnuss ir tas, ka faili nonāk izkaisīti pa pavedieniem un vēlāk tos ir grūtāk atrast.

Šie pakalpojumi ļauj augšupielādēt failu un nosūtīt lejupielādes saiti, daži bez maksas, bet citi ar abonementu. Tie ir noderīgi, ja saņēmējs neizmanto jūsu ierastos rīkus. Pirms izmantojat kādu no tiem, pārbaudiet drošības protokolus, jo šajās vietnēs bieži nav spēcīgas drošības vai privātuma aizsardzības. Jebkam sensitīvam labāk izmantojiet savu mākoņkrātuves pakalpojumu sniedzēju.

Mapes saspiešana arhīvā vai liela arhīva sadalīšana daļās var palīdzēt failu iekļaut ierobežojuma robežās. Tomēr tas palīdz tikai nedaudz. Video, fotoattēli un PDF faili jau ir saspiesti, tāpēc tie gandrīz nesamazinās. Lielākajai daļai mazo uzņēmumu mākoņkrātuves saite nodrošina gandrīz visus gadījumus, bet pārējie ir situatīvi.

Mākoņa saites metode aizņem apmēram minūti. Vispirms saglabājiet failu mākoņkrātuvē vai velciet to uz mapi, kurā tas pieder. Otrkārt, gaidiet, līdz augšupielāde ir pabeigta, jo saite nedarbosies, kamēr fails nebūs pilnībā augšupielādēts. Treškārt, atlasiet kopīgošanas opciju — vai nu pogu Kopīgot dokumentā, vai ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila tā mapē. Ceturtkārt, pirms sūtīšanas iestatiet atļaujas: kas to var atvērt, vai var rediģēt vai tikai skatīt, un vai saitei jābeidzas pēc noteikta laika. Piektkārt, nosūtiet saiti pa e-pastu, tērzēšanā vai īsziņā.

Dažas e-pasta programmas to saīsina vēl vairāk. Pievienojiet pārāk lielu failu programmā Outlook, un tā piedāvā augšupielādēt failu pakalpojumā OneDrive un aizstāt pielikumu ar kopīgošanas saiti, kas nodrošina to pašu rezultātu, neizejot no iesūtnes. Pārbaudiet šīs saites atļaujas, ja saņēmējs ir ārpus jūsu organizācijas.

Mākoņkrātuvi ir vērts uzskatīt par noklusējumu, nevis par rezerves variantu, un iemesli sniedzas tālāk par faila lielumu. Vienkārša lietošana: nosūtiet e-pasta uzaicinājumu vai tiešu saiti, un saņēmējs noklikšķina, lai to atvērtu, bez nepieciešamības pēc konta. Drošība: ir iebūvēta failu šifrēšana, aizdomīgas pieteikšanās pārraudzība, izspiedējprogrammatūras noteikšana, vīrusu skenēšana, divfaktoru autentifikācija un ar paroli aizsargātas saites. Atļaujas: ierobežojiet, kas var skatīt, komentēt, rediģēt vai kopīgot tālāk — no viena cilvēka līdz grupai vai ikvienam, kam ir saite. Atkopšana: ja saņēmējs izdzēš failu, varat to atjaunot no atkritnes, un, ja tas tiek mainīts, varat atjaunot iepriekšējo versiju.

Dublēšana: faili paliek drošībā, ja dators tiek nozaudēts, nozagts vai avarē. Sadarbība: kopīgojiet vienreiz un strādājiet vienā un tajā pašā failā kopā, redzot labojumus to veikšanas brīdī. Mazāk vietas: fails aizņem mazāk vietas jūsu ierīcē un nemazina jūsu e-pasta kvotu. Izmaksas: lielākajā daļā pakalpojumu ir bezmaksas plāns, tāpēc nav iemesla maksāt par lielāku e-pasta ierobežojumu vai pārsūtīšanas abonementu. Kopā tās vienvirziena piegādi pārvērš par koplietojamu darba kopiju, kas parasti arī ir tas, ko sākotnēji vēlējāties.

Saites kopīgošana paplašina piekļuvi, tāpēc ir vērts ieviest dažus ieradumus. Mūsu ceļvedis par drošu failu koplietošanu mazajiem uzņēmumiem sīkāk apraksta aizsardzību, kas tam ir pamatā.

Ja fails ir sensitīvs, kopīgojiet to ar konkrētiem cilvēkiem, nevis ar jebkuru, kam ir saite. Iestatiet tikai skatīšanas atļaujas, ja vien adresātam nav jārediģē. Pievienojiet derīguma termiņu, lai saite beigtu darboties, kad projekts ir pabeigts, un paroli finanšu, juridiskiem vai klientu ierakstiem. Pirms jebkādas konfidenciālas informācijas augšupielādes bezmaksas pārsūtīšanas vietnē izlasiet, ko tā norāda par šifrēšanu un datu glabāšanas termiņu, jo daudzas saglabā failus ilgāk, nekā varētu šķist.

Koplietots fails parasti ir darba fails, un darbs sākas brīdī, kad saite tiek nosūtīta. Tieši tur noder AI palīdzība: tā var īsi apkopot garu līgumu vai pārskatu, lai kolēģim nebūtu jāizlasa četrdesmit lappuses, lai atrastu izmaiņas, sagatavot ziņojumu, kas pievienojams saitei, un informēt jūs par to, ko līdzstrādnieki ir rediģējuši jūsu prombūtnes laikā. Fails vairs nav kaut kas, ko nosūtāt pa e-pastu, bet kļūst par kaut ko, ko komanda apstrādā kopā.

Lielo failu sūtīšana vairs nav problēma brīdī, kad pārstājat tiem pievienot pielikumu. Pārvietojiet failu uz mākoņkrātuvi, iestatiet atļaujas atbilstoši tam, kam tam jābūt redzamam, un nosūtiet saiti. OneDrive sniedz mazajiem uzņēmumiem saiti kopā ar šifrēšanu, versiju vēsturi un piekļuvi, kam drīz beigsies derīgums, kas pēc noklusējuma padara koplietošanu drošu. Sāciet darbu ar OneDrive.