Kaip siųsti didelius failus

El. laiško, grąžinto arba užblokuoto dėl didelio priedo, matymas kelia nepatogumų, o priežastis yra paprasta. Interneto paslaugų teikėjai ir el. pašto paslaugų teikėjai riboja failų, kuriuos galite nusiųsti arba siųsti, dydį, kad didžiuliai duomenų kiekiai neleistų sulėtėti jų tarnyboms.

Ribos yra mažesnės, nei dauguma žmonių tikisi. „Outlook“ ir „iCloud“ sustoja ties 20 MB. „Gmail“, „Yahoo“, „ProtonMail“ ir AOL sustoja ties 25 MB. Dvi detalės dar labiau sumažina tikrąją ribą. El. pašto priedai perdavimui yra koduojami, todėl jų dydis išauga. Dėl to didžiausias failas, kuris iš tikrųjų telpa, yra maždaug 75 procentai nurodytos ribos, o 25 MB riba leidžia siųsti maždaug 18 MB failą. Gavėjo paslaugų teikėjas taip pat taiko savo ribą, todėl pranešimą lemia mažesnė iš dviejų ribų.

Prieš pasirenkant būdą, naudinga žinoti, kokio dydžio yra jūsų failas. Keletas apytikslių ribų, kurios taikomos dažniausiai mažų įmonių siunčiamiems failams: nuotrauka iš telefono kameros užima kelis megabaitus ir tinka kaip priedas; pateiktis su vaizdais dažnai užima 10–30 MB ir būna ties riba; trumpas vaizdo įrašas viršija limitą per pirmąją filmuotą minutę; dizaino, CAD arba neapdoroto vaizdo failas paprastai užima šimtus megabaitų; o nuskenuotų sąskaitų faktūrų ar sutarčių aplankas greitai padidėja, kai peržengiama kelių dešimčių puslapių riba.

Praktinė taisyklė: viskam, kas viršija maždaug 18 MB, reikia saito, o ne priedo, o viskam, kas viršija kelis šimtus megabaitų, reikia būtent debesies saugyklos.

Nusiųskite failą, tada bendrinkite saitą į jį. Tai didžiausia iš keturių ribų – iki 250 GB vienam failui, ir tinka vienam dokumentui arba visam aplankui. Gavėjams nereikia turėti saugyklos teikėjo paskyros, kad galėtų atidaryti saitą. Svarbiausia stebėti teises, kai bendrinate ne savo organizacijoje, todėl svarbu prieigą nustatyti tikslingai. Jei dar tik pradedate, temoje Debesies saugykla mažoms įmonėms paaiškinama, kaip veikia pati paslauga.

Bendradarbiavimo įrankiai sujungia pokalbius, vaizdo susitikimus ir failų saugyklą vienoje vietoje, o jie dažniausiai integruoti su debesies saugykla, todėl norint siųsti failą pokalbyje tereikia atlikti vos vieną veiksmą. Tai greičiausias pasirinkimas žmonėms, su kuriais jau dirbate. Trūkumas tas, kad failai pasklinda po gijas ir vėliau juos sunkiau rasti.

Šios tarnybos leidžia įkelti failą ir nusiųsti atsisiuntimo saitą. Kai kurios yra nemokamos, o kai kurios teikiamos pagal prenumeratą. Jos naudingos, kai gavėjas yra už jūsų įprastų įrankių ribų. Prieš naudodami patikrinkite saugos protokolus, nes šios svetainės dažnai neturi patikimų saugos ar privatumo apsaugos priemonių. Jei informacija slapta, naudokite savo debesies saugyklos teikėją.

Aplanko glaudinimas arba didelio archyvo padalijimas į dalis gali sumažinti failą iki ribos. Nors tai padeda tik šiek tiek. Vaizdo įrašai, nuotraukos ir PDF jau yra suglaudinti, todėl jie beveik nesumažėja. Daugumai mažų įmonių debesies saugyklos saitas tinka beveik visais atvejais, o likę atvejai priklauso nuo situacijos.

Debesies saito metodas trunka apie minutę. Pirmiausia įrašykite failą į savo debesies saugyklą arba nuvilkite jį į tinkamą aplanką. Tada palaukite, kol įkėlimas bus baigtas, nes saitas neveiks, kol failas nebus visiškai įkeltas. Trečia, pasirinkite bendrinimo parinktį: bendrinimo mygtuką dokumente arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą jo aplanke. Ketvirta, prieš siųsdami nustatykite teises: kas gali atidaryti, ar gali redaguoti, ar tik peržiūrėti, ir ar saitas turėtų galioti ribotą laiką. Penkta, išsiųskite saitą el. paštu, pokalbyje arba teksto žinute.

Kai kurios el. pašto programos tai dar labiau sutrumpina. Pridėjus per didelį failą programoje „Outlook“, ji pasiūlo nusiųsti failą į „OneDrive“ ir pakeisti priedą bendrinimo saitu, o tai duoda tą patį rezultatą neišeinant iš gautųjų laiškų aplanko. Patikrinkite to saito teises, jei gavėjas yra už jūsų organizacijos ribų.

Debesies saugyklą verta laikyti numatytuoju pasirinkimu, o ne atsarginiu variantu, ir priežastys daug platesnės nei failo dydis. Patogumas: siųskite kvietimą el. paštu arba tiesioginį saitą, o gavėjas jį atidarys net neturėdamas paskyros. Sauga: funkcijos apima failų šifravimą, įtartinų prisijungimų stebėjimą, išpirkos reikalaujančių programų aptikimą, virusų nuskaitymą, dviejų dalių autentifikavimą ir slaptažodžiu apsaugotus saitus. Teisės: apribokite, kas gali peržiūrėti, komentuoti, redaguoti ar pakartotinai bendrinti, nuo vieno žmogaus iki grupės arba bet kurio asmens, turinčio saitą. Atkūrimas: jei gavėjas panaikina failą, galite jį atkurti iš šiukšlinės, o jei jis jį pakeičia, galite grąžinti ankstesnę versiją.

Atsarginė kopija: failai išlieka saugūs, jei kompiuteris prarandamas, pavagiamas arba sugenda. Bendradarbiavimas: bendrinkite vieną kartą ir dirbkite kartu tame pačiame faile, matydami pakeitimus jiems vykstant. Mažiau vietos: failas užima mažiau vietos jūsų įrenginyje ir nenaudoja el. pašto kvotos. Kaina: dauguma paslaugų turi nemokamą planą, todėl nėra priežasties mokėti už didesnę el. pašto ribą ar siuntimo prenumeratą. Kartu tai paverčia vienkryptį pristatymą bendra darbo kopija, o būtent to dažniausiai ir norite nuo pat pradžių.

Bendrinant saitą prieiga tampa platesnė, todėl verta įdiegti kelis įpročius. Mūsų vadove apie saugų failų bendrinimą mažoms įmonėms išsamiau paaiškinamos už to slypinčios apsaugos priemonės.

Kai failas slapti, bendrinkite su konkrečiais žmonėmis, o ne su bet kuo, kas turi saitą. Nustatykite tik peržiūros teises, nebent gavėjui tikrai reikia redaguoti. Pridėkite galiojimo datą, kad saitas nustotų veikti, kai projektas bus baigtas, ir slaptažodį finansiniams, teisiniams arba klientų įrašams. Prieš nusiųsdami bet kokią konfidencialią informaciją į nemokamą perdavimo svetainę, perskaitykite, ką ji sako apie šifravimą ir saugojimą, nes daugelis išlaiko failus ilgiau, nei galėtumėte tikėtis.

Bendrinamas failas paprastai yra darbinis failas, o darbas prasideda tą pačią akimirką, kai išsiunčiamas saitas. Štai kur DI pagalba tampa naudinga: jis gali apibendrinti ilgą sutartį ar ataskaitą, kad kolegai nereikėtų skaityti keturiasdešimties puslapių ir ieškoti pakeitimo, parengti žinutę kartu su saitu ir supažindinti, ką bendradarbiai redagavo, kol buvote atsitraukę. Failas nustoja būti tuo, ką išsiuntėte el. paštu, ir tampa tuo, prie ko komanda kartu dirba.

Didelių failų siuntimas nustoja būti problema tą akimirką, kai nustojate juos prisegti. Perkelkite failą į debesies saugyklą, nustatykite leidimus pagal tai, kas turėtų jį matyti, ir išsiųskite saitą. „OneDrive“ mažoms įmonėms suteikia ne tik tokį saitą, bet ir šifravimą, versijų istoriją bei baigiančią galioti prieigą, todėl bendrinimas yra saugus pagal numatytuosius parametrus. Darbo su „OneDrive“ pradžia.