시각적 도구를 사용하여 프로젝트 라이프 사이클을 구성하는 5가지 단계를 관리하는 방법

성공적인 계획 단계가 선행되어야 성공적인 실행 단계를 진행할 수 있습니다. 복잡한 프로젝트를 실행하기 위한 최고의 시각적 도구는 계획 단계에서도 유용하게 사용할 수 있는 순서도입니다.  

예를 들어, 여러 부서가 참여할 수 있는 순서도는 프로젝트 관리자가 특정 마일스톤의 달성을 담당하는 담당자와 작업 간 종속성을 정의하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트의 여러 측면을 서로 다른 팀에서 담당하는 경우도 있습니다. 순서도 다이어그램은 이러한 프로젝트 상황도 정의할 수 있습니다.   

예를 들어, “수영장 레인” 다이어그램으로는 각 작업을 담당하는 사람들을 정의할 수 있고, “단계 상자” 다이어그램으로는 타임라인이나 마일스톤을 나타낼 수 있습니다. 

프로젝트를 시작하고 실행을 진행하고 있다면 공유 가능한 순서도를 관리하면 모든 관계자에게 최신 정보를 간편하게 공유할 수 있습니다. 팀원들은 다이어그램에 메모를 달고 필요에 따라 내용을 추가하거나 업데이트할 수 있습니다. 클릭 가능한 도형을 확장하면 추가 정보를 표시하거나 데이터베이스, 스프레드시트와 같은 외부 데이터로 연결되도록 할 수 있습니다.  

모니터링 단계에서는 프로젝트가 진행 중이므로 각 작업을 모니터링하여 뒤처지고 있는 작업이 없는지 확인하는 것이 중요합니다. 데이터가 연결된 온라인 시각적 다이어그램의 이점 중 하나는 관계자들은 물론 프로젝트와 직접적인 관련이 없는 사람들에게도 간편하게 진행 상황을 공유할 수 있다는 것입니다. 

다이어그램 소프트웨어에서 제공하는 간단한 상황 보고서 서식 파일을 사용하면 프로젝트 관리자가 중요한 요점만 추출하여 경영진, 외부 고객 또는 관계자들에게 공유할 수 있습니다. 

프로세스 전반에서 SWOT 분석과 순서도를 비롯한 여러 문서를 관리하면 프로젝트에서 집중해야 할 상황을 파악하는 데도 도움이 됩니다. 프로젝트의 원래 목표와 결과물을 추적하여 원치 않는 범위 확장을 방지할 수도 있습니다. 

자동화 소프트웨어와 함께 잘 작동하는 다이어그램 소프트웨어를 사용하면 프로젝트의 워크플로를 설계한 다음, 작업이 완료되면 알림을 발송하는 등의 자동 트리거를 설정할 수 있습니다. 

이제 다 되었습니다! 팀원들이 모든 결과물을 완성하면 프로젝트가 완료됩니다. 이 마지막 단계에서 중요한 것은 시간을 내어 지금까지의 상황을 평가해 보는 것입니다. 프로세스 전반에서 명확하고 구체적인 시각적 자료를 관리하면 이제까지의 작업을 뒤돌아보며 잘 된 것과 잘 안 된 것을 검토하는 것이 훨씬 수월해집니다. 

팀원 및 관계자들이 참석하는 프로젝트 사후 모임을 잡습니다. 잘된 점과 어려운 점 모두에 대해 논의하세요. 이 시점에서 추가적인 다이어그램 도구를 활용할 수도 있습니다. 프로젝트 사후 서식 파일을 사용하여 모임에서 나온 피드백과 아이디어를 기록해 보세요.  

다음번 프로젝트를 진행할 때 리소스로 활용할 수 있도록 프로젝트의 모든 문서를 한곳의 중앙 위치에 저장하세요. 

이렇게까지 치밀한 계획과 문서 작업이 필요한가 싶을 수 있지만, 이렇게 하면 크게 도움이 됩니다. 계획, 커뮤니케이션 및 상황 추적에 도움이 되는 시각적 도구를 사용하는 것은 예산 내에서 일정에 맞게 프로젝트를 완료하는 가장 확실한 방법입니다.