ビジネス プロセス管理 (BPM) とは?

効果的な BPM を実現するには、プロセスが実装されるだけでなく、時間の経過と共に継続して調整されることを保証する継続的なライフサイクルを採用します。5 つの重要なビジネス プロセス管理の手順次のとおりです:
 

1. 設計。プロセスの目標、ロール、入力、出力、手順を定義します。これには、プロセス マッピングまたはモデリング ツールを使用する場合があります。たとえば、学生の登録プロセスを設計したい大学は、申請から登録までのすべての手順を明らかにし、申請放棄の削減、データの精度の向上、処理時間の短縮などの、目標を達成する方法を特定します。
    
2. モデル化。さまざまなシナリオをシミュレートするための視覚的な表現を作成し、チームが依存関係を理解してフローを最適化できるようにします。たとえば、ボトルネックを予測し、燃料コストを削減し、実装後の配送時間を短縮するために、静的のスケジュールや履歴パターンではなく、荷物量と交通データに基づいた配送ルートの最適化をモデル化する物流会社が考えられます。
    
3. 実行。Microsoft Power Automate などのワークフロー自動化ツールを使用してプロセスを展開します。 人事チームは、タスク、リマインダー、ドキュメント収集を自動生成する新入社員オンボーディング ワークフローを実行し、すべての従業員に一貫したエクスペリエンスを提供し、管理オーバーヘッドを削減できます。
    
4. 監視。サイクル時間、エラー率、スループットなどの主要なメトリックをリアルタイムで追跡します。 たとえば、保険の事前承認にかかる時間と遅延が発生する場所を監視する医療システムは、承認の迅速化、患者の満足度の向上、請求の問題の減少などの改善につながります。
    
5. 最適化。監視からの分析情報を使用して、プロセスに磨きをかけます。これは、追加の手順の自動化、冗長性の削除、またはワークフロー設計の更新を意味する場合があります。たとえば、小売チェーンでは、頻繁な在庫切れを特定したら、店舗のワークフローを最適化できます。
    

各フェーズは前の段階を土台にして構築されており、継続的なプロセス自動化、リソースの使用の向上、運用効率の測定可能な向上を支えます。

BPM を採用すると、組織の即時的な価値と長期的価値の両方がもたらされます。より直接的な利点には次のようなものがあります:
 

• 効率性の向上。標準化されたワークフローにより、手動での作業と重複が減ります。
• 機敏性が向上します。適切なプロセスを実施すると、市場や規制の変化により迅速に適応できます。
• より強力なコンプライアンス。自動追跡では、一貫した実行と監査の準備がサポートされます。
• ROI 追跡の改善。運用の改善は、測定可能なコスト削減とリソースの最適化につながります。
• 共同作業の充実度向上。明確に定義された役割と責任により、チームワークが向上します。

これらのビジネス プロセスの自動化がもたらすメリットにより、チームは初日からより効率的に作業でき、より広範なプロセス変革のための基盤を築けます。 時間の経過と共に、効率性、機敏性、コラボレーションが向上し、次のような長期的なメリットの基盤が築かれます:
 

• スケーラビリティ。BPM を使用すると、企業は運用管理を失うことなく成長できます。プロセスが最適化され、自動化されると、より少ない労力とコストでスケーリングできます。
• データドリブンな意思決定。継続的な監視は、より良い計画とリソースの割り当てを支援する、トレンドやパフォーマンス メトリックを明らかにします。
• 従業員の満足度。繰り返しの手動タスクが減ると、従業員は価値の高い作業に集中でき、エンゲージメントとリテンション期間が向上します。
• カスタマー エクスペリエンスの改善。効率的なプロセスによって遅延とエラーが減り、サービスの一貫性と満足度が向上します。
• 高い競争力。 より迅速に最適化と自動化を行う企業は、より速く価値を提供し、より早くイノベーションを起こし、機敏性をもって市場の変化に対応できます。

これらの成果を大規模に達成するために、多くの組織はビジネス プロセス管理ソフトウェアを利用してタスクを自動化し、パフォーマンスを追跡し、リアルタイムでプロセスを調整しています。

ビジネス プロセス管理は幅広く適用でき、業界全体の業務の最新化と、その業界内のあらゆる部門の業務効率化の両方に役立ちます。BPM は、組織全体のイニシアチブにも、個々のチーム ワークフローにも、両方のニーズを満たすようにスケーリングできます。

業種固有のユース ケース

医療: 適時で正確な患者の受付を行うことが重要ですが、手動のデータ入力とハンドオフは多くの場合、遅延の原因となります。

• 人間中心の BPM は、スタッフの判断を必要とするトリアージ ワークフローとエスカレーションをサポートします。
• 統合中心の BPM は、EHR システム、保険データベース、スケジュール ツール間でデータを転送します。
• ドキュメント中心の BPM は、同意書、紹介状、請求書類を管理します。

教育: 大学は、多くの場合、学籍関連の書類や承認を部門をまたいでで処理することに苦労しています。

• 人間中心の BPM を使用すると、アドバイザーや教職員は、学業上の申請や承認を確認できます。
• 統合中心の BPM は、学生情報システムと学籍および財務プラットフォームを接続します。
• ドキュメント中心の BPM は、トランスクリプト、プログラム計画、および異議申し立てのルーティングとアーカイブを容易にします。

製造: 生産のダウンタイムを最小限に抑えながら、機器のメンテナンスをスケジュールに従って維持することは複雑な課題です。

• 人中心の BPM を使用すると、技術者は緊急のメンテナンス タスクとログ検査をエスカレートできます。
• 統合中心の BPM は、資産管理ツールと運用およびスケジュール システムをリンクします。
• ドキュメント中心の BPM は、メンテナンス ログ、安全性チェック、コンプライアンス レポートのフローを自動化します。

小売業: 新しい店舗を開設するには、繰り返し実行される一貫したプロセスが伴います。

• 人間中心の BPM は、ローカル チームにタスクを割り当て、アカウンタビリティを確保します。
• 統合中心の BPM は、人事、財務、施設のツールからデータを取得してリアルタイムで調整します。
• ドキュメント中心の BPM は、リース、許可、およびベンダー契約を開始から保管まで処理します。

部門レベルのユース ケース

それぞれの業界では、BPM は一般的な部門別ワークフローもサポートしています。多くの場合、これらのユース ケースは、より広範なプロセスの自動化とワークフローの標準化に向けた最初のステップです:

財務: あらゆる部署の大量の経費報告書と承認を管理するのは、時間がかかり、エラーが発生しやすく、ROI の追跡が困難になります。

• 人間中心の BPM により、マネージャーは適切な監視によって価値の高い経費を確認し、承認することができます。
• 統合中心の BPM は、財務ツールと人事システムを結び付けて、経費カテゴリ、制限、従業員の役割を検証します。
• ドキュメント中心の BPM は、精算書や領収書の生成、ルーティング、アーカイブを自動化します。

人事: 大規模な新入社員のオンボーディングは、多くの場合、一貫性のないエクスペリエンスやプロビジョニングの遅延につながります。

• 人間中心の BPM は、ロールベースのタスクを使用して、人事スタッフにステップ バイ ステップのオンボード ワークフローを案内します。
• 統合中心の BPM は、アカウントのセットアップとシステムへのアクセスをトリガーするために、採用、IT、給与システムをリンクします。
• ドキュメント中心の BPM は、内定通知書、ポリシー同意書、コンプライアンス書類を管理します。

業務管理: サプライ チェーン活動の調整には、複数のチームとシステムが関わっています。これにより、遅延や在庫の不一致が発生する可能性があります。

• 人間中心の BPM は、マネージャーがサプライヤーの変更や緊急の注文を確認して承認するのに役立ちます。
• 統合中心の BPM は、在庫データを調達および物流プラットフォームとリアルタイムで同期します。
• ドキュメント中心の BPM は、発注書、出荷書類、およびサプライヤー契約を処理します。

カスタマー サービス: サービス チームが切断されたツールと手動追跡に依存している場合、顧客の問題を迅速に解決することは困難です。

• 人間中心の BPM では、可用性と専門知識に基づいて、サポート エージェントにチケットを割り当てます。
• 統合中心の BPM は、CRM、ヘルプデスク、ナレッジ ベース システムのデータを統合して解決策を通知します。
• ドキュメント中心の BPM は、応答テンプレート、サービス レポート、満足度アンケートの生成を自動化します。

法務およびコンプライアンス: 契約の承認やポリシーの変更の管理は時間に依存し、厳密な追跡が必要です。

• 人間中心の BPM は、法的レビューと利害関係者のサインオフを調整します。
• 統合中心の BPM は、契約管理システムとリスクおよびコンプライアンス プラットフォームを接続します。
• ドキュメント中心の BPM により、バージョン管理、アクセス管理、法的文書の安全な保管が保証されます。

コードを記述することなく、反復的なタスクの自動化、システムの統合、ワークフローの設計を行うことで、組織がビジネス プロセスを管理する方法を簡素化します。Power Automate のワークフローとプロセスの自動化ツールにより、運用効率の向上、チームの生産性の向上、ROI 追跡の向上への道のりが早くなります。

Power Automate には、インテリジェントな意思決定と予測分析情報を使用してプロセスの自動化を強化する AI 機能も含まれており、大規模なワークフローを最適化しながら、AI でイノベーションを生み出すのに役立ちます。 Power Automate の詳細情報をご覧ください。