ガント チャートとは？使い方もわかる入門ガイド

To Do リストの整理に悩んでいるなら、ガント チャートは頼れるツールです。実は、ガント チャートは誰でも簡単に作成できます。ガントチャートを活用して、自宅でもオフィスでもタスクを効率的に管理する方法をご紹介します。ぜひ最後までお読みください。

あなたは気づかないうちに、すでにガント チャートを見たことがあるかもしれません。ガント チャートは、仕事関連のプロジェクトを支えるツールとして、職場で広く活用されています。ガント チャートは、仕事のプロジェクトはもちろん、自宅のリフォームのような個人のプロジェクトの進捗管理にも役立ちます。ガント チャートには、さまざまなメリットがあります

ガント チャートという名前は、この手法を考案したアメリカの機械工学者、Henry Gantt 氏に由来します。ガント チャートは、タスク、進捗、タイムラインをすばやく把握できる、定番のプロジェクト管理ツールです。また、マネージャーがプロジェクトの完了に必要なリソースやチーム メンバーを把握しながら、開始日と終了日の管理するうえでも役立ちます。ガント チャートは、2 日間の短期プロジェクトから 10 か月にわたる長期プロジェクトまで、あらゆる期間の進捗管理に最適です。

ガント チャートは、バーを使ってプロジェクトのタイムラインを視覚化するチャートです。プロジェクトの期間を、日、週、月単位で追跡できます。ガント チャートでは、プロジェクトの各タスクが一覧化され、それぞれが横棒で表されます。チャートの X 軸はタイムライン、Y 軸には完了すべき各タスクが並びます。

ガント チャートの中には、プロジェクトのタイムラインをシンプルに視覚化するために、変化しない単色のバーを使用するものもあれば、進捗状況を更新するとバー全体 (またはその一部) の色が変わり、進み具合を反映するものもあります。たとえば、特定のタスクを 25% 完了と指定した場合、バーの 4 分の 1 は進捗状況を示す緑色になり、残りの 4 分の 3 はまだ未完了の作業を示す赤色になる場合があります。こうした表示により、プロジェクト マネージャーは各タスクの残作業量をすばやく把握できます。

独自のガント チャートを作成するのは簡単です。Excel のシンプルな数式を使えば、自分で作成できます。時間がない場合や Excel の高度な知識がない場合は、無料のテンプレートから始められます。

ガント チャートの作成を始めるには、次のものが必要です:

• 完了する必要があるタスクの一覧
• 各タスクの開始日と終了日
• 各タスクの所有者とチームメンバー

テンプレートを使えばガント チャートの作成はぐっと簡単になります。Excel には、無料のガント チャート テンプレート">無料のガント チャート テンプレートが豊富に用意されています。このようなテンプレートを使えば、「Activity」列の各セルを編集して、各タスクにラベルを付けられます。次の 2 つの列に、プロジェクトの開始日と終了日を入力します。E 列と F 列に、実際の開始日と実際の終了日を入力します。実際の開始日と実際の終了日は、プロジェクトが正式に開始された時期を示します。たとえば、屋根の修理を 5 日に予定していたものの、嵐の影響で 10 日まで着手できなかった場合、5 日が予定開始日、10 日が実際の開始日になります。開始日と終了日に応じて、X 軸上のバーが変化するのがわかります。進捗を確実に把握するために、プロジェクトの完了率も手動で入力しておきましょう。また、完成した Gantt チャートは共有のワークスペースにアップロードし、共同作業者がアクセスして更新に協力できるようにしましょう。

• チーム、担当者、優先度に応じて、タスクのバーを色分けします。たとえば、緊急度の高いタスクのバーを赤にすると、ひと目で重要度が伝わります。こうした視覚的な手がかりがあれば、ガントチャートがひと目で理解しやすくなります。
• タスクは、できるだけ具体的に設定するのが理想です。詳細が不十分だと、タスクの進捗更新や状況把握が難しくなります。
• ガント チャートにマイルストーンを追加すると、チームのモチベーションを高め、これまでの進捗を実感してもらうのに効果的です。

ガント チャートは、プロジェクトを整理し、開始日と終了日を把握するための、実績ある確実な手法です。ガント チャートの作成方法がわかった今、プロジェクトをもっとスムーズに管理できるでしょう。