BPMN を初めて日常業務に使用する方のためのガイド
BPMN とは?
百聞は一見にしかず。一枚の写真は千の言葉に値する。言葉でなく、行動で示せ。このような慣用語句により、ビジネス プロセス モデリング表記 (BPMN) が、さまざまな種類の企業、業界、職種で非常に人気の高いものになっています。しかし、BPMN とは正確に何であり、どのように機能するのでしょうか?
その機能とは?
BPMN のもっとも大きな利点の 1 つは、必要に応じてシンプルにも複雑にもできるフローチャートを作成できる機能です。これにより、技術系か非技術系かを問わず、あらゆるレベルのビジネス関係者がフローチャートを理解しやすくなります。
BPMN が人気を集めているのは、おそらくこの特長によるものでしょう。2016 年のアンケートでは、64% の企業が、自社のビジネス プロセスを簡素化するために BPMN を導入することに関心を示していることが分かりました。ほとんどの企業にとってその目標はシンプルです。すなわち、コストを削減し、生産性を向上させることで、費用を節約することです。
なぜ必要であるか?
これは絶対に失敗できない重大な局面です。2018 年の企業のアンケートの統計を検討してください。
- 回答者の 37% が、自組織では複数の高度なビジネス プロセス プロジェクトが進行中だと報告した
- アンケート対象組織の 93% が、数多くのプロセス改善プロジェクトに取り組んでいる
- 79% が、分析して変更を計画しているプロセスをモデル化するために、プロセス ソフトウェア ツール を使用していると回答した
- さらに、これらのアンケート対象組織の 65% が、BPMN のプロセスとテクノロジが、組織の効率性、多様性、顧客満足度の改善の役に立ったことに同意または強く同意した
- ただし、回答者の大多数 (52%) は、自社のプロセスを時々しかモデル化または文書化していないと回答した
効率性の向上以外にも、ビジネス プロセスの取り組みの支援に関連する動機には、次のようなものがあります。
- 顧客満足度の向上
- 組織の対応力の強化
- 業務の連携と管理の改善
- 新しい製品または事業ラインの導入
- 新しい規制への準拠
- 合併や買収などの特別なイベントへの対応
IT、金融サービス、保険、製造から、教育、通信、小売、コンピューター、ソフトウェアまで、あらゆる企業が、ビジネス プロセスや組織プロセスの改善から恩恵を受けることができます。
BPMN はどのように使用されるか?
BPMN の目標は、誰もがプロセスの最初から最後までを明確に把握できるようにすることにあります。これは、プロセスの 1 つの端から他方の端に至るのに必要なビジネス アクティビティの順序を示し、隔たりを埋める視覚的な経路を提供するのに役立ちます。
BPMN を使用することで企業が得られる利点を、いくつかご紹介します。
- 目標達成に向けた、より円滑なコミュニケーションとコラボレーション
- 手順をシンプルに視覚化した表現
- 関係者の役割 (例: アナリスト、プロセス参加者、マネージャー、開発者、外部チーム、コンサルタント) に基づいてカスタマイズできる機能
- 解決が必要な可能性のあるプロセス内の問題の特定
- 改善の可能性がある領域に関する分析情報
- より高品質な成果の促進
プロセス モデリングの例
ビジネス指向
多くの専門家や組織は、非常に高レベルな人中心のプロセスをモデル化したいと考えています。この場合、限られた数の記号に絞ることで、BPMN に関する深い知識をそれほど必要なくなるため、表記はシンプルになります。逆に、これらのモデルは、IT やその他の技術系関係者向けに、非常に詳細な内容に調整することもできます。
これらのフローチャートで視覚的に表現できるプロセスの種類の例を、いくつかご紹介します。
- 顧客からの苦情に関する通話の処理
- オンラインでの製品の販売
- 製造ワークフロー
- 保険金請求の処理
- 雇用フロー チャート
- オンボーディング方法
ゲートウェイ図を使用した BPMN プロセスの例
Visio を 1 か月間無料で試す
1 か月の無料試用期間が終了した後は、該当するサブスクリプション料金が請求されます。クレジット カードが必要です。いつでもキャンセルできます。キャンセル以降は料金が発生しません。
技術指向
前述のとおり、必要に応じて図をどれだけ詳細にでも作成できます。たとえば、IT の中心のプロセス フローやコーディングなどを表現できます。
- B2B Web サービス
- プログラム内のコードの実行の視覚化
- Web サイトまたはアプリケーションの構造の例証
- サイト訪問者の Web サイト内の移動方法の確認
- データ入力、プロセッサ、通信ネットワークなどのシステム内のデータの流れの表示
より複雑なバージョンでは、メッセージ、タイマー、ビジネス ルール、エラー状態などの複雑なビジネス イベントをモデル化できます。BPMN のこのようなより複雑なバージョンを詳しく見てみましょう。
BPMN 2.0 の要素と記号
BPMN の表記には、基本的な要素のカテゴリが 5 つあり、その中に、多くのさまざまな図形と記号があります。簡単な概要を次に示します。
フロー オブジェクト
これらは、ビジネス プロセスの動作を示し、次の要素を含みます。
- アクティビティ: 実行された作業または人やシステムのタスク (角が丸い四角形として表示される)。
- イベント: プロセス中に発生すること: 開始、中間、終了 (円として表示される)。
- ゲートウェイ: プロセス内のシーケンス フロー パスを表現する (ひし形として表示される)。追加の詳細には、判断ポイントを含めることができます。
データ オブジェクト
これらは、プロセス内のデータに関する情報を提供します。データは、次の 4 つの方法で表現されます。
- データ入力 (1 つの角が折れたページと右向き矢印として表示される) は、データに依存するタスクです。これらは、特定のデータが収集されるまで、先に進むことはできません。
- データ出力 (1 つの角が折れたページと実線の右向き矢印として表示される) は、プロセスがデータを生成するタイミングを示すために使用されます。
- データ収集 (1 つの角が折れたページと下部中央の 3 本の実線として表示される) は、プロセス内で必要となるデータ収集のあらゆる活動です (例: アンケート)。
- データ ストア (コンテナーとして表示される) は、プロセスから取得したデータを格納する場所として使用されます。
接続オブジェクト
これらは、フロー オブジェクト同士、または他の情報を接続し、プロセスのフローを示します。
- シーケンス フロー (実線の右向き矢印として表示される) は、実行されるアクティビティの順序を表します。
- メッセージ フロー (左側に円がある破線の右向き矢印として表示される) は、参加者間のメッセージとフローの順序を表します。
- 関連 (点線として表示される) は、テキストと成果物をイベントに結び付けます。
スイムレーン
この用語は、プールとレーンを表します。
- プール: 1 つのプロセスの "コンテナー" です。
- レーン: プール内のアクティビティを分類します。水平方向または垂直方向に表示され、プールをセクションに分割し、イベントの責任範囲と場所を示します。
成果物
これらは、プロセスに関する追加の詳細を提供します。成果物には次の 2 種類があります。
- グループ: 切り欠きのあるボックスとして表示され、要素のグループを取り囲み、これらが関連していることを示します。
- テキスト注釈: これらは、単なるメモ (その前に単一の左角かっこがある) であり、詳細まで掘り下げなくてもすぐに確認できます。コメントとも呼ばれます。
ソフトウェアを使用して BPMN を簡素化する
フロー チャートの作成に関しては、特に BPMN の使用を開始したばかりの場合に、ホイールを再開発する必要はありません。
ソフトウェア ツールを使用すると、図をより速く作成でき、ビジネス プロセス モデルをより効果的なものにすることができます。次のことが可能なソフトウェアを選択するようにしてください。
- プロフェッショナルな図を簡単に作成することで、図をすばやく作成できる。既製のテンプレートとサンプルを使用した BPMN フロー チャート。
- あらかじめ用意されたテーマと効果を使用して、図をプロフェッショナルで魅力的な外観にすることができる。
- ドラッグ アンド ドロップ、配置と整列、自動接続などの直感的な機能を活用して、図をより効率的に構築できる。
- 何百ものグラフィカルに異なる記号を形成する、BPMN 2.0 の図形のコア セットとそれを超えるセットを提供するコンテンツ エコシステムで作業できる。
- 基本的な BPMN 図と、例外ロジック、リソースと役割の情報、基本的なデータ フロー情報、参加者間のコミュニケーション情報を含むより詳細な図の両方を作成できるレベルのサポートがある。
- BPMN 2.0 標準に基づく視覚的な正しさに関する 76 個の論理ルールに照らして図を検証してエラーを確認し、レビューが必要な問題の一覧を提示できる。
- 視覚的な正しさに関する独自のロジック ルールのカスタム セットを読み込める。
- 作業の成果を、安全な Web ベースのリンク、添付ファイル、画像、または PDF として無料で共有し、オンラインでコメントに返信できる。
- 共同編集、コメント、注釈を使用して、他のユーザーと共同作業を行う。
- 図をチームと共同編集して、唯一の真実バージョンを維持し、バージョンの競合を最小限に抑えることができる。
- 図の特定部分で誰が作業しているかを確認し、変更に関する通知を受け取り、それらの変更をマスター ファイルにいつマージするかを選択できる。
- データ連携図を Power BI ダッシュボードに統合する。この統合により、運用情報とビジネス インテリジェンスが促進され、全体像をより深く把握できるようになります。
- ビジネス プロセス ワークフローを自分自身で自動化して、作成プロセスを迅速化し、IT が戦略的イニシアチブにさらに時間を集中できるようにする。
- ブラウザーや iPad® アプリから、ほぼどこからでも図にアクセスできる。
作業を開始するためのヒント
確立されたビジネス プロセスの所有者からアナリストまで、ビジネス プロセスがどれほど単純であれ複雑であれ、ビジネス プロセスを簡素化することには利点があります。情報が少し多すぎるように感じても、次のことを覚えておいてください: まずはシンプルな BPMN フローチャートを作成し、そこから発展させることができます。
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