ビジネス プロセスのビジュアル表現や、将来のワークフロー イベントを定義したプロセス フロー図を作成しましょう。
ビジネスの成功にプロセス マッピングが役立つ理由
プロセス マッピングとは?
プロセス マッピングは、これからワークフロー内で発生する一連のイベントのシーケンスを定義したビジネス プロセスまたはプロセス フロー図を作成する際に役立ちます。多くの場合、これはビジュアルな形で表現されたものになります。以後、プロセス マップは、リーダーやプロジェクト マネージャーにとってはチームをまとめる目的、メンバーにとっては、プロジェクト内における自分の役割や、自分の作業が他のメンバーに及ぼす影響を理解する目的のサポート役となり、良い結果へと導きます。
通常、プロセス マップは、新しいプロセスを定義する際や既存のプロセスを改善する際に使われます。プロセス マッピング ソフトウェアを利用すると、誰でもプロジェクトのビジュアル表現を作成できます。
プロセス マッピングの利点
プロセスの開始から終了まで全体を視覚的に捉え、効率改善の余地がある部分をすぐに見極めることがます。この可視性にはきわめて重要な意味があり、特に、俊敏性が不可欠になったパンデミック後の状況下では大きな力になります。加えて、プロセス フローチャートは以下の事柄にも役立ちます。
- プロセスの文書化、コンプライアンス、および監査を実現できます。
- プロジェクトの開始から終了まで全体を視覚的に把握できます。
- 即座に理解されるビジュアルな形で詳細情報を共有し、内容を簡単にリーダーシップへと伝えることができます。
- 複雑性、冗長性、潜在的な問題、解決策を強調して示すことができます。
- プロセスを整理し直し、わかりやすい体系を使って一連のステップに落とし込むことができます。
- チーム メンバー同士のつながりを把握し、より有意義なやり取りの便宜を図ることができます。
- より戦略的な問いかけと応答、より充実した判断材料に基づく意思決定を行うための、共通認識の拠り所をチームに提供できます。
- 新しいプロジェクトが発生したときに使用、再利用、転用できるフローチャート ライブラリを作成できます。
- より優れた製品とサービスをクライアントに提供できます。
プロセス マッピングの使い方の違い
製造現場、オフィス、倉庫、医療施設など、仕事場がどのような環境であれ、プロセス マッピングは、チームが自分たちの作業と他のプロジェクトとのつながりをより深く理解するために役立ちます。小規模なビジネスの場合、プロセス マッピングを導入すると、改善が必要な領域を見極めやすくなるほか、顧客、製造、在庫の問題に取り組む必要がある状況に気づきやすくなります。パンデミックの影響で非常に多くの人々がハイブリッド ワークやリモート ワークに移行したことにより、仕事のチームには、プロジェクト同士のつながりを簡単に、すばやく、効率よく把握できる手段が必要となりました。
プロセス マッピングの使い方には、プロセス フローおよびビジネス プロセスという 2 つの種類があります。両方を見て、実際のプロジェクトに適した使い方を判断してください。
プロセス フロー
プロセス フロー図は、プロジェクトまたは業界を構成する要素間の関係を詳しく示すのに適しています。標準や手続きを確立する際に役立つほか、各種タスクのガイドとして使うこともできます。さらに、この図があると、チームがワークフロー内の各ステップを所定の順序どおりに進めやすくなります。
プロセス フロー図には、1 つのプロセスを文書化または改善する働きや、単に新しいプロセスをモデル化する働きがあります。プロセス マッピング ソフトウェアでプロセス フロー図を作成する際に、クリックして展開表示できるシンボルを配置すると、プロセス内の各フェーズに関する追加情報を提供できます。したがって、タスクを含んだワークフロー図やビジネス フローチャートを作成する前に、全体のプロセスをフロー図で整理することを検討してください。
ビジネス プロセス
画像プロセス フローの例
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス マッピングは、プロセスの詳細を描き出します。最終目標に到達するには何が起きる必要かあるかを、開始から終了まで示します。その手続きには、必要な参加者と、その人々のタスク、各タスクの完了日が含まれます。これはチーム メンバーに対し、働く理由、拠り所となる動機づけ、そして、大きな目標に関する洞察を与えます。メンバーの役割の守備範囲と、それらがプロセスによって重要である理由、そして、チーム メンバー全員がどのように協力してプロジェクトを完遂させるかを示します。
ビジネス プロセス マッピングにおいては、あらゆるプロセス マッピング図と同様に、途中の各種タッチポイントを示すシンボル (詳細情報を伝える展開表示機能付き) が使われます。
ビジネス プロセス チャートの例
プロセス マッピングの種類
会社やプロジェクトにはそれぞれ異なる固有の要件があるため、どのプロジェクトにも一律に同じ形式のプロセス フローチャートを使っていては、このツールを効果的に機能させることはできません。プロセス マッピングには、より特化したニーズに対応するいくつかの種類があります。それらの種類を確認し、どれが実際のプロジェクトに適しているかを判断してください。
- 詳細なプロセス マッピング。 詳細プロセス マッピングは、プロセス マップの形でプロジェクトの細部を示し、そのプロセスを完了するために必要な入力、出力、メトリック、人員を含めた厳密な手順を記述します。混乱を抑え、依存関係を示して、プロジェクトに着手し専念し続けられるようにチームの状態を整えます。通常、詳細プロセス マップは、ハイレベル、メイン、またはプライマリ プロセス マップにリンクされます。
- ドキュメント プロセス マッピング。プロジェクトの入力と出力を定義します。各ステージに必要な情報と、プロジェクトに接続された出力 (目に見える成果物やサービス) を示すことにより、チームに何が必要であるかと、最終結果のイメージをよりよく把握できます。ドキュメント プロセス マップを詳細プロセス マップに追加すると、作業に影響を及ぼす可能性がある変数や判断を透過的に伝えることができます。
- ハイレベル プロセス マッピング。組織のプロセスと目標についての概要を示します。プロジェクトに対しては、どのような部門や二次的役割からの代表者を参加させる必要があるかを指定できます。プロセス マッピング ソフトウェアを利用すると、各部門や役割をクリック可能にして、プロジェクトの要件をより詳細に伝えることができます。
- レンダリングされたプロセス マッピング。現在と将来のプロセスを示すことにより、組織またはプロジェクトの全体を俯瞰的に把握できます。この概要は、新しい作業効率化方法の発見、重要な関係者や接点の識別、仕事上の協力関係の改善、および、チームの時間と能力を最大限に活用できるプロセスの作成に役立ちます。
- スイムレーン/部門連係プロセス マッピング。 プロジェクトに関係する部門を洗い出し、プロセスをステップに分け、リソースを適切な人員に割り当てます。これは、プロセスを別の視点から捉え、改善できる領域を見つけ、プロセスの (顕在または潜在的な) 不備や重複を特定して、先を見越した計画を考えるための優れた方法です。
- 付加価値連鎖プロセス マッピング。 プロジェクト全体を見渡すビューをチーム メンバーに提供します。つながっていないボックス群から構成されたシンプルなマップで、プロセスをひと目で視覚化できます。これにより、プロジェクトに含めるべき関係者がわかり、プロジェクトの流れがどのようになるかを把握しやすくなります。
- バリュー ストリーム プロセス マッピング (VSM)。 製品またはサービスを提供するために必要なステップを図示し、分析し、改善しながら、無駄の発見と排除も行います。リーン手法の重要な要素である VSM は、プロセスの各ステップと情報が発生元から顧客へのデリバリーまでどのように流れるかをレビューします。通常、消費者向けの有形製品を製造する企業で使われます。
- アクティビティ プロセス マッピング。 プロセス内の付加価値アクティビティと非付加価値アクティビティを示します。このバリュー ストリーム マッピング ツールは、これらのアクティビティがいつどこで発生するかを特定し、それまで存在しなかった付加価値を生む可能性がある関係者間の相乗効果を見つけるのに役立ちます。
ワークフロー プロセス マッピング
プロセス図を "フロー" 形式で作成する場合、統一モデリング言語 (UML) の記号は含まれません。その代わりに、情報を伝える表記法や語句が使われます。UML シンボルを知らない人々とのやり取りや、記号よりも語句での表現を好む人々とのやり取りに適したソリューションです。
ビジネス プロセス マッピングは時間のかかる作業ですが、それに見合う価値があります。ビジョン、プロセスおよびその構成タスク、またはビジネスのしくみに関するより深い理解をチーム全員に提供することで、明確な境界線を確立し、役割と責任範囲を明確化し、必要な情報を必要なタイミングで全員に知らせることができます。もし、プロセス マッピングは有形の成果物を生み出すビジネスにのみ適していると考えていたなら、その認識を改めてください。
2018 年、米国国立医学図書館と国立衛生研究所は、医療におけるプロセス マッピングの重要性に関する論文を公開しました。その報告によると、プロセス マッピングは、医療従事者にとって以下の作業に役立ちました。
- 学習および共通の理解の獲得
- 改善機会の特定
- プロジェクト関係者とのやり取り
- プロジェクトの目的の定義
- プロジェクト進行状況の監視
- シンプルな計画手法の獲得
中心となるプロセス マッピング図の作成
つまり、手掛けるビジネスの種類がソフトウェア開発か、医療か、建設か、マーケティングかを問わず、プロセス マッピングは、よりスマートに働いて予定どおりに作業を進めるために役立つということです。パンデミック後の世界における働き方に適応しようとしている小規模ビジネス経営者にとって、プロセス マッピングはあらゆるプロセス、戦略、タスクの最適化に役立つものであり、その結果は、効率向上、コスト削減、より良質な意思決定、そして成長につながります。さらに、これは、共通のビジョンの下でチームを連携させ、会社と顧客のために全員に最善の力を発揮させるためにも役立ちます。
Microsoft Visio には、簡単にパーソナライズできる視覚化を作成して、データの整理、分析情報の提供、わかりやすい図でのプレゼンテーション、プロセス マッピングの生きた活用を実現できる機能があります。詳細については、こちらのステップバイステップ ガイドで、プロセス マッピング ソフトウェアによる図の作成方法をご覧ください。
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