Come gestire tutte e cinque le fasi del ciclo di vita di un progetto con gli strumenti visivi

Per eseguire correttamente un progetto, occorre pianificarlo correttamente. A tal fine, uno dei migliori strumenti visivi per l'esecuzione di progetti complessi è ottimo anche per pianificarli: un diagramma di flusso.  

I diagrammi di flusso interfunzionali, ad esempio, aiutano i project manager a definire chi è responsabile del raggiungimento di determinate attività cardine e delle dipendenze delle attività. Alcuni progetti potrebbero avere diversi team che lavorano anche su altri aspetti del progetto; questi tipi di diagrammi possono definire tutto questo e altro ancora.   

Gli "swim lane", ad esempio, definiscono le persone coinvolte in ogni attività, mentre le "caselle delle fasi" rappresentano la sequenza temporale o l'attività cardine. 

Una volta che il progetto è stato avviato e ne è in corso l'esecuzione, avere un diagramma di flusso condivisibile è fondamentale per tenere tutti aggiornati. I membri del team possono anche commentare il diagramma, aggiungendo contesto o aggiornamenti secondo necessità. Le forme selezionabili possono espandersi per rivelare informazioni aggiuntive o essere collegate anche a dati esterni, come un database o un foglio di calcolo.  

A questo punto il progetto sta per essere concluso, ma è ancora fondamentale monitorare ogni attività per assicurarti che tutto vada come previsto. Uno dei vantaggi dei diagrammi visivi online e di quelli con dati collegati, è la facilità nel condividere i progressi con gli altri, anche con coloro che non sono direttamente coinvolti nel progetto. 

Il software per la creazione di diagrammi offre spesso semplici modelli di relazione sullo stato, che aiutano i project manager a sintetizzare i punti essenziali e a condividerli con manager e clienti esterni o stakeholder. 

Avere più documenti durante il processo, dall'analisi SWOT al diagramma di flusso, può anche far sì che non si perda di vista l'obiettivo del progetto. Puoi aiutare a prevenire lo scope creep tenendo sotto controllo gli obiettivi e i risultati finali originali del progetto. 

Alcuni software per la creazione di diagrammi funzionano bene anche con il software di automazione, quindi puoi progettare il flusso di lavoro del tuo progetto e impostare trigger automatici, come una notifica al termine di un'attività. 

Ce l'hai fatta! Una volta che il tuo team ha completato tutti i risultati finali, il progetto è concluso. Ma un aspetto fondamentale di questa ultima fase è prendersi un momento per valutare cosa è appena successo. Avere a portata di mano strumenti visivi e specifici durante l'intero processo rende più semplice rivedere il lavoro e scoprire cosa ha funzionato e cosa no. 

Pianifica una riunione di valutazione finale con i membri del team e gli stakeholder. per parlare dei risultati ottenuti e delle difficoltà affrontate. Puoi anche fare affidamento su uno strumento di creazione di diagrammi aggiuntivo qui: prova un modello di valutazione finale del progetto per raccogliere feedback e idee dalla tua riunione.  

Archivia tutta la documentazione in una posizione centrale in modo che possa essere utilizzata come risorsa per la volta successiva. 

Tutta questa meticolosa pianificazione e documentazione può sembrare eccessiva, ma è di aiuto. Utilizzare strumenti visivi che consentono di pianificare, comunicare e di monitorare il progetto è uno dei modi più sicuri per portarlo a termine, rispettando budget e tempi.