Il lavoro ibrido è diventato la norma per milioni di persone. Molte persone hanno scelto di lavorare da casa uno o più giorni alla settimana, avendo così più tempo per dedicarsi ai propri hobby, recuperare il sonno o stare con familiari e amici, invece di restare bloccate nel traffico. La buona notizia è che questa maggiore flessibilità non ha influito sulla produttività. Secondo il Work Trend Index di Microsoft, l'87% dei dipendenti che lavorano in modalità ibrida afferma di essere produttivo sul lavoro e gli indicatori di produttività in Microsoft 365 continuano a crescere1.
21 suggerimenti per lavorare da casa
Come lavorare da casa
Ma questo non significa che lavorare da casa sia facile. Per molte persone, mantenere un legame con la cultura aziendale può essere difficile. E senza limiti chiari, il lavoro può iniziare a invadere la vita personale. Prenditi cura di te e mantieni la concentrazione con i suggerimenti seguenti per lavorare da casa. Ecco la guida definitiva alle 20 procedure consigliate per il lavoro da remoto che ti aiuteranno a dare il meglio, anche se lavori dal tavolo della cucina.
1. Scegli uno spazio di lavoro
Se lavori ovunque, non puoi rilassarti da nessuna parte. Scegli uno spazio della casa da usare come ufficio, anche se si tratta di un angolo della cucina. La distinzione fisica tra il luogo in cui lavori e quello in cui ti rilassi ti aiuterà a entrare in modalità professionale durante l'orario di lavoro e a concentrarti più tardi sulle relazioni personali, sulle faccende domestiche e sulle altre attività.
2. Segui una routine
Stabilisci l'orario del tuo ufficio domestico, così non finirai per lavorare tutta la notte. Il tuo orario non deve necessariamente essere dalle 9:00 alle 17:00: scegli semplicemente un orario regolare e rispettalo. Creare questa routine, proprio come allestire uno spazio di lavoro in casa, aiuterà il cervello a capire quando è il momento di lavorare o rilassarsi. Inoltre, aiuta la famiglia a sapere quando può aspettarsi che tu sia disponibile.
3. Procurati gli strumenti che ti servono
Se ti chiedi come lavorare da casa in modo efficace ed efficiente, avere le giuste risorse può fare una grande differenza. Ecco cosa ti serve:
- Un computer, una tastiera, un mouse e un monitor aggiuntivo (facoltativo, ma utile).
- Software per videoconferenze e chat di gruppo.
- Spazio di archiviazione cloud online per accedere ai file da remoto.
- Auricolari, cuffie con cancellazione del rumore o cuffie con microfono.
- Una sedia da scrivania comoda e confortevole.
- Una buona illuminazione, sia per te sia per chi partecipa a una videochiamata con te.
- Altre forniture da ufficio, come una borraccia, una tazza da caffè, fazzoletti, forbici, nastro da imballaggio, penna e carta e ricordi personali.
4. Fai una doccia e vestiti
“Perché vestirsi bene se non vedo mai nessuno?” Mentre lavori da remoto, è facile trascurare l'igiene e la cura della persona, ma questo influisce su come ti senti, non solo sul tuo aspetto. Una doccia mattutina può aiutarti a sentirti più fresco rispetto al semplice fatto di svegliarti e aprire il laptop. Prendersi cura del proprio aspetto comunica che dai valore a te stesso e meriti di essere trattato con cura. Anche se nessuno ti vede, ti sentirai sicuro di te e sarai pronto per eventuali videochiamate a sorpresa.
5. Fai scorta di cibo in cucina
Ricordi la cucina dell'ufficio, con snack gratuiti e una macchina da caffè elegante? È il momento di investire in una tutta tua. Procurati un buon bollitore elettrico o una macchina da caffè e fai scorta delle tue bevande preferite. Impara a preparare la bevanda perfetta per te e riempi la dispensa di snack e dolcetti. In questo modo avrai tutto ciò che ti serve per iniziare bene la giornata.
6. Imposta il livello di rumore giusto
Uno dei vantaggi del lavorare da casa è che non ci sono colleghi loquaci o altre distrazioni dell'ufficio. Decidi se preferisci il silenzio o se hai bisogno di rumore bianco o musica di sottofondo per concentrarti. Se in casa ci sono bambini e animali rumorosi, procurati una macchina per il rumore bianco o valuta l'acquisto di cuffie con cancellazione del rumore.
7. Stabilisci delle regole per la famiglia
Per i bambini, vederti lavorare da casa significa che puoi giocare con loro in qualsiasi momento... giusto? Stabilisci delle aspettative comunicando alla famiglia il tuo orario di lavoro e gli orari delle pause. Stabilisci un sistema per assicurarti che facciano silenzio durante le riunioni importanti, ricordandoglielo qualche minuto prima oppure mettendo un cartello sulla porta del tuo ufficio. Se hai bambini piccoli a casa e un partner, cerca di non programmare le riunioni allo stesso orario, così una persona può occuparsi di loro.
8. Organizza la giornata
Alcune persone si alzano con il sole e sono pronte a iniziare la giornata, mentre altre rimandano la sveglia tre volte e non danno il meglio di sé fino a dopo pranzo. Pensa a quando sei più produttivo e organizza la giornata lavorativa in base al tuo livello di energia. Riserva nel calendario del tempo per lavorare senza distrazioni e usa i messaggi di stato per comunicare quando sei occupato.
9. Limita le distrazioni
Durante il lavoro è facile iniziare a navigare in Internet e perdere la cognizione del tempo. Aiutati a mantenere la concentrazione impostando un timer, ad esempio di 15 minuti per leggere le notizie. Usa software o estensioni del browser che bloccano i siti di social media durante l'orario di lavoro. Programma le commissioni durante la pausa pranzo o dopo il lavoro per limitare le interruzioni.
10. Pianifica le pause
Nessuno riesce a concentrarsi tutto il giorno, tutti i giorni. Una delle tante procedure consigliate per lavorare da casa consiste nel programmare del tempo per staccare ogni tanto. Inserisci le pause nel calendario, così puoi schiarirti le idee e avere qualcosa da aspettare con piacere, ad esempio:
- Una passeggiata intorno all'isolato.
- Pranzare con la famiglia.
- Un salto al tuo bar preferito.
- Dieci minuti a guardare video di animali teneri.
- Uno spuntino pomeridiano.
11. Fai stretching e muoviti
Lavorare da casa significa non dover camminare fino a una sala riunioni, a una stampante o all'ufficio di un collega, quindi ci sono meno motivi per alzarsi e fare stretching. Previeni dolori muscolari e stanchezza camminando per casa, uscendo a controllare la posta e facendo stretching durante la giornata. Il tuo corpo ti ringrazierà.
12. Fai attenzione alla postura
Il cosiddetto "tech neck" è la postura incurvata e la tensione che possono derivare dal rimanere tutto il giorno chini davanti a uno schermo. Se hai notato che la tua postura peggiora mentre lavori da casa, ecco alcune idee:
- Evita di lavorare a letto o sul divano.
- Regola la sedia e i monitor in modo che braccia e gambe formino angoli di 90 gradi, i monitor siano all’altezza degli occhi, la schiena sia diritta e i piedi poggino completamente sul pavimento.
- Fai alcuni semplici esercizi, come inclinare la testa da un lato all’altro, ruotare le spalle avanti e indietro e fare stretching.
- Se puoi, rivolgiti a un chiropratico o a un massaggiatore.
- Procurati una tastiera ergonomica o un poggiapolsi imbottito per la tastiera e il mouse.
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13. Comunica in modo intenzionale
Quando lavori da casa non ci sono conversazioni improvvisate in corridoio ed è difficile cogliere i segnali della comunicazione non verbale tramite chat. Per questo è particolarmente importante comunicare in modo chiaro e scegliere il canale appropriato per le conversazioni. Ecco alcuni suggerimenti per capire quale canale di comunicazione usare e quando:
- Messaggi Chat: Le chat offrono un metodo immediato e informale per conversare con una o più persone. È un buon modo per dare seguito a un progetto in corso, chiedere rapidamente un parere o semplicemente mantenere i contatti con un collega. Quando usi la chat, presta attenzione ai messaggi di stato delle altre persone. Se una persona sta svolgendo un’attività che richiede concentrazione, aspetta più tardi prima di inviarle un messaggio.
- Posta elettronica: La posta elettronica è un ottimo canale per le comunicazioni formali e scritte. Se vuoi documentare l’esito di una riunione o condividere il tuo punto di vista su un argomento complesso, la posta elettronica potrebbe essere lo strumento giusto. Tuttavia, la posta elettronica può diventare macchinosa quando più persone cercano di prendere una decisione o risolvere un disaccordo. Se dopo diverse email le persone non sono ancora allineate, valuta la possibilità di passare a una telefonata o a una riunione.
- Telefono: Una chiamata può coinvolgere due o più persone ed è un buon mezzo per raggiungere un consenso o affrontare una questione urgente. Poiché puoi sentire il tono della voce, le chiamate aiutano a ridurre al minimo i fraintendimenti.
- Videoconferenza: Le videoconferenze permettono a due o più persone che si trovano in luoghi diversi di comunicare e collaborare. Inoltre, poiché puoi vedere le persone, è più facile interpretare la comunicazione non verbale. La maggior parte dei software per videoconferenze consente di condividere lo schermo e offre funzionalità di lavagna per riprodurre più fedelmente una riunione in presenza. Se organizzi una riunione video, assicurati di renderla produttiva per tutti. Se partecipano più persone, crea un ordine del giorno e assicurati che ognuno comprenda il proprio ruolo.
14. Controlla il video
Cerca di apparire al meglio durante le videochiamate e assicurati che sullo sfondo non ci sia nulla che possa distrarre. Non è necessario avere una libreria perfettamente curata: alcune app di videoconferenza sfocano lo sfondo. Accendi la fotocamera prima delle riunioni per verificare che l’illuminazione sia buona e regolala secondo necessità. Se finisci per lavorare in abiti comodi, tieni una camicia di ricambio a portata di mano per le riunioni video dell’ultimo minuto.
15. Procurati i prodotti per la pulizia
Una cosa che nessuno ti dice su come lavorare da casa in modo efficace ed efficiente è che la scrivania si impolvererà. Tieni a portata di mano un panno in microfibra o uno straccio per pulire i monitor. Imposta almeno un promemoria mensile per sgomberare completamente la scrivania, spolverarla o pulirla e rimettere tutto a posto. Anche le bombolette di aria compressa sono utili per rimuovere briciole e polvere dalla tastiera.
16. Agisci in modo proattivo per mantenere i contatti
È normale sentirsi soli e isolati quando si lavora da casa. Non aspettare che siano gli altri a contattarti: programma incontri periodici con il responsabile e il team. Chiedi ciò di cui hai bisogno e fai sapere agli altri se stai attraversando un momento difficile, così potranno aiutarti. Se ti manca qualcuno, prenota 15 minuti nel suo calendario per aggiornarvi. Se sei stanco delle riunioni video, telefona a qualcuno mentre fai una passeggiata.
17. Proteggi le informazioni sensibili
Lavorare da casa può sembrare informale, perché non serve un badge aziendale per entrare, ma le informazioni di lavoro riservate devono comunque rimanere tali. Non permettere ai familiari di usare il computer di lavoro e segui le procedure consigliate, ad esempio cambiando regolarmente le password. Quando partecipi a chiamate sensibili, assicurati di essere fuori dalla portata uditiva delle altre persone e disconnetti i dispositivi Bluetooth intelligenti. Non lasciare incustoditi i dispositivi di lavoro, né a casa né in luoghi pubblici. Installa gli aggiornamenti software non appena sono disponibili, in modo che i dispositivi non siano vulnerabili alle minacce alla sicurezza informatica, ed evita le connessioni wireless non protette.
18. Usa i messaggi di assenza
Con la posta elettronica, la chat e i video è facile aspettarsi risposte immediate dai colleghi, ma a volte devi allontanarti per un appuntamento. Aggiorna lo stato nell’app di chat di gruppo prima di allontanarti dalla scrivania per più di qualche minuto, indicando idealmente l’ora del rientro e il fuso orario (“torno entro le 14:30 ora del Pacifico” è meglio di “torno tra un’ora”). Se necessario, includi il tuo numero di telefono nel messaggio di assenza, così i colleghi potranno contattarti in caso di urgenza.
19. Fermati ad ascoltarti
Dopo uno o due mesi, chiediti: “Funziona?” Cosa apprezzi e cosa non apprezzi dell’organizzazione del lavoro da casa? Prova a spostare l’ufficio in un’altra stanza, avvicinarti a una finestra, aggiungere un cuscino alla sedia o riorganizzare la scrivania. Se hai lavorato da remoto a tempo pieno e ti manca l’ufficio, valuta la possibilità di andarci uno o due giorni alla settimana, se possibile.
20. Sii gentile con te stesso
Concediti un po' di comprensione: siamo persone, non robot. Non essere troppo severo con te stesso se fai fatica a concentrarti o a lavorare al massimo della produttività Anche seguendo queste best practice per lavorare da casa, capitano giornate no a tutti Fai del tuo meglio, con comprensione per te stesso e per il team.
Passi successivi
Lavorare da casa, una volta alla settimana o tutti i giorni, può arricchire la tua vita, riducendo il tempo trascorso negli spostamenti e offrendo più opportunità per dedicarti ai tuoi hobby e stare insieme alla famiglia e agli amici Anche se all'inizio può essere difficile imparare a concentrarsi sul lavoro da casa, con una configurazione adeguata e seguendo le best practice, il lavoro ibrido o da remoto può darti un maggiore controllo sul tempo e portare a una maggiore soddisfazione professionale
Collabora e resta in contatto da remoto con un'app gratuita per le chat di gruppo, oppure inizia subito a usare una suite completa di app aziendali per mantenere alta la produttività
Il team di Microsoft 365 si concentra sulla condivisione di risorse che consentono di avviare, gestire e far crescere il business.
- [1]
Il lavoro ibrido è sempre lavoro. Stiamo facendo qualcosa di sbagliato? Work Trend Index, Microsoft,
22 settembre 2022, pag. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
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