Bagian Terpenting dari Organisasi yang Tangguh: Memahami Kelangsungan Bisnis
Ciptakan tempat kerja cerdas dengan Microsoft Teams
Temukan cara cerdas untuk menyelenggarakan rapat, melakukan panggilan, mengobrol, dan berkolaborasi.
Apa itu kelangsungan bisnis?
Apa pun bidang bisnis Anda, gangguan tak terduga bisa terjadi. Pemadaman, bencana alam, kegagalan rantai pasokan, insiden siber, kegagalan peralatan, dan masalah fisik serta teknis lainnya dapat mengganggu kemampuan Anda untuk berfungsi dan berkembang.
Agar bisnis Anda siap menghadapi kejadian tak terduga, Anda perlu tahu apa yang harus dilakukan saat terjadi masalah dan di sinilah kelangsungan bisnis berperan. Lanjutkan membaca untuk mempelajari selengkapnya tentang kelangsungan bisnis, termasuk pemulihan bencana, dan apa yang harus dimasukkan dalam rencana kelangsungan bisnis Anda. Selain itu, ketahui tentang manajemen kelangsungan bisnis dan solusi kelangsungan bisnis.
Apa itu kelangsungan bisnis dan mengapa penting?
Kelangsungan bisnis adalah kesiapan organisasi untuk terus beroperasi selama masa gangguan. Kelangsungan bisnis penting karena mengurangi potensi dampak gangguan pada pelanggan, karyawan, dan mitra.
Memiliki rencana kelangsungan bisnis (BCP) yang mencakup analisis, teknologi, dokumentasi, pelatihan, anggota tim utama, dan prosedur yang terlibat dalam mengatasi potensi situasi krisis, sangat penting untuk memastikan kelangsungan bisnis. BCP mencakup tujuan yang difokuskan untuk meminimalkan potensi dampak krisis pada keuangan dan reputasi perusahaan, serta mempertahankan standar dan regulasi kepatuhan industri, regional, dan global.
Apa perbedaan antara kelangsungan bisnis dan pemulihan bencana?
Meskipun kelangsungan bisnis dan pemulihan bencana memiliki arti yang hampir sama, keduanya tidak sama.
Pemulihan bencana adalah bagian utama dari rencana kelangsungan bisnis dan difokuskan secara khusus pada sistem, data, dan infrastruktur TI. Pemulihan bencana mencakup teknologi, strategi, dan proses untuk menyimpan, memulihkan, dan mengembalikan data serta melindungi dari ancaman siber.
Agar BCP berhasil dalam mengurangi waktu henti, memitigasi risiko, dan memperbaiki masalah seperti kehilangan dan kerusakan data, tindakan pemulihan bencana sangat penting. Meskipun keduanya melibatkan proses, orang, dan teknologi, kelangsungan bisnis memiliki cakupan yang jauh lebih luas yang meliputi langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga operasi tetap berjalan di setiap bagian bisnis.
Apa yang harus disertakan dalam paket kelangsungan bisnis?
Terdapat tiga komponen rencana kelangsungan bisnis untuk dipertimbangkan:
- Ketahanan—mengembangkan fungsi dan infrastruktur bisnis yang siap untuk situasi yang tidak terduga.
- Pemulihan—menyiapkan solusi pencadangan dan pemulihan untuk aplikasi, sistem, dan jaringan Anda; menentukan sistem apa yang harus diprioritaskan jika terjadi bencana; dan memilih vendor pihak ketiga untuk bantuan dan sumber daya tambahan jika diperlukan.
- Kontingensi—menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan jika terjadi gangguan. Hal ini termasuk menyiapkan rantai perintah dengan orang-orang penting dan menentukan tanggung jawab mereka terkait komunikasi, teknologi, kontrak pihak ketiga, dan mengoordinasikan ruang sementara.
Ingat hal ini di setiap langkah proses perencanaan untuk membantu memastikan BCP mencakup seluruh aspek bisnis Anda.
Dengan mengingat tiga komponen utama ini, lakukan langkah-langkah berikut untuk mulai menyusun rencana kelangsungan bisnis Anda:
- Jalankan analisis dampak bisnis (BIA), yang memeriksa fungsi, proses, dan teknologi bisnis Anda saat ini. Analisis akan mengungkap potensi kerentanan, risiko, dan ancaman yang mungkin Anda temui. Melakukan analisis akan membantu mengidentifikasi area yang harus ditingkatkan dan mana yang harus diprioritaskan. Setelah analisis, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk melakukan investasi teknologi tambahan.
- Susun dan tetapkan tanggung jawab siapa yang akan mendelegasikan, bertindak, dan memberikan dukungan saat terjadi krisis. Orang-orang ini akan menjalankan langkah-langkah yang diperlukan, menjadi titik kontak, mengumpulkan sumber daya, dan memberi bimbingan dalam upaya meminimalkan waktu henti fungsi bisnis yang terdampak.
- Tentukan komunikasi alternatif jika sarana komunikasi yang biasa Anda gunakan terdampak oleh pemadaman atau waktu henti.
- Siapkan peralatan cadangan jika terjadi kerusakan atau pemadaman untuk mencegah berhentinya fungsi yang penting untuk bisnis.
- Pahami dan ikuti standar kelangsungan bisnis, yang merupakan persyaratan hukum dan peraturan yang ditentukan untuk suatu industri. Hal ini sangat membantu ketika Anda ingin menentukan langkah-langkah yang perlu diambil apabila terjadi pelanggaran atau kehilangan data.
Membuat rencana bukanlah langkah terakhir— untuk menjadikan kelangsungan bisnis sebagai bagian penting dari organisasi, Anda juga memerlukan manajemen kelangsungan bisnis.
Apa itu manajemen kelangsungan bisnis?
Manajemen kelangsungan bisnis adalah proses-proses yang Anda lakukan untuk menyiapkan dan mengelola rencana kelangsungan bisnis Anda. Proses tersebut harus mencakup hal berikut:
- Membuat kebijakan yang menentukan lingkup, tujuan, dan prinsip kelangsungan bisnis. Kebijakan ini harus selalu mempertimbangkan pelanggan untuk memastikan Anda telah mendokumentasikan fungsi bisnis penting mana yang dapat memengaruhi pelanggan dan siapa yang akan dilibatkan dalam komunikasi layanan pelanggan apabila terjadi pemadaman atau gangguan.
- Membentuk tim kelangsungan bisnis di seluruh organisasi Anda yang dapat berkomunikasi dan menegakkan kebijakan serta prosedur yang diterapkan. Karyawan ini akan diikutsertakan dalam tinjauan dan pengujian yang berkelanjutan untuk memastikan segala sesuatu dan semua orang benar-benar siap menghadapi suatu insiden.
- Mendukung budaya kelangsungan bisnis dengan mengedukasi seluruh organisasi Anda tentang risiko, kebijakan, dan dokumentasi yang tersedia. Memberikan pelatihan berkelanjutan adalah cara penting untuk meningkatkan kesadaran dan mengumpulkan data guna melihat apakah ada celah atau area yang perlu ditingkatkan.
- Menjaga standar kepatuhan dan praktik terbaik terkini untuk memastikan proses, alur kerja, dan karyawan semua bekerja sesuai standar industri yang benar karena berkaitan dengan data. Jika bisnis tidak mengikuti dan terjadi gangguan yang tidak terduga, bisa timbul risiko kerugian keuangan, biaya hukum, dan denda.
Melacak rencana kelangsungan bisnis yang semua bagiannya terus berkembang bisa menjadi tantangan tersendiri bagi organisasi yang sedang berkembang. Untuk mengurangi waktu dan tenaga yang digunakan, banyak bisnis berinvestasi dalam solusi kelangsungan bisnis.
Solusi kelangsungan bisnis seperti apa yang harus saya pertimbangkan?
Solusi kelangsungan bisnis yang Anda pilih harus didasarkan pada kebutuhan organisasi Anda. Tergantung pada industri, ukuran perusahaan, dan fungsi Anda yang penting bagi bisnis, Anda akan menemukan berbagai perangkat lunak dan sumber daya yang tersedia. Opsi ini meliputi:
- Solusi penyimpanan berbasis cloud, yang menyediakan lokasi jarak jauh yang aman untuk mencadangkan dan menjalankan alur kerja dan aplikasi, serta menyimpan data. Jika terjadi pelanggaran atau kesalahan yang menyebabkan hilangnya data, Anda dapat mengakses apa yang Anda perlukan dari cloud.
- Alat pencadangan dan pemulihan untuk membuat salinan data, aplikasi, dan sistem dalam infrastruktur TI Anda. Jika ada sesuatu yang terhapus, rusak, atau mati selama gangguan, Anda bisa memulihkannya dan meminimalkan waktu henti. Solusi ini menawarkan berbagai opsi untuk menjalankan pencadangan, termasuk otomatis sesuai jadwal, secara langsung, atau sesuai kebutuhan.
- Alat virtualisasi yang mereplikasi lingkungan dan ruang kerja. Jika terjadi gangguan atau masalah perangkat, karyawan masih dapat mengakses aplikasi mereka dan menjalankan proses seperti biasa, sehingga mengurangi waktu henti yang dapat memengaruhi layanan.
- Kontrak dengan penyedia pihak ketiga, seperti pemulihan bencana sebagai layanan (DRaaS) dan pencadangan sebagai layanan. Berdasarkan perjanjian Anda, penyedia dapat menjalankan pencadangan data, menghosting infrastruktur TI Anda, dan menawarkan dukungan jika terjadi bencana. Layanan ini biasanya ditawarkan dengan langganan atau model bayar sesuai penggunaan dan mencakup dukungan dari pakar TI dan keamanan cyber.
- Alat komunikasi terpadu untuk mendukung kolaborasi di seluruh organisasi Anda. Dengan satu platform untuk menghubungkan pekerja garis depan, agen layanan pelanggan, dan anggota tim kontinuitas Anda lainnya, akan lebih mudah untuk memberi tahu semua tim jika terjadi gangguan dan untuk mengelola giliran kerja serta jadwal untuk memastikan orang yang tepat tersedia.
Kelangsungan bisnis harus menjadi prioritas bagi setiap bisnis yang berkembang yang ingin memastikan keamanan dan keselamatan karyawan, teknologi, dan data mereka. Untuk mendukung proses perencanaan, ada beberapa solusi yang tersedia untuk mempermudah perencanaan kelangsungan bisnis. Meskipun Anda tidak dapat memprediksi atau mencegah setiap gangguan, dengan alat yang tepat, rencana yang solid, dan tim terdidik, kelangsungan bisnis dapat menghemat waktu, uang, dan sumber daya di seluruh organisasi Anda.
Pelajari selengkapnya
• Mengembangkan rencana kelangsungan bisnis
• Kelangsungan bisnis dan pemulihan bencana
Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.
Mulai menggunakan Microsoft 365
Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.
Ide dan Wawasan Bisnis bukan merupakan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365