Što je Ganttov dijagram i kako ga koristiti

Ako vam je potrebna pomoć pri dovršavanju popisa zadataka, Ganttov dijagram koristan je alat. Srećom, izrada vlastitog Ganttova dijagrama je jednostavna. Nastavite čitati kako biste saznali kako vam Ganttov dijagram može pomoći da ostanete organizirani kod kuće ili u uredu.

Vjerojatno ste već vidjeli Ganttov dijagram, a da toga niste bili svjesni. Ganttovi dijagrami iznimno su popularni u uredskom okruženju za praćenje projekata povezanih s poslom. Ganttovi dijagrami mogu pomoći u planiranju vremenskih okvira projekata na poslu ili čak osobnih projekata, poput renoviranja doma. Upotreba Ganttova dijagrama donosi brojne prednosti

Ganttov dijagram dobio je naziv po Henryju Ganttu, američkom strojarskom inženjeru koji ga je osmislio. Ganttovi dijagrami uobičajeni su alati za upravljanje projektima za jednostavno praćenje zadataka, napretka i vremenskih okvira u nekoliko sekundi. Korisni su i za voditelje koji trebaju pratiti resurse i članove tima potrebne za dovršetak projekta, a istodobno im pomažu u praćenju datuma početka i završetka projekta. Ganttovi dijagrami izvrsni su za praćenje projekata bilo koje duljine, bilo da projekt traje dva dana ili deset mjeseci.

Ganttov dijagram vrsta je grafikona koji upotrebljava trake za vizualizaciju vremenskih okvira projekta. Pomoću njega možete pratiti trajanje projekta u danima, tjednima ili čak mjesecima. Na Ganttovu dijagramu svaki je zadatak projekta naveden na dijagramu i prikazan vodoravnom trakom. Os X na dijagramu vremenski je okvir, a os Y sadrži svaki zadatak koji treba dovršiti.

Neki Ganttovi dijagrami upotrebljavaju nepromjenjive jednobojne trake kako bi pružili jednostavan vizualni prikaz vremenskih okvira projekta, dok drugi nude mogućnost ažuriranja napretka, pri čemu se boja trake (ili njezinih dijelova) mijenja kako bi se odrazio taj napredak. Primjerice, ako naznačite da je određeni zadatak dovršen 25 %, četvrtina trake mogla bi biti zelena kako bi se prikazao ostvareni napredak, dok će preostale 3/4 trake biti crvene kako bi se prikazao preostali posao koji treba obaviti. Takav raspored voditeljima projekata daje brz pregled koliko je posla preostalo za svaki zadatak.

Izrada vlastitog Ganttova dijagrama je jednostavna. Možete izraditi vlastiti uz pomoć jednostavnih formula u programu Excel. Ako nemate vremena ili napredno znanje programa Excel, možete početi s besplatnim predloškom.

Za početak rada na Ganttovu dijagramu trebat će vam sljedeće:

• Popis zadataka koje treba dovršiti
• Datumi početka i završetka za svaki zadatak
• Vlasnici zadataka i članovi tima za svaki zadatak

Izrada Ganttova dijagrama mnogo je jednostavnija uz predložak, a dostupno je mnogo besplatnih predložaka za Ganttov dijagrama. Kada koristite predložak poput ovog, možete promijeniti svaku ćeliju u stupcu „Aktivnost” kako biste označili svaki zadatak. U sljedeća dva stupca unesite datum početka i datum završetka projekta. U stupce E i F unosite stvarne datume početka i stvarne datume završetka. Stvarni datumi početka i stvarni datumi završetka pokazuju kada je projekt službeno započeo. Na primjer, ako ste planirali popraviti krov 5., ali niste mogli započeti do 10. zbog oluje, 5. bi bio vaš planirani datum početka, a 10. stvarni datum početka. Vidjet ćete kako se trake na osi X mijenjaju ovisno o datumima početka i završetka. Obavezno i ručno unesite postotak dovršenosti projekta kako biste mogli pratiti napredak zadatka. Ponovo prenesite dovršeni Ganttov dijagram u zajednički radni prostor kojem svi suradnici mogu pristupiti i pomoći u njegovu ažuriranju.

• Obojite trake zadataka prema timu, odgovornoj osobi ili razini prioriteta. Na primjer, možda ćete htjeti da trake za hitnije zadatke budu crvene. Vizualni elementi poput ovih čine Ganttov dijagram razumljivijim na prvi pogled.
• Što su vaši zadaci preciznije definirani, to bolje. Bez dovoljno pojedinosti može biti teško ažurirati ili procijeniti status zadatka.
• Dodavanje kontrolnih točaka u Ganttov dijagram odličan je način da motivirate svoj tim i pomognete mu da vidi koliko je napredovao.

Ganttovi dijagrami provjeren su način za održavanje projekata organiziranima i praćenje datuma početka i završetka. Sada kada znate kako izraditi Ganttov dijagram, projekte možete voditi s lakoćom.