Kako poslati velike datoteke

Vidjeti vraćenu ili blokiranu e-poštu zbog velikog privitka frustrirajuće je, a razlog je jednostavan. Davatelji internetskih usluga i davatelji usluga e-pošte ograničavaju veličinu datoteka koje možete prenijeti ili poslati, čime sprječavaju da golema količina podataka usporava njihove usluge.

Ograničenja su niža nego što većina ljudi očekuje. Outlook i iCloud zaustavljaju se na 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail i AOL zaustavljaju se na 25 MB. Dvije pojedinosti dodatno spuštaju stvarnu gornju granicu. Privici e-pošte kodiraju se za prijenos, što ih povećava, pa je najveća datoteka koja zapravo stane otprilike 75 posto navedenog ograničenja, a ograničenje od 25 MB nosi datoteku od oko 18 MB. Davatelj usluga primatelja također primjenjuje vlastito ograničenje, pa manje od ta dva ograničenja odlučuje hoće li vaša poruka biti isporučena.

Prije odabira metode korisno je znati u koju kategoriju spada vaša datoteka. Neka okvirna mjerila za datoteke koje mala poduzeća najčešće šalju: fotografija snimljena kamerom telefona zauzima nekoliko megabajta i u redu je kao privitak; prezentacija sa slikama često iznosi 10 – 30 MB, što je već na granici; kratki video premaši ograničenje unutar prve minute snimke; datoteka dizajna, CAD-a ili sirove slike obično zauzima stotine megabajta; a mapa skeniranih računa ili ugovora brzo naraste čim prijeđete nekoliko desetaka stranica.

Praktično pravilo: sve iznad otprilike 18 MB zahtijeva vezu, a ne privitak, a sve iznad nekoliko stotina megabajta posebno zahtijeva pohranu u oblaku.

Prenesite datoteku, a zatim podijelite vezu na nju. To je najviša gornja granica od sve četiri, do 250 GB po datoteci, i funkcionira za jedan dokument ili cijelu mapu. Primateljima nije potreban račun kod davatelja pohrane kako bi otvorili vezu. Jedino na što treba obratiti pozornost jesu dozvole kada dijelite izvan vlastite tvrtke ili ustanove, zbog čega je namjerno postavljanje pristupa važno. Ako tek počinjete, pohrana u oblaku za male tvrtke obuhvaća kako osnovna usluga funkcionira.

Alati za suradnju objedinjuju čavrljanje, videopozive i pohranu datoteka na jednom mjestu, a obično su integrirani s pohranom u oblaku, pa slanje datoteke unutar razgovora zahtijeva samo jedan korak. To je najbrža opcija za ljude s kojima već radite. Nedostatak je to što datoteke završe razasute po razgovorima i kasnije ih je teže pronaći.

One vam omogućuju prijenos datoteke i slanje veze za preuzimanje, neke besplatno, a neke uz pretplatu. Korisne su kada je primatelj izvan vaših uobičajenih alata. Prije nego što upotrijebite neku od njih, provjerite sigurnosne protokole, jer te web-lokacije često nemaju snažnu sigurnost ili zaštitu privatnosti. Za sve osjetljivo, umjesto toga upotrijebite svog davatelja pohrane u oblaku.

Sažimanje mape u ZIP ili dijeljenje velikog arhiva na dijelove može spustiti datoteku ispod ograničenja. No to pomaže tek neznatno. Videozapisi, fotografije i PDF-ovi već su komprimirani, pa se jedva smanjuju. Za većinu malih tvrtki veza za pohranu u oblaku pokriva gotovo svaki slučaj, a ostali su situacijski.

Postupak s vezom u oblaku traje oko minutu. Prvo spremite datoteku u svoju pohranu u oblaku ili je povucite u mapu u kojoj treba biti. Drugo, pričekajte da se prijenos završi, jer veza neće raditi dok datoteka u potpunosti ne bude prenesena. Treće, odaberite mogućnost zajedničkog korištenja, bilo gumb za zajedničko korištenje u dokumentu ili desni klik na datoteku u njezinoj mapi. Četvrto, postavite dozvole prije slanja: tko može otvoriti datoteku, mogu li je uređivati ili samo pregledavati te treba li veza isteći. Na kraju, pošaljite vezu e-poštom, u čavrljanju ili SMS-om.

Neke aplikacije za e-poštu to dodatno skraćuju. Ako u programu Outlook priložite preveliku datoteku, nudi vam da je prenese na OneDrive i zamijeni privitak vezom za zajedničko korištenje, čime se postiže isti rezultat bez napuštanja ulazne pošte. Provjerite dozvole za tu vezu ako je primatelj izvan vaše tvrtke ili ustanove.

Vrijedi tretirati pohranu u oblaku kao zadanu mogućnost, a ne kao rezervnu, a razlozi daleko nadilaze veličinu datoteke. Jednostavnost korištenja: pošaljite pozivnicu e-poštom ili izravnu vezu, a primatelj klikne kako bi otvorio sadržaj bez potrebe za računom. Sigurnost: šifriranje datoteka, nadzor sumnjivih prijava, otkrivanje ucjenjivačkog softvera, pregledavanje radi traženja virusa, dvostruka provjera autentičnosti i veze zaštićene lozinkom dolaze ugrađene. Dozvole: ograničite tko može pregledavati, komentirati, uređivati ili ponovno dijeliti, od jedne osobe do grupe ili do bilo koga s vezom. Oporavak: ako primatelj izbriše datoteku, možete je vratiti iz koša za smeće, a ako je izmijeni, možete vratiti raniju verziju.

Sigurnosna kopija: datoteke ostaju sigurne ako se računalo izgubi, ukrade ili se sruši. Suradnja: podijelite jednom i zajedno radite na istoj datoteci, uz vidljive izmjene kako se događaju. Manje prostora za pohranu: datoteka zauzima manje mjesta na vašem uređaju i ne troši kvotu e-pošte. Trošak: većina usluga uključuje besplatnu razinu, pa nema razloga plaćati viši limit za e-poštu ili pretplatu za prijenos. Zajedno, to pretvara jednostruku isporuku u zajedničku radnu kopiju, što je obično i ono što ste od početka željeli.

Dijeljenje veze povećava doseg pristupa, pa vrijedi usvojiti nekoliko navika. Naš vodič za sigurno dijeljenje datoteka za male tvrtke dublje objašnjava zaštite koje stoje iza toga.

Dijelite s imenovanim osobama umjesto s bilo kime tko ima vezu kad god je datoteka osjetljiva. Postavite dopuštenja samo za pregled osim ako primatelj doista treba uređivati. Dodajte datum isteka kako bi veza prestala raditi kada projekt završi, te lozinku za financijske, pravne ili korisničke zapise. Prije nego što prenesete bilo što povjerljivo na besplatno web-mjesto za prijenos datoteka, pročitajte što piše o šifriranju i zadržavanju, jer mnogi datoteke čuvaju dulje nego što biste pretpostavili.

Zajednička datoteka obično je radna datoteka, a posao počinje u trenutku kada se pošalje veza. Tu svoju vrijednost pokazuje pomoć umjetne inteligencije: može sažeti dugačak ugovor ili izvješće tako da kolega ne mora čitati četrdeset stranica kako bi pronašao promjenu, izraditi poruku koja ide uz vezu i upoznati vas s tim što su suradnici uređivali dok ste bili odsutni. Datoteka prestaje biti nešto što ste poslali e-poštom i postaje nešto što tim zajedno obrađuje.

Slanje velikih datoteka prestaje biti problem u trenutku kada ih prestanete prilagati. Premjestite datoteku u pohranu u oblaku, postavite dozvole tako da odgovaraju osobama koje je trebaju vidjeti i pošaljite vezu. OneDrive malim tvrtkama omogućuje tu vezu zajedno sa šifriranjem, poviješću verzija i istekom pristupa, što dijeljenje čini sigurnim prema zadanim postavkama. Početak rada sa servisom OneDrive.