Le travail hybride est devenu la norme pour des millions de personnes. Nombre d’entre elles ont adopté un ou plusieurs jours de télétravail par semaine, ce qui leur laisse davantage de temps pour leurs loisirs, récupérer du sommeil ou passer du temps avec leur famille et leurs amis plutôt que dans les embouteillages. La bonne nouvelle, c’est que cette plus grande flexibilité n’a pas affecté la productivité. D’après l’indice de tendance du travail Microsoft, 87 % des employés hybrides déclarent être productifs au travail et les signaux de productivité dans Microsoft 365 continuent d’augmenter1.
21 conseils pour le télétravail
Comment télétravailler
Mais cela ne signifie pas que le télétravail est facile. Pour beaucoup, il peut être difficile de maintenir le contact avec la culture de l’entreprise. Et en l’absence de limites claires, le travail peut commencer à empiéter sur la vie personnelle. Prenez soin de vous et restez concentré grâce aux conseils suivants pour travailler depuis chez vous. Voici votre guide ultime des 20 meilleures pratiques de télétravail qui vous aideront à donner le meilleur de vous-même, même si vous travaillez depuis la table de votre cuisine.
1. Choisissez un espace de travail
On peut travailler partout, mais on ne peut pas se détendre n’importe où. Choisissez un espace de travail chez vous, même s’il s’agit d’un coin de votre cuisine. La distinction physique entre l’endroit où vous travaillez et celui où vous vous détendez vous aidera à passer en mode professionnel pendant les heures de travail, puis à vous concentrer sur vos relations personnelles, les tâches ménagères et d’autres activités.
2. Respectez les horaires
Définissez vos « heures de bureau » à domicile pour ne pas finir par travailler toute la nuit. Votre emploi du temps ne doit pas forcément s’étendre de 9 h à 17 h : choisissez simplement des horaires réguliers et tenez-vous-y. La mise en place de cette routine, tout comme la création d’un espace de travail à domicile, indiquera à votre cerveau qu’il est temps de travailler ou de se détendre. Cela aide également votre famille à savoir quand elle peut s’attendre à ce que vous soyez disponible.
3. Procurez-vous les outils dont vous avez besoin
Si vous vous demandez comment travailler efficacement et en toute productivité depuis chez vous, le matériel adéquat peut faire toute la différence. Voici ce qu’il vous faut :
- Un ordinateur, un clavier, une souris et un écran supplémentaire (facultatif, mais utile).
- Un logiciel de visioconférence et de discussion de groupe.
- Un espace de stockage en ligne pour accéder aux fichiers à distance.
- Des écouteurs, un casque antibruit ou un casque avec microphone.
- Une chaise de bureau confortable et ergonomique.
- Un bon éclairage, pour votre confort comme pour celui des personnes qui participent à un appel vidéo avec vous.
- D’autres fournitures de bureau, comme une bouteille d’eau, une tasse à café, des mouchoirs, des ciseaux, du ruban adhésif, un stylo et du papier, ainsi que des objets fétiches.
4. Douchez-vous et habillez-vous
« Pourquoi m’habiller si je ne vois jamais personne ? » Il peut être tentant de négliger son hygiène et sa mise en beauté en télétravail, mais cela influe sur votre bien-être, et pas seulement sur votre apparence. Prendre une douche le matin peut vous aider à vous sentir plus frais que si vous vous contentez de vous réveiller et d’ouvrir votre ordinateur portable. Prendre soin de votre apparence montre que vous avez de l’estime pour vous-même et que vous méritez qu’on prenne soin de vous. Même si personne ne vous voit, vous vous sentirez sûr de vous et serez prêt à répondre à tout appel vidéo imprévu.
5. Faites le plein dans votre cuisine
Vous vous souvenez de la cuisine du bureau, avec ses collations gratuites et sa machine à expresso sophistiquée ? Il est temps d’investir dans la vôtre. Procurez-vous une bonne bouilloire électrique ou une cafetière et faites le plein de vos boissons préférées. Apprenez à préparer votre boisson idéale et remplissez vos placards de collations et de douceurs. Ainsi, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour bien commencer la journée.
6. Réglez le niveau sonore approprié
L’un des avantages du télétravail est l’absence de collègues bavards et d’autres distractions liées au bureau. Déterminez si vous appréciez le silence ou si vous avez besoin d’un bruit de fond ou d’une musique d’ambiance pour vous concentrer. Si des enfants bruyants et des animaux domestiques sont à la maison, procurez-vous un générateur de bruit de fond ou envisagez d’investir dans un casque antibruit.
7. Établissez des règles pour votre famille
Pour les enfants, vous voir travailler depuis chez vous signifie que vous pouvez jouer avec eux à tout moment… n’est-ce pas ? Fixez des règles claires en indiquant à votre famille vos horaires de travail et vos heures de pause. Mettez en place un système pour qu’ils restent silencieux pendant les réunions importantes : rappelez-le-leur quelques minutes avant la réunion ou placez un panneau sur la porte de votre bureau. Si vous avez de jeunes enfants à la maison et vivez avec une autre personne, essayez de ne pas planifier vos réunions au même moment afin que l’un de vous puisse les surveiller.
8. Gérez votre journée
Certaines personnes se lèvent au lever du soleil et sont prêtes à commencer leur journée, tandis que d’autres désactivent trois fois leur réveil et n’atteignent leur meilleur niveau de créativité qu’après le déjeuner. Réfléchissez au moment où vous êtes le plus productif et planifiez votre journée de travail en fonction de votre niveau d’énergie. Bloquez des plages dans votre calendrier pour travailler sans être dérangé et utilisez des messages d’état pour indiquer quand vous êtes occupé.
9. Limitez les distractions
Il est facile de commencer à naviguer sur Internet pendant le travail et de perdre la notion du temps. Aidez-vous à rester concentré en réglant un minuteur, par exemple sur 15 minutes pour lire les actualités. Utilisez des logiciels ou des extensions de navigateur qui bloquent les sites de réseaux sociaux pendant les heures de travail. Planifiez vos courses et autres tâches pendant la pause déjeuner ou après le travail afin de limiter les interruptions.
10. Planifiez des pauses
Personne ne peut rester concentré toute la journée, tous les jours. Parmi les nombreuses bonnes pratiques du télétravail figure la planification de moments pour se déconnecter régulièrement. Inscrivez vos pauses dans votre calendrier afin de vous changer les idées et d’avoir quelque chose à attendre avec impatience, par exemple :
- Une promenade autour du pâté de maisons.
- Un déjeuner avec votre famille.
- Une pause dans votre café préféré.
- Dix minutes de vidéos d’animaux mignons.
- Une collation dans l’après-midi.
11. Étirez-vous et bougez
Travailler depuis chez vous signifie que vous n’avez pas besoin de marcher jusqu’à une salle de réunion, l’imprimante ou le bureau d’un collègue. Vous avez donc moins de raisons de vous lever et de vous étirer. Prévenez les douleurs musculaires et la fatigue en marchant chez vous, en sortant relever votre courrier et en vous étirant tout au long de la journée. Votre corps vous remerciera.
12. Faites attention à votre posture
La « nuque des écrans » désigne la mauvaise posture et les tensions que vous pouvez ressentir en vous penchant devant un écran toute la journée. Si vous avez remarqué que votre posture se dégrade lorsque vous travaillez depuis votre domicile, voici quelques idées :
- Évitez de travailler au lit ou sur le canapé.
- Réglez votre siège et vos écrans pour que vos bras et vos jambes forment des angles de 90 degrés, que les écrans soient à hauteur des yeux, que votre dos soit droit et que vos pieds reposent à plat sur le sol.
- Faites des exercices simples, comme incliner la tête d’un côté puis de l’autre, faire rouler vos épaules vers l’avant et vers l’arrière et vous étirer.
- Consultez un chiropracteur ou un massothérapeute si vous le pouvez.
- Procurez-vous un clavier ergonomique ou un repose-poignets rembourré pour votre clavier et votre souris.
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13. Communiquez de manière réfléchie
Lorsque vous travaillez depuis votre domicile, il n’y a plus de discussions sans fin dans les couloirs et il est difficile de percevoir les signaux non verbaux dans les conversations en ligne. Il est donc particulièrement important de communiquer davantage et de choisir le canal approprié pour vos conversations. Voici quelques conseils pour vous aider à déterminer quand utiliser chaque canal de communication :
- Messages de discussion : les discussions offrent un moyen instantané et informel d’échanger avec une ou plusieurs personnes. C’est un moyen pratique de faire le point sur un projet en cours, de demander rapidement l’avis de quelqu’un ou simplement de garder le contact avec un collaborateur. Lorsque vous utilisez la discussion, tenez compte des messages de statut des autres personnes. Si quelqu’un travaille sur une tâche qui nécessite toute son attention, attendez avant de lui envoyer un message.
- E-mail : l’e-mail est un excellent canal pour les communications formelles et écrites. Si vous souhaitez documenter les résultats d’une réunion ou présenter votre point de vue sur un sujet complexe, l’e-mail peut être un bon outil. Toutefois, l’e-mail peut devenir difficile à gérer lorsque plusieurs personnes tentent de prendre une décision ou de résoudre un désaccord. Si, après plusieurs e-mails, les personnes ne parviennent toujours pas à s’entendre, envisagez de passer à un appel téléphonique ou à une réunion.
- Téléphone : un appel peut réunir deux personnes ou plus et constitue un bon moyen de parvenir à un consensus ou de traiter un problème urgent. Comme vous pouvez entendre le ton de la voix, les appels contribuent à réduire les malentendus.
- Visioconférence : les visioconférences permettent à deux personnes ou plus, situées dans des lieux différents, de se connecter et de collaborer. Et comme vous pouvez voir les autres personnes, il est plus facile de comprendre la communication non verbale. La plupart des logiciels de visioconférence permettent le partage d’écran et disposent de fonctionnalités de tableau blanc afin de reproduire plus fidèlement une réunion en présentiel. Si vous planifiez une réunion vidéo, veillez à ce qu’elle soit productive pour tout le monde. S’il y a plusieurs participants, créez un ordre du jour et vérifiez que chacun comprend son rôle.
14. Vérifiez votre vidéo
Soignez votre apparence pour les appels vidéo et vérifiez que rien de distrayant ne se trouve en arrière-plan. Vous n’avez toutefois pas besoin d’une bibliothèque parfaitement agencée : certaines applications de visioconférence peuvent flouter votre arrière-plan. Activez votre caméra avant les réunions pour vérifier que votre visage est bien éclairé et réglez l’éclairage si nécessaire. Si vous finissez par travailler en tenue d’intérieur, ayez une chemise de rechange à proximité pour les réunions vidéo inattendues.
15. Procurez-vous des produits de nettoyage
Ce qu’on ne vous dit pas sur comment travailler efficacement depuis votre domicile, c’est que votre bureau va prendre la poussière. Ayez un chiffon en microfibre ou un chiffon doux à portée de main pour nettoyer vos écrans. Définissez au moins une fois par mois un rappel vous invitant à débarrasser entièrement votre bureau, à le dépoussiérer ou à l’essuyer, puis à tout remettre en place. Les bombes à air comprimé sont également utiles pour retirer les miettes et la poussière de votre clavier.
16. Prenez les devants pour rester en contact
Il est normal de se sentir seul et déconnecté lorsque l’on travaille depuis son domicile. N’attendez pas que les autres prennent contact avec vous : planifiez régulièrement des points avec votre responsable et votre équipe. Demandez ce dont vous avez besoin et faites savoir aux autres si vous rencontrez des difficultés, afin qu’ils puissent vous aider. Si quelqu’un vous manque, réservez 15 minutes dans son calendrier pour prendre de ses nouvelles. Si vous en avez assez des réunions vidéo, appelez quelqu’un au téléphone pendant que vous allez vous promener.
17. Aidez à protéger les informations sensibles
Le travail à domicile peut sembler plus décontracté, puisque vous n’avez pas besoin d’un badge d’entreprise pour entrer, mais les informations professionnelles confidentielles doivent le rester. Ne laissez pas les membres de votre famille utiliser votre ordinateur professionnel et appliquez les bonnes pratiques, comme changer régulièrement vos mots de passe. Lorsque vous passez des appels sensibles, vérifiez que les autres personnes ne peuvent pas vous entendre et déconnectez vos appareils Bluetooth intelligents. Ne laissez pas vos appareils professionnels sans surveillance, que vous soyez chez vous ou dans un lieu public. Installez les mises à jour logicielles dès qu’elles sont disponibles afin que vos appareils ne soient pas vulnérables aux menaces de cybersécurité et évitez les connexions sans fil non sécurisées.
18. Utilisez des messages d’absence
Avec l’e-mail, la conversation instantanée et la vidéo, il est facile d’attendre des réponses instantanées de la part de ses collègues, mais vous devez parfois vous absenter pour un rendez-vous. Mettez à jour votre statut dans votre application de discussion de groupe avant de quitter votre bureau pendant plus de quelques minutes, en indiquant idéalement l’heure à laquelle vous reviendrez et votre fuseau horaire (« de retour à 14 h 30, UTC-7 » est plus précis que « de retour dans une heure »). Si nécessaire, indiquez votre numéro de téléphone dans votre message d’absence afin que vos collègues puissent vous joindre en cas d’urgence.
19. Faites le point sur vous-même
Après un mois ou deux, demandez-vous : « Est-ce que cela fonctionne ? » Qu’aimez-vous et qu’est-ce qui vous déplaît dans votre installation de travail à domicile ? Essayez d’installer votre bureau dans une autre pièce, de le rapprocher d’une fenêtre, d’ajouter un coussin à votre chaise ou de réorganiser votre bureau. Si vous travaillez à distance à temps plein et que le bureau vous manque, envisagez de vous y rendre un ou deux jours par semaine, si possible.
20. Soyez indulgent envers vous-même
Autorisez-vous quelques erreurs, nous sommes des êtres humains, pas des robots. Ne soyez pas trop dur avec vous-même si vous avez du mal à vous concentrer ou à être pleinement productif. Même avec ces bonnes pratiques de télétravail, tout le monde connaît des jours sans. Faites simplement de votre mieux, en faisant preuve de bienveillance envers vous-même et votre équipe.
Prochaines étapes
Le télétravail, que vous le pratiquiez une fois par semaine ou tous les jours, peut enrichir votre vie en réduisant le temps que vous passez dans les transports et en vous offrant davantage de possibilités de vous adonner à vos loisirs et de passer du temps avec votre famille et vos amis. Même s’il peut être difficile au début d’apprendre à vous concentrer sur votre travail depuis chez vous, une configuration adaptée et de bonnes pratiques peuvent permettre au travail hybride ou à distance de vous donner davantage de contrôle sur votre temps et d’améliorer votre satisfaction professionnelle.
Collaborez et restez en contact lorsque vous êtes en télétravail avec une application de discussion de groupe gratuite, ou commencez dès maintenant à utiliser une suite complète d’applications professionnelles pour rester productif.
L’équipe Microsoft 365 se concentre sur le partage de ressources pour vous aider à démarrer, à exécuter et à développer votre activité.
- [1]
« Le travail hybride, c’est du travail. Est-ce qu’on s’y prend bien ? » Indice des tendances du travail, Microsoft,
22 septembre 2022, p. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
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