Gérer les 5 phases du cycle de vie des projets à l’aide d’outils visuels

Le succès de la phase d’exécution dépend du succès de la phase de planification. À cette fin, l’un des meilleurs outils visuels pour exécuter les projets complexes convient également à leur planification : un diagramme de flux.  

Les diagrammes de flux fonctionnel croisé, par exemple, aident les chefs de projet à identifier les personnes en charge de certains jalons, ainsi que les dépendances de tâches. Certains projets peuvent impliquer la contribution d’équipes différentes, intervenant également sur d’autres volets du projet. Ces types de diagrammes peuvent spécifier tous ces aspects et bien d’autres informations utiles.   

Par exemple, les couloirs définissent les personnes impliquées dans chaque tâche, tandis que les phases représentent la chronologie ou un jalon. 

Une fois que vous avez lancé le projet et que la phase d’exécution suit son cours, le fait de disposer d’un diagramme de flux partageable est très utile pour garder tous les participants à jour. Les membres de l’équipe peuvent également insérer des commentaires sur le diagramme, afin d’ajouter des informations de contexte ou des mises à jour au besoin. Les formes cliquables peuvent être développées pour faire apparaître des informations supplémentaires ou être reliées à des données externes, telles qu’une base de données ou un tableur.  

À ce stade, le projet se matérialise. Il reste toutefois crucial de surveiller chaque tâche afin de s’assurer que le processus se déroule comme prévu. Les visuels en ligne et diagrammes liés à des données présentent entre autres l’avantage de faciliter le partage de l’avancement avec des tiers, y compris des personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet. 

Les logiciels de création de diagrammes offrent souvent des modèles simples de rapport d’état, qui aident les chefs de projet à distiller les points essentiels et à les partager avec des responsables et des clients ou parties prenantes externes. 

La possession de plusieurs documents tout au long du processus (de votre analyse SWOT à votre diagramme de flux) peut également aider à garder le cap dans le cadre du projet. Vous pouvez prévenir la dérive de l’étendue en créant des onglets sur les objectifs et livrables originaux du projet. 

Certains logiciels de création de diagrammes sont également compatibles avec les logiciels d’automatisation. Ils vous permettent de concevoir le workflow de votre projet, puis de configurer des déclencheurs automatiques (par exemple, une notification à l’achèvement d’une tâche). 

Vous avez réussi ! Une fois que votre équipe a finalisé tous les livrables, le projet est terminé. Dans le cadre de cette dernière phase, il est essentiel de prendre le temps d’évaluer ce qui vient de se passer. Il est bien plus simple de regarder en arrière et de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné si vous avez des visuels clairs spécifiques à disposition tout au long du processus. 

Programmez une réunion post-mortem avec les membres de l’équipe et les parties prenantes. Évoquez ensembles les réussites et les problèmes rencontrés. Vous pouvez même utiliser un autre outil de création de diagrammes à cette étape : essayez un modèle de suivi post-mortem de projet pour capturer les commentaires et idées provenant de la réunion.  

Stockez toute la documentation à un emplacement centralisé pour la conserver comme ressource pour la prochaine fois. 

Si toutes ces opérations de planification et de documentation méticuleuses peuvent sembler exagérées, elles ont leur utilité. L’utilisation d’outils visuels qui assurent la planification, la communication et le suivi est l’un des moyens les plus sûrs pour garder le contrôle des projets, en restant dans le budget et en respectant l’échéance.