Työskentely etänä: Etätyön mahdollisuuksiin tutustuminen
Selvitä, mitä etätyöskentely on, tutustu sen erilaisiin tyyppeihin ja opi, miten se parantaa tuottavuutta ja joustavuutta etätyössä.
Mitä etätyöskentely on?
Työskentely etänä. Etätyön tekeminen. Etätyö. Hybridityöpaikka. Vaikka nämä termit ovat yleisiä monissa toimistoissa, niiden määritelmät voivat olla hankalasti erotettavissa. Tämä pätee erityisesti silloin, kun tekniikat kehittyvät ja muuttavat työntekijöiden työtapaa ja työpaikkaa.
Etätyöskentely on työtehtävien suorittamista perinteisen toimistoympäristön ulkopuolella. Fyysiseen työpaikkaan matkustamisen sijaan etätyöntekijät käyttävät tekniikkaa työnsä suorittamiseen ja yhteydenpitoon työtovereiden kanssa lähes mistä tahansa sijainnista. Etätyöntekijät voivat työskennellä esimerkiksi kotitoimistoissa, kahviloissa ja yhteistyötiloissa, kunhan heillä on resursseja tehdä työnsä.
Tässä artikkelissa tutustumme etätyöntekijän määritelmään, mitä se tarkoittaa käytännössä, sekä etuihin ja haasteisiin, etätyöskentelyn tulevaisuuteen ja joihinkin ratkaisuihin, jotka auttavat tukemaan etä- ja hybridityötä yrityksessäsi.
Etätyöskentely on työtehtävien suorittamista perinteisen toimistoympäristön ulkopuolella. Fyysiseen työpaikkaan matkustamisen sijaan etätyöntekijät käyttävät tekniikkaa työnsä suorittamiseen ja yhteydenpitoon työtovereiden kanssa lähes mistä tahansa sijainnista. Etätyöntekijät voivat työskennellä esimerkiksi kotitoimistoissa, kahviloissa ja yhteistyötiloissa, kunhan heillä on resursseja tehdä työnsä.
Tässä artikkelissa tutustumme etätyöntekijän määritelmään, mitä se tarkoittaa käytännössä, sekä etuihin ja haasteisiin, etätyöskentelyn tulevaisuuteen ja joihinkin ratkaisuihin, jotka auttavat tukemaan etä- ja hybridityötä yrityksessäsi.
Etätyö vs. etätyöskentely
Nykyisessä työpaikan sijaintia käsittelevässä keskustelussa termejä etätyö, etätyöskentely ja työskentely etänä käytetään usein viittaamaan samaan asiaan. Tämä on järkevää – ne kaikki viittaavat työn tekemiseen muualla kuin fyysisessä toimistossa.
Joidenkin mielestä etätyön ja etätyöskentelyn määritykset eroavat toisistaan. Seuraavassa on joitakin eroja:
Joidenkin mielestä etätyön ja etätyöskentelyn määritykset eroavat toisistaan. Seuraavassa on joitakin eroja:
Mitä etätyö on?
Etätyöskentely on laaja termi, joka viittaa työntekijöihin, jotka työskentelevät perinteisen työpaikan ulkopuolella. Yleensä he asuvat kohtuullisen etäisyyden päässä ja viettävät vähintään osan työajastaan toimistossa. Etätyön määritelmä voi vaihdella työpaikasta toiseen, koska etätyön määrittävä ominaisuus on se, että se on joustavaa. Jokainen tilanne on yksilöllinen järjestely työnantajan ja työntekijän välillä. Etätyöskentelyn etuja ovat seuraavat:
- Monipuolisuus: Etätyöskentely voi sisältää töitä, jotka saattavat vaatia työskentelyä muualla kuin toimipaikassa, kuten tutkimusta tai raportointia.
- Yleensä paikan päällä: Etätyöskentely voi olla joustava järjestely, jossa työntekijöillä on omat tilat toimistolla ja he työskentelevät satunnaisesti muualla. Jos työntekijä työskentelee muualla kuin toimistossa, tämä paikka on usein kohtuullisen työmatkan päässä työnantajan toimistosta.
- Viestintä: Etätyöntekijä voi käyttää puhelinta, sähköpostia ja muita yrityksen etätyöskentelyn työkaluja. Heidän ei välttämättä tarvitse olla jatkuvasti yhteydessä työtovereihinsa.
- Laaja vaikutusalue: Järjestelyn joustavuuden vuoksi etätyöntekijät voivat usein hallita omaa työtään ja aikaansa.
Mitä etätyö on?
Jos mietit, mikä etätyö on, et ole yksin. Se voi viitata siihen, missä työskentelet, miten työskentelet ja kommunikoit, tai jopa sinulle määritettyihin tehtävätyyppeihin ja tehtäviin. Tässä on tarkempi katsaus etätyön merkitykseen:
- Pysyvästi muualla: Etätyötehtävät ovat yksinomaan toimiston ulkopuolella olevia rooleja, joissa työntekijöiden ei odoteta vierailevan fyysisessä toimistossa. Itse asiassa jotkut etätyöntekijät ovat sellaisten yritysten palkkaamia, joilla ei ole lainkaan fyysisiä toimistoja. Nämä työnantajat saattavat käyttää pienyritysten etätyöskentelyn työkaluja toimintojen ja viestinnän käsittelyyn.
- Työskentele missä tahansa: Etätyöntekijät voivat työskennellä kuinka kaukana tahansa työnantajastaan – jopa maailman toisella puolella. Etätyöntekijät voivat työskennellä missä tahansa vakaan Internet-yhteyden avulla.
- Viestintä: Etätyöntekijät käyttävät viestintä- ja videoneuvotteluratkaisuja, jotka edellyttävät vakaata Internet-yhteyttä. Vaikka etätyöntekijöiden ei tarvitse työskennellä paikan päällä, heidän odotetaan olevan käytettävissä aivan kuin he olisivat toimistossa.
- Ennalta määritetty vaikutusalue: Etätyöntekijöillä on yleensä säännöllisiä tehtäviä ja toimituksia, joita heidän odotetaan hallitsevan ajallaan.
Etätyöskentelyn työjärjestelytyypit
Termi etätyöskentely voidaan ottaa käyttöön erilaisissa työpaikan järjestelyissä. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
- Kokopäiväinen: Työntekijä työskentelee koko ajan fyysisen toimistoympäristön ulkopuolella. Tätä voidaan kuvata myös etätyöjärjestelyksi.
- Osa-aikainen: Osa-aikaisessa järjestelyssä työntekijä käyttää suurimman osan työajastaan paikan päällä.
- Hybridi: Samoin kuin osa-aikaiset työntekijät, myös hybridityöntekijät työskentelevät sekä työpaikalla että sen ulkopuolella. Työnantajilla voi olla ennalta määritelty vaatimus siitä, kuinka paljon aikaa on vietettävä työpaikalla tai sen ulkopuolella, tai he voivat yhdessä työntekijän kanssa löytää parhaan mahdollisen tasapainon.
- Tilapäinen: Työntekijät, joiden etätyöskentely on tilapäistä, voivat joustavasti työskennellä paikan päällä tietyn ajan. Esimerkkeinä voidaan mainita elämänmuutos, sairaudesta toipuminen tai osallistuminen työpaikan ulkopuoliseen koulutukseen.
- Hotellimalli: Hotellimallissa, jota kutsutaan myös työpisteen jakamiseksi, työntekijät työskentelevät yhteisissä tiloissa (kuten työpöydillä, joissa on kannettavan tietokoneen telakka ja näyttö) silloin, kun heidän on tehtävä töitä paikan päällä.
- Työskentele missä tahansa: Toinen etätyön termi työskentele missä tahansa tarkoittaa sitä, että työntekijät voivat suorittaa tehtävänsä mistä tahansa paikasta, kunhan he voivat olla virtuaalisesti yhteydessä työnantajaansa.
- Freelancing, keikkatyö ja urakkasopimukset: Nämä työntekijät työskentelevät paikallisesti työskentelevien kollegoidensa tavoin rajoitetun projektin parissa tai tietyn ajanjakson ajan, mutta tässä tapauksessa etänä esimerkiksi kotitoimistossa.
Mahdollista älykäs työpaikka Microsoft Teamsin avulla
Tutustu älykkääseen tapaan pitää kokouksia, soittaa puheluita, keskustella ja tehdä yhteistyötä.
Etätyöskentelyn edut
Etätyön hyödyt ovat moninaiset, ja niihin kuuluvat:
- Kustannussäästöt. Kotoa käsin työskentelevät työntekijät voivat vähentää matkakustannuksia, jotka normaalisti menisivät työmatkoihin. Työnantajat voivat myös pienentää kuluja, kuten suurten toimistojen lämmitystä ja jäähdyttämistä, jos henkilöstö on vain harvoin paikan päällä. Pienyritysten etätyöskentely voi jopa poistaa fyysisten toimistojen tarpeen, mikä säästää rahaa vuokrasta ja muista kiinteistökustannuksista.
- Ajansäästö. Kun työmatkat ovat vähentyneet, työntekijöillä on enemmän aikaa päivässään. Se voi tarkoittaa enemmän aikaa työhön, aikataulujen muuttamista siten, että he työskentelevät silloin, kun he ovat tuottavimmillaan, tai henkilökohtaista aikaa. Työnantajat voivat huomata, että etätyöntekijät käyttävät enemmän aikaa työskentelyyn kuin fyysiseen sijaintiin matkustavat.
- Parempi työn ja vapaa-ajan tasapaino. Etätyöntekijät voivat joustavasti räätälöidä työaikataulunsa sopimaan henkilökohtaisiin sitoumuksiin, mikä vähentää merkittävästi tasapainotteluun liittyvää stressiä. Etätyöskentelyn edut ulottuvat myös työnantajiin, mikä parantaa työssä pysymistä ja parempaa hybridituottavuutta. Tyytyväisemmät ja vähemmän stressaantuneet työntekijät ovat tuottavampia ja todennäköisemmin pysyvät työssään, mikä vähentää koulutuksen ja perehdyttämisen tarvetta.
- Pienempi ympäristövaikutus. Työmatkojen vähentäminen vähentää ajoneuvoista peräisin olevia kasvihuonekaasuja. Tämä on yksi etätyöskentelyn mielenkiintoisimmista oheishyödyistä. Vähemmän autoja tiellä tarkoittaa myös parempaa ilmanlaatua, mikä edistää tiheästi asutuilla alueilla asuvien ihmisten yleistä terveyttä. Etätyö voi myös vähentää toimistotilojen kysyntää, mikä puolestaan voi vähentää toimistorakennusten lämmitykseen, jäähdytykseen ja sähkönkäyttöön liittyvää energiankulutusta.
- Parannettu tuottavuus. Etätyöntekijät käyttävät yleensä aikaa luodakseen oman työympäristön, kuten kotitoimiston. Ilman yleisiä työpaikan keskeytyksiä etätyöntekijät voivat vapaasti keskittyä saamaan työnsä tehdyksi. Teams-puhelimen, Teams-kokoustilan ja Teams Premiumin kaltaiset työkalut pitävät etätyöntekijät yhteydessä ja auttavat heitä saamaan työnsä tehtyä nopeammin.
- Parempi pääsy työtehtäviin ja kykyihin. Henkilöt, jotka etsivät kokoaikaisia etätehtäviä, voivat hakea töitä mistä tahansa sijainnista. Tämä antaa heille mahdollisuuden työskennellä ja kehittää uraansa tavoilla, jotka muutoin saattaisivat olla rajoitettuja heidän maantieteellisellä alueellaan. Se tarkoittaa myös sitä, että he voivat asua haluamassaan paikassa ja löytää töitä. Työnantajille tämä on yksi etätyöskentelyn suurimmista eduista, koska se avaa ehdokaskentän kaikille eri puolilla maailmaa. Heillä on enemmän vaihtoehtoja löytää oikeat hakijat yritykselleen, etenkin jos roolilla on tiettyjä kokemusvaatimuksia, joita voi olla vaikea löytää paikallisesti.
Etätyöskentelyn haasteet
Vaikka etätyöskentelyn edut ovat merkittäviä, ne voivat aiheuttaa haasteita sekä työnantajille että työntekijöille. Etätyöskentelyn haittapuolia ovat esimerkiksi seuraavat:
- Sosiaalinen eristys. Jos työntekijät ovat tottuneet työskentelemään fyysisessä toimistossa, voi kestää jonkin aikaa oppia miten etätöitä tehdään kotona ilman päivittäistä sosiaalista vuorovaikutusta. Työnantajat ja työntekijät voivat löytää luovia ja etäystävällisiä tapoja täyttää nämä sosiaaliset tarpeet etätyöskentelyjärjestelyissä.
- Viestinnän puute. Työnantajat ja työntekijät saattavat molemmat tuntea, että he eivät kommunikoi keskenään yhtä paljon kuin silloin, jos he työskentelisivät paikan päällä. Työnantajat voivat käyttää teknologiaratkaisuja etätyöryhmien hallintaan ja pitää viestintälinjat avoimina työntekijöiden kanssa.
- Työtilan kustannukset. Vaikka monet työnantajat tarjoavat etätyöntekijöille perustyövälineet (kannettava tietokone, hiiri, telakka), lisälaitteiden, kuten työpöydän ja toimistotuolin, ostaminen voi olla työntekijän vastuulla. Erillisen työtilan luominen kotona työskentelyyn voi aiheuttaa merkittäviä kustannuksia työntekijälle.
- Ulkopuoliset häiriötekijät. Etätyöntekijöiden ei ole aina helppo erottaa yksityis- ja työelämää toisistaan, vaikka heillä olisi oma kotitoimisto. Ja taloissa, joissa erillinen toimisto ei ole vaihtoehto, erottelu on vieläkin vaikeampaa. Joustavat työjärjestelyt ja työkalut, jotka määrittävät saatavuusodotuksia, voivat auttaa työntekijöitä tasapainottamaan henkilökohtaisen ja työelämänsä samassa tilassa.
- Loppuunpalamisen riski. Stressi, joka aiheutuu siitä, että tunnet, ettet lähde töistä, voi vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen ja työtyytyväisyyteen. Etätyöratkaisut, joissa on ajanhallintaominaisuuksia, voivat auttaa etätyöntekijöitä tietämään, milloin on aika kirjautua ulos. Työnantajat voivat myös asettaa odotuksia siitä, milloin etätyöntekijöiden on tarkoitus työskennellä, ja milloin he eivät työskentele.
- Teknologiaan liittyvät ongelmat. IT-tuki voi olla hankalaa, jos työntekijät eivät työskentele samassa rakennuksessa tukipalvelun kanssa. Vaikka monenlaisia teknologiaongelmia voidaan käsitellä etäyhteyden kautta, tämä on yksi niistä hetkistä, joissa on helpompi käyttää vaihtoehtoista viestintätapaa (kuten puhelinnumeroa tai mobiilisovellusta) tuen saamiseksi.
- Tietoturvaan liittyvät ongelmat. Työnantajat saattavat luottaa siihen, että etätyöntekijät käsittelevät luottamuksellisia tietoja, kuten asiakastietoja, taloustietoja tai omistusoikeudellisia salaisuuksia. Etätyöjärjestelyssä tietoturva on sekä työnantajan että työntekijän vastuulla. Työnantaja voi tarjota teknologiaratkaisuja arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi, kun taas työntekijä on itse vastuussa hyvän kyberturvallisuushygienian noudattamisesta, kuten laitteen lukitsemisesta ja yhteyden muodostamisesta vain suojattuihin verkkoihin.
Etätyöskentelyn tulevaisuus
Etätyöskentely kehittyy edelleen, eikä se ole poistumassa. Haasteista huolimatta monet työnantajat ja työntekijät löytävät lisäarvoa etätyöskentelystä. Yrityksen kulttuuri, työntekijöiden arvot ja globaalit tapahtumat muokkaavat työntekoa, kun työpaikoista tulee muutakin kuin vain fyysisiä sijainteja.
Seuraavassa on joitakin aiheita, jotka muovaavat etätyöskentelyn tulevaisuutta:
- Hybridityömallit. Näemme todennäköisesti selvemmin määritetyt yhdistelmätyömallit ja -käytännöt, kun työnantajat ja työntekijät hiovat itselleen toimivia älykkäitä työympäristöjä. Työntekijöiden vaatimusten kasvaessa hybridityön tai kokoaikaisten etätöiden osalta työnantajat saattavat haluta käytäntöjä, jotka ovat valmiina sitä varten.
- Etätyötekniikat. Näemme jatkossakin innovaatioita kotona työskentelyyn sopivissa sovelluksissa ja ratkaisuissa, jotka helpottavat tuottavuutta, yhteistyötä ja viestintää.
- Maailmanlaajuiset työntekijät ja hajautetut toimistot. Etätyöskentely helpottaa maailmanlaajuista yhteyttä työnantajien ja työntekijöiden välillä. Roolit ja lahjakkuudet voidaan nyt sovittaa yhteen kykyjen, eikä läheisyyden perusteella.
- Säädösten muutokset. Valtionhallinnot ja lainsäätäjät voivat osallistua enemmän työvoimaan, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviin asioihin, kun etätyöskentely on yleisempää erittäin säännellyillä toimialoilla, kuten terveydenhoitoalalla.
- Tietoturva ja tietosuoja. Etätyön kyberturvallisuusongelmat ovat entistä tärkeämpiä sekä työnantajille että etätyöntekijöille. Tietojen tallennustila ja viestintätyökalut, joissa on valmiita tietoturvaominaisuuksia, ovat jatkossakin etätyöntekijöiden ja työnantajien suosiossa.
- Ympäristövaikutus. Etätyöskentely tarjoaa työnantajille lisävaihtoehtoja liiketoiminnan tekemiseen ympäristöarvoja vaarantamatta. Yritykset ja työntekijät, jotka priorisoivat ympäristön, voivat saada työt tehdyiksi pienentäen samalla hiilijalanjälkeään vähentämällä päivittäisiä työmatkoja ja vähentämällä ajoneuvojen päästöjä sekä säästämällä energiaa suurten toimistotilojen vähentyneen tarpeen ansiosta.
- Mielenterveys ja työn ja vapaa-ajan tasapaino. Työnantajat, jotka priorisoivat etätyöntekijöiden mielenterveyden sekä työn ja vapaa-ajan tasapainon, voivat odottaa korkean tuottavuuden lisäksi myös korkeaa pysyvyyttä ja uskollisuutta. Työnantajien tulisi harkita sellaisten toimintatapojen ja ratkaisujen käyttöönottoa, jotka tukevat työntekijöiden yksilöllisiä tarpeita, kuten sosiaalista kanssakäymistä, työstä irrottautumista ja heidän työtyyliään tukevia työkaluja.
Microsoftin etätyöratkaisut
Onnistuneet etätyöjärjestelyt edellyttävät sekä etäystävällistä kulttuuria että helpottavia teknologioita. Oikeiden työkalujen ja ajattelutavan ansiosta etätyöskentely voi tarjota sekä työnantajille että työntekijöille erilaisia etuja, kuten tuottavuuden kasvua, parannetun työn ja vapaa-ajan tasapainon sekä kustannussäästöjä. Hanki kaikki tarvittava älykkään työpaikan luomiseen Microsoft Teamsin avulla, ja Microsoft 365:n tuottavuussovellukset voivat auttaa työntekijöitä työskentelemään missä tahansa. Lue, miten nämä ratkaisut voivat auttaa työntekijöitä ja organisaatioita.
Usein kysytyt kysymykset
Usein kysytyt kysymykset
- Työskentely, joka tapahtuu pääasiassa tietokoneella työpöydällä, soveltuu hyvin etätyöskentelyyn. Tällaisia työrooleja ovat esimerkiksi graafinen suunnittelija, copywriter, verkkotuottaja, data-analyytikko ja ohjelmoija.
- Nämä termit voivat tarkoittaa samaa asiaa. Kotoa käsin työskentelevät työntekijät ovat etätyöntekijöitä. Etätyöskentely koskee kuitenkin myös työntekijöitä, jotka työskentelevät kahviloissa, yhteistyötiloissa ja muissa paikoissa.
- Etätyöskentely edellyttää yleensä luotettavaa Internet-yhteyttä, joka on usein riittävän vahva tukemaan äänipuheluita ja videoneuvotteluja. Etätyöntekijä saattaa tarvita yrityksen tarjoaman kannettavan tietokoneen ja kaikki työhön tarvittavat tuottavuusohjelmistot.
- Etätyöskentely edellyttää tehokkaan työympäristön luomista, selkeän viestinnän ylläpitämistä ja ajan tehokasta hallintaa. Voi viedä jonkin aikaa ja vaatia harjoitusta oppia, miten voit työskennellä tehokkaasti kotona tai hallita etätiimiä. Siksi on tärkeää, että työnantaja ja työntekijä keskustelevat työhönoton yhteydessä työpaikkaan liittyvistä odotuksista.
- Etätyöskentelyä voidaan myös kutsua etätyöksi. Jotkut käyttävät näitä termejä vaihtoehtoisesti, kun taas toiset erottavat ne toisistaan sen perusteella, missä työntekijä sijaitsee suhteessa työnantajaan.
Seuraa Microsoft 365:tä