Kestävien organisaatioiden selkäranka: liiketoiminnan jatkuvuus selkeästi
Mahdollista älykäs työpaikka Microsoft Teamsin avulla
Tutustu älykkääseen tapaan pitää kokouksia, soittaa puheluita, keskustella ja tehdä yhteistyötä.
Mikä on liiketoiminnan jatkuvuus?
Riippumatta siitä, millä alalla toimit, odottamattomia häiriöitä voi tapahtua. Käyttökatkot, luonnonkatastrofit, toimitusketjun häiriöt, kybertapaukset, laiteviat sekä muut fyysiset ja tekniset ongelmat voivat kaikki häiritä kykyäsi toimia ja menestyä.
Jotta yrityksesi on valmis odottamattomiin tilanteisiin, sinun täytyy tietää, mitä tehdä, kun jokin menee pieleen. Tässä liiketoiminnan jatkuvuus auttaa. Jatka lukemista ja lue lisää liiketoiminnan jatkuvuudesta, mukaan lukien katastrofipalautus, sekä siitä, mitä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan kannattaa sisällyttää. Lue myös liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnasta ja liiketoiminnan jatkuvuusratkaisuista.
Mitä liiketoiminnan jatkuvuus on ja miksi se on tärkeää?
Liiketoiminnan jatkuvuus tarkoittaa organisaation valmiutta jatkaa toimintaansa häiriötilanteissa. Liiketoiminnan jatkuvuus on tärkeää, koska se vähentää häiriön mahdollista vaikutusta asiakkaisiin, työntekijöihin ja kumppaneihin.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma eli BCP, joka sisältää mahdollisten kriisitilanteiden ratkaisemiseen liittyvän analyysin, teknologian, dokumentaation, koulutuksen, keskeiset tiimin jäsenet ja menettelytavat, on olennaisen tärkeä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamisessa. BCP sisältää tavoitteita, joiden painopiste on kriisin mahdollisen vaikutuksen minimoimisessa yrityksen talouteen ja maineeseen sekä alan, alueellisten ja maailmanlaajuisten vaatimustenmukaisuusstandardien ja säädösten noudattamisessa.
Mitä eroa on liiketoiminnan jatkuvuudella ja katastrofipalautuksella?
Vaikka liiketoiminnan jatkuvuutta ja katastrofipalautusta käytetään usein toistensa synonyymeina, ne eivät ole sama asia.
Katastrofipalautus on olennainen osa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. Se keskittyy erityisesti järjestelmiin, tietoihin ja IT-infrastruktuuriin. Se sisältää teknologian, strategiat ja prosessit tietojen tallentamiseen, palauttamiseen ja suojaamiseen kyberuhkia vastaan.
Jotta BCP onnistuisi vähentämään käyttökatkoja, pienentämään riskejä ja korjaamaan ongelmia, kuten tietojen menetystä ja vioittumista, katastrofipalautustoimet ovat ratkaisevan tärkeitä. Vaikka molemmat sisältävät prosesseja, ihmisiä ja teknologiaa, liiketoiminnan jatkuvuus kattaa huomattavasti laajemman alueen. Se sisältää vaiheet, joita tarvitaan toiminnan ylläpitämiseen liiketoiminnan jokaisessa osassa.
Mitä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan pitäisi sisällyttää?
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa on kolme huomioon otettavaa osa-aluetta:
- Kestävyys – liiketoimintatoimintojen ja infrastruktuurien kehittäminen niin, että ne ovat valmiita odottamattomiin tilanteisiin.
- Palautuminen – varmuuskopiointi- ja palautusratkaisujen määrittäminen sovelluksille, järjestelmille ja verkoille, sen määrittäminen, mitkä järjestelmät asetetaan etusijalle katastrofin sattuessa, sekä tarvittaessa kolmannen osapuolen toimittajan valitseminen lisäavun ja resurssien saamiseksi.
- Varautuminen – vaiheiden laatiminen sen varalle, mitä tehdään, jos häiriö tapahtuu. Tähän kuuluu käskyvaltasuhteen määrittäminen keskeisten henkilöiden kanssa ja heidän vastuidensa määrittely viestinnän, teknologian, kolmansien osapuolten kanssa tehtävien sopimusten ja väliaikaisten tilojen koordinoinnin osalta.
Pidä nämä mielessä suunnitteluprosessin jokaisessa vaiheessa, jotta BCP kattaa yrityksesi koko laajuuden.
Näiden kolmen keskeisen osa-alueen pohjalta voit aloittaa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman rakentamisen seuraavilla vaiheilla:
- Tee liiketoiminnan vaikutusanalyysi eli BIA, jossa tarkastellaan nykyisiä liiketoimintatoimintoja, prosesseja ja teknologiaa. Analyysi paljastaa mahdolliset haavoittuvuudet, riskit ja uhat, joita saatat kohdata. Tämä auttaa tunnistamaan kehityskohteet ja sen, mitä kannattaa priorisoida. Analyysin jälkeen voit myös harkita lisäinvestointeja teknologiaan.
- Määritä ja jaa vastuut sen mukaan, kuka delegoi, toimii ja tukee kriisitilanteessa. Nämä henkilöt toteuttavat tarvittavat toimet, toimivat yhteyshenkilöinä, kokoavat resursseja ja ohjaavat toimia, joilla minimoidaan häiriintyneiden liiketoimintatoimintojen käyttökatko.
- Määritä vaihtoehtoiset viestintätavat siltä varalta, että tavalliset viestintäkeinot kärsivät käyttökatkosta tai häiriöstä.
- Valmistele varalaitteet vahinkojen tai käyttökatkosten varalle, jotta liiketoiminnan kannalta kriittiset toiminnot eivät keskeydy.
- Ymmärrä ja noudata liiketoiminnan jatkuvuusstandardeja, jotka ovat alakohtaisia lakisääteisiä ja viranomaisvaatimuksia. Ne auttavat, kun määrität, mitä toimia sinun täytyy tehdä esimerkiksi tietomurron tai tietojen menetyksen kaltaisissa tilanteissa.
Suunnitelman laatiminen ei ole viimeinen vaihe. Jotta liiketoiminnan jatkuvuus olisi olennainen osa organisaatiotasi, tarvitset myös liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaa.
Mitä on liiketoiminnan jatkuvuuden hallinta?
Liiketoiminnan jatkuvuuden hallinta sisältää prosessit, joilla luot ja ylläpidät liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. Sen tulisi sisältää seuraavat:
- Luo käytännöt, joissa määritellään liiketoiminnan jatkuvuuden laajuus, tavoitteet ja periaatteet. Niissä on aina pidettävä asiakas mielessä, jotta olet dokumentoinut, mitkä liiketoiminnan kannalta kriittiset toiminnot voivat vaikuttaa asiakkaisiin ja ketkä osallistuvat asiakaspalveluviestintään käyttökatkon tai häiriön aikana.
- Kokoa organisaatiossasi liiketoiminnan jatkuvuustiimejä, jotka voivat viestiä ja valvoa käyttöön otettuja käytäntöjä ja menettelyjä. Nämä työntekijät osallistuvat jatkuviin tarkistuksiin ja testeihin varmistaakseen, että kaikki ja kaikki ovat asianmukaisesti valmistautuneita häiriötilanteeseen.
- Tue liiketoiminnan jatkuvuuden kulttuuria kouluttamalla koko organisaatiotasi riskeistä, käytännöistä ja saatavilla olevasta dokumentaatiosta. Jatkuva koulutus on tärkeä tapa lisätä tietoisuutta ja kerätä tietoa siitä, onko puutteita tai kehitystä vaativia alueita.
- Pidä vaatimustenmukaisuusstandardit ja parhaat käytännöt ajan tasalla, jotta prosessisi, työnkulkuusi ja työntekijäsi toimivat kaikki oikeiden toimialastandardien mukaisesti tietojen käsittelyn osalta. Jos yritys ei pysy muutosten mukana ja odottamaton häiriö tapahtuu, seurauksena voi olla suuremmat taloudelliset vahingot, oikeudenkäyntikulut ja sakot.
Kaikkien jatkuvasti kehittyvien liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman osien seuraaminen voi olla kuormittavaa kasvavalle organisaatiolle. Työmäärän ja ajan vähentämiseksi monet yritykset investoivat liiketoiminnan jatkuvuusratkaisuihin.
Millaisia liiketoiminnan jatkuvuuden ratkaisuja minun kannattaa harkita?
Valitsemiesi liiketoiminnan jatkuvuuden ratkaisujen tulisi perustua organisaatiosi tarpeisiin. Toimialasta, yrityksesi koosta ja liiketoiminnan kannalta kriittisistä toiminnoista riippuen käytettävissäsi on erilaisia ohjelmistoja ja resursseja. Näihin vaihtoehtoihin sisältyvät:
- Pilvipohjaiset tallennusratkaisut tarjoavat turvallisen etäpaikan varmuuskopiointiin, työnkulkujen ja sovellusten suorittamiseen sekä tietojen tallentamiseen. Jos tietomurron tai virheen seurauksena tietoja katoaa, voit käyttää pilvestä sitä, mitä tarvitset.
- Varmistus- ja palautustyökalut tietojen, sovellusten ja järjestelmien kopiointiin IT-infrastruktuurissasi. Jos jokin poistetaan, vioittuu tai suljetaan käytöstä häiriön aikana, voit palauttaa sen ja minimoida käyttökatkon. Nämä ratkaisut tarjoavat erilaisia vaihtoehtoja varmuuskopioiden suorittamiseen, kuten automaattisesti aikataulun mukaan, heti tai tarpeen mukaan.
- Virtualisointityökalut, jotka jäljittelevät ympäristöjä ja työtiloja. Jos järjestelmässä on käyttökatko tai laiteongelmia, työntekijät voivat silti käyttää sovelluksiaan ja tehdä työnsä normaalisti, mikä vähentää palveluihin mahdollisesti vaikuttavaa käyttökatkoa.
- Sopimukset ulkoisten palveluntarjoajien kanssa, kuten disaster-recovery-as-a-service (DRaaS) ja backup-as-a-service. Sopimuksesi perusteella palveluntarjoaja voi tehdä tietojen varmuuskopioita, ylläpitää IT-infrastruktuuriasi ja tarjota tukea katastrofitilanteessa. Näitä palveluja tarjotaan yleensä tilaus- tai käytön mukaan maksettavalla mallilla, ja ne sisältävät IT- ja kyberturvallisuusasiantuntijoiden tuen.
- Yhdenmukaiset viestintätyökalut yhteistyön tukemiseen koko organisaatiossasi. Yhdellä alustalla, joka yhdistää etulinjan työntekijät, asiakaspalvelijat ja muut jatkuvuustiimien avainjäsenet, on helpompi pitää kaikki ajan tasalla häiriöistä ja hallita vuoroja ja aikatauluja, jotta oikeat ihmiset ovat käytettävissä.
Liiketoiminnan jatkuvuuden tulisi olla etusijalla kaikille kasvaville yrityksille, jotka haluavat varmistaa työntekijöidensä, teknologiansa ja tietojensa turvallisuuden. Suunnittelua tukemaan on saatavilla useita ratkaisuja, jotka helpottavat liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelua. Vaikka et voi ennustaa tai estää jokaista häiriötä, oikeilla työkaluilla, hyvällä suunnitelmalla ja osaavalla tiimillä liiketoiminnan jatkuvuus voi säästää aikaa, rahaa ja resursseja koko organisaatiossasi.
Lue lisää
• Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatiminen
• Liiketoiminnan jatkuvuus ja palautuminen häiriötilanteista
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.
Microsoft 365:n käytön aloittaminen
Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä