Aloittavan käyttäjän opas BPMN:n yrityskäyttöön
Mitä BPMN on?
Näkeminen on uskomista. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Näytä, älä kerro. Juuri tällaiset ilmaisut ovat tehneet liiketoimintaprosessien mallinnuksen notaatiosta, Business Process Modeling Notation (BPMN), erittäin suositun monenlaisissa yrityksissä, toimialoilla ja ammateissa. Mutta mitä BPMN tarkalleen on ja miten se toimii?
Lyhyesti sanottuna BPMN on standardoitu vuokaaviomenetelmä, jonka avulla voit luoda ja jakaa helppotajuisia kaavioita. Näillä kaavioilla voi mallintaa visuaalisesti liiketoimintaprosessin vaiheet alusta loppuun.
Esimerkki BPMN:n osoitteenmuutosprosessin kaaviosta (yllä)
Vaikka prosessien mallintamiseen on useita menetelmiä, BPMN:stä on nopeasti tullut prosessimallinnuksen käytännössä vallitseva standardi, eikä syyttä.
Mitä ominaisuuksia sillä on?
Yksi BPMN:n merkittävimmistä hyödyistä on, että sen avulla voi tehdä vuokaavioita, jotka voivat olla yhtä yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin on tarpeen. Sen ansiosta liiketoiminnan sidosryhmien on helppo ymmärtää niitä kaikilla tasoilla, olivat he teknisiä tai eivät.
Juuri tämä ominaisuus selittää todennäköisesti BPMN:n suosion. Vuoden 2016 kyselyssä todettiin, että 64 % yrityksistä on kiinnostunut ottamaan BPMN:n käyttöön voidakseen yksinkertaistaa omia liiketoimintaprosessejaan. Tavoite on useimmille yrityksille yksinkertainen: säästää rahaa vähentämällä kustannuksia ja parantamalla tuottavuutta.
Miksi sitä tarvitaan?
Panokset ovat korkeat. Tarkastele näitä vuoden 2018 yrityskyselyn tilastoja:
- 37 % vastaajista kertoi, että heidän organisaatioissaan on käynnissä useita laajoja liiketoimintaprosessihankkeita
- 93 % kyselyyn osallistuneista organisaatioista tekee useita prosessien kehittämishankkeita
- 79 % sanoi käyttävänsä prosessien ohjelmistotyökaluja mallintaakseen prosesseja, joita he analysoivat ja suunnittelevat muuttavansa
- Lisäksi 65 % vastaajista oli samaa mieltä tai täysin samaa mieltä siitä, että BPMN-prosessit ja -teknologiat ovat auttaneet heidän organisaatioitaan parantamaan tehokkuutta, monipuolisuutta ja asiakastyytyväisyyttä
- Silti enemmistö vastaajista, 52 %, sanoi mallintavansa tai dokumentoivansa yrityksen prosesseja vain toisinaan
Tehokkuuden parantamisen lisäksi muita tärkeitä syitä liiketoimintaprosessityön tukemiseen ovat:
- Asiakastyytyväisyyden parantaminen
- Organisaation reagointikyvyn parantaminen
- Liiketoiminnan koordinoinnin ja hallinnan parantaminen
- Uuden tuotteen tai liiketoiminta-alueen käyttöönotto
- Vastaaminen poikkeustilanteisiin, kuten yritysfuusioon tai yritysostoon
Alasta riippumatta, IT:stä, rahoituspalveluista, vakuutuksista ja valmistuksesta koulutukseen, tietoliikenteeseen, vähittäiskauppaan, tietokoneisiin ja ohjelmistoihin, jokainen yritys voi hyötyä paremmista liiketoiminta- tai organisaatioprosesseista.
Miten BPMN:ää käytetään?
BPMN:n tavoitteena on antaa kaikille selkeä näkymä prosessista alusta loppuun. Sen avulla voidaan luoda visuaalinen etenemispolku, joka yhdistää puuttuvat kohdat ja näyttää liiketoimintatoimintojen järjestyksen prosessin alusta loppuun.
Tässä on muutamia hyötyjä, joita yritykset voivat saada käyttämällä BPMN:ää:
- Helppompi viestintä ja yhteistyö tavoitteen saavuttamiseksi
- Vaiheiden yksinkertainen visuaalinen esitys
- Mahdollisuus mukauttaa näkymä sidosryhmien roolien mukaan, kuten analyytikot, prosessin osallistujat, päälliköt, kehittäjät, ulkoiset tiimit ja konsultit
- Prosessien ongelmien tunnistaminen, jotka saattavat vaatia ratkaisun
- Näkemys mahdollisista parannuskohteista
- Kannustaa laadukkaampiin tuloksiin
Esimerkkejä prosessien mallintamisesta
Liiketoimintakeskeinen
Monet ammattilaiset ja organisaatiot haluavat mallintaa hyvin korkean tason, ihmisvetoisen prosessin. Tässä tapauksessa muutaman symbolin käyttäminen edellyttää vähemmän syvällistä BPMN-osaamista, joten merkintätapa on yksinkertainen. Toisaalta näitä malleja voidaan myös muokata erittäin yksityiskohtaisiksi IT- ja muille teknisille sidosryhmille.
Tässä on vain muutama esimerkki niistä prosessityypeistä, joita nämä vuokaaviot voivat kuvata visuaalisesti:
- Asiakaspalautteiden käsittely
- Tuotteiden myynti verkossa
- Valmistuksen työnkulku
- Vakuutuskorvaushakemusten käsittely
- Työntekijöiden rekrytoinnin vuokaaviot
- Käyttöönoton menetelmät
Esimerkki BPMN-prosessista yhdyskäytävän kaavion kanssa
Kokeile Visiota maksutta kuukauden ajan
Sovellettava tilausmaksu veloitetaan sinulta maksuttoman yhden kuukauden kokeilujakson jälkeen. Tilaukseen tarvitaan luottokortti. Voit lopettaa tulevat veloitukset peruuttamalla milloin tahansa.
Tekninen
Kuten aiemmin mainittiin, voit tehdä kaavioista niin tarkkoja kuin on tarpeen. Esimerkiksi kuvaamalla IT-painotteisia prosessivirtoja, koodausta ja paljon muuta:
- B2B-verkkopalvelut
- Koodin suorittamisen havainnollistaminen ohjelmassa
- Verkkosivuston tai sovelluksen rakenteen havainnollistaminen
- Sen näkeminen, miten kävijät siirtyvät sivustolla
- Datan kulun näyttäminen järjestelmissä, kuten tietojen syötössä, prosessoreissa ja viestintäverkoissa
Monimutkaisemmissa versioissa voit mallintaa monimutkaisia liiketoimintatapahtumia, kuten viestejä, ajastimia, liiketoimintasääntöjä ja virhetilanteita. Tutustutaan tarkemmin näihin BPMN:n monimutkaisempiin versioihin.
BPMN 2.0:n elementit ja symbolit
BPMN-merkintätavassa on viisi peruselementtien luokkaa, ja niiden sisällä monia erilaisia muotoja ja symboleja. Tässä on nopea yleiskuva:
Virtauskohteet
Nämä kuvaavat käyttäytymistä liiketoimintaprosessissa ja sisältävät:
- Toiminnot: Henkilön tai järjestelmän tekemä työ tai tehtävät (esitetään pyöristetyllä suorakulmiolla).
- Tapahtumat: Mitä prosessin aikana tapahtuu: aloitus, välitapahtuma ja lopetus (esitetään ympyröillä).
- Silmukkapisteet: Kuvaavat prosessin sekvenssivirran polun (esitetään timanteilla). Lisätiedoissa voi olla päätöspisteitä.
Dataobjektit
Nämä antavat tietoa prosessin tiedoista. Data esitetään neljällä tavalla:
- Tietosyötteet (esitetään sivuna, jonka yksi kulma on taitettu, ja oikealle osoittavana nuolena) ovat tehtäviä, jotka riippuvat tiedoista. Ne eivät voi jatkaa ennen kuin tietyt tiedot on kerätty.
- Tietolähdöt (esitetään sivuna, jonka yksi kulma on taitettu, ja yhtenäisellä oikealle osoittavalla nuolella) kertovat, milloin prosessi tuottaa tietoa.
- Tietojen kerääminen (esitetään sivuna, jonka yksi kulma on taitettu, ja kolmella yhtenäisellä viivalla alareunan keskellä) on mitä tahansa prosessissa vaadittavaa tietojen keruuta, esimerkiksi kysely.
- Tietovarannot (esitetään säiliönä) ovat paikka, johon prosessissa syntyvät tiedot kerätään.
Yhdistävät objektit
Nämä yhdistävät virtauskohteet toisiinsa tai muihin tietoihin ja näyttävät prosessin kulun:
- Sekvenssivirrat (näytetään yhtenäisenä oikealle osoittavana nuolena) kuvaavat suoritettavien toimintojen järjestyksen.
- Viestivirrat (näytetään katkoviivaisena oikealle osoittavana nuolena, jonka vasemmalla puolella on ympyrä) kuvaavat viestejä ja kulun järjestystä osallistujien välillä.
- Yhteydet (näytetään pisteviivana) linkittävät tekstin ja artefaktit tapahtumaan.
Uimaradat
Tämä termi tarkoittaa uima-altaita ja kaistoja.
- Uima-allas: Yhden prosessin ”säiliö”.
- Kaistat: Ne luokittelevat toiminnan uima-altaan sisällä. Vaaka- tai pystysuunnassa näytettyinä ne jakavat uima-altaan osiin, jotta vastuut ja tapahtumien sijainti näkyvät.
Artefaktit
Nämä antavat lisätietoja prosessista. Artefakteja on kahdenlaisia:
- Ryhmät: ne näytetään lovellisina laatikkoina, jotka ympäröivät elementtiryhmää ja osoittavat, että ne liittyvät toisiinsa.
- Tekstihuomautukset: nämä ovat yksinkertaisesti huomautuksia (joiden edessä on yksi vasen hakasulku), jotka lukija näkee helposti ilman porautumista. Tunnetaan myös kommentteina.
Yksinkertaista BPMN:ää ohjelmistolla
Kun alat luoda vuokaaviota, pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen. Tämä on erityisen totta, jos olet vasta aloittamassa BPMN:n käyttöä.
Ohjelmistotyökalun käyttäminen auttaa sinua luomaan kaaviot nopeammin ja tekee liiketoimintaprosessimallista tehokkaamman. Varmista, että valitset ohjelmiston, jonka avulla voit:
- Aloita kaavioiden tekeminen nopeasti luomalla ammattimaisia. BPMN-vuokaavioita valmiiden mallien ja esimerkkien avulla.
- Anna kaavioillesi ammattimainen ja houkutteleva ilme valmiilla teemoilla ja tehosteilla.
- Hyödynnä intuitiivisia toimintoja, kuten vetämistä ja pudottamista, tasaamista ja sijoittamista sekä automaattista yhdistämistä, jotta voit luoda kaavioita tehokkaammin.
- Työskentele sisältöekosysteemissä, joka tarjoaa BPMN 2.0 -muotojen perusjoukon ja muuta, eli satoja graafisesti erilaisia symboleja.
- Saat tason tukea, jonka avulla voit luoda sekä perus-BPMN-kaavioita että yksityiskohtaisempia kaavioita, joissa on poikkeuslogiikkaa, resurssi- ja roolitietoja, perustason tiedonkulkutietoja sekä osallistujien välistä viestintää koskevia tietoja.
- Tarkista virheet validoimalla kaaviosi 76 loogista sääntöä vasten. Säännöt liittyvät visuaaliseen oikeellisuuteen BPMN 2.0 -standardin pohjalta, ja tuloksena saat luettelon tarkistettavista ongelmista.
- Lataa oma mukautettu joukko logiikkasääntöjä, jotka liittyvät visuaaliseen oikeellisuuteen.
- Jaa työsi suojattuna verkkolinkkinä, liitetiedostona, kuvana tai PDF-tiedostona ja vastaa kommentteihin verkossa.
- Tee yhteistyötä muiden kanssa käyttämällä yhteiskirjoittamista, kommentointia ja merkintöjä.
- Muokkaa kaavioita yhdessä tiimisi kanssa, jotta käytössä on yksi totuuden lähde ja versioristiriidat vähenevät.
- Näet, kuka työskentelee kaavion tiettyjen osien parissa, saat ilmoituksia muutoksista ja voit valita, milloin yhdistät nämä muutokset pääversioon.
- Integroi tietoon linkitetyt kaaviot Power BI -koontinäyttöön. Tämä integrointi voi auttaa ohjaamaan toiminta- ja liiketoimintatiedon hyödyntämistä, jotta ymmärrät kokonaisuuden paremmin.
- Automatisoi liiketoimintaprosessien työnkulut itse. Näin luontiprosessi nopeutuu, ja IT:lle jää enemmän aikaa keskittyä strategisiin hankkeisiin
- Käytä kaavioita lähes missä tahansa selaimessa tai iPad®-sovelluksessa.
Vinkkejä alkuun pääsemiseen
Vakiintuneista liiketoimintaprosessien omistajista analyytikoihin saakka prosessien yksinkertaistamisesta on hyötyä, olivatpa ne kuinka yksinkertaisia tai monimutkaisia tahansa. Jos tieto tuntuu hieman ylivoimaiselta, pidä tämä mielessä: voit luoda yksinkertaisen BPMN-vuokaavion ja laajentaa sitä siitä eteenpäin.
Jos haluat nähdä sen käytännössä, tarjolla on paljon malleja ja ohjevideoita, jotka auttavat sinua luomaan peruskaavion. Sen jälkeen voit lisätä siihen yksityiskohtia, kun tunnet olosi varmemmaksi. Voit oppia lisää BPMN -yhteensopivien prosessien ja ohjelmistojen käytöstä tämän vaiheittaisen oppaan avulla.
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.
Vision käytön aloittaminen
Visualisoi ja välitä ideoita, tietoja ja prosesseja mistä tahansa ja millä tahansa laitteella, kun sinulla on Visio.
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä