Luo liiketoimintaprosessista tai prosessin työnkulkukaaviosta visuaalinen esitys, joka määrittää tulevat työnkulun tapahtumat.
Näin prosessikartoitus auttaa yritystäsi menestymään
Mitä on prosessikartoitus?
Prosessikartoitus voi auttaa luomaan liiketoimintaprosessin tai prosessin työnkulkukaavion, joka määrittää työnkulun tulevien tapahtumien järjestyksen ja on usein visuaalinen esitys. Sen jälkeen prosessikartat auttavat johtajia ja projektipäälliköitä kokoamaan tiimejä yhteen. Lisäksi ne auttavat ihmisiä ymmärtämään, mihin he sijoittuvat projektissa ja miten heidän työnsä vaikuttaa muihin. Lopulta prosessikartat vievät kohti onnistunutta lopputulosta.
Prosessikartat määrittävät yleensä uuden prosessin tai parantavat olemassa olevaa. Prosessikartoitusohjelmistolla kuka tahansa voi luoda projektista visuaalisen esityksen.
Prosessikartoituksen edut
Kun prosessin voi nähdä ja ymmärtää visuaalisesti alusta loppuun, kehityskohdat tulevat nopeasti esiin. Tämä läpinäkyvyys on tärkeää, etenkin pandemian jälkeisessä tilanteessa, jossa ketteryys on välttämätöntä. Prosessivuokaavio tuo lisäksi mukanaan seuraavat edut:
- Prosessidokumentaation, vaatimustenmukaisuuden ja auditoinnin varmistaminen.
- Visuaalisen projektin näkeminen alusta loppuun.
- Tietojen jakaminen visuaalisesti niin, että ne ymmärretään heti, ja sisällön helppo välittäminen johdolle.
- Monimutkaisuuksien ja päällekkäisyyksien sekä mahdollisten ongelmien ja ratkaisujen korostaminen.
- Prosessien järjestäminen uudelleen vaiheiksi helposti ymmärrettävän järjestelmän avulla.
- Sen näkeminen, miten tiimin jäsenet ovat yhteydessä toisiinsa, mikä auttaa mahdollistamaan merkityksellisempiä vuorovaikutustilanteita.
- Viitekehyksen antaminen tiimillesi, jotta strategisia kysymyksiä kysytään ja niihin vastataan enemmän ja päätöksenteko on perustellumpaa.
- Vuokaavioiden järjestäminen kirjastoksi, jota voit käyttää uudelleen ja muokata uusia projekteja varten.
- Parempien tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen asiakkaille.
Tapoja käyttää prosessikartoitusta
Työskentelitpä sitten teollisuusympäristössä, toimistossa, varastossa tai terveydenhuollon yksikössä, prosessikartoitus auttaa tiimiäsi ymmärtämään paremmin, miten sen työ liittyy muihin projekteihin. Prosessikartoituksen käyttöönotto voi missä tahansa pienyrityksessä auttaa tunnistamaan nopeasti kehityskohdat sekä hetket, jolloin asiakkaisiin, valmistukseen tai varastoon liittyviä ongelmia kannattaa käsitellä. Pandemia on saanut yhä useammat siirtymään hybridi- ja etätyöhön, joten tiimien on pystyttävä näkemään helposti, nopeasti ja tehokkaasti, miten projektit liittyvät toisiinsa.
Prosessikartoitusta voi käyttää kahdella tavalla: prosessin työnkulkuna ja liiketoimintaprosessina. Tutustu molempiin, jotta voit päättää, mikä sopii projektiisi.
Prosessin työnkulku
Prosessin työnkulkukaavio auttaa kuvaamaan projektin tai toimialan osien välisiä suhteita. Sen avulla voit määrittää standardeja ja menettelytapoja, tai sitä voidaan käyttää apuna tehtäville. Lisäksi se auttaa varmistamaan, että työryhmät noudattavat työnkulun jokaista vaihetta määrätyssä järjestyksessä.
Prosessin työnkulkukaavioilla dokumentoidaan tai parannetaan prosessia. Niillä voidaan myös yksinkertaisesti mallintaa uusi prosessi. Kun prosessin työnkulkukaavioita luodaan prosessikartoitusohjelmistolla, voidaan rakentaa napsautettavia symboleja, jotka laajenevat ja näyttävät lisätietoja prosessin jokaisesta vaiheesta. Ennen kuin määrität työnkulun tai liiketoiminnan työnkulkukaavion tehtävineen, harkitse koko prosessin hahmottamista työnkulkukaavioon.
Liiketoimintaprosessi
Kuva esimerkki prosessin työnkulusta
Liiketoimintaprosessi
Microsoft 365 Copilot
Säästä aikaa ja keskity tärkeimpiin asioihin Microsoft 365 yrityksille -palvelupaketin tekoälyn avulla.
Liiketoimintaprosessin kartoitus tarkentaa prosessiasi. Se näyttää alusta loppuun, mitä on tehtävä, jotta saavutat lopputavoitteen. Toimenpide sisältää tarvittavat osallistujat, heidän tehtävänsä ja tehtävien valmistumispäivät. Se antaa tiimin jäsenille syyn, perusteet ja näkymän laajempiin tavoitteisiin. Se näyttää heidän roolinsa laajuuden, miksi he ovat välttämättömiä prosessissa ja miten kaikki tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä projektin loppuun saattamiseksi.
Kuten kaikki prosessikartoituskaaviot, liiketoimintaprosessien kartoitus käyttää symboleja, joita voi laajentaa lisätietoja varten. Ne osoittavat yhteyspisteet matkan varrella.
Esimerkki liiketoimintaprosessikaaviosta
Prosessikartoituksen tyypit
Koska eri yrityksillä ja projekteilla on omat ainutlaatuiset tarpeensa, saman prosessin työnkulkukaavion käyttäminen kaikissa projekteissa ei olisi työkalun paras käyttötapa. Siksi on olemassa useita prosessikartoituksen tyyppejä erikoistuneempiin tarpeisiin. Tutustu niihin, jotta voit päättää, mikä sopii projektiisi.
- Yksityiskohtainen prosessikartoitus. Yksityiskohtainen prosessikartoitus esittää projektin pienetkin yksityiskohdat prosessikartan muodossa. Se antaa teknisen näkymän tarkkoihin vaiheisiin, mukaan lukien prosessin loppuun saattamiseen tarvittavat syötteet, tulosteet, mittarit ja henkilöt. Vähennä epäselvyyksiä, näytä riippuvuudet ja valmistele tiimisi käynnistämään projekti ja pysymään keskittyneenä. Yksityiskohtaiset prosessikartat linkittyvät yleensä korkean tason, pää- tai ensisijaiseen prosessikarttaan.
- Dokumenttiprosessikartoitus. Projektin syötteiden ja tulosten määrittäminen. Kun hahmotat kussakin vaiheessa tarvittavat tiedot sekä projektiin liittyvät tulosteet eli aineelliset tuotteet tai palvelut, ymmärrät paremmin, mitä tiimisi tarvitsee, ja saat käsityksen lopputuloksista. Kun lisäät dokumenttiprosessikartan yksityiskohtaiseen prosessikarttaan, saat läpinäkyvyyttä muuttujista ja päätöksistä, jotka voivat vaikuttaa työhösi.
- Korkean tason prosessikartoitus. Tarjoaa yleiskatsauksen organisaation prosesseista ja tavoitteista. Projekteissa voit määrittää osastot ja myöhemmät roolit, joista tarvitset edustuksen. Prosessikartoitusohjelmiston avulla jokaisesta osastosta tai roolista voidaan tehdä napsautettava, jotta projektin tarpeita voi tarkastella yksityiskohtaisemmin.
- Hahmonnettu prosessikartoitus. Kun hahmotat nykyiset ja tulevat prosessisi, saat lintuperspektiivistä näkymän siihen, miten organisaatiosi tai projektisi toimii. Tämä yleiskuva voi auttaa löytämään uusia tapoja sujuvoittaa työtä, tunnistamaan keskeiset sidosryhmät ja liittymäkohdat, parantamaan yhteistyösuhteita ja luomaan prosessin, joka hyödyntää tiimisi aikaa ja osaamista.
- Uimaratakaavio eli eri toimintojen välinen prosessikartoitus. Tässä menetelmässä tunnistetaan projektiin osallistuvat osastot, jaetaan prosessi vaiheisiin ja osoitetaan resurssit oikeille ihmisille. Se on hyvä tapa nähdä prosessi uudella tavalla, löytää parannuskohteita ja tunnistaa prosessin todelliset tai mahdolliset aukot ja päällekkäisyydet, jotta voit suunnitella ennakoivasti.
- Arvonlisäysketjun prosessikartoitus. Tämä tarjoaa tiimin jäsenille kokonaiskuvan projektistasi. Se on yksinkertainen yhdistämättömien laatikoiden kartta, jonka avulla voit hahmottaa prosessin yhdellä silmäyksellä. Näin näet, mitkä sidosryhmät projektiin kannattaa ottaa mukaan, jotta ymmärrät, miten projekti etenee.
- Arvovirtaprosessikartoitus (VSM). Tämä havainnollistaa, analysoi ja parantaa tuotteen tai palvelun toimittamiseen tarvittavia vaiheita sekä löytää ja poistaa hävikkiä. VSM on keskeinen osa lean-metodologiaa. Se tarkastelee prosessin vaiheiden ja tiedon kulkua lähtöpisteestä toimitukseen asiakkaalle. Sitä käyttävät yleensä yritykset, jotka valmistavat kuluttajille konkreettisia tuotteita.
- Toimintojen prosessikartoitus. Tämä näyttää prosessin sisällä ne toiminnot, jotka tuottavat arvoa, ja ne, jotka eivät tuota arvoa. Tämä arvovirran kartoitustyökalu auttaa paikantamaan, milloin ja missä nämä toiminnot tapahtuvat. Se auttaa tunnistamaan sidosryhmien väliset synergiat, joissa on mahdollista tuottaa sellaista arvoa, jota ei ollut aiemmin.
Työnkulkujen prosessikartoitus
Kun luot prosessikaavion työnkulkumuodossa, se ei sisällä Unified Modeling Language (UML) -symboleja. Sen sijaan siinä käytetään tietomerkintöjä tai sanoja. Se on hyvä ratkaisu, kun viestit ihmisille, jotka eivät ymmärrä UML-merkkejä tai jotka pitävät sanoja merkkejä parempina.
Liiketoiminnan prosessikartoitus vie aikaa, mutta se kannattaa. Kun annat kaikille tiimisi jäsenille vision, prosessin ja siihen liittyvät tehtävät tai vain syvemmän ymmärryksen siitä, miten liiketoimintasi toimii, voit luoda selkeät rajat, määritellä roolit ja vastuut sekä kertoa kaikille, mitä heidän täytyy tietää ja milloin. Jos ajattelet, että prosessikartoitus sopii vain liiketoimintaan, joka tuottaa konkreettisia toimituksia, mieti uudelleen.
Vuonna 2018 Yhdysvaltain National Library of Medicine ja National Institutes of Health julkaisivat artikkelin prosessikartoituksen merkityksestä terveydenhuollossa. Raportin mukaan prosessikartoitus hyödytti terveydenhuollon ammattilaisia auttamalla heitä seuraavilla osa-alueilla:
- Jaetun ymmärryksen oppiminen ja hankkiminen
- Parannusmahdollisuuksien tunnistaminen
- Projektin sidosryhmien sitouttaminen
- Projektin tavoitteiden määrittäminen
- Projektin edistymisen seuraaminen
- Yksinkertaisen suunnittelumenetelmän hankkiminen
Keskeisten prosessikartoituksen kaavioiden luominen
Riippumatta siitä, minkä tyyppistä liiketoimintaa johdat, olipa kyse sitten ohjelmistokehityksestä, terveydenhuollosta, rakentamisesta tai markkinoinnista, prosessikartoitus voi auttaa sinua työskentelemään fiksummin ja pysymään oikeilla raiteilla. Pandemian jälkeiseen maailmaan sopeutuville pienyritysten omistajille prosessikartoitus auttaa optimoimaan jokaisen prosessin, strategian ja tehtävän. Tuloksena on parempi tehokkuus, pienemmät kustannukset, parempi liiketoimintapäätösten teko ja kasvu. Lisäksi se voi auttaa tiimiäsi työskentelemään yhdessä yhteisen tavoitteen eteen, jotta kaikki voivat tehdä parhaansa yrityksen ja asiakkaidesi hyväksi.
Microsoft Visio luo helposti mukautettavia visualisointeja, joiden avulla voit järjestää tietoja, tuottaa oivalluksia, esittää helppotajuisia kaavioita ja herättää prosessikartoituksen eloon. Lue lisää tästä vaiheittaisesta oppaasta kaavioiden luomiseen prosessikartoitusohjelmistolla.
Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.
Vision käytön aloittaminen
Visualisoi ja välitä ideoita, tietoja ja prosesseja mistä tahansa ja millä tahansa laitteella, kun sinulla on Visio.
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia
Kuusi generatiivisen tekoälyn etua pienyrityksille
Liiketoiminnan tuottavuus
Tekoälyn käyttö tuottavuutta ja tehokkuutta varten työpaikalla
Yritystekniikka
Tekoäly ja tuottavuus: miten tekoälytyökaluilla voi parantaa työntekijän kokemusta
Liiketoiminnan tuottavuus
Agile DevOps -opas pienille ja keskisuurille yrityksille
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä