Paranna tuottavuuttasi näillä olennaisilla Outlookin vinkeillä

Outlook sujuvoittaa sähköpostin, kalenterin, yhteystiedot, tehtävät ja paljon muuta. Se tarjoaa kaiken yhdessä ja samassa paikassa. Ei siis ihme, että sen mobiilikäyttö on kasvanut tasaisesti vuodesta 2017! Käyttäjille on tarjolla runsaasti hyödyllisiä Outlook-vinkkejä, jotka parantavat tuottavuutta.

Tässä on joitain tapoja käyttää Outlookia mahdollisimman tehokkaasti.

Yhtenä miljoonista Outlook-käyttäjistä saatat luulla, että osaat jo käyttää sitä mahdollisimman tehokkaasti. Tässä on kuitenkin seitsemän vinkkiä, jotka eivät ehkä ole vielä sinulle tuttuja.

1. Anna Outlookin puhua sinulle

Itse asiassa puhuja ei kyllä ole Outlook, vaan Microsoftin Cortana-avustaja. Cortana on integroitu Outlookin mobiiliversion sähköpostien toistotoimintoon. Kun olet ottanut sen käyttöön, voit kuunnella uudet sähköpostit puhuttuna mobiililaitteessasi. Voit myös hallita niitä. Äänikomennoilla voit merkitä sähköposteja, merkitä niitä lukemattomaksi, poistaa niitä ja vastata niihin.

Ja mikä parasta, Cortana ei ainoastaan lue sähköposteja. Se voi myös auttaa sinua pitämään asiat järjestyksessä. Tekoäly kertoo sinulle muutoksista tapahtumiin ja tunnistaa kalenterisi aikatauluristiriidat. Katso, miten se toimii!

2. Käytä Tärkeät-kansiota

Sähköpostien selaaminen voi olla työlästä, kun sähköposteja on paljon, etenkin puhelimella. Helpota sähköpostien silmäilyä ja tärkeiden asioiden löytämistä Tärkeät-kansion avulla. Voit luoda käytännössä kaksi postilaatikkoa: Tärkeät-kansion ja Muut-kansion. Voit siirtyä niiden välillä helposti liu’uttamalla yhtä painiketta postilaatikon yläreunassa.

Outlook lajittelee sähköpostit puolestasi ja siirtää tärkeät viestit Tärkeät-kansioon ja roskapostin kaltaiset viestit Muut-kansioon. Voit luokitella viestejä uudelleen nopeasti siirtämällä niitä postilaatikon osiosta toiseen. Voit jopa valita Siirrä aina Tärkeät-kansioon tai toisinpäin, jos haluat ohjata tietyn lähettäjän viestinnän tiettyyn paikkaan.

Ja mitä enemmän käytät Tärkeät-kansiota, sitä älykkäämmäksi se kehittyy. Se kiinnittää huomiota siiten, miten lajittelet sähköpostiasi, jotta se oppii luokittelemaan saapuvat viestit paremmin ja auttamaan sinua keskittymään tärkeisiin asioihin.

3. Jaa kalenterisi

Enemmän elämään, enemmän Outlookiin

Älykäs tapa pysyä Saapuneet-kansion sisällön tasalla. Säästä aikaa iOS:n Outlookin Toista sähköpostit -toiminnolla

Aloita

Me kaikki tuhlaamme liikaa aikaa kokouksiin. Kun jatkat tämän työstämistä organisaatiossasi, Outlook auttaa sinua kuitenkin tehostamaan kokousten järjestämistä.

Outlookin jaettujen kalentereiden ansiosta voit siirtyä kalenteriasetuksiin ja valita ihmiset, joille haluat jakaa kalenterisi (esimerkiksi työtovereille tai kavereille). Voit värikoodata eri tiimejä ja hallita käyttöoikeuksia, jotta jaetun kalenterin muut käyttäjät voivat tarkastella, muokata ja hallita (delegoinnin avulla) kalenteriasi oikeuksien mukaisesti. Lisäksi voit valita, mitä tietoja jaat. Mahdollisia asetuksia ovat Kaikki, Vain otsikot ja sijainnit tai Vain ollessani varattu.

4. Hyödynnä ajoitustoimintoa

Kun jaat kalenterisi, mobiiliversion ajoitustoiminnolla voit sopia ajankohdan helposti ilman edestakaista sähköpostirallia. Luo tapahtuma kalenteriisi ja lisää kutsuttavat ihmiset. Tämän jälkeen voit käyttää ajoitustoiminnon ajankohtavalitsinta ja vetää sekä pudottaa kalenterissa ajankohtaan, joka muuttuu vihreäksi. Tämä tarkoittaa sitä, että ajankohta sopii kaikille. Varaa siis se!

5. Kiinnitä huomiota maininnoilla

Samassa toimistossa työskennellessämme saamme helposti työkaverin huomion kutsumalla häntä nimellä. Kun kutsut häntä, hän kiinnittää huomiota sinuun. Voit tehdä saman myös puhelimella Outlookin @maininnoilla. Kun kirjoitat @Jaana sähköpostiin, vastaanottaja näkee, että hänet on kutsuttu keskusteluun.

Ja vielä parempaa on se, kun muut @mainitsevat sinut, näet postilaatikossasi soveltuvat lauseet @maininnan ympäriltä viestin otteessa. Tämän ansiosta näet yhdellä vilkaisulla sen, mihin huomiotasi halutaan.

6. Muokkaa sipaisutoimintoja

Seuranhakusovelluksessa sipaiset vasemmalla tai oikealle mahdollisten osumien kohdalla. Voit olla yhtä suoraviivainen myös Outlook-postilaatikossasi. Avaa Outlookin mobiiliversion asetukset ja valitse Sipaisuasetukset. Voit määrittää vasemmalle sipaisulle ja oikealle sipaisulle seuraavia toimintoja:

Poista
Merkitse luetuksi.
Merkitse lukemattomaksi.
Merkitse.
Arkistoi.

7. Käytä Älä häiritse -toimintoa

Sähköpostin jatkuva tarkistaminen heikentää työtehoa. Painamme pientä nappia saadaksemme palkinnoksi uuden viestin. Mutta se on häiritsevää. Varmista, että voit keskittyä tärkeisiin asioihin: käytä Outlookin Älä häiritse -toimintoa. Se poistaa sovellusten ilmoitukset käytöstä, jotta voit kiinnittää huomiosi täysin kokoukseen tai viimeistelyä odottavaan raporttiin.

Voit ajastaa Älä häiritse -toiminnon käyttöön joka iltapäivälle ennen työpäivän lopetusta. Näin saat asiat hoidettua rauhassa valmiiksi seuraavaa päivää varten. Voit myös käyttää Älä häiritse -tilaa tarpeen mukaan vaikka heti.

Pidä yhteyttä ja asiat järjestyksessä

Postilaatikon tulviminen on todellinen ongelma. Outlookin mobiiliversio auttaa sinua pitämään yhteyttä ja asiat järjestyksessä mobiililaitteellasi. Nyt Cortanan ja näiden muiden Outlook-vinkkien avulla voit hallita viestintää ja velvollisuuksiasi entistä paremmin sekä töissä että omassa elämässäsi.

Microsoft 365 -tiimi keskittyy resurssien jakamiseen, jotta voit aloittaa liiketoimintasi ja pyörittää ja kasvattaa sitä.

AIHEESEEN LIITTYVIÄ TUOTTEITA
Microsoft 365

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt

Aiheeseen liittyvä sisältö

Tuottavuus

Kymmenen vihjettä pilvitallennustilan käyttöön puhelimessa

Lue lisää

Tuottavuus

Viisi tapaa tehdä yhteistyötä etämarkkinointitiimin kanssa

Lue lisää

Tuottavuus

Parhaat tuottavuusvinkit etätöihin tai liikkuvaan toimistoon

Lue lisää

^{Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.}

Paranna tuottavuuttasi näillä olennaisilla Outlookin vinkeillä

1. Anna Outlookin puhua sinulle

2. Käytä Tärkeät-kansiota

3. Jaa kalenterisi

Enemmän elämään, enemmän Outlookiin

4. Hyödynnä ajoitustoimintoa

5. Kiinnitä huomiota maininnoilla

6. Muokkaa sipaisutoimintoja

7. Käytä Älä häiritse -toimintoa

Pidä yhteyttä ja asiat järjestyksessä

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Aiheeseen liittyvä sisältö

Kymmenen vihjettä pilvitallennustilan käyttöön puhelimessa

Viisi tapaa tehdä yhteistyötä etämarkkinointitiimin kanssa

Parhaat tuottavuusvinkit etätöihin tai liikkuvaan toimistoon

Seuraa Microsoft 365:tä