Alustusjuhend BPMN-i kasutamise kohta äritegevuses
Mis on BPMN?
Oma silm ei valeta. Üks pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna. Kirjelda värvikalt. Just sellised väljendid on muutnud äriprotsessi modelleerimisesituse (BPMN) paljude erinevate ettevõtete, tööstusharude ja ametite lõikes ülimalt populaarseks. Aga mis BPMN on ja kuidas see töötab?
Lühidalt öeldes on BPMN standardiseeritud vooskeemi meetod, mis võimaldab luua ja jagada hõlpsasti mõistetavaid skeeme. Nende skeemide abil saab äriprotsessi visuaalselt otsast lõpuni modelleerida.
Näide BPMN-i aadressi muutmise protsessiskeemist (eespool)
Kuigi protsesside modelleerimiseks on mitmeid meetodeid, on BPMN kiiresti saanud protsessimodelleerimise de facto standardiks ja selleks on hea põhjus.
Millised on selle võimalused?
Üks BPMN-i kõige kasulikumaid omadusi on võimalus vastavalt vajadusele luua nii keerukaid kui ka lihtsaid vooskeeme. Tänu sellele on neid lihtne mõista ettevõtte igal tasemel (nii tehnilistel kui ka mittetehnilistel) huvirühmadel.
See omadus on tõenäoliselt üks BPMN-i populaarsuse põhjusi. Ühest 2016. aasta uuringust selgus, et 64% ettevõtetest on huvitatud BPMN-i kasutuselevõtust, et lihtsustada äriprotsesse. Enamiku ettevõtete eesmärk on lihtne: säästa raha, vähendades kulusid ja suurendades tööviljakust.
Miks seda vaja on?
Panused on kõrged. Vaadake neid andmeid 2018. aasta ettevõtete uuringust.
- 37% vastanutest teatas, et nende organisatsioonides on käimas mitu kõrgema taseme äriprotsessiprojekti
- 93% uuringus osalenud organisatsioonidest on seotud mitme protsesside täiustamise projektiga
- 79% sõnul kasutati protsesside tarkvarariistu, et analüüsitavaid ja muuta kavatsetud protsesse modelleerida
- Lisaks nõustus 65% küsitletutest või nõustus täielikult, et BPMN-i protsessid ja tehnoloogiad on aidanud nende organisatsioonidel suurendada tõhusust, paindlikkust ja kliendirahulolu
- Samas ütles enamik vastanutest (52%), et nad modelleerivad või dokumenteerivad oma ettevõtte protsesse ainult aeg-ajalt
Lisaks tõhususe suurendamisele hõlmavad muud asjakohased põhjused äriprotsesside toetamiseks järgmist.
- Kliendirahulolu suurendamine
- Organisatsiooni reageerimisvõime täiustamine
- Ettevõtte kooskõlastamise ja juhtimise täiustamine
- Uue toote või tegevusala tutvustamine
- Vastavus uutele eeskirjadele
- Reageerimine ainulaadsetele sündmustele, nagu ühinemine või omandamine
Parematest äri- või organisatsiooniprotsessidest on kasu kõigile ettevõtetele alates IT-st, finantsteenustest, kindlustusest ja tootmisest kuni hariduse, telekommunikatsiooni, jaekaubanduse, arvutite ja tarkvarani.
Kuidas BPMN-i kasutatakse?
BPMN-i eesmärk on anda kõigile protsessist selge ülevaade algusest lõpuni. See on kui visuaalne teejuht, mis täidab lüngad, näidates, mis järjestuses on ettevõttel vaja tegutseda, et ühest protsessi otsast teise saada.
Mõned hüved, mida ettevõtted BPMN-ist saavad, on järgmised.
- Lihtsam suhtlus ja koostöö eesmärgi saavutamiseks
- Etappide lihtne visuaalne esitus
- Võimalus kohandada vastavalt sidusrühmade rollidele (nt analüütikud, protsessiosalised, juhid, arendajad, välismeeskonnad ja konsultandid)
- Protsessides esinevate probleemide tuvastamine, mis võivad vajada lahendust
- Ülevaade võimalikest parenduskohtadest
- Paremate tulemuste saavutamise soodustamine
Protsesside modelleerimise näited
Ärisuunitlusega
Paljud spetsialistid ja organisatsioonid soovivad modelleerida väga kõrgetasemelist inimestekeskset protsessi. Sellisel juhul tasub kasutada ainult mõnda sümbolit, mis nõuab BPMN-i vähempõhjalikku teadmist, et esitus oleks lihtne. Seevastu saab neid mudeleid kohandada ka väga üksikasjalikuks, et need sobiksid IT- ja teiste tehniliste sidusrühmade jaoks.
Siin on vaid mõned näited eri tüüpi protsessidest, mida nende vooskeemide abil visuaalselt esitada saab.
- Kliendikõnede kaebuste käsitlemine
- Toodete müümine internetis
- Tootmise töövoog
- Kindlustusnõuete töötlemine
- Töölevõtmise protsessiskeemid
- Tööle asumise meetodid
Näide BPMN-i protsessist lüüsi skeemiga
Proovige Visiot kuu aega tasuta
Ühe kuu pikkuse tasuta prooviperioodi järel võetakse arvelt vastava tellimuse tasu. Krediitkaart on nõutav. Edasiste maksete peatamiseks saate tellimuse igal ajal tühistada.
Tehnilise suunitlusega
Nagu varem mainitud, saate teha nii üksikasjalikke skeeme kui soovite. Näiteks IT-kesksete protsessivoogude, koodi ja muu esitamiseks sobivad järgmised lahendused.
- B2B-veebiteenused
- Programmis oleva koodi täitmise visualiseerimine
- Veebisaidi või rakenduse struktuuri illustreerimine
- Esitus sellest, kuidas külastajad veebisaidil liiguvad
- Andmevoo näitamine sellistes süsteemides nagu näiteks andmesisestus, protsessorid ja sidevõrgud
Keerukamates versioonides saate modelleerida keerukaid ärisündmusi, nagu sõnumid, taimerid, ärireeglid ja veatingimused. Uurigem mõningaid BPMN-i keerukamaid versioone lähemalt.
BPMN 2.0 elemendid ja sümbolid
BPMN-i esitusel on viis põhielementide kategooriat ning nende sees palju erinevaid kujundeid ja sümboleid. Siin on kiirülevaade.
Voo-objektid
Need näitavad äriprotsessi käitumist ja hõlmavad järgmist.
- Tegevused: inimese või süsteemi tehtav töö või ülesanded (kuvatakse ümarnurkse ristkülikuna).
- Sündmused: mis juhtub protsessi käigus: algus-, vahe- ja lõppsündmus (kuvatakse ringidena).
- Lüüsid: kujutavad protsessi järjestusvoo teed (kuvatakse rombidena). Lisadetailideks võivad olla otsusepunktid.
Andmeobjektid
Need annavad teavet protsessi andmete kohta. Andmeid esitatakse neljal viisil.
- Andmesisendid (kuvatakse pööratud nurgaga lehe ja paremnoolega) on ülesanded, mis sõltuvad andmetest. Need ei saa edasi liikuda enne, kui kindlad andmed on kogutud.
- Andmeväljundeid (kuvatakse pööratud nurgaga lehe ja läbipaistmatu paremnoolega) kasutatakse selleks, et näidata seda, kui protsess genereerib andmeid.
- Andmekogumine (kuvatakse pööratud nurgaga lehena ja kolme läbipaistmatu joonega all keskel) on protsessis nõutav andmete kogumise toiming (nt uuring).
- Andmesalved (kuvatakse ümbrisena) on kohad, kuhu koguda protsessi käigus saadud andmeid.
Ühendavad objektid
Need ühendavad omavahel voo-objekte või muud teavet ning näitavad protsessi voogu.
- Järjestuse vood (kuvatakse läbipaistmatu paremnoolega) näitavad tehtavate tegevuste järjestust.
- Sõnumivood (kuvatakse vasakul pool oleva ringiga punktiirparemnoolega) näitavad sõnumeid ja voojärjestust osalejate vahel.
- Seosed (kuvatud puntiirina) seovad teksti ja artefaktid sündmusega.
Rajad
See termin tähendab andmestuid ja radu.
- Andmestu: ühe protsessi „ümbris“.
- Rajad: nende alusel liigitatakse andmestus tegevust. Need on kuvatud horisontaalselt või vertikaalselt ning jaotavad andmestu osadeks, et näidata vastutust ja sündmuste asukohta.
Artefaktid
Need annavad protsessi kohta lisateavet. Artefakte on kahte tüüpi.
- Rühmad: kuvatakse sälguga väljadena ning ümbritsevad omavahel seotud elementide rühma.
- Tekstimarginaalid: need on lihtsalt märkmed (mille ees on üks algusnurksulg), mis on lugejale hõlpsalt ilma süvitsiminekuta näha. Nimetatakse ka kommentaarideks.
Lihtsustage BPMN-i tarkvara abil
Vooskeemi loomisel ei ole vaja jalgratast leiutada, eriti kui alles alustate BPMN-i kasutamist.
Tarkvarariista kasutamine võimaldab teil skeeme kiiremini luua ja muuta oma äriprotsessi mudeli tõhusamaks. Veenduge, et valiksite tarkvara, mis võimaldab teil teha järgmist.
- Alustada skeemide loomist kiiresti, luues hõlpsalt professionaalseid BPMN-i vooskeeme valmismallide ja näidiste abil.
- Anda oma diagrammidele professionaalne ja pilkupüüdev ilme valmiskujunduste ja efektide abil.
- Kasutada skeemide tõhusamaks koostamiseks nutikaid funktsioone, näiteks pukseerimist, joondamist ja paigutamist ning automaatset ühendamist.
- Töötada sisuökosüsteemis, kus on peamised BPMN 2.0 kujundid ja muudki, mis hõlmab sadu graafiliselt erinevaid sümboleid.
- Saada tugi, mis võimaldab luua nii lihtsaid kui ka üksikasjalikumaid BPMN-i skeeme erandiloogika, ressursi- ja rolliteabe, põhiandmevoo ning osalejatevahelise suhtluse teabega.
- Kontrollida, kas on tõrkeid, valideerides oma skeemi 76 loogikareegli alusel, mis on seotud BPMN 2.0 standardil põhineva visuaalse õigsusega, ning kuvada läbivaatuseks probleemide loend.
- Laadida oma kohandatud loogikareeglite kogumi, mis on seotud visuaalse õigsusega.
- Anda oma tööd hõlpsalt ühiskasutusse turvalise veebipõhise lingi, manuse, pildi või PDF-failina ja vastata veebis kommentaaridele.
- Teha teistega koostööd kaasautorluse, kommenteerimise ja marginaalide abil.
- Koos meeskonnaga skeeme redigeerida, et säilitada ainus tõeallikas ja minimeerida versioonikonflikte.
- Vaadata, kes töötab skeemi konkreetsete osadega, saada muudatuste kohta teatisi ja valida, millal need muudatused põhifailiga liita.
- Integreerida andmelinkidega skeemid Power BI andmelauaga. Selline integreerimine aitab edendada töö- ja äriteavet, et saaksite parema üldpildi.
- Automatiseerida äriprotsessi töövooge ise, kiirendades loomise protsessi ja andes IT-le rohkem aega keskenduda strateegilistele algatustele
- Pääseda skeemidele juurde peaaegu kõikjalt brauseri või iPad®-i rakenduse kaudu.
Näpunäited alustamiseks
Äriprotsesside lihtsustamisest on kasu kõigile, alates väljakujunenud ettevõtete protsessijuhtidest kuni analüütikuteni olenemata sellest, kui lihtsad või keerukad need protsessid ka poleks. Kui kogu see teave tundub veidi üle jõu käiv, siis pidage meeles, et saate luua lihtsa BPMN-i vooskeemi ja siis seda täiendada.
Kui soovite näha, kuidas see praktikas töötab, siis on palju malle ja juhendvideoid, mille abil saate luua põhiskeemi ning siis sinna rohkem üksikasju lisada, kui juba vilunum olete. Selle üksikasjaliku juhendi abil saate rohkem teada, kuidas kasutada BPMN-iga ühilduvat protsessi ja tarkvara.
Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.
Visio kasutamise alustamine
Visio aitab teil ideid, teavet ja protsesse visualiseerida ning teistega jagada sisuliselt kõikjalt ja iga seadme kaudu.
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid