Looge visuaalne esitus äriprotsessist või protsessivoo diagramm, mille alusel määratakse tulevased töövoosündmused.
Vaadake, kuidas protsesside kaardistamine aitab teie äril edu saavutada
Mis on protsesside kaardistamine?
Protsesside kaardistamine aitab luua äriprotsessi või protsessivooskeemi, mille alusel määratakse töövoo eelseisvate sündmuste jada ja sageli visuaalses esituses. Seejärel saavad juhid ja projektijuhid protsessikaartide abil meeskondi kokku tuua, aidata inimestel mõista oma rolli projektis ja oma töö mõju teistele, mis viib lõpuks eduka tulemuseni.
Protsessikaartide alusel määratakse tavaliselt uus protsess või täiustatakse olemasolevat protsessi. Protsesside kaardistamise tarkvara abil saab igaüks luua projekti visuaalse esituse.
Protsesside kaardistamise kasulikkus
Kui näete protsessi visuaalselt mõistate seda algusest lõpuni, ilmnevad kiiresti kohad, mida tõhusamaks muuta. See läbipaistvus on ülioluline, eriti pandeemiajärgses keskkonnas, kus paindlikkus on hädavajalik. Lisaks aitab protsessi vooskeem teil teha järgmist.
- Protsessi dokumenteerida, tagada selle nõuetelevastavus ja seda auditeerida.
- Vaadata visuaalset projekti algusest lõpuni.
- Jagada üksikasju visuaalselt, et neist saab kohe aru, ning edastada hõlpsalt sisu juhtkonnale.
- Tõsta esile keerukused ja liiasused ning ka võimalikud probleemid ja lahendused.
- Korraldada protsessid hõlpsasti mõistetava süsteemi abil etappideks ümber.
- Vaadata, kuidas meeskonnaliikmed on omavahel seotud, aidates kujundada sisukamat suhtlust.
- Anda oma meeskonnale võrdluspunkt, et küsida ja vastata strateegilisematele küsimustele ning teha teadlikumaid otsuseid.
- Luua vooskeemide teek, mida saate mitu korda kasutada mille sihtotstarvet saate muuta, kui tekivad uued projektid.
- Pakkuda klientidele paremaid tooteid ja teenuseid.
Protsesside kaardistamise kasutusviisid
Olenemata sellest, kas töötate tööstuskeskkonnas, kontoris, laos või tervishoiuasutuses, aitab protsesside kaardistamine teie meeskonnal paremini mõista, kuidas on nende töö seotud teiste projektidega. Väikeettevõttel aitab protsesside kaardistamine kiiresti välja selgitada kohad, mis vajavad parandamist, ning seda, millal tegeleda kliendi-, tootmis ja laoseisu probleemidega. Pandeemia tõttu on paljud inimesed üle läinud hübriid- ja kaugtööle, seega on eri meeskondadel vaja lihtsasti, kiiresti ja tõhusalt näha, kuidas projektid omavahel seotud on.
Protsesside kaardistamiseks on kaks võimalust: protsessivoog ja äriprotsess. Vaadake mõlemat, et saaksite otsustada, kumb sobib teie projektiga paremini.
Protsessivoog
Protsessivoo skeem annab üksikasjaliku ülevaate projekti või valdkonna komponentide seostest. See aitab teil kehtestada standardeid ja protseduure ning sellest saab juhinduda ülesannete täitmisel. Lisaks aitab see tagada, et meeskonnad järgiksid teie töövoo iga etappi ettenähtud järjekorras.
Protsessivooskeemid on protsessi dokumenteerimiseks või täiustamiseks või lihtsalt uue protsessi modelleerimiseks. Protsesside kaardistamise tarkvara abil loodud protsessivooskeemide korral saate luua klõpsatavaid sümboleid, mida laiendatakse ja mis annavad protsessi iga etapi kohta lisateavet. Seega enne töövoo- või ärivooskeemi koos ülesannetega häälestamist kaaluge oma üldise protsessi visandamist vooskeemil.
Äriprotsess
Protsessivoo näite pilt
Äriprotsess
Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 ettevõtteversioonides aitab tehisintellekt aega kokku hoida ja keskenduda sellele, mis on oluline.
Äriprotsesside kaardistamine on teie protsessi üksikasjalik kirjeldus. See näitab algusest lõpuni, mida teha, et saavutada lõppeesmärk. Protseduur hõlmab vajalikke osalejaid, nende ülesandeid ja nende lõpetamise kuupäevi. See annab teie meeskonnaliikmetele põhjuse, millessegi uskuda, ja ülevaate suurematest eesmärkidest. See näitab nende rolli ulatust, miks nad on protsessi jaoks olulised ja kuidas kõik meeskonnaliikmed projekti lõpetamiseks koos töötavad.
Sarnaselt teistele protsesside kaardistamise skeemidele kasutatakse ka äriprotsessi kaardistamisel sümboleid, mida saab täiendava teabe esitamiseks laiendada, et näidata jooksvalt puutepunkte.
Äriprotsessi skeemi näide
Protsesside kaardistamise tüübid
Kuna erinevatel ettevõtetel ja projektidel on eri tingimused, ei oleks sama tüüpi protsessivooskeemi kasutamine kõigi projektide puhul otstarbekas. Seetõttu on spetsiifilisemate tingimuste täitmiseks eri tüüpi protsesside vastendamise lahendusi. Vaadake, mis sobib teie projektiga kõige paremini.
- Üksikasjalik protsesside kaardistamine. Projekti pisiasju protsessikaardi kujul edasi andes annab üksikasjalik protsesside kaardistamine tehnilise ülevaate täpsetest etappidest, sealhulgas sisenditest, väljunditest, näitajatest ja protsessi lõpuleviimiseks vajalikest inimestest. Vähendage segadust, näidake sõltuvusi ja valmistage oma meeskond ette projekti alustamiseks ning keskendumiseks. Üksikasjalikud protsessikaardid seostuvad tavaliselt üldtaseme peamise või esmase protsessikaardiga.
- Dokumentide protsesside kaardistamine. Projekti sisendite ja väljundite määramine. Kirjeldades igas etapis vajalikku teavet ning ka projektiga seotud väljundeid (või konkreetseid üksusi või teenuseid), mõistate paremini, mida teie meeskond vajab, ja saate aimu lõpptulemustest. Dokumendi protsessikaardi lisamine üksikasjalikule protsessikaardile näitab muutujaid ja otsuseid, mis võivad teie tööd mõjutada.
- Üldtaseme protsesside kaardistamine. See annab ülevaate organisatsiooni protsessidest ja eesmärkidest. Projektide puhul saate määrata osakonnad ja järgnevad rollid, mille esindatus on vajalik. Protsesside kaardistamise tarkvara kaudu saab iga osakonna või rolli teha klõpsatavaks, et kuvada projekti tingimuste üksikasjad.
- Renderdatud protsesside kaardistamine. Praeguste ja tulevaste protsesside kaardistamise teel saate üldvaate sellest, kuidas teie organisatsioon või projekt töötab. See ülevaade aitab teil leida uusi viise töö sujuvamaks muutmiseks, tuvastada olulised sidusrühmad ja puutepunktid, parandada töösuhteid ning luua protsess, mis saab kasu teie meeskonna ajast ja annetest.
- Rajapõhine/ristfunktsionaalne protsesside kaardistamine. Projekti kaasatud osakondade kindlaksmääramine, protsessi jagamine etappideks ja ressursside määramine õigetele inimestele. See on suurepärane viis protsessi uuest vaatenurgast nägemiseks, parandamist vajavate kohtade leidmiseks ning protsessis tegelike ja võimalike lünkade või kattuvuste tuvastamiseks, et teil oleks planeerimiseks ettenägelikkust.
- Lisandväärtusahela protsesside kaardistamine. Annab meeskonna liikmetele projektist ülevaate. See on lihtne omavahel mitteseotud väljade kaart, mis võimaldab teil visualiseerida protsess lühiülevaate. Seda tehes näete, millised sidusrühmad projekti kaasata, et mõista, kuidas projekt kulgeb.
- Väärtusvoo protsesside kaardistamine (VSM). Toote või teenuse tarnimiseks vajalike etappide illustreerimine, analüüsimine ja täiustamine ning samal ajal raiskamise tuvastamine ja kõrvaldamine. VSM-i korral, mis on oluline osa timmitud metoodikast, vaadeldakse protsessi etappide ja teabe kaupa algallikast kliendini tarnimiseni. Seda kasutatakse tavaliselt ettevõtetes, mis toodavad tarbijatele füüsilist kaupa.
- Tegevuse protsesside kaardistamine. Protsessi sees lisaväärtust andvate ja mitteandvate tegevuste näitamine. See väärtusvoo kaardistamise tööriist aitab täpselt tuvastada, millal ja kus need tegevused toimuvad, aidates välja selgitada sidusrühmade vahelist sünergiat, kus on võimalik luua väärtust, mida varem ei olnud.
Töövoo protsesside kaardistamine
Kui loote protsessiskeemi voovormingus, ei sisalda see ühtsustatud mudelduskeele (UML) sümboleid. Selle asemel kasutatakse informatiivseid märke või sõnu. See on suurepärane lahendus, kui suhtlete inimestega, kes ei mõista UML-i sümboleid või eelistavad sümbolite asemel sõnu.
Äriprotsessi kaardistamine võtab aega, aga see tasub end ära. Kui annate kogu oma meeskonnale visiooni, protsessi ja selle ülesanded või lihtsalt parema ülevaate sellest, kuidas teie ettevõte töötab, saate kehtestada selged piirid, määrata rollid ja töökohustused ning teavitada kõiki sellest, mida nad peavad teadma ja millal. Protsesside kaardistamine sobib rohkemaks kui ainult ettevõttes füüsiliste asjade tootmiseks.
2018. aastal avaldasid U.S. National Library of Medicine ja National Institutes of Health artikli protsesside kaardistamise olulisusest tervishoius. Selle aruande kohaselt oli protsesside kaardistamisest tervishoiutöötajatele kasu, aidates neil teha järgmist.
- Õppimine ja ühise arusaama kujundamine
- Parendusvõimaluste tuvastamine
- Projekti huvirühmade kaasamine
- Projekti eesmärkide määramine
- Projekti edenemise jälgimine
- Lihtsa planeerimismeetodi saamine
Tähelepanu äratavate protsesside kaardistamise skeemide loomine
Seega, olenemata sellest, millist tüüpi ettevõtet te juhite, olgu tegu tarkvaraarenduse, tervishoiu, ehituse või turundusega, aitab protsesside kaardistamine teil töötada nutikamalt ja püsida õigel kursil. Pärast pandeemiat uue töökorraldusega kohanevate väikeettevõtete omanike jaoks aitab protsesside kaardistamine optimeerida iga protsessi, strateegiat ja ülesannet, suurendades tõhusust, vähendades kulusid ning parandades äriotsuseid ja kasvu. Lisaks võib see aidata teie meeskonnal töötada ühise visiooni järgi, nii et kõik saavad anda ettevõtte ja teie klientide heaks endast parima.
Microsoft Visio abil luuakse hõlpsasti kohandatavaid visualiseeringuid, et korraldada andmeid, anda ülevaateid, esitada hõlpsasti mõistetavaid skeeme ja protsesside kaardistamine ellu viia. Lisateabe saamiseks vaadake seda üksikasjalikku juhendit skeemide loomiseks protsesside kaardistamise tarkvara abil.
Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.
Visio kasutamise alustamine
Visio aitab teil ideid, teavet ja protsesse visualiseerida ning teistega jagada sisuliselt kõikjalt ja iga seadme kaudu.
Seotud sisu
Äritehnoloogia
Kuus kasulikku eelist, mida genereeriv tehisintellekt võib väikeettevõtetele pakkuda
Ettevõtete tööviljakus
Kuidas kasutada tehisintellekti töö produktiivsuse ja tõhususe suurendamiseks
Äritehnoloogia
TI ja tootlikkus: kuidas kasutada TI tööriistu töötajakogemuse parandamiseks
Ettevõtete tööviljakus
Agile DevOpsi juhend VKE-dele
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.
Jälgige Microsoft 365 uudiseid