Kuidas saata mahukaid faile

On häiriv, kui meil suure manuse tõttu tagasi saadetakse või blokeeritakse, ja põhjus on lihtne. Interneti-teenuse pakkujad ja meiliteenuse pakkujad piiravad üleslaaditavate või saadetavate failide mahtu, et ülisuur andmemaht nende teenuseid aeglustama ei hakkaks.

Piirangud on väiksemad, kui enamik inimesi eeldada võiks. Outlooki ja iCloudi piir on 20 MB. Gmaili, Yahoo, ProtonMaili ja AOL-i piir on 25 MB. Tegelikku ülempiiri toovad alla veel kaks tegurit. Meilimanused kodeeritakse saatmiseks ümber, mis suurendab nende mahtu, seega on suurim tegelikult mahtuv fail ligikaudu 75% määratud piirist ning 25 MB piiri korral mahub sinna umbes 18 MB suuruse fail. Ka adressaadi teenusepakkuja jõustab omaenda piiri, seega otsustatakse kahest ülempiirist väiksema alusel, kas teie sõnum kohale jõuab.

Enne meetodi valimist on kasulik teada, mis failiga on tegu. Siin on mõned väikeettevõtete kõige sagedamini saadetavate failide ligikaudsed läviväärtused: telefonikaameraga tehtud foto maht on mõni megabait ja see sobib hästi manuseks; piltidega slaidipakk on sageli 10–30 MB ning on täpselt piiripealne; lühivideo ületab limiidi juba esimese minuti jooksul; kujundus-, CAD- või toorpildifaili maht on tavaliselt sadu megabaite; ning skannitud arvete või lepingute kausta maht kasvab kiiresti, kui lehti on mitukümmend.

Praktiline reegel: kõik, mis on mahukam kui ligikaudu 18 MB, tuleks manuse asemel lingi abil saata, ja kõik, mis mahukam kui mõnisada megabaiti, tuleb kindlasti lisada pilvsalvestusruumi.

Laadige fail üles ja seejärel jagage selle linki. See on neist neljast suurim ülempiir, kuni 250 GB faili kohta, ja see sobib nii ühe dokumendi kui ka terve kausta jaoks. Adressaadid ei pea lingi avamiseks salvestusteenuse pakkuja kontot omama. Ainus, mida jälgida, on see, kas teil on õigused faile oma organisatsiooni välistele adressaatidele ühiskasutusse anda, mistõttu on juurdepääsu teadlik määramine oluline. Kui te pole selle teemaga tuttav, siis väikeettevõtete pilvsalvestusruumi jaotise selgitatakse, kuidas selle aluseks olev teenus töötab.

Koostööriistad on üheks kohaks vestlusele, videokoosolekutele ja failisalvestusruumile ning need on tavaliselt pilvsalvestusruumiga integreeritud, nii et faili saatmiseks vestluses piisab ühest toimingust. See on kiireim valik oma töökaaslaste korral. Kompromiss on see, et failid valguvad eri vestluslõimede lõikes laiali ja neid on hiljem keerulisem leida.

Need võimaldavad teil faili üles laadida ja saata allalaadimislingi, mõned tasuta ja mõned tellimuse alusel. Need on kasulikud siis, kui adressaat ei kasuta teie tavapäraseid tööriistu. Kontrollige enne kasutamist turbeprotokolle, sest neil saitidel ei ole sageli ranget turbe- ega privaatsuskaitset. Kui tegemist on millegi delikaatsega, kasutage selle asemel pilvesalvestusruumi pakkujat.

Kausta tihendamine ZIP-vormingus või suure arhiivi osadeks jagamine võib failimahu piirist allapoole viia. Sellest on siiski kasu ainult vähestel juhtudel. Videod, fotod ja PDF-failid on juba tihendatud, seega nende mahtu saab vaid vähe kahandada. Enamiku väikeettevõtete jaoks katab pilvsalvestuslink peaaegu kõik kasutusjuhud ja ülejäänu sõltub olukorrast.

Pilvteenuse lingi meetodiks kulub ligikaudu minut. Esmalt salvestage fail pilvsalvestusruumi või lohistage see vastavasse kausta. Teiseks oodake, kuni üleslaadimine lõpeb, sest link ei tööta enne, kui fail on täielikult olemas. Kolmandaks valige ühiskasutussuvand, kas dokumendi ühiskasutusse andmise nupp, või paremklõpsake kaustas olevat faili. Neljandaks määrake enne saatmist õigused: kes saab selle avada, kas ta saab redigeerida või ainult vaadata ning kas link peaks aeguma. Viiendaks saatke link meilitsi, vestluse või tekstsõnumi teel.

Mõned meilirakendused lühendavad seda veelgi. Kui lisate Outlookis liiga mahuka faili, pakutakse teile faili üleslaadimist OneDrive’i ja manuse asendamist jagamislingiga, mis annab sama tulemuse ilma postkastist lahkumata. Kontrollige selle lingi õigusi, kui adressaat on väljaspool teie organisatsiooni.

Pilvsalvestusruumi tasub pidada vaikevalikuks, mitte varuvariandiks, ja selle põhjuseks pole ainult faili maht. Kasutusmugavus: saatke meilikutse või otselink ning adressaat saab selle klõpsates avada ilma kontot omamata. Turve: failide krüptimine, kahtlase sisselogimise jälgimine, lunavaratuvastus, viiruste otsimine, kahekordne autentimine ja parooliga kaitstud lingid on sisse ehitatud. Õigused: piirake, kes saab vaadata, kommenteerida, redigeerida või uuesti ühiskasutusse anda, alates ühest inimesest kuni rühmani või kõigini, kellel on link. Taastamine: kui adressaat faili kustutab, saate selle prügikastist taastada, ja kui ta seda muudab, saate taastada varasema versiooni.

Varundamine: failid on kaitstud kohas, kui arvuti läheb kaotsi, varastatakse või ilmneb krahh. Koostöö: saate anda üks kord ühiskasutusse ja töötada sama faili kallal koos, nii et muudatused on reaalajas nähtavad. Vähem salvestusruumi: fail võtab teie seadmes vähem ruumi ja ei kasuta üldse teie meililimiiti. Maksumus: enamik teenuseid sisaldab tasuta taset, seega pole põhjust maksta suurema meilipiiri või edastustellimuse eest. Koos muudavad need ühesuunalise edastuse jagatud töökoopiaks, mis on tavaliselt just see, mida te alguses soovisite.

Lingi jagamine laiendab juurdepääsu, seega kujundada mõned harjumused. Meie juhendis väikeettevõtete turvalise failide ühiskasutuse kohta on nende meetmete taga olevate kaitsete põhjalikum käsitlus.

Kui tegu on delikaatse failiga, andke see ühiskasutusse nimega inimestele, mitte kõigile, kellel on link. Määrake ainult vaatamisõigused, kui adressaadil pole tõesti vaja redigeerida. Lisage aegumiskuupäev, et link lakkaks töötamast, kui projekt on valmis, ja parool finants-, õigus- või kliendidokumentide jaoks. Enne tasuta failiedastussaidile millegi konfidentsiaalse laadimist lugege, mida seal on kirjas krüptimise ja säilitamise kohta, sest paljud säilitavad faile kauem, kui eeldada võiks.

Ühiskasutusse antud fail on tavaliselt tööfail ning töö algab sel hetkel, kui link välja saadetakse. Just seal tuleb tehisintellekti abi kasuks: see saab kokku võtta pika lepingu või aruande, nii et kolleeg ei peaks muudatuse leidmiseks läbi lugema nelikümmend lehekülge, koostada sõnumi, mis lingiga kaasa läheb, ning anda ülevaate sellest, mida kaastöötajad teie äraolekul muutsid. Nii pole fail lihtsalt midagi meilitsi saadetut, vaid töörühma ühine tegevus.

Mahukate failide saatmine pole probleem, kui neid ei manustata. Lisage fail pilvsalvestusruumi, määrake õigused nii, et need vastaksid sellele, kes peaks seda nägema, ja saatke link. OneDrive pakub väikeettevõtetele seda linki koos krüptimise, versiooniajaloo ja aeguva juurdepääsuga, mis teeb ühiskasutusse andmise juba eos turvaliseks. Alustage OneDrive’i kasutamist.