Guía para principiantes sobre el uso de BPMN en empresas
¿Qué es BPMN?
Ver para creer. Una imagen vale más que mil palabras. No me lo cuentes, muéstramelo. Son expresiones como estas las que han hecho que Notación de modelado de procesos de negocio (BPMN) sea enormemente popular en muchos tipos distintos de empresas, sectores y profesiones. Pero ¿qué es exactamente BPMN y cómo funciona?
En pocas palabras, BPMN es un método estandarizado de diagrama de flujo que le permite crear y compartir diagramas fáciles de entender. Estos diagramas pueden modelar visualmente los pasos de un proceso empresarial de principio a fin.
Ejemplo de diagrama de proceso de cambio de dirección en BPMN (arriba)
Aunque existen varios métodos para modelar procesos, BPMN se ha convertido rápidamente en el estándar de facto para el modelado de procesos, y con razón.
¿Cuáles son sus capacidades?
Una de las ventajas más importantes de BPMN es que permite crear diagramas de flujo tan simples o complejos como sea necesario. Eso facilita que las partes interesadas de negocio de todos los niveles, técnicas o no técnicas, los entiendan.
Probablemente esa cualidad explique la popularidad de BPMN. Una encuesta de 2016 indicó que al 64 % de las empresas les interesa adoptar BPMN para simplificar sus procesos empresariales. El objetivo es sencillo para la mayoría de las empresas: ahorrar dinero al reducir costes y mejorar la productividad.
¿Por qué se necesita?
La apuesta es alta. Tenga en cuenta estas estadísticas de una encuesta de 2018 sobre empresas:
- El 37 % de las personas encuestadas informó que sus organizaciones tienen en marcha varios proyectos de procesos empresariales de alto nivel
- El 93 % de las organizaciones de la encuesta participa en numerosos proyectos de mejora de procesos
- El 79 % dijo que usaba herramientas de software de procesos para modelar los procesos que estaba analizando y planeando cambiar
- Además, el 65 % de las personas encuestadas estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que los procesos y las tecnologías de BPMN han ayudado a sus organizaciones a mejorar la eficiencia, la versatilidad y la satisfacción del cliente
- Sin embargo, la mayoría, el 52 %, dijo que solo modela o documenta sus procesos empresariales de vez en cuando
Además de mejorar la eficiencia, otras motivaciones relevantes para respaldar el trabajo de procesos empresariales incluyen:
- Aumentar la satisfacción del cliente
- Mejorar la capacidad de respuesta de la organización
- Mejorar la coordinación y el control empresariales
- Introducir un nuevo producto o una nueva línea de negocio
- Cumplir con las nuevas regulaciones
- Responder a eventos concretos, como una fusión o una adquisición
Desde TI, servicios financieros, seguros y fabricación, hasta educación, telecomunicaciones, comercio minorista, informática y software, cualquier empresa puede beneficiarse de unos procesos empresariales u organizativos mejorados.
¿Cómo se usa BPMN?
El objetivo de BPMN es ofrecer a todo el mundo una vista clara de un proceso de principio a fin. Ayuda a ofrecer una ruta visual que permita reducir las diferencias y muestre la secuencia de actividades empresariales necesarias para pasar de un extremo del proceso al otro.
Estas son algunas de las ventajas que las empresas pueden obtener al usar BPMN:
- Comunicación y colaboración más sencillas para alcanzar un objetivo
- Representación visual sencilla de los pasos
- Posibilidad de personalizar según los roles de las partes interesadas, por ejemplo, analistas, participantes en los procesos, responsables, desarrolladores, equipos externos y consultores
- Identificar problemas en los procesos que puedan necesitar una solución
- Información sobre posibles áreas de mejora
- Fomentar resultados de mayor calidad
Ejemplos de modelado de procesos de negocio
Orientado a la empresa
Muchas personas profesionales y organizaciones quieren modelar un proceso muy general y centrado en las personas. En este caso, ceñirse a unos pocos símbolos requiere menos conocimiento profundo de BPMN, por lo que la notación es sencilla. Por el contrario, estos modelos también se pueden ajustar para que sean extremadamente detallados para TI y otras partes interesadas técnicas.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de procesos que estos diagramas de flujo pueden representar visualmente:
- Control de quejas de llamadas de clientes
- Venta de productos en línea
- Flujo de trabajo de fabricación
- Procesamiento de reclamaciones de seguros
- Diagramas de flujo del proceso de contratación
- Métodos de incorporación
Ejemplo de proceso BPMN con diagrama de puerta de enlace
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Orientado a lo técnico
Como se mencionó anteriormente, puede crear diagramas tan granulares como sea necesario. Por ejemplo, para representar flujos de procesos centrados en TI, código y mucho más:
- Servicios web B2B
- Visualizar la ejecución del código dentro de un programa
- Ilustrar la estructura de un sitio web o una aplicación
- Ver cómo los visitantes navegan por un sitio web
- Mostrar el flujo de datos en sistemas como la entrada de datos, los procesadores y las redes de comunicación
En versiones más complejas, podrá modelar eventos empresariales complejos, como mensajes, temporizadores, reglas de negocio y condiciones de error. Vamos a explorar más de estas versiones complejas de BPMN.
Elementos y símbolos de BPMN 2.0
La notación BPMN tiene cinco categorías básicas de elementos y, dentro de ellas, muchas formas y símbolos distintos. Esta es una introducción rápida:
Objetos de flujo
Estos muestran el comportamiento en un proceso empresarial e incluyen:
- Actividades: trabajo realizado o tareas de una persona o un sistema (se muestran como un rectángulo con esquinas redondeadas).
- Eventos: lo que sucede durante un proceso: Inicio, Intermedio y Fin (mostrados como círculos).
- Puertas de enlace: representa la ruta de acceso del flujo de secuencia en un proceso (se muestra como diamantes). Los detalles adicionales pueden incluir puntos de decisión.
Objetos de datos
Estas aportan información sobre los datos de un proceso. Los datos se representan de cuatro maneras:
- Entradas de datos (se muestran como una página con una esquina doblada y una flecha hacia la derecha) son tareas que dependen de los datos. No pueden continuar hasta que se recopilan datos concretos.
- Salidas de datos (se muestran como una página con una esquina doblada y una flecha sólida hacia la derecha) se usan para indicar cuándo el proceso genera datos.
- La recopilación de datos (se muestra como una página con una esquina doblada y tres líneas sólidas en la parte inferior central) es cualquier acto de recopilación de datos que se requiera en el proceso, por ejemplo, una encuesta.
- Los almacenes de datos (se muestran como un contenedor) se usan como lugar para recopilar los datos obtenidos del proceso.
Conexión de objetos
Estos conectan los objetos de flujo entre sí, o con otra información, y muestran el flujo de un proceso:
- Los flujos de secuencia (que se muestran como una flecha sólida hacia la derecha) representan el orden de las actividades realizadas.
- Los flujos de mensajes (que se muestran como una flecha discontinua hacia la derecha con un círculo en el lado izquierdo) representan los mensajes y el orden del flujo entre participantes.
- Las asociaciones (que se muestran como una línea punteada) vinculan texto y artefactos a un evento.
Carriles
Este término representa grupos y carriles.
- Grupo: “contenedor” de un único proceso.
- Carriles: clasifican la actividad dentro del grupo. Se muestran horizontal o verticalmente; dividen el grupo en secciones para mostrar la responsabilidad y la ubicación de los eventos.
Artefactos
Estos proporcionan detalles adicionales sobre el proceso. Hay dos tipos de artefactos:
- Grupos: se muestran como cuadros de muescos; estos recorren un grupo de elementos para mostrar que están relacionados.
- Anotaciones de texto: son simplemente notas (precedidas por un solo corchete izquierdo) que los lectores pueden ver fácilmente sin profundizar más. También conocidos como comentarios.
Simplificar BPMN con software
A la hora de crear su diagrama de flujo, no hace falta reinventar la rueda, sobre todo si acaba de empezar con BPMN.
El uso de una herramienta de software le permitirá crear diagramas más rápido y hacer que el modelo de proceso de negocio sea más eficaz. Asegúrese de elegir el software que le permita:
- Empiece a crear diagramas rápidamente creando fácilmente profesionales. Diagramas de flujo BPMN con plantillas y ejemplos listos para usar.
- Dé a sus diagramas un aspecto profesional y atractivo con temas y efectos predefinidos.
- Aproveche funcionalidades intuitivas, como arrastrar y colocar, alinear y colocar, y conectarse automáticamente para crear diagramas de forma más eficaz.
- Trabaje en un ecosistema de contenido que ofrezca el conjunto básico de formas BPMN 2.0 y versiones posteriores, lo que constituye cientos de símbolos gráficamente diferentes.
- Tener un nivel de soporte técnico que permita la creación de diagramas BPMN básicos y diagramas más detallados con lógica de excepción, información de recursos y roles, información básica de flujo de datos e información de comunicación entre los participantes.
- Compruebe si hay errores validando el diagrama con 76 reglas lógicas relacionadas con la corrección visual basada en el estándar BPMN 2.0 y presenta una lista de problemas para que los revise.
- Cargue su propio conjunto personalizado de reglas logísticas relacionadas con la corrección visual.
- Comparta su trabajo libremente como un vínculo seguro basado en web, datos adjuntos, imágenes o PDF y responda a comentarios en línea.
- Colabore con otros usuarios mediante coautoría, comentarios y anotaciones.
- Edite diagramas conjuntamente con su equipo para mantener una única versión fiable y minimizar los conflictos de versiones.
- Vea quién trabaja en partes específicas del diagrama, obtenga notificaciones sobre los cambios y elija cuándo combinar esos cambios en un archivo maestro.
- Integre diagramas vinculados a datos en el panel de Power BI. Esta integración puede ayudar a impulsar la inteligencia operativa y empresarial para que pueda comprender mejor el panorama general.
- Automatice los flujos de trabajo de procesos empresariales por su cuenta, acelerando el proceso de creación y de al equipo de TI más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas
- Acceda a diagramas desde casi cualquier lugar en un explorador o aplicación de iPad®.
Recomendaciones para empezar
Desde propietarios de procesos empresariales establecidos hasta analistas, simplificar los procesos empresariales aporta ventajas, independientemente de lo simples o complejos que sean. Si la información parece un poco abrumadora, tenga esto en cuenta: puede crear un sencillo diagrama de flujo BPMN y, a continuación, ampliarlo a partir de ahí.
Si quiere verlo en acción, hay una gran cantidad de plantillas y vídeos de procedimientos que le ayudarán a crear un diagrama básico y, a continuación, puede agregar algunos detalles a medida que se sienta más cómodo. Puede obtener más información sobre el uso de procesos y software compatibles con BPMN con esta guía paso a paso .
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