Cumplimiento del RGPD y pequeñas empresas

No, no lo están. El RGPD se aplica siempre que una empresa recopila datos personales de una persona ubicada en la UE. Esto es válido tanto si es una operación de una sola persona como si tiene oficinas en seis continentes.

Dicho esto, no tiene que mantener un registro escrito de las actividades de procesamiento de datos si tiene menos de 250 empleados, a menos que:

• Las actividades de procesamiento de datos podrían afectar a los derechos y libertades de las personas

• Procese los datos cubiertos por el artículo 9 del RGPD. Estos son los datos que revelan los datos de un individuo:
  • Raza o etnia
  • Creencias políticas, religiosas o filosóficas
  • Pertenencia a la unión comercial
  • Datos biométricos o biométricos, o datos sobre la salud o sexualidad de la persona

• Usted procesa datos personales cubiertos por el artículo 10, es decir, datos relacionados con delitos penales y delitos

• Los datos personales se procesan periódicamente

Muchas pequeñas empresas y los únicos operadores no se verán sometidos a las tres primeras exenciones.

Pero, ¿qué ocurre con la cuarta? La Comisión de Privacidad Desaplicada ha sugerido que no todo el procesamiento de datos es "normal", aunque puede hacerlo a diario. Según esta interpretación, no es necesario mantener registros de datos personales que use para realizar pedidos o comunicarse con clientes, por ejemplo. Pero un documento de posición del Grupo de trabajo del artículo 29( predecesor del Consejo Europeo de Protección de Datos) parece sugerir que debe interpretar literalmente "normal". Y el Consejo Europeo de Protección de Datos ha aceptado. Dado que la posición no es clara, es una buena idea conservar los registros, incluso si cree que está exento. Mejor seguro que lo sentimos.

Sí. El RGPD se aplica a las empresas de EE. UU. si:

• Hacer negocios en la UE

• No haga negocios en la UE, pero recopile o realice un seguimiento de los datos personales que pertenecen a personas que se encuentran físicamente en la UE (esto incluye a las personas que están de viaje en la UE, pero que normalmente no viven allí). Es posible que esté haciendo esto sin darse cuenta. Por ejemplo, si las cookies de su sitio web pudieran utilizarse para identificar a una persona, se considerarían datos personales según el RGPD

Si quiere seguir haciendo negocios en la UE, debe cumplir con el RGPD. O bien, se arriesga a ser abofeteado con una gran cantidad de problemas. Si no hace negocios en la UE, tiene dos opciones:

• Cumplir con el RGPD de todos modos

• Restringir el acceso a su sitio web, por lo que no puede recopilar datos personales de personas ubicadas en la UE

Cuando el RGPD entró en vigor por primera vez, muchos sitios web de EE. UU. bloquearon a los usuarios de la UE para no incumplir el RGPD. Por ejemplo, más de 1000 sitios de noticias de Estados Unidos no estaban accesibles en la UE a partir de agosto de 2018. Algunos editores han decidido salir de la UE de manera permanente. Charles Arms, portavoz de Lee Enterprises, comentó: “El tráfico de Internet en nuestras páginas web de noticias locales procedente de la UE y del EEE es de minimis, y creemos que bloquear ese tráfico redunda en beneficio de nuestros clientes de los medios de comunicación locales”. Dicho esto, muchos sitios web de Estados Unidos ahora han conseguido volver a estar en línea en la UE sin problemas. Además, el sitio web de su pequeña empresa puede estar disponible en la UE sin tener que tener problemas. Lo que nos lleva al siguiente punto.

Poner a su pequeña empresa en el camino hacia el cumplimiento del RGPD no es tan difícil como podría pensar. Esta es una lista de comprobación de cumplimiento del RGPD para comenzar.

1. ¿Qué datos personales recopila?

Debe saber qué información personal recopila y si alguna de ellas es confidencial, es decir, si pertenece a las categorías de los artículos 9 y 10 del RGPD. También debe preguntarse:

• ¿De dónde procede la información?

• ¿Por qué lo recopila?

• ¿Qué está haciendo con él?

Si se le pregunta, deberá poder responder a estas preguntas.

2. ¿Tiene consentimiento?

A menos que tenga autorización legal para usar datos personales, las personas deben dar su consentimiento. Debe ser:

• Dado libremente

• Específico

• Informado

• Inequívocos

Debe mantener un registro por escrito de consentimiento. También tiene que hacer que la retirada del consentimiento sea rápida y sencilla. Un software de Gestión de relaciones con los clientes que cumpla con el RGPD puede ser de gran ayuda en este sentido. En concreto, puede:

• Mantener un registro escrito de los nombres de las personas y los datos personales que tenga en ellos

• Registre su consentimiento, especificando para qué ha consentido que use sus datos (por ejemplo, para recibir el boletín mensual)

• Dar a los usuarios una manera fácil de retirar su consentimiento en caso de que cambien de opinión (por ejemplo, a través de scripts de "cancelar suscripción" con un solo clic)

3. ¿Son seguros los datos?

Su empresa es responsable de los datos personales que recopile. Y corre el riesgo de que le multen si cae en manos equivocadas. Por lo tanto:

• Usar software de cifrado al almacenar o transmitir datos personales en línea

• Proteja su red. Los empleados descuido son la causa principal de las vulneraciones de datos, por lo que es necesaria una directiva de TI sólida. También debe invertir en software de seguridad, incluido un firewall

• Crear notificaciones de directiva de privacidad y cookies conformes al RGPD. Estos ejemplos de plantillas de cookies y de directiva de privacidad pueden ser de ayuda. También puede consultar el Centro de confianza de Microsoft para obtener más información sobre los procedimientos recomendados del RGPD

• Compruebe el Cumplimiento del RGPD de sus proveedores

4. ¿Qué ocurre si hay una infracción grave?

Debe notificar infracciones graves al regulador en un plazo de 72 horas o riesgo de ser sancionado. Asegúrese de que tiene procedimientos de informes implementados. Y, lo que es más importante, entrene a los empleados para que:

• Tenga en cuenta

• Comprender qué es una infracción grave

• Reconocimiento de marcas rojas

¿Cuál ha sido el impacto del RGPD en las pequeñas empresas hasta ahora?

No hay dos maneras de hacerlo. El cumplimiento del RGPD requiere mucho tiempo y es costoso. Hasta el 25 de mayo de 2018, las pequeñas empresas del Reino Unido dedicaron unas 600 horas a prepararse para el RGPD. Y eso sin tener en cuenta el coste económico. Globalmente, las pequeñas y medianas empresas han invertido 1,3 millones de dólares en el cumplimiento del RGPD. Del mismo modo, la falta de cumplimiento puede tener un efecto de repetición de ojos en la línea inferior. En el primer caso de RGPD, una red social alemana fue objeto de una sanción de 20 000 USD (aproximadamente 22 600 USD) por no mantener seguros los datos personales de los usuarios después de que un hacker intentara usar 330 000 direcciones de correo electrónico y contraseñas. Pero aunque puede verse tentado a verlo como una carga, el cumplimiento del RGPD también ha tenido un impacto positivo en las pequeñas empresas. Y este es el motivo. Los consumidores nunca se han tomado más en serio su privacidad. Además, esperan que las empresas con las que comparten su información se sientan de la misma manera. En un estudio reciente, el 69 % de los consumidores de Estados Unidos incluso afirmaron que les gustaría que se aplicara una ley similar al RGPD en Estados Unidos. Más concretamente, un estudio realizado por el Consejo de Council reveló que los miembros que se habían preparado para el RGPD han observado un mayor compromiso, más fidelidad y una mayor confianza por parte de los consumidores. Claramente, el RGPD es más que un conjunto de reglas que debe seguir para no ser sancionado. A nadie le gusta que se tome su información privada sin su consentimiento. O bien, en algún lugar donde los penales pudieran ponerse manos a la letra. Por lo tanto, al tomar medidas para lograr el cumplimiento del RGPD, puede colocar su pequeña empresa como una empresa que realmente se preocupa por los datos privados de sus clientes. Y esto podría darle la ventaja sobre la competición.