Πώς να διαχειρίζεστε και τις πέντε φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου με οπτικά εργαλεία

Μια επιτυχημένη φάση εκτέλεσης βασίζεται σε μια επιτυχημένη φάση σχεδιασμού. Για το σκοπό αυτό, ένα από τα καλύτερα εργαλεία απεικόνισης για την εκτέλεση σύνθετων έργων είναι επίσης ιδανικό για τον σχεδιασμό τους: ένα διάγραμμα ροής.  

Για παράδειγμα, τα διαλειτουργικά γραφήματα ροής βοηθούν τους διαχειριστές έργων να καθορίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για την επίτευξη συγκεκριμένων ορόσημων, καθώς και τις εξαρτήσεις εργασιών. Ορισμένα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές ομάδες να εργάζονται σε άλλες πτυχές του έργου. Αυτά τα είδη διαγραμμάτων μπορούν να τα καθορίσουν όλα αυτά και πολλά άλλα.   

Για παράδειγμα, οι "λωρίδες κολύμβησης" καθορίζουν τα άτομα που εμπλέκονται σε κάθε εργασία, ενώ τα "κουτιά φάσης" αντιπροσωπεύουν τη λωρίδα χρόνου ή το ορόσημο. 

Αφού ξεκινήσετε το έργο και είστε στη φάση της εκτέλεσης, το να έχετε ένα γράφημα ροής που μπορεί να κοινοποιηθεί είναι χρήσιμο για να διατηρούνται όλοι ενημερωμένοι. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να σχολιάσουν στο διάγραμμα, προσθέτοντας πληροφορίες ή ενημερώσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Τα σχήματα με δυνατότητα κλικ μπορούν να επεκταθούν για να αποκαλύψουν επιπλέον πληροφορίες ή να συνδεθούν με εξωτερικά δεδομένα, όπως μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο.  

Σε αυτό το σημείο, ολοκληρώνετε τις εργασίες σας, αλλά εξακολουθεί να είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε κάθε εργασία για να εξασφαλίσετε ότι τίποτα δεν βγαίνει εκτός προγράμματος. Ένα από τα πλεονεκτήματα των online οπτικών στοιχείων και των διαγραμμάτων με συνδεδεμένα δεδομένα είναι το πόσο εύκολο είναι να μοιράζεστε την πρόοδο με άλλα άτομα, ακόμη και με όσους δεν εμπλέκονται άμεσα στο έργο. 

Το λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων συχνά προσφέρει απλά πρότυπα αναφοράς κατάστασης, τα οποία βοηθούν τους διαχειριστές έργων να φιλτράρουν τα σημαντικά σημεία και να τα μοιράζονται με τους διευθυντές και με εξωτερικούς πελάτες ή ενδιαφερόμενους. 

Η ύπαρξη πολλών εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, από την ανάλυση SWOT μέχρι το διάγραμμα ροής σας, μπορεί επίσης να διατηρήσει το έργο εστιασμένο. Μπορείτε να εμποδίσετε τη μετατόπιση εμβέλειας παρακολουθώντας τους αρχικούς στόχους και τα παραδοτέα του έργου. 

Επίσης, ορισμένες εφαρμογές δημιουργίας διαγραμμάτων συνεργάζονται με το λογισμικό αυτοματοποίησης, έτσι μπορείτε να σχεδιάζετε τη ροή εργασιών του έργου σας και, στη συνέχεια, να ορίζετε αυτόματα εναύσματα, όπως μια ειδοποίηση όταν ολοκληρώνεται μια εργασία. 

Τα καταφέρατε! Όταν η ομάδα σας ολοκληρώσει όλα τα παραδοτέα, το έργο έχει τελειώσει. Ωστόσο, το κλειδί σε αυτή την τελευταία φάση είναι να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τι συνέβη. Όταν έχετε σαφή, συγκεκριμένα οπτικά στοιχεία στη διάθεσή σας στη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας, είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε μια ανασκόπηση και να δείτε τι είχε αποτέλεσμα και τι όχι. 

Προγραμματίστε μια σύσκεψη των μελών της ομάδας και των ενδιαφερόμενων για ανασκόπηση του έργου. Συζητήστε τόσο για τις επιτυχίες όσο και για τα προβλήματα. Μπορείτε ακόμη να βασιστείτε σε ένα πρόσθετο εργαλείο δημιουργίας διαγραμμάτων εδώ: δοκιμάστε ένα πρότυπο ανασκόπησης έργου για να αποτυπώσετε σχόλια και ιδέες από τη σύσκεψή σας.  

Αποθηκεύστε όλη την τεκμηρίωση σε μια κεντρική τοποθεσία, έτσι ώστε να μπορεί να παραμείνει εκεί ως πόρος για την επόμενη φορά. 

Όλη αυτή η σχολαστικότητα στον σχεδιασμό και την τεκμηρίωση μπορεί να φαίνεται υπερβολική, αλλά βοηθάει. Η χρήση οπτικών εργαλείων για τον σχεδιασμό, την επικοινωνία και τον έλεγχο είναι ένας από τους πιο σίγουρους τρόπους για να διατηρήσετε το έργο σας ευθυγραμμισμένο, εντός του προϋπολογισμού και εντός προθεσμίας.