Δημιουργήστε ένα πιο ακριβές χρονοδιάγραμμα έργου με αυτά τα 7 βήματα

Δύο γυναίκες κάθονται και συζητούν κάτι σε μια οθόνη υπολογιστή

Ανεξάρτητα από το αν εργάζεστε σε ένα έργο καταρράκτη ή agile, η δημιουργία μιας αρχικής λωρίδας χρόνου έργου παρουσιάζει μοναδικές προκλήσεις.

Τα έργα καταρράκτη, είναι συνήθως άκαμπτα τόσο στη δομή όσο και στο χρονοδιάγραμμα, θέτοντας μια υψηλή ποιότητα εκ των προτέρων εκτίμησης. Τα έργα με μεθοδολογία Agile, από την άλλη πλευρά, βασίζονται στην ευελιξία και τους, ενίοτε, περίπλοκους κύκλους επανάληψης έργου, γεγονός που σημαίνει ότι οι διαχειριστές πρέπει να προβλέπουν και να διαχειρίζονται τις αναπόφευκτες αλλαγές. Σε κάθε περίπτωση, η δημιουργία ενός ρεαλιστικού χρονοδιαγράμματος έργου είναι ένα καθοριστικό βήμα στα αρχικά στάδια του έργου.

Η παρακάτω λίστα ελέγχου μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές και τους ιδιοκτήτες έργων να καλύψουν όλες τις πτυχές, από τον καθορισμό της πρώτης εργασίας έως τον προγραμματισμό των φάσεων έγκρισης και τη διαχείριση των κινδύνων του έργου.

1. Πώς διαιρείται ο τελικός στόχος μου σε μεμονωμένες εργασίες;

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου χρονοδιαγράμματος είναι να ξεκινήσετε τον κατακερματισμό του έργου. Ξεκινήστε από τον τελικό στόχο σας και εργαστείτε προς τα πίσω για να αντιστοιχίσετε τις επιμέρους εργασίες που θα πρέπει να ολοκληρωθούν για να φτάσετε σε αυτό το τέλος. Ξεκινήστε μόνο με τα βασικά σημεία και, στη συνέχεια, κάντε διαδοχικές αναθεωρήσεις του χρονοδιαγράμματος για να προσθέσετε όλο και πιο λεπτομερείς ενδιάμεσες στιγμές.

Ανάλογα με τη μεθοδολογία του έργου σας, αυτά τα μικρότερα ορόσημα θα μπορούσαν να ομαδοποιηθούν σε ακολουθίες που τελικά μετατρέπονται σε κύκλους επανάληψης έργου. Τα έργα που ακολουθούν τη μεθοδολογία Waterfall θα αντλήσουν κυρίως το πλαίσιό τους από τα πιο μακροεπίπεδα βασικά σημεία.

2. Πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε εργασία;

Αφού χαρτογραφήσετε πλήρως τις εργασίες σας, αρχίστε να υπολογίζετε τον εκτιμώμενο χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους. Ανάλογα με την πλατφόρμα στην οποία δημιουργείτε τη λωρίδα χρόνου σας, μπορεί να αρχίσει να μοιάζει με ένα παραδοσιακό γράφημα Gantt — και αυτό είναι καλό. Οι όροι "χρονοδιάγραμμα διαχείρισης έργου" και γράφημα Gantt συχνά χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, αν και δεν είναι απαραίτητο όλα τα χρονοδιαγράμματα έργου να είναι σε μορφή Gantt.

Η γνώση του χρόνου που θα απαιτηθεί για κάθε εργασία μπορεί επίσης να βοηθήσει τους διαχειριστές της μεθοδολογίας έργου "agile" να αξιολογήσουν τον συνολικό αριθμό των κύκλων επανάληψης που απαιτεί το έργο. Ακόμα κι αν η τελική ημερομηνία παράδοσης του έργου είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας, φροντίστε να αρχίσετε να συγκεντρώνετε εκτιμήσεις για την εργασία και τον χρόνο από τις ομάδες που είναι υπεύθυνες για κάθε εργασία. Αργότερα, αυτό θα βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να μετρήσετε τις ανάγκες του χρονοδιαγράμματος ενός έργου σε σχέση με την πραγματική πορεία της εκτέλεσής του

3. Ποιο είναι το βασικό παραδοτέο για κάθε εργασία;

Τα βήματα 1 και 2 αφορούν κυρίως τη δημιουργία και την απεικόνιση του ίδιου του χρονοδιαγράμματος του έργου. Από εδώ και στο εξής, η διαδικασία μετατοπίζεται περισσότερο στην αξιολόγηση και τον προγραμματισμό της εφοδιαστικής αλυσίδας, ζωντανεύοντας το χρονοδιάγραμμα με τις πραγματικές απαιτήσεις για την υλοποίησή του.

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τα βασικά παραδοτέα για κάθε εργασία ή κύκλο επανάληψης έργου. Χρησιμοποιήστε μια παρόμοια διαδικασία με το Βήμα 1, πραγματοποιώντας προοδευτικές σαρώσεις στο χρονοδιάγραμμα για να εντοπίσετε ολοένα και πιο λεπτομερή παραδοτέα. Όσο πιο ακριβής είναι η λίστα των παραδοτέων σας, τόσο πιο υπεύθυνες θα είναι οι ομάδες του έργου για τους συμφωνημένους στόχους.

4. Ποιες είναι οι εξαρτήσεις των εργασιών μου;

Ένας άνδρας κρατά ένα tablet και μιλάει σε τέσσερα άτομα, δύο από τα οποία φοράνε πορτοκαλί γιλέκα ασφαλείας, σε εσωτερικό χώρο.

Δοκιμάστε το Microsoft Project δωρεάν

Δοκιμάστε το Microsoft Project δωρεάν για έναν μήνα

ΜΑΘΕΤΕ ΠΩΣ

Ο βασικός κανόνας στη διαχείριση έργων είναι ότι κάθε έργο είναι αναπόφευκτο να υποστεί αλλαγές. Τα πεδία εφαρμογής, οι πόροι και τα χρονοδιαγράμματα είναι συχνά κινούμενοι στόχοι και οι διαχειριστές έργων μπορούν να σχεδιάσουν μόνο μέχρι ένα ορισμένο σημείο.

Αυτό που μπορούν να κάνουν, ωστόσο, είναι να επισημάνουν εργασίες ή στόχους που εξαρτώνται από άλλα βήματα στη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα μέρη είναι ενήμερα για τις επακόλουθες επιπτώσεις των αλλαγών στην αρχική φάση.

Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργων επιτρέπουν στους χρήστες να συνδέουν μια εργασία με μια άλλη, διευκολύνοντας την προσομοίωση του αντίκτυπου μιας χαμένης προθεσμίας. Παρόλο που η αυστηρή φύση των χρονοδιαγραμμάτων της μεθοδολογίας Waterfall κάνει αυτό το βήμα ιδιαίτερα σημαντικό, ο εντοπισμός των εξαρτήσεων μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές της μεθοδολογίας agile να αποσαφηνίσουν ακόμη περισσότερο την εργασία που απαιτείται σε κάθε κύκλο επανάληψης έργου.

5. Τι είδους ώρες και πόροι είναι διαθέσιμοι για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας;

Στο Βήμα 2, υπολογίσατε τον χρόνο που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση των κύριων εργασιών του έργου σας. Τώρα, είναι η στιγμή να αξιοποιήσετε τις εκτιμήσεις χρόνου και πόρων που συγκεντρώσατε από τους επικεφαλής των ομάδων. Το να γνωρίζετε ότι μια συγκεκριμένη εργασία πρέπει να διαρκέσει πέντε ημέρες είναι ένας παράγοντας. Ωστόσο, ένας επικεφαλής τομέα που δεν μπορεί να διαθέσει πέντε ημέρες ωρών εργασίας της ομάδας είναι προφανώς ένας επιπλέον παράγοντας που περιπλέκει την κατάσταση. Η συμφιλίωση αυτών των δύο δεδομένων θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε πιθανά σημεία τριβής ή την ανάγκη εξωτερικών συνεργατών.

6. Ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση κάθε εργασίας;

Μέρος της κατανομής των διαθέσιμων πόρων είναι η ανάθεση ατόμων ή ομάδων σε συγκεκριμένες εργασίες. Αυτό το βήμα είναι κάτι παραπάνω από απλώς έξυπνη λήψη σημειώσεων: Βοηθά επίσης τους ενδιαφερόμενους και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να αποκτήσουν μια συνολική εικόνα σχετικά με το επίπεδο των στελεχών της εταιρείας που θα χρειαστούν για την ολοκλήρωση του έργου.

Όσο πιο γρήγορα μπορείτε να κλειδώσετε άτομα-κλειδιά για συγκεκριμένα παραδοτέα, τόσο το καλύτερο. Συνήθως, οι επικεφαλής ομάδων είναι πιο πιθανό να λάβουν σοβαρά υπόψη την εκτίμηση των πόρων, εάν οι συγκεκριμένοι πόροι τους πρόκειται να συσχετιστούν με βασική τεκμηρίωση. Αυτό το βήμα μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό σημείων όπου οι παραδόσεις εργασιών είναι ιδιαίτερα ευάλωτες, τόσο για τη μέθοδο Waterfall όσο και για τη μεθοδολογία Agile.

7. Ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση κάθε εργασίας ή ομάδας εργασιών;

Αυτό θα μπορούσε να είναι σχεδόν ένα δευτερεύον σημείο στο Βήμα 6, αλλά υπάρχει διαφορά μεταξύ του καθορισμού του ποιος θα εκτελέσει μια εργασία και του ποιος θα εγκρίνει το παραδοτέο.

Σε πολλές περιπτώσεις, οι εγκρίσεις μπορεί να χρειάζεται να προέρχονται από ενδιαφερόμενα μέρη που δεν εμπλέκονται άμεσα στην καθημερινή εκτέλεση ή, τουλάχιστον, από διεπιστημονικές ομάδες που θα πρέπει να κάνουν διαδοχικές αξιολογήσεις. Η χαρτογράφηση αυτών των πιθανώς περίπλοκων βημάτων έγκρισης είναι κρίσιμη για πολλά έργα—οι κύκλοι αναθεώρησης που υπερβαίνουν τον καθορισμένο χρόνο της ομάδας μπορεί να οδηγήσουν το έργο σε στασιμότητα.

Οι λωρίδες χρόνου του Project αποτελούν κρίσιμο τμήμα οποιουδήποτε σχεδίου έργου. Όχι μόνο καθορίζουν τις λεπτομέρειες για την εκτέλεση ενός έργου ή μιας πρωτοβουλίας προϊόντος, αλλά η διαδικασία δημιουργίας τους βοηθά επίσης στην αξιολόγηση του έργου συνολικά, αναδεικνύοντας βασικές απόψεις από διαφορετικούς τομείς. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τα ενδιαφερόμενα μέρη να θέσουν ρεαλιστικές προσδοκίες σχετικά με το τι είναι εφικτό και τι όχι.

Όπως πολλά έγγραφα έργου, τα χρονοδιαγράμματα είναι αναπόφευκτο να υποστούν τόσο προγραμματισμένες όσο και απρογραμμάτιστες αναθεωρήσεις. Το κλειδί είναι να διασφαλίσετε ότι η διαχείριση αυτών των αναθεωρήσεων γίνεται με τον ίδιο τρόπο που δημιουργήθηκε το αρχικό χρονοδιάγραμμα: μέσω προσεκτικά συλλεγμένων πληροφοριών. Είτε χρησιμοποιείτε τη μεθοδολογία Waterfall είτε την Agile, η ποιότητα αυτών των πληροφοριών είναι ο βασικός παράγοντας που καθορίζει πόσο αξιόπιστο θα είναι τελικά το χρονοδιάγραμμα του έργου σας.

Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.

ΣΧΕΤΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
Microsoft Project

Ξεκινήστε με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορά τώρα

Σχετικό περιεχόμενο

Παραγωγικότητα

5 τύποι εργαλείων συνεργασίας που βελτιώνουν την παραγωγικότητα

Διαβάστε περισσότερα

Παραγωγικότητα

Ρύθμιση στόχου έναντι σχεδιασμού στόχου: Δημιουργία σχεδίου για διαρκή επιχειρηματική επιτυχία

Διαβάστε περισσότερα

Παραγωγικότητα

Σύγχρονες λύσεις τελικού σημείου: Τι είναι και γιατί τις χρειάζεστε

Διαβάστε περισσότερα

Παραγωγικότητα

Ξεκλείδωμα των δυνατοτήτων: Πώς λειτουργούν τα εργαλεία παραγωγικότητας AI

Διαβάστε περισσότερα

^{Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.}

Δημιουργήστε ένα πιο ακριβές χρονοδιάγραμμα έργου με αυτά τα 7 βήματα

1. Πώς διαιρείται ο τελικός στόχος μου σε μεμονωμένες εργασίες;

2. Πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε εργασία;

3. Ποιο είναι το βασικό παραδοτέο για κάθε εργασία;

4. Ποιες είναι οι εξαρτήσεις των εργασιών μου;

Δοκιμάστε το Microsoft Project δωρεάν

5. Τι είδους ώρες και πόροι είναι διαθέσιμοι για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας;

6. Ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση κάθε εργασίας;

7. Ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση κάθε εργασίας ή ομάδας εργασιών;

Ξεκινήστε με το Microsoft 365

Σχετικό περιεχόμενο

5 τύποι εργαλείων συνεργασίας που βελτιώνουν την παραγωγικότητα

Ρύθμιση στόχου έναντι σχεδιασμού στόχου: Δημιουργία σχεδίου για διαρκή επιχειρηματική επιτυχία

Σύγχρονες λύσεις τελικού σημείου: Τι είναι και γιατί τις χρειάζεστε

Ξεκλείδωμα των δυνατοτήτων: Πώς λειτουργούν τα εργαλεία παραγωγικότητας AI

Ακολουθήστε το Microsoft 365