Das Rückgrat resilienter Organisationen: Geschäftskontinuität entmystifizieren
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Was ist Geschäftskontinuität?
Ganz gleich, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, unerwartete Störungen können immer auftreten. Ausfälle, Naturkatastrophen, Lieferkettenstörungen, Cybervorfälle, Geräteausfälle und andere physische und technische Probleme können Ihre Fähigkeit, zu funktionieren und erfolgreich zu sein, beeinträchtigen.
Damit Ihr Unternehmen auf unerwartete Ereignisse vorbereitet ist, müssen Sie wissen, was zu tun ist, wenn etwas schiefläuft, und genau hier kommt die Geschäftskontinuität ins Spiel. Lesen Sie weiter, um mehr über Geschäftskontinuität zu erfahren, einschließlich der Notfallwiederherstellung, und darüber, was in einen Plan für die Geschäftskontinuität gehört. Erfahren Sie außerdem mehr über das Management der Geschäftskontinuität und Lösungen für die Geschäftskontinuität.
Was ist Geschäftskontinuität, und warum ist sie wichtig?
Geschäftskontinuität ist die Bereitschaft einer Organisation, auch in Zeiten von Störungen weiter zu funktionieren. Geschäftskontinuität ist wichtig, weil sie die möglichen Auswirkungen einer Störung auf Kundschaft, Mitarbeitende und Partner verringert.
Ein Plan für die Geschäftskontinuität (BCP), der Analyse, Technologie, Dokumentation, Schulungen, zentrale Teammitglieder und Verfahren zur Lösung möglicher Krisensituationen umfasst, ist entscheidend, um Geschäftskontinuität sicherzustellen. Ein BCP enthält Ziele, die darauf ausgerichtet sind, die möglichen Auswirkungen einer Krise auf die Finanzen und den Ruf eines Unternehmens zu minimieren, und Branchen-, regionale sowie globale Compliance-Standards und Vorschriften einzuhalten.
Was ist der Unterschied zwischen Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung?
Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung werden oft gleichgesetzt, sind aber nicht dasselbe.
Die Notfallwiederherstellung ist ein wichtiger Teil eines Plans für die Geschäftskontinuität und konzentriert sich speziell auf Systeme, Daten und IT-Infrastrukturen. Sie umfasst Technologie, Strategien und Prozesse zum Sichern, Wiederherstellen und Recovery von Daten sowie zum Schutz vor Cyberbedrohungen.
Damit ein BCP Ausfallzeiten reduziert, Risiken mindert und Probleme wie Datenverlust und Datenbeschädigung behebt, sind Maßnahmen zur Notfallwiederherstellung entscheidend. Beides umfasst zwar Prozesse, Personen und Technologie, doch Geschäftskontinuität hat einen viel größeren Umfang und schließt die nötigen Schritte ein, um den Betrieb in allen Bereichen eines Unternehmens aufrechtzuerhalten.
Was sollte in einem Plan für die Geschäftskontinuität enthalten sein?
Es gibt drei Komponenten eines Plans für die Geschäftskontinuität, die Sie berücksichtigen sollten:
- Resilienz – Geschäftsprozesse und Infrastrukturen so entwickeln, dass sie auf eine unerwartete Situation vorbereitet sind.
- Wiederherstellung – das Einrichten von Sicherungs- und Wiederherstellungslösungen für Apps, Systeme und Netzwerke; das Festlegen, welche Systeme im Notfall priorisiert werden sollten; und die Auswahl eines Drittanbieters für zusätzliche Hilfe und Ressourcen, falls erforderlich.
- Kontingenz – Schritte festlegen, was bei einer Störung zu tun ist. Dazu gehört, eine Befehls- und Weisungskette mit wichtigen Personen aufzubauen und ihre Zuständigkeiten in Bezug auf Kommunikation, Technologie, Vertragsmanagement mit Drittanbietern und die Koordination temporärer Arbeitsbereiche festzulegen.
Behalten Sie diese Punkte in jedem Schritt des Planungsprozesses im Blick, damit Ihr BCP den gesamten Umfang Ihres Unternehmens abdeckt.
Wenn Sie diese drei Kernkomponenten im Blick behalten, können Sie mit den folgenden Schritten beginnen, Ihren Plan für die Geschäftskontinuität aufzubauen:
- Führen Sie eine Business Impact Analysis (BIA) durch, die Ihre aktuellen Geschäftsprozesse, Abläufe und Technologien untersucht. Eine Analyse deckt mögliche Schwachstellen, Risiken und Bedrohungen auf, denen Sie begegnen könnten. So lassen sich Verbesserungsbereiche und Prioritäten erkennen. Nach der Analyse können Sie außerdem zusätzliche Investitionen in Technologie in Betracht ziehen.
- Legen Sie fest, wer im Krisenfall delegiert, handelt und unterstützt, und weisen Sie diese Aufgaben zu. Diese Personen führen alle nötigen Schritte aus, sind Ansprechpersonen, beschaffen Ressourcen und steuern Maßnahmen, um Ausfallzeiten für betroffene Geschäftsbereiche zu minimieren.
- Legen Sie alternative Kommunikationswege fest, falls Ihre Standardkommunikation durch einen Ausfall oder eine Downtime beeinträchtigt wird.
- Halten Sie Backup-Ausrüstung bereit, falls Schäden oder Ausfälle auftreten, damit geschäftskritische Funktionen nicht zum Stillstand kommen.
- Verstehen und befolgen Sie Standards für die Geschäftskontinuität. Das sind gesetzliche und regulatorische Anforderungen, die für eine Branche festgelegt werden. Sie sind hilfreich, wenn Sie festlegen müssen, welche Schritte in Szenarien wie einem Sicherheitsvorfall oder Datenverlust erforderlich sind.
Einen Plan zu erstellen, ist nicht der letzte Schritt. Damit Geschäftskontinuität ein wichtiger Teil Ihrer Organisation wird, brauchen Sie außerdem ein Management für die Geschäftskontinuität.
Was ist Geschäftskontinuitätsmanagement?
Das Geschäftskontinuitätsmanagement umfasst die Prozesse, die Sie einrichten, um Ihren Plan für die Geschäftskontinuität aufzusetzen und zu pflegen. Es sollte Folgendes enthalten:
- Richtlinien erstellen, die Umfang, Ziele und Grundsätze der Geschäftskontinuität definieren. Dabei sollte immer die Kundschaft im Blick bleiben, damit dokumentiert ist, welche geschäftskritischen Funktionen sich auf Kundschaft auswirken können und wer bei einem Ausfall oder einer Störung an der Kommunikation mit der Kundenbetreuung beteiligt ist.
- Teams für die Geschäftskontinuität in Ihrer gesamten Organisation zusammenstellen, die die eingerichteten Richtlinien und Verfahren kommunizieren und durchsetzen können. Diese Mitarbeitenden nehmen an fortlaufenden Überprüfungen und Tests teil, damit alles und alle auf einen Vorfall gut vorbereitet sind.
- Eine Kultur der Geschäftskontinuität unterstützen, indem Sie Ihre gesamte Organisation über Risiken, Richtlinien und verfügbare Dokumentationen informieren. Laufende Schulungen sind ein wichtiger Weg, um das Bewusstsein zu stärken und Daten zu sammeln, damit Sie Lücken oder Verbesserungsbedarf erkennen können.
- Aktuelle Compliance-Standards und Best Practices einhalten, damit Ihre Prozesse, Workflows und Mitarbeitenden alle innerhalb der richtigen Branchenstandards für Daten arbeiten. Wenn ein Unternehmen nicht Schritt hält und eine unerwartete Störung eintritt, besteht das Risiko höherer finanzieller Schäden, rechtlicher Kosten und Bußgelder.
Für eine wachsende Organisation kann es herausfordernd sein, den Überblick über alle laufenden Weiterentwicklungen eines Plans für die Geschäftskontinuität zu behalten. Um den damit verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren, investieren viele Unternehmen in Lösungen für die Geschäftskontinuität.
Welche Art von Lösungen für die Geschäftskontinuität sollte ich in Betracht ziehen?
Die von Ihnen gewählten Lösungen für die Geschäftskontinuität sollten auf den Anforderungen Ihrer Organisation basieren. Je nach Branche, Unternehmensgröße und geschäftskritischen Funktionen steht eine Reihe von Software und Ressourcen zur Verfügung. Diese Optionen stehen zur Verfügung:
- Cloudbasierte Speicherlösungen bieten einen sicheren, entfernten Ort zum Sichern und Ausführen von Workflows und Anwendungen sowie zum Speichern von Daten. Wenn es zu einer Sicherheitsverletzung oder einem Fehler kommt, durch den Daten verloren gehen, können Sie in der Cloud auf die benötigten Inhalte zugreifen.
- Sicherungs- und Wiederherstellungstools zum Erstellen von Kopien der Daten, Anwendungen und Systeme innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur. Wenn während einer Störung etwas gelöscht, beschädigt oder heruntergefahren wird, können Sie es wiederherstellen und Ausfallzeiten minimieren. Diese Lösungen bieten verschiedene Optionen zum Ausführen von Sicherungen, darunter automatisch nach Zeitplan, sofort oder bei Bedarf.
- Virtualisierungstools, die Umgebungen und Arbeitsbereiche replizieren. Wenn es zu einem Ausfall oder Geräteproblemen kommt, können Mitarbeitende weiterhin auf ihre Anwendungen zugreifen und Prozesse wie gewohnt ausführen, wodurch Ausfallzeiten reduziert werden, die sich auf Dienste auswirken können.
- Verträge mit Drittanbietern, z. B. DRaaS (Disaster-Recovery-as-a-Service) und Backup-as-a-Service. Je nach Vereinbarung kann ein Anbieter Datensicherungen ausführen, Ihre IT-Infrastruktur hosten und im Falle einer Katastrophe Support bieten. Diese Dienste werden in der Regel mit einem Abonnement oder einem Nutzungsmodell mit nutzungsbasierter Bezahlung angeboten und umfassen Unterstützung von IT- und Cybersicherheitsexperten.
- Einheitliche Kommunikationstools zur Unterstützung der Zusammenarbeit in Ihrer gesamten Organisation. Mit einer Plattform zum Verbinden von Mitarbeitenden an der Front, Supportmitarbeitenden und anderen wichtigen Mitgliedern der Kontinuitätsteams lässt sich leichter sicherstellen, dass alle über Störungen auf dem Laufenden bleiben, und Schichten sowie Zeitpläne können einfacher verwaltet werden, damit die richtigen Personen verfügbar sind.
Geschäftskontinuität sollte für jedes wachsende Unternehmen eine Priorität sein, das die Sicherheit seiner Mitarbeitenden, Technologien und Daten gewährleisten möchte. Zur Unterstützung des Planungsprozesses stehen mehrere Lösungen zur Verfügung, die die Planung der Geschäftskontinuität erleichtern. Auch wenn sich nicht jede Störung vorhersagen oder verhindern lässt, kann Geschäftskontinuität mit den richtigen Tools, einem soliden Plan und einem gut geschulten Team Zeit, Geld und Ressourcen in Ihrer gesamten Organisation sparen.
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