BPMN im Unternehmen – ein Einsteigerleitfaden

Eine Person interagiert mit einem transparenten Flussdiagramm auf einem Touchscreen und wählt einen quadratischen Knoten innerhalb einer Abfolge von Pfeilen und Formen aus.

Was ist BPMN?

Sehen heißt glauben. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Zeigen statt erzählen. Gerade solche Formulierungen haben die Business Process Modeling Notation (BPMN) in vielen verschiedenen Unternehmen, Branchen und Berufen enorm beliebt gemacht. Aber was genau ist BPMN, und wie funktioniert es?

Kurz gesagt ist BPMN eine standardisierte Ablaufdiagrammmethode, mit der sich leicht verständliche Diagramme erstellen und freigeben lassen. Mit diesen Diagrammen lassen sich die Schritte eines Geschäftsprozesses visuell von Anfang bis Ende modellieren.

BPMN-Diagramm für den Adressänderungsprozess

Beispiel für ein BPMN-Diagramm für die Adressänderung (oben)

Es gibt zwar mehrere Methoden für die Prozessmodellierung, aber BPMN hat sich schnell zum De-facto-Standard für die Prozessmodellierung entwickelt, und das aus gutem Grund.

Was kann es leisten?

Einer der größten Vorteile von BPMN ist, dass sich damit Flussdiagramme so einfach oder so komplex erstellen lassen, wie es nötig ist. Dadurch können Fachbereiche auf allen Ebenen, ob technisch oder nicht technisch, sie leicht verstehen.

Diese Eigenschaft erklärt wahrscheinlich, warum BPMN so beliebt ist. Eine Umfrage aus dem Jahr 2016 ergab, dass 64 % der Unternehmen daran interessiert sind, BPMN einzuführen, um ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Das Ziel ist für die meisten Unternehmen einfach: Kosten senken und die Produktivität steigern.

Warum wird es benötigt?

Es steht viel auf dem Spiel. Sehen Sie sich diese Zahlen aus einer Umfrage unter Unternehmen aus dem Jahr 2018 an:

37 % der Befragten gaben an, dass in ihren Organisationen mehrere umfangreiche Geschäftsprozessprojekte laufen
93 % der Organisationen in der Umfrage sind an zahlreichen Prozessverbesserungsprojekten beteiligt
79 % sagten, dass sie Prozesssoftwaretools verwenden, um die Prozesse zu modellieren, die sie analysieren und ändern möchten
Außerdem stimmten 65 % der Befragten zu oder voll und ganz zu, dass BPMN-Prozesse und -Technologien ihren Organisationen geholfen haben, Effizienz, Vielseitigkeit und Kundenzufriedenheit zu verbessern
Die Mehrheit, nämlich 52 %, sagte jedoch, dass sie ihre Unternehmensprozesse nur gelegentlich modellieren oder dokumentieren

Abgesehen von höheren Effizienzgewinnen zählen zu den weiteren wichtigen Gründen für die Unterstützung von Geschäftsprozessarbeit:

Kundenzufriedenheit erhöhen
Die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens verbessern
Die Geschäftskoordination und -kontrolle verbessern
Ein neues Produkt oder eine neue Geschäftssparte einführen
Die Einhaltung von neuen Vorschriften
Auf besondere Ereignisse wie eine Fusion oder Übernahme reagieren

Von IT, Finanzdienstleistungen, Versicherungen und Fertigung bis hin zu Bildung, Telekommunikation, Einzelhandel, Computern und Software kann jedes Unternehmen von verbesserten Geschäfts- oder Organisationsprozessen profitieren.

Wie wird BPMN verwendet?

Das Ziel von BPMN ist, allen eine klare Sicht auf einen Prozess von Anfang bis Ende zu geben. Es hilft dabei, einen visuellen Weg bereitzustellen, der Lücken schließt und die Abfolge der Geschäftsaktivitäten zeigt, die nötig sind, um von einem Ende eines Prozesses zum anderen zu gelangen.

Hier sind einige der Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz von BPMN erzielen können:

Einfachere Kommunikation und Zusammenarbeit, um ein Ziel zu erreichen
Einfache visuelle Darstellung der Schritte
Anpassbarkeit auf Grundlage der Rollen der Beteiligten, zum Beispiel Analyst*innen, Prozessbeteiligte, Führungskräfte, Entwickler*innen, externe Teams und Berater*innen
Probleme in den Prozessen erkennen, für die möglicherweise eine Lösung nötig ist
Einblick in mögliche Verbesserungsbereiche
Zu besseren Ergebnissen beitragen

Beispiele für Prozessmodelle

Geschäftsorientiert

Viele Fachleute und Organisationen möchten einen sehr groben, personenorientierten Prozess modellieren. In diesem Fall sind für die Verwendung nur weniger Symbole geringere BPMN-Kenntnisse nötig, daher ist die Notation einfach. Umgekehrt lassen sich diese Modelle auch so anpassen, dass sie für IT- und andere technische Fachbereiche extrem detailliert sind.

Hier sind nur einige Beispiele für die Arten von Prozessen, die diese Flussdiagramme visuell darstellen können:

Beschwerden zu Kundenanrufen bearbeiten
Produkte online verkaufen
Fertigungsworkflow
Versicherungsansprüche bearbeiten
Ablaufdiagramme für Einstellungen
Onboarding-Methoden

Beispiel eines BPMN-Prozesses mit Gateway-Diagramm

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Technisch orientiert

Wie bereits erwähnt, lassen sich Diagramme so detailliert erstellen, wie es nötig ist. Zum Beispiel für die Darstellung von IT-zentrierten Prozessabläufen, Code und mehr:

B2B-Webdienste
Visualisierung der Ausführung von Code innerhalb eines Programms
Darstellung der Struktur einer Website oder Anwendung
Sehen, wie Besucher auf einer Website navigieren
Darstellung des Datenflusses in Systemen wie Datenerfassung, Prozessoren und Kommunikationsnetzen

In komplexeren Varianten lässt sich die Modellierung von schwierigen Geschäftsvorfällen wie Nachrichten, Timern, Geschäftsregeln und Fehlerbedingungen abbilden. Sehen wir uns einige dieser komplexeren BPMN-Varianten genauer an.

Elemente und Symbole in BPMN 2.0

Die BPMN-Notation hat fünf grundlegende Kategorien von Elementen und innerhalb dieser Kategorien viele verschiedene Formen und Symbole. Hier ein kurzer Überblick:

Ablaufobjekte

Sie zeigen das Verhalten in einem Geschäftsprozess und umfassen:

Aktivitäten: Arbeit oder Aufgaben einer Person oder eines Systems (dargestellt als Rechteck mit abgerundeten Ecken).
Ereignisse: Was während eines Prozesses passiert: Start, Zwischenereignis und Ende (dargestellt als Kreise).
Gateways: Stellen den Verlauf der Sequenz in einem Prozess dar (dargestellt als Rauten). Zusätzliche Details können Entscheidungspunkte umfassen.

Datenobjekte

Sie liefern Informationen zu den Daten in einem Prozess. Daten werden auf vier Arten dargestellt:

Dateneingaben (dargestellt als Seite mit einer umgeknickten Ecke und einem Pfeil nach rechts) sind Aufgaben, die von Daten abhängen. Sie können erst fortfahren, wenn bestimmte Daten erfasst wurden.
Datenausgaben (dargestellt als Seite mit einer umgeknickten Ecke und einem ausgefüllten Pfeil nach rechts) werden verwendet, um anzuzeigen, wann der Prozess Daten erzeugt.
Datenerfassung (dargestellt als Seite mit einer umgeknickten Ecke und drei ausgefüllten Linien in der unteren Mitte) ist jeder Vorgang der Datenerfassung, der im Prozess erforderlich ist, zum Beispiel eine Umfrage.
Datenspeicher (dargestellt als Container) werden als Ort verwendet, um alle Daten zu sammeln, die aus dem Prozess gewonnen werden.

Verbindungsobjekte

Diese verbinden die Ablaufobjekte miteinander oder mit anderen Informationen und zeigen den Ablauf eines Prozesses:

Sequenzflüsse (als durchgezogener Pfeil nach rechts dargestellt) zeigen die Reihenfolge der ausgeführten Aktivitäten.
Nachrichtenflüsse (als gestrichelter Pfeil nach rechts mit einem Kreis auf der linken Seite dargestellt) zeigen Nachrichten und die Reihenfolge des Flusses zwischen Teilnehmenden.
Zuordnungen (als gepunktete Linie dargestellt) verknüpfen Text und Artefakte mit einem Ereignis.

Swimlanes

Dieser Begriff steht für Pools und Bahnen.

Pool: Der „Container“ für einen einzelnen Prozess.
Lanes: Diese ordnen Aktivitäten innerhalb des Pools ein. Horizontal oder vertikal dargestellt, unterteilen sie den Pool in Bereiche, um Zuständigkeiten und den Ort von Ereignissen anzuzeigen.

Artefakte

Diese geben zusätzliche Details zum Prozess an. Es gibt zwei Arten von Artefakten:

Gruppen: Als eingekerbte Kästen dargestellt, umgeben sie eine Gruppe von Elementen, um zu zeigen, dass diese zusammengehören.
Textanmerkungen: Dabei handelt es sich einfach um Notizen (eingeleitet durch eine einzelne eckige Klammer links), die Leserinnen und Leser leicht sehen können, ohne in die Tiefe zu gehen. Auch als Kommentare bekannt.

BPMN mit Software vereinfachen

Wenn es darum geht, Ihr Flussdiagramm zu erstellen, müssen Sie das Rad nicht neu erfinden – vor allem dann nicht, wenn Sie gerade erst mit BPMN anfangen.

Mit einem Softwaretool können Sie Ihre Diagramme schneller erstellen und Ihr Geschäftsprozessmodell effektiver gestalten. Achten Sie darauf, Software auszuwählen, mit der Sie:

Starten Sie schnell mit dem Erstellen von Diagrammen und erstellen Sie mühelos professionelle BPMN-Ablaufdiagramme mit vorgefertigten Vorlagen und Beispielen.
Verleihen Sie Ihren Diagrammen mit vorgefertigten Designs und Effekten ein professionelles, ansprechendes Aussehen.
Nutzen Sie intuitive Funktionen wie Drag & Drop, Ausrichten und Positionieren sowie automatische Verbindungen, um Diagramme effizienter zu erstellen.
Arbeiten Sie in einem Inhaltsökosystem, das den Kernbestand an BPMN-2.0-Formen und darüber hinaus bereitstellt und Hunderte grafisch unterschiedlicher Symbole umfasst.
Profitieren Sie von einem Supportumfang, der sowohl die Erstellung einfacher BPMN-Diagramme als auch detaillierterer Diagramme mit Ausnahmelogik, Ressourcen- und Rolleninformationen, grundlegenden Datenflussinformationen sowie Kommunikationsinformationen zwischen Teilnehmenden ermöglicht.
Prüfen Sie auf Fehler, indem Sie Ihr Diagramm anhand von 76 logischen Regeln zur visuellen Korrektheit gemäß dem BPMN-2.0-Standard validieren, und lassen Sie sich eine Liste der zu prüfenden Probleme anzeigen.
Laden Sie einen eigenen benutzerdefinierten Satz von logischen Regeln zur visuellen Korrektheit.
Ihre Arbeit ganz einfach mit anderen teilen – als sicheren webbasierten Link, Anlage, Bild oder PDF – und online auf Kommentare antworten
Arbeiten Sie mit anderen zusammen, indem Sie die gemeinsame Dokumenterstellung, Kommentare und Anmerkungen verwenden.
Bearbeiten Sie Diagramme gemeinsam mit Ihrem Team, um eine einzige verlässliche Version zu erhalten und Versionskonflikte zu minimieren.
Sehen Sie, wer an bestimmten Teilen des Diagramms arbeitet, erhalten Sie Benachrichtigungen über Änderungen und wählen Sie aus, wann diese Änderungen in eine Hauptdatei zusammengeführt werden.
In Power BI-Dashboards eingebettete datenverknüpfte Diagramme Diese Integration kann dazu beitragen, betriebswirtschaftliche und Business Intelligence-Erkenntnisse zu gewinnen, damit Sie sich ein besseres Gesamtbild machen können.
Automatisieren Sie Geschäftsprozess-Workflows selbst, beschleunigen Sie den Erstellungsprozess und geben Sie der IT mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren
Greifen Sie in einem Browser oder in der iPad®-App von nahezu überall auf Diagramme zu.

Tipps für den Einstieg

Von erfahrenen Prozessverantwortlichen bis hin zu Analystinnen und Analysten: Die Vereinfachung von Geschäftsprozessen bringt Vorteile, ganz gleich, wie einfach oder komplex diese auch sein mögen. Wenn die Informationen zunächst etwas überwältigend wirken, denken Sie daran: Sie können mit einem einfachen BPMN-Flussdiagramm beginnen und dieses dann Schritt für Schritt erweitern.

Wenn Sie es in der Praxis sehen möchten, gibt es zahlreiche Vorlagen und Anleitungsvideos, die Ihnen beim Erstellen eines einfachen Diagramms helfen. Anschließend können Sie weitere Details hinzufügen, wenn Sie sich sicherer fühlen. Weitere Informationen zum Verwenden von BPMN konformen Prozessen und Software finden Sie in diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

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