Rygraden i robuste organisationer: Forstå forretningskontinuitet
Muliggør en smart arbejdsplads med Microsoft Teams
Opdag den smarte måde at holde møde, foretage opkald, chatte og samarbejde på.
Hvad er forretningskontinuitet?
Uanset hvilken branche du arbejder i, kan uventede forstyrrelser ske. Driftsafbrydelser, naturkatastrofer, fejl i forsyningskæden, cybersikkerhedshændelser, udstyrsfejl og andre fysiske og tekniske problemer kan alle forstyrre din evne til at fungere og trives.
For at sikre, at din virksomhed er klar til uventede hændelser, skal du vide, hvad du skal gøre, når tingene går galt – og det er her, forretningskontinuitet kommer ind i billedet. Læs videre for at få mere at vide om forretningskontinuitet, herunder it-beredskabsplanlægning, og om, hvad din plan for forretningskontinuitet bør indeholde. Find også ud af mere om styring af forretningskontinuitet og løsninger til forretningskontinuitet.
Hvad er forretningskontinuitet, og hvorfor er det vigtigt?
Forretningskontinuitet er en organisations beredskab til at fortsætte driften i perioder med forstyrrelser. Forretningskontinuitet er vigtig, fordi den reducerer den potentielle påvirkning af en forstyrrelse på kunder, medarbejdere og partnere.
At have en plan for forretningskontinuitet (BCP) – som omfatter analyse, teknologi, dokumentation, oplæring, centrale teammedlemmer og procedurer til løsning af potentielle krisesituationer – er afgørende for at sikre forretningskontinuitet. En BCP indeholder mål, der fokuserer på at minimere den potentielle påvirkning af en krise på en virksomheds økonomi og omdømme samt på at sikre overholdelse af standarder og regler på branche-, regionalt og globalt niveau.
Hvad er forskellen på forretningskontinuitet og it-beredskabsplanlægning?
Selv om forretningskontinuitet og it-beredskabsplanlægning ofte bruges i flæng, er de ikke det samme.
It-beredskabsplanlægning er en central del af en plan for forretningskontinuitet og fokuserer specifikt på systemer, data og it-infrastruktur. Den omfatter teknologi, strategier og processer til at gemme, gendanne og genoprette data samt beskytte mod cybertrusler.
For at en BCP kan reducere nedetid, mindske risici og afhjælpe problemer som datatab og datakorruption, er it-beredskabstiltag afgørende. Selv om begge omfatter processer, mennesker og teknologi, har forretningskontinuitet et langt bredere omfang og omfatter de trin, der er nødvendige for at opretholde driften i alle dele af en virksomhed.
Hvad bør være med i en plan for forretningskontinuitet?
Der er tre komponenter i en plan for forretningskontinuitet, som du bør overveje:
- Robusthed – at udvikle forretningsfunktioner og infrastruktur, så de er forberedt på en uventet situation.
- Gendannelse – opsætning af backup- og gendannelsesløsninger til dine programmer, systemer og netværk, fastlæggelse af, hvilke systemer der skal prioriteres i tilfælde af en katastrofe, og valg af en tredjepartsleverandør til yderligere hjælp og ressourcer, hvis det er nødvendigt.
- Beredskab – at skabe trin til, hvad du skal gøre, hvis der opstår en forstyrrelse. Det omfatter oprettelse af en kommandokæde med nøglepersoner og definition af deres ansvar i forhold til kommunikation, teknologi, kontraktstyring med tredjepart og koordinering af midlertidige lokaler.
Husk disse på hvert trin i planlægningsprocessen, så du sikrer, at din BCP dækker hele din virksomhed.
Med disse tre vigtige komponenter i tankerne kan du tage følgende trin for at begynde at opbygge din plan for forretningskontinuitet:
- Udfør en business impact-analyse (BIA), som undersøger dine nuværende forretningsfunktioner, processer og teknologi. En analyse vil afdække potentielle sårbarheder, risici og trusler, du kan støde på. Det hjælper med at identificere forbedringsområder og fastslå, hvad der skal prioriteres. Efter en analyse kan du også overveje at foretage yderligere teknologiinvesteringer.
- Beskriv og fordel ansvaret for, hvem der skal delegere, handle og støtte i tilfælde af en krise. Disse personer udfører de nødvendige trin, fungerer som kontaktpersoner, indsamler ressourcer og styrer indsatsen for at minimere nedetid for berørte forretningsfunktioner.
- Find alternative kommunikationsformer, hvis dine normale kommunikationsmidler bliver påvirket af en driftsafbrydelse eller nedetid.
- Forbered backupudstyr i tilfælde af skader eller driftsafbrydelser for at forhindre, at forretningskritiske funktioner stopper.
- Forstå og følg standarder for forretningskontinuitet, som er juridiske krav og lovgivningsmæssige krav fastsat for en branche. De er nyttige, når du skal vurdere, hvilke trin du skal tage i scenarier som et brud eller datatab.
At oprette en plan er ikke det sidste trin – for at gøre forretningskontinuitet til en vigtig del af din organisation har du også brug for styring af forretningskontinuitet.
Hvad er styring af forretningskontinuitet?
Styring af forretningskontinuitet omfatter de processer, du indfører for at oprette og vedligeholde din plan for forretningskontinuitet. Det bør omfatte følgende:
- Opret politikker, der definerer omfanget, målene og principperne for forretningskontinuitet. De bør altid have kunden for øje for at sikre, at du har dokumenteret, hvilke forretningskritiske funktioner der kan påvirke kunder, og hvem der er involveret i kundeservicekommunikation i tilfælde af en driftsafbrydelse eller forstyrrelse.
- Opret teams for forretningskontinuitet på tværs af din organisation, som kan kommunikere og håndhæve de indførte politikker og procedurer. Disse medarbejdere deltager i løbende gennemgange og tests for at sikre, at alt og alle er korrekt forberedt på en hændelse.
- Støt en kultur for forretningskontinuitet ved at oplyse hele din organisation om tilgængelige risici, politikker og dokumentation. Løbende oplæring er en vigtig måde at øge opmærksomheden og indsamle data på, så du kan se, om der er mangler eller områder, der skal forbedres.
- Oprethold opdaterede compliance-standarder og best practices for at sikre, at dine processer, arbejdsgange og medarbejdere alle overholder de relevante branchestandarder for data. Hvis en virksomhed ikke følger med, og der opstår en uventet forstyrrelse, er der risiko for øgede økonomiske tab, juridiske omkostninger og bøder.
Det kan være overvældende for en voksende organisation at holde styr på alle de dele af en plan for forretningskontinuitet, som hele tiden udvikler sig. For at reducere den tid og indsats, det kræver, investerer mange virksomheder i løsninger til forretningskontinuitet.
Hvilke typer løsninger til forretningskontinuitet bør jeg overveje?
De løsninger til forretningskontinuitet, du vælger, bør være baseret på din organisations behov. Afhængigt af den branche, du arbejder i, virksomhedens størrelse og de forretningskritiske funktioner finder du en række tilgængelige softwareløsninger og ressourcer. Disse muligheder omfatter:
- Cloudbaserede lagerløsninger, som giver en sikker placering uden for virksomheden til sikkerhedskopiering og kørsel af arbejdsprocesser og programmer samt lagring af data. Hvis der opstår et brud eller en fejl, som medfører datatab, kan du få adgang til det, du har brug for, fra skyen.
- Backup- og gendannelsesværktøjer til at oprette kopier af data, programmer og systemer i din IT-infrastruktur. Hvis noget bliver slettet, beskadiget eller lukket ned under en forstyrrelse, kan du gendanne det og minimere nedetid. Disse løsninger tilbyder forskellige muligheder for at køre sikkerhedskopier, herunder automatisk efter en tidsplan, med det samme eller efter behov.
- Virtualiseringsværktøjer, der replikerer miljøer og arbejdsområder. Hvis der opstår et udfald eller problemer med en enhed, kan medarbejderne stadig få adgang til deres programmer og køre processer som normalt, hvilket reducerer nedetid, der kan påvirke tjenester.
- Kontrakter med tredjepartsudbydere, såsom disaster recovery as a service (DRaaS) og backup as a service. Baseret på din aftale kan en udbyder udføre sikkerhedskopiering af data, hoste din it-infrastruktur og yde support i tilfælde af en katastrofe. Disse tjenester tilbydes typisk med et abonnement eller en model med betaling efter forbrug og omfatter support fra IT- og cybersikkerhedseksperter.
- Samlede kommunikationsværktøjer til at understøtte samarbejde på tværs af hele din organisation. Med én platform til at forbinde medarbejdere i frontlinjen, kundeservicemedarbejdere og andre vigtige medlemmer af dine beredskabsteams er det lettere at holde alle opdateret om forstyrrelser og administrere vagter og tidsplaner for at sikre, at de rette personer er tilgængelige.
Forretningskontinuitet bør være en prioritet for enhver voksende virksomhed, der ønsker at sikre sine medarbejderes, sin teknologis og sine datas sikkerhed. For at understøtte planlægningsprocessen er der flere løsninger til rådighed, som gør planlægningen af forretningskontinuitet nemmere. Selvom du ikke kan forudsige eller forhindre alle forstyrrelser, kan forretningskontinuitet med de rigtige værktøjer, en solid plan og et velinformeret team spare dig tid, penge og ressourcer på tværs af din organisation.
Få mere at vide
• Udarbejdelse af din forretningskontinuitetsplan
• Forretningskontinuitet og it-beredskabsplanlægning
Microsoft 365-teamet fokuserer på at dele ressourcer for at hjælpe dig med at starte, drive og skabe vækst i din virksomhed.
Kom i gang med Microsoft 365
Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.
Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.
Følg Microsoft 365