Sådan styres alle fem faser af et projekts livscyklus med visualiseringsværktøjer

En vellykket udførelsesfase kræver en vellykket planlægningsfase. Til det formål er et af de bedste visualiseringsværktøjer til udførelse af komplekse projekter også fremragende til at planlægge dem: et rutediagram.  

Tværfunktionelle rutediagrammer hjælper for eksempel projektledere med at definere hvem, der er ansvarlig for at opnå bestemte milepæle og andre væsentlige opgaver. Nogle projekter har måske forskellige teams, der også arbejder på andre aspekter af projektet. Denne type diagrammer kan definere det hele og mere til.   

"Svømmebaner" definerer for eksempel de personer, der er involveret i hver opgave, mens "fasebokse" repræsenterer tidslinjen eller milepælen. 

Når du har startet projektet, og udførelsen er i gang, har det stor værdi at have et rutediagram, der kan deles, som holder alle opdaterede. Teammedlemmer kan også kommentere på diagrammet og tilføje indhold eller opdateringer efter behov. De klikbare former kan også udvides, hvorved der vises yderligere oplysninger, eller sammenkædes med eksterne data såsom en database eller et regneark.  

På dette tidspunkt får du tingene udført, men det er stadig vigtigt at overvåge hver opgave for at sikre, at intet ryger af sporet. En af fordelene ved online visuelle og dataforbundne diagrammer er, at det er nemt at dele fremskridt med andre, også dem, der ikke er direkte involveret i projektet. 

Diagramsoftware tilbyder ofte enkle skabeloner til statusrapporter, som hjælper projektledere med at raffinere væsentlige punkter og dele dem med administratorer og eksterne kunder eller interessenter. 

At have flere dokumenter gennem hele processen, fra din SWOT-analyse til dit rutediagram, kan også holde fokus på projektet. Du kan undgå "scope creep" ved at have faner om projektets oprindelige mål og leveringer. 

Noget diagramsoftware fungerer også godt med automatiseringssoftware, så du kan designe arbejdsprocessen for dit projekt og derefter konfigurere automatiske udløsere, såsom en meddelelse, når en opgave bliver færdig. 

Du gjorde det! Når dit team har færdiggjort alle leveringer, er projektet færdigt. Men nøglen til denne sidste fase er at bruge et øjeblik på at vurdere, hvad der lige er sket. Når man har tydelige, specifikke visuelle diagrammer ved hånden gennem hele projektet, er det meget lettere at se tilbage på, hvad der fungerede, og hvad der ikke fungerede. 

Planlæg et afsluttende møde med teammedlemmer og interessenter. Diskuter både succeser og udfordringer. Du kan oven i købet få hjælp af et yderligere diagramværktøj her: Prøv en skabelon til afsluttede projekter, hvor du kan registrere feedback og idéer fra dit møde.  

Gem al dokumentationen på en central placering, så du har det som en ressource næste gang. 

Al denne omhyggelige planlægning og dokumentation kan virke lidt i overkanten, men det hjælper faktisk. Brug af visualiseringsværktøjer, som planlægger, kommunikerer og holder styr på projektet, er en af de sikreste måder at holde dit projekt på sporet, inden for budgettet og inden for tidsplanen.