العمود الأساسي للمؤسسات المرنة: إزالة الغموض عن استمرارية الأعمال
تمكين مكان العمل الذكي باستخدام Microsoft Teams
اكتشف أذكى طريقة للاجتماع وإجراء مكالمة والدردشة والتعاون.
ما معنى استمرارية الأعمال؟
قد تحدث اضطرابات غير متوقعة بصرف النظر عن مجال عملك. فقد تؤدي انقطاعات الخدمة والكوارث الطبيعية وفشل سلاسل التوريد والحوادث في قطاع الأمان عبر الإنترنت وتعطل المعدات وغيرها من المشكلات المادية والتقنية إلى تعطيل قدرتك على العمل والازدهار.
للتأكد من أن أعمالك على جاهزية لمواجهة الأحداث غير المتوقعة، تحتاج إلى معرفة ما يجب فعله عندما تسوء الأمور—وهنا تأتي أهمية استمرارية الأعمال. واصل القراءة للتعرّف على المزيد حول استمرارية الأعمال، بما في ذلك مواجهة الكوارث، وما يجب أن تتضمنه خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك. وتعرّف أيضاً على مفهوم إدارة استمرارية الأعمال وحلول استمرارية الأعمال.
ما معنى استمرارية الأعمال ومن أين تستمد أهميتها؟
تُعرف استمرارية الأعمال بأنها جاهزية المؤسسة لمواصلة العمل خلال فترات الاضطراب. تحظى استمرارية الأعمال بأهمية كبيرة لأنها تقلل من التأثير المحتمل للاضطراب على العملاء والموظفين والشركاء.
إن وجود خطة استمرارية أعمال (BCP)—والتي تشمل التحليل والتكنولوجيا والتوثيق والتدريب وأعضاء الفريق الرئيسيين والإجراءات المتبعة في حل ظروف الأزمات المحتملة— هو أمر بالغ الأهمية لضمان استمرارية الأعمال. تتضمن خطة استمرارية الأعمال أهدافاً تركز على الحد من التأثير المحتمل للأزمة على الجوانب المالية للشركة وعلى سمعتها —والتزام معايير ولوائح الامتثال الصناعية والإقليمية والعالمية.
ما الفرق بين استمرارية الأعمال ومواجهة الكوارث؟
على الرغم من أن استمرارية الأعمال ومواجهة الكوارث يُستخدمان غالباً بالتبادل، فإنهما ليسا متطابقين.
فمواجهة الكوارث جزء أساسي من خطة استمرارية الأعمال وتركز تحديدًا على الأنظمة والبيانات والبنى التحتية لتقنية المعلومات. وهي تتضمن التكنولوجيا والاستراتيجيات والعمليات الخاصة بحفظ البيانات واستعادتها واستردادها، والحماية من تهديدات الأمان عبر الإنترنت.
لكي تنجح خطة استمرارية الأعمال في تقليل وقت التعطل والتخفيف من آثار المخاطر ومعالجة المشكلات، مثل فقدان البيانات وتلفها، تكون إجراءات مواجهة الكوارث ضرورية. وعلى الرغم من أن كلاً منهما تشمل العمليات والأشخاص والتكنولوجيا، فإن استمرارية الأعمال تقدم نطاقاً أوسع بكثير يشمل الخطوات اللازمة للحفاظ على العمليات عبر كل قسم من أقسام الأعمال.
ماذا يجب أن تشمل خطة استمرارية الأعمال؟
هناك ثلاثة مكونات يجب أخذها في الاعتبار لأي خطة استمرارية أعمال:
- المرونة—تطوير أقسام وبنى تحتية للأعمال تجعلها جاهزة لأي ظرف غير متوقع.
- مواجهة الكوارث — وتعني إعداد حلول النسخ الاحتياطي والاسترداد لتطبيقاتك وأنظمتك وشبكاتك؛ وتحديد الأنظمة التي يجب أن تحظى بالأولوية في حال وقوع كارثة؛ واختيار مورِّد خارجي للحصول على مساعدة وموارد إضافية عند الحاجة.
- التخطيط الاحتياطي— وضع خطوات لما يجب فعله إذا حدث اضطراب. ويشمل ذلك إنشاء سلسلة قيادة تضم الأشخاص الرئيسيين وتشمل تحديد مسؤولياتهم فيما يتعلق بالتواصل والتكنولوجيا والتعاقد مع الجهات الخارجية وتنسيق المساحات المؤقتة.
يجب وضع هذه الأمور في الاعتبار في كل خطوة من خطوات عملية التخطيط للمساعدة في ضمان أن تغطي خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك النطاق الكامل لأعمالك.
ومع أخذ هذه المكونات الثلاثة الرئيسية في الاعتبار، اتخذ الخطوات التالية لبدء صياغة خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك:
- إجراء تحليل تأثير الأعمال (BIA)، والذي يفحص الأقسام والعمليات والتكنولوجيا الحالية في أعمالك. سيميط التحليل اللثام عن نقاط الضعف والمخاطر والتهديدات المحتملة التي قد تواجهها. يساعد ذلك في تحديد مجالات التحسين وما يجب إعطاؤه الأولوية. بعد إجراء التحليل، ننصحك أيضاً بضخ استثمارات إضافية في التكنولوجيا.
- حدّد المسؤوليات ووزعها لتوضيح من سيفوض ومن سيتخذ الإجراء ومن سيقدم الدعم في حال وقوع أزمة. سيقوم هؤلاء الأفراد بتنفيذ أي خطوات ضرورية، والعمل كنقاط اتصال، وجمع الموارد، وتوجيه الجهود لتقليل وقت التعطل للأقسام المتأثرة في الأعمال.
- حدّد وسائل تواصل بديلة في حال تأثرت وسائل الاتصال المعتادة لديك بانقطاع الخدمة أو وقت تعطل.
- جهّز معدات احتياطية في حال حدوث تلف أو انقطاع الخدمة لمنع توقف الأقسام الحيوية للأعمال.
- تعرّف على معايير استمرارية الأعمال واتبعها، وهي متطلبات قانونية وتنظيمية محددة لقطاع معين. تكون هذه المعايير مفيدة عند تحديد الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها في سيناريوهات، مثل الاختراق أو فقدان البيانات.
وضع الخطة ليس الخطوة الأخيرة—ولجعل استمرارية الأعمال جزءاً مهمًا من مؤسستك، تحتاج أيضاً إلى إدارة استمرارية الأعمال.
ما معنى إدارة استمرارية الأعمال؟
تشمل "إدارة استمرارية الأعمال" العمليات التي تنفذها لإنشاء خطة استمرارية الأعمال الخاصة بك والحفاظ عليها. ينبغي أن تتضمن ما يلي:
- وضع السياسات التي تحدد نطاق استمرارية الأعمال وأهدافها ومبادئها. يجب أن تراعي هذه السياسات العميل دائماً، لضمان توثيق الأقسام الحيوية للأعمال التي قد تؤثر في العملاء، ومن المنخرط في مراسلات خدمة العملاء في حال وقوع انقطاع في الخدمة أو اضطراب.
- تجميع فرق استمرارية الأعمال في أنحاء مؤسستك ممن يمكنهم إبلاغ لسياسات والإجراءات التي تم وضعها وفرضها. سيشارك هؤلاء الموظفون في التقييمات والاختبارات المستمرة للتأكد من أن كل شيء وكل شخص مستعدان على النحو الصحيح لمواجهة الحادث.
- دعم ثقافة استمرارية الأعمال من خلال توعية مؤسستك بأكملها بشأن المخاطر والسياسات والتوثيق المتاح. إن تقديم التدريب المستمر وسيلة مهمة لزيادة الوعي وجمع البيانات لمعرفة ما إذا كانت هناك أي ثغرات أو مجالات تحتاج إلى تحسين.
- الحفاظ على معايير الامتثال وأفضل الممارسات المحدثة لضمان تنفيذ عملياتك ومهام سير العمل وسير الموظفين لديك جميعاً ضمن معايير القطاع الصحيحة المتعلقة بالبيانات. إذا لم تواكب شركة ما التطورات وحدث اضطراب غير متوقع، فسيترتب على ذلك حدوث خطر زيادة الخسائر المالية والتكاليف القانونية والغرامات.
قد يكون تتبع جميع الأجزاء المتطورة باستمرار في خطة استمرارية الأعمال أمراً مرهقاً لأي مؤسسة نامية. لتقليل الوقت والجهد المهدرين، تستثمر كثير من الشركات في حلول استمرارية الأعمال.
ما نوع حلول استمرارية الأعمال الذي ينبغي أن أضعه في الاعتبار؟
ينبغي أن تستند حلول استمرارية الأعمال التي تختارها إلى احتياجات مؤسستك. اعتماداً على المجال الذي تعمل فيه، وحجم شركتك، والأقسام الحيوية لأعمالك، ستجد مجموعة من البرامج والموارد المتاحة. تشمل بعض الخيارات:
- حلول التخزين المستندة إلى السحابة، التي توفر موقعاً آمناً ويعمل عن بُعد لنسخ البيانات احتياطياً وتشغيل مهام سير العمل والتطبيقات، بالإضافة إلى تخزين البيانات. إذا حدث خرق أو خطأ تسبب في فقدان البيانات، يمكنك الوصول إلى ما تحتاج إليه من السحابة.
- أدوات النسخ الاحتياطي والاسترداد لإنشاء نسخ من البيانات والتطبيقات والأنظمة داخل البنية التحتية لتقنية المعلومات لديك. إذا حُذف أي شيء أو تعرض للتلف أو تم إيقاف تشغيله أثناء حدوث انقطاع للخدمة، فيمكنك استعادته وتقليل وقت التعطل. توفر هذه الحلول خيارات مختلفة لتشغيل النُسخ الاحتياطية، بما في ذلك التشغيل تلقائياً وفق جدول زمني، أو فوراً، أو حسب الحاجة.
- أدوات المحاكاة الظاهرية التي تنسخ البيئات ومساحات العمل. إذا حدث توقف للخدمة أو كانت هناك مشكلات في الأجهزة، يمكن للموظفين الاستمرار في الوصول إلى تطبيقاتهم وتشغيل العمليات كالمعتاد، وهو ما يقلل من وقت التعطل الذي قد يؤثر في الخدمات.
- عقود مع موفري الخدمات الخارجيين، مثل مواجهة الكوارث كخدمة (DRaaS) والنسخ الاحتياطي كخدمة. استناداً إلى الاتفاقية التي أبرمتها، يمكن لموفر الخدمة تشغيل النُسخ الاحتياطية للبيانات، واستضافة البنية التحتية لتقنية المعلومات لديك، وتقديم الدعم في حال وقوع كارثة. تُقدَّم هذه الخدمات عادةً باشتراك أو بنموذج الدفع حسب الاستخدام، وتتضمن دعماً من خبراء تقنية المعلومات والأمن عبر الإنترنت.
- أدوات الاتصال الموحدة لدعم التعاون عبر مؤسستك بأكملها. مع توفر منصة واحدة لديك لربط العاملين في الصفوف الأمامية ووكلاء خدمة العملاء وغيرهم من الأعضاء الرئيسيين في فرق استمرارية الأعمال، يصبح من الأسهل إبقاء الجميع على اطلاع دائم على الانقطاعات وإدارة نوبات العمل والجداول الزمنية لضمان توفر الأشخاص المناسبين.
ينبغي أن تكون استمرارية الأعمال أولوية لأي شركة نامية تسعى إلى ضمان سلامة وأمان الموظفين والتقنية والبيانات. لدعم عملية التخطيط، تتوفر العديد من الحلول التي تجعل التخطيط لاستمرارية الأعمال أكثر سهولةً. وعلى الرغم من أنك لا تستطيع التنبؤ بكل انقطاع أو منعه، فإن امتلاك الأدوات المناسبة، وخطة متينة، وفريق على دراية، فإن استمرارية الأعمال يمكن أن توفر الوقت والمال والموارد عبر مؤسستك بأكملها.
تعرّف على المزيد
• تطوير خطة استمرارية الأعمال
• استمرارية الأعمال ومواجهة الكوارث
يركز فريق Microsoft 365 على مشاركة الموارد لمساعدتك في بدء أعمالك وتشغيلها وتنميتها.
بدء استخدام Microsoft 365
إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.
لا تقدم نتائج تحليلات الأعمال وأفكارها استشارات مالية أو استشارات ضريبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.
متابعة Microsoft 365