كيفية إدارة جميع المراحل الخمسة لدورة حياة المشروع باستخدام أدوات مرئية

إذا كنت تقرأ هذا المقال، فأنت تعلم أن إدارة المشروعات الفعالة هي مهارة حيوية في الواقع. متابعة كافة الأفراد والجداول الزمنية والمهام المرتبطة بمشاريع العمل الكبيرة تحدي هائل، لا سيما عند وجود عوامل مجهولة أو ظهور مستجدات غير متوقعة تعترض سير العمل.

تُظهر الأبحاث أن أكثر من نصف المشاريع التجارية فقط تنتهي في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. غالباً ما يحدث ظرف بسبب "توسع نطاق المشروع"، أوبسبب ميل متطلبات المشروع إلى التحول والتطور طوال دورة حياته.

تتمثل إحدى طرق المساعدة في منع ذلك في التمسك بـ "المراحل الخمس" من دورة حياة إدارة المشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإنهاء. هذه مفاهيم مقبولة على نطاق واسع الآن، طورها معهد إدارة المشاريع منذ عقود. إنها بمثابة نوع من إطار العمل لمساعدة مديري المشاريع في التخطيط والتركيز والتنظيم.

هناك العديد من استراتيجيات إدارة المشاريع المتوفرة هذه الأيام لمساعدتك ولمساعدة فريقك في التنفيذ في جميع هذه المراحل الخمس. لكن أدوات الرسم التخطيطي المرئية البسيطة يمكن أن تكون من أكثر الأدوات فاعلية لإبقاء الأمور في نصابها في ذهنك، وليضعها أعضاء فريقك في الحسبان، من البداية إلى النهاية.

إليك بعض الاقتراحات.

البدء

قبل أن تبدأ في أي مشروع، فإن الخطوة الأولى هي معرفة ما هي الفكرة، وسبب الحاجة إليها، وما إذا كانت ممكنة. هذه المرحلة مهمة جداً. إذا كانت الفكرة رائعة، ولكن من المستحيل تحقيقها باستخدام الموارد التي لديك، فيجب إلغاؤها (أو تعديلها على الأقل).

لا يستطيع مدير المشروع القيام بالرؤية بمفرده، من المهم تجميع الأفكار والحصول على التعليقات في وقت مبكر. تساعد الأدوات المرئية في إطلاع الجميع على القدر نفسه من المعلومات.

حاول البدء بقالب وضع الأفكار. بدءاً من الخرائط الذهنية إلى مخططات التقارب ومخططات المجموعات، هناك عدد من الخيارات. بغض النظر عن الأسلوب، فإن إمكانية وضع الأفكار بمساعدة مرئية تساعد في إلهام الأفكار وتسجيلها وتنظيمها على الفور.

خيار مفيد آخر هو تحليل SWOT. يساعد تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) في اتخاذ القرار والتخطيط حول أفكار الأعمال الكبرى. على سبيل المثال، قد تفكر الشركة التي تصنع ملحقات الهواتف الذكية العصرية في إطلاق خط إنتاج جديد. ومع ذلك، فإنه يحتاج إلى النظر في التكاليف والمنافسة قبل وقت طويل من تصميم أي شيء.

أهم جزء في هذه المرحلة هو الوصول إلى التوافق مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع قبل المضي قدماً. يمكن أن يكون جعل الجميع يتشاركون الآراء أسهل بكثير مع هذا النوع من التوثيق المرئي البسيط.

التخطيط

الخطوة التالية هي البدء في معرفة كيفية إنجاز المشروع بالضبط. من سيشارك في المشروع؟ ما هي المهام التي سنعمل بها؟ ما المهام التي تعتمد على المهام الأخرى؟ كم من الوقت سيستغرق المشروع؟

أداة بصرية رائعة لهذا الجانب من العملية هي مخطط "جانت". تساعد مخططات "جانت" في تحديد مهام المشروع ومتى سيحدث كل منها، وصولاً إلى الأهداف اليومية. باستخدام برنامج المخططات، من السهل أيضاً إضافة المراحل وإنشاء روابط بين المهام وترميز الرسم البياني بالألوان وغير ذلك الكثير.

قد ترغب أيضاً في الحصول على المساعدة في تصور دورة حياة المشروع من خلال مخطط زمني أوضح باستخدام قالب مخطط زمني أو نموذج المخطط. يمكن أن يكون فصل جوانب المشروع المختلفة بهذه الطريقة أمر مفيد جداً عند مشاركته مع فرق أخرى أو مع المناصب القيادية للشركة.

صورة لرجل يجلس على طاولة وينظر إلى جهاز كمبيوتر محمول.

إدارة المشروع ببساطة.

باستطاعة الجميع إدارة المشاريع. يمنحك Microsoft Project القوة والبساطة لتنفيذ أي مشروع بنجاح.

تعرّف على المزيد.

تذكر أن تسأل نفسك وفريقك الكثير من الأسئلة التفصيلية عن المشروع حتى تتمكن من جعل الجدول الزمني الأكثر دقة أمراً ممكناً، سواء باستخدام مخطط "جانت" أو قالب مخطط زمني أو كليهما.

باستخدام المخططات الزمنية عبر الإنترنت ومخططات "جانت"، يمكن لكل فرد في الفريق المساهمة في المستند في التوقيت الحقيقي أيضاً، بالإضافة إلى متابعة مهامهم بسهولة باستخدام طريقة عرض مخصصة.

التنفيذ

تعتمد مرحلة التنفيذ الناجح على مرحلة تخطيط ناجح. تحقيقا لهذه الغاية، تعد واحدة من أفضل الأدوات المرئية لتنفيذ المشاريع المعقدة وهي رائعة أيضاً للتخطيط لها: المخطط الانسيابي.

تساعد المخططات الانسيابية متعددة الوظائف، على سبيل المثال، مديري المشاريع في تحديد المسؤول عن إنجاز مراحل معينة بالإضافة إلى تبعيات المهام. قد يكون لبعض المشاريع فرق مختلفة تعمل على جوانب أخرى من المشروع أيضاً يمكن لهذه الأنواع من المخططات تحديد كل ذلك وأكثر.

تُحدِّد "مسارات العمل"، على سبيل المثال، الأشخاص المعنيين بكل مهمة، في حين تُمثِّل "مربعات المراحل" الجدول الزمني أو المحطات الرئيسية للإنجاز.

بمجرد إطلاق المشروع وتنفيذه، فإن وجود مخطط انسيابي قابل للمشاركة قيم لإبقاء الجميع على اطلاع بالمستجدات. يمكن لأعضاء الفريق أيضاً التعليق على الرسم التخطيطي وإضافة سياق أو تحديثات حسب الحاجة. يمكن توسيع الأشكال القابلة للنقر لكشف معلومات إضافية أو ربطها ببيانات خارجية أيضاً، مثل قاعدة بيانات أو جدول بيانات.

المراقبة

في هذه المرحلة، أنت تنجز المهام، ولكن لا يزال من الضروري متابعة كل مهمة للتأكد من عدم انحراف أي شيء عن مساره. تتمثل إحدى مزايا المرئيات عبر الإنترنت والمخططات المرتبطة بالبيانات في مدى سهولة مشاركة التقدم مع الآخرين، حتى أولئك الذين لا يشاركون بشكل مباشر في المشروع.

غالباً ما يقدم برنامج التخطيط قوالب تقارير حالة بسيطة، والتي تساعد مديري المشاريع على استخلاص النقاط الأساسية ومشاركتها مع المديرين والعملاء الخارجيين أو أصحاب المصلحة.

إن وجود مستندات متعددة طوال العملية، من تحليل SWOT الخاص بك إلى المخطط الانسيابي الخاص بك، يمكن أن يحافظ أيضاً على تركيز المشروع. يمكنك المساعدة في منع توسع نطاق المشروع عن طريق متابعة أهداف المشروع الأصلية وتسليماته.

تعمل بعض برامج الرسم التخطيطي أيضاً بشكل جيد مع برامج التشغيل الآلي، بحيث يمكنك تصميم سير عمل مشروعك، ثم إعداد المشغلات التلقائية، مثل إعلام عند انتهاء المهمة.

الإنهاء

حققت ما تريد! بمجرد أن يكمل فريقك جميع التسليمات، يتم الانتهاء من المشروع. لكن أساس هذه المرحلة الأخيرة هو أن تأخذ دقيقة لتقييم ما حدث للتو. إن توفر عناصر مرئية واضحة ومحددة طوال مراحل العملية بأكملها يجعل من السهل للغاية مراجعة ما سبق إنجازه، وتحديد ما نجح منه وما لم ينجح.

حدد موعداً لاجتماع ما بعد التسليم مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. ناقش معهم كل من النجاحات والتحديات. يمكنك أيضاً الاعتماد على أداة رسم تخطيطي إضافية هنا: جرب قالب ما بعد تسليم المشروع للمساعدة في الحصول على الملاحظات والأفكار من اجتماعك.

احفظ جميع الوثائق في موقع مركزي لتظل متاحةً كمصدرٍ للمرة القادمة.

قد يبدو كل هذا التخطيط الدقيق والتوثيق أمراً مبالغاً فيه، لكنه يساعد. استخدام الأدوات المرئية التي تقوم بالتخطيط والتواصل والمتابعة أحد أكثر الطرق المضمونة للحفاظ على مشروعك متناسقاً وفي حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.