BPMN 應用在商務上的初學者指南
它有哪些功能?
BPMN 最重要的優點之一，在於它能產生依需求簡單或複雜的流程圖。這讓各層級的商務專案關係人 (技術人員或非技術人員) 都能輕鬆理解。
這個特性很可能就是 BPMN 受歡迎的原因。2016 年的一項調查發現，64% 的企業有意採用 BPMN，以簡化其 業務流程。對多數公司來說，目標很簡單: 透過降低成本並提升生產力來節省費用。
為什麼需要它?
情勢很嚴峻。請看看 2018 年一項企業調查的這些統計資料:
除了提升效率之外，支持業務流程工作的其他相關動機還包括:
- 提高客戶滿意度
- 增強組織應變能力
- 改善業務協調與控管
- 推出新產品或業務線
- 符合 新法規
- 因應併購等特殊事件
從 IT、金融服務、保險和製造業，到教育、電信、零售、電腦和軟體業，每家公司都能從更完善的業務或組織流程中受益。
BPMN 如何使用?
BPMN 的目標，是讓每個人都能清楚看見流程的起點到終點。它提供一條視覺化路徑，填補中間的落差，顯示從流程一端到另一端所需的業務活動順序。
以下是企業使用 BPMN 可以獲得的部分優點:
- 更容易溝通與協作，以達成目標
- 步驟的簡明視覺化呈現
- 可依專案關係人的角色自訂內容 (例如分析師、流程參與者、主管、開發人員、外部團隊和顧問)
- 找出流程中可能需要解決方案的問題
- 找出可改善的潛在區域
- 鼓勵更高品質的結果
流程模型範例
以業務為導向
許多專業人士和組織都想將一個非常高層級、以人為中心的流程建模。在這種情況下，只要使用少數幾個符號，就不需要太深入了解 BPMN，因此這種標記法很簡單。相反地，這些模型也可以調整得非常詳細，適合 IT 和其他技術專案關係人。
以下只是這些流程圖可視覺化呈現的幾種流程範例:
- 處理客戶來電申訴
- 在線上銷售產品
- 製造業工作流程
- 處理保險理賠
- 招募作業流程圖
- 到職方法
含閘道圖的 BPMN 流程範例
以技術為導向
如前所述，您可以依需求建立粒度不同的圖表。例如，呈現以 IT 為中心的流程、程式碼執行等:
- B2B Web 服務
- 將程式內程式碼的執行情形視覺化
- 說明網站或應用程式的結構
- 觀察訪客如何瀏覽網站
- 顯示資料在資料輸入、處理器和通訊網路等系統中的流向
在更複雜的版本中，您可以建模訊息、計時器、業務規則和錯誤條件等複雜的商務事件。讓我們進一步探索 BPMN 這些更複雜的版本。
BPMN 2.0 中的元素和符號
BPMN 標記法有五個基本類別的元素，而且在這些類別中還有許多不同的圖形和符號。以下是簡短概觀:
流程物件
這些元素用來呈現業務流程中的行為，包括:
- 活動: 個人或系統執行的工作或任務 (以圓角矩形表示)。
- 事件: 流程中發生的事項，包括開始、中介和結束 (以圓形表示)。
- 閘道: 表示流程中的順序流路徑 (以菱形表示)。其他詳細資料可以包含決策點。
資料物件:
這些元素提供流程中資料的相關資訊。資料有四種表示方式:
- 資料輸入 (以一角折起、右側有箭頭的頁面表示) 是指相依於資料的工作。在收集到特定資料之前，這些工作無法繼續進行。
- 資料輸出 (以一角折起、右側有實心箭頭的頁面表示) 用來顯示流程何時產生資料。
- 資料收集 (以一角折起、底部中央有三條實線的頁面表示) 是流程中任何需要進行資料收集的動作 (例如問卷調查)。
- 資料儲存 (以容器表示) 可作為收集流程中取得任何資料的地方。
連結物件
這些元素彼此相連，或與其他資訊相連，並顯示流程的流向:
- 序列流程 (以實線向右箭頭表示) 用來描述活動執行的順序。
- 訊息流程 (以左側帶圓圈的虛線向右箭頭表示) 用來描述參與者之間的訊息和流程順序。
- 關聯 (以點線表示) 會將文字和工件連結到事件。
道
這個術語代表集區與道。
- 集區: 單一流程的「容器」。
- 道: 用來分類集區內的活動。水平或垂直顯示時，它們會將集區分為不同區段，以顯示責任和事件的位置。
構件
這些可為流程提供額外細節。有兩種類型的構件:
- 分組: 以帶缺口的方框表示，會將一組元素圈起來，表示它們彼此相關。
- 文字註釋: 這只是註解 (前面會加上一個左中括號)，讀者不需要深入查看就能輕鬆看到。也稱為註解。
用軟體簡化 BPMN
在建立流程圖時，沒必要重新發明輪子，特別是您剛開始使用 BPMN 的時候。
使用軟體工具可以讓您更快建立圖表，並讓您的業務流程模型更有效。請務必選擇適當軟體，以便您:
- 透過輕鬆建立專業的 BPMN 流程圖，快速開始繪製圖表。提供現成範本和範例。
- 使用預設主題和效果，讓您的圖表看起來更專業、更吸引人。
- 運用拖放、對齊與定位，以及自動連接等直覺式功能，更有效率地建立圖表。
- 在內容生態系統中作業，這套系統提供 BPMN 2.0 的核心圖形，以及更多圖形，共包含數百種外觀不同的符號。
- 具備可建立基本 BPMN 圖表，以及更詳細圖表的支援，其中包含例外邏輯、資源和角色資訊、基本資料流程資訊，以及參與者之間的通訊資訊。
- 根據 BPMN 2.0 標準的 76 項與視覺正確性相關的邏輯規則驗證圖表，找出錯誤，並列出問題供您檢閱。
- 載入您自己的自訂邏輯規則集合，以驗證視覺正確性。
- 以安全的 Web 型連結、附件、影像或 PDF 自由地共用您的工作，以及在線上回覆註解。
- 使用共同撰寫、註解和註釋，與其他人共同作業。
- 與您的團隊共同編輯圖表，維持單一事實版本，並將版本衝突降到最低。
- 查看誰正在處理圖表的特定部分，接收變更通知，並選擇何時將這些變更合併到主檔案。
- 將資料連結圖表 整合到 Power BI 儀表板。這項整合有助於推動營運和商業智慧，讓您能更全面地了解整體情況。
- 自行 自動化 業務流程工作流程，加快建立流程，並讓 IT 有更多時間專注於策略性計畫
- 無論是在瀏覽器中或使用 iPad® 應用程式，都可從幾乎任何地方存取圖表。
快速入門提示
無論業務流程是簡單還是複雜，從既有企業的流程擁有者到分析師，都能從簡化業務流程中獲得好處。如果資訊看起來有點多，請記住這一點: 您可以先建立簡單的 BPMN 流程圖，再逐步擴充。
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商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。
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